Creare un progetto

Creare il progetto prima che le attività si disperdano

Create un progetto quando il team ha bisogno di un unico spazio centralizzato per canvas, responsabili, scadenze, stati, tag, visualizzazioni e progressi condivisi. Il momento migliore per creare un progetto è quando le attività stanno per essere suddivise tra più persone o fasi. Se si attende che ogni conversazione, file e canvas esista già altrove, la configurazione si trasformerà in un lavoro di riordino.

Un progetto non deve necessariamente essere complesso fin dal primo giorno. Sono sufficienti un nome chiaro, alcune sezioni e i primi canvas effettivi. Potrete aggiungere tag, filtri, scadenze sul calendario, membri e regole per il monitoraggio dei progressi nella Dashboard man mano che il progetto diventa più attivo.

Se avete dubbi sulla necessità di creare un progetto, consultate la guida Comprendere i progetti.

Prima di procedere alla creazione

Decidete l'obiettivo e l'ambito del progetto. Un buon progetto ha confini ben definiti. Riprogettazione del sito web è più chiaro di Cose di marketing. Inserimento clienti - Q3 è più preciso di Attività clienti.

Stabilite chi si occuperà della sua gestione. I progetti spesso non funzionano quando ognuno presuppone che qualcun altro aggiornerà scadenze, responsabili e stati. Individuate un responsabile o un piccolo gruppo di gestione, anche se ALLO non richiede obbligatoriamente questo campo al momento della creazione.

Decidete la struttura di lavoro iniziale. È possibile utilizzare fasi, team, stati o tipologie di risultati. Mantenete la prima versione essenziale. È molto più facile aggiungere una sezione in un secondo momento piuttosto che convincere il team a utilizzare un progetto che inizia con venti sezioni vuote.

Creare un progetto

Aprite Progetti dalla barra di navigazione dello spazio di lavoro, quindi selezionate l'azione per creare un nuovo progetto. Inserite un nome chiaro per il progetto. Aggiungete dettagli opzionali come descrizione, membri, icona o struttura iniziale, se questi campi sono visibili nel vostro spazio di lavoro.

Create il progetto e poi apritelo. Verificate che il titolo sia chiaro, che il progetto si trovi nello spazio di lavoro corretto e che la prima visualizzazione sia comprensibile. Se desiderate riaprire facilmente il progetto in seguito, aggiungetelo agli speciali dal menu del progetto o dall'intestazione. Consultate la guida Utilizzare gli elementi Speciali.

Se non visualizzate l'azione di creazione, è possibile che il vostro ruolo nello spazio di lavoro non consenta la creazione di progetti o che l'area corrente non la supporti. Chiedete a un amministratore dello spazio di lavoro o al proprietario del progetto di verificare il vostro ruolo.

Scegliere un nome efficace per il progetto

I nomi dei progetti devono essere chiari e significativi in 'Cerca', negli Speciali, in 'Condivisi con me', in Attività e nei widget della dashboard. Aggiungete un contesto che aiuti a distinguere attività di lavoro simili.

I nomi efficaci includono un team, un cliente, un trimestre, una regione o un risultato finale: Lancio partner Q3, Inserimento Cliente A, Rinnovo del marchio - web, Piano di assunzione - design o Workshop di pianificazione 2026.

Nomi troppo generici generano rumore nei risultati della ricerca: Pianificazione, Nuovo progetto, Lavoro, Cliente, Lancio o Test. Se lo spazio di lavoro contiene molti progetti simili, i nomi generici diventeranno in seguito un problema per il supporto e l'organizzazione.

Aggiungere le prime sezioni

Le sezioni devono corrispondere al flusso di lavoro che il team già conosce. Per un lancio, utilizzate sezioni come Pianificazione, Produzione, Revisione, Pronto e Follow-up. Per un flusso di lavoro Kanban semplice, utilizzate Da fare, In corso e Fatto. Per la gestione dei contenuti, utilizzate Idee, Bozza, Revisione, In programma e Pubblicato.

Evitate di creare sezioni per ogni possibile caso limite. Iniziate con il percorso seguito dalla maggior parte delle attività. Utilizzate i tag per le categorie trasversali come priorità, canale, rischio o team.

Se una sezione si svuota e non è più utile per le attività del team, rinominatela o rimuovetela. La struttura del progetto deve rimanere allineata al flusso di lavoro effettivo del team.

Per informazioni sui menu delle sezioni, sul comportamento delle sezioni completate e sullo spostamento delle sezioni, consultate la guida Organizzare canvas e sezioni.

Aggiungere i primi canvas

Create i canvas che rendono concreto il progetto. Un canvas di progetto deve descrivere un'azione, un risultato finale, una superficie di revisione o uno spazio di lavoro: Brief di lancio, Revisione della pagina dei prezzi, Screenshot del prodotto, Approvazione legale o Retrospettiva.

Aggiungete solo la struttura che aiuta effettivamente le persone a lavorare:

• i responsabili, quando qualcuno è direttamente responsabile dell'attività
• le date e le scadenze, quando il fattore tempo è fondamentale
• i tag del canvas, se utili per applicare filtri
• note, file, Commenti, decisioni e risultati finali all'interno del canvas, accessibili dalla riga del progetto

Consultate le guide Creare un canvas in un progetto and Aggiungere un canvas a un progetto.

Evitate di riempire il progetto con canvas segnaposto che nessuno aggiornerà. Una struttura vuota può apparire ordinata all'inizio, ma in seguito diventerà solo rumore visivo per tutto il team.

Scegliere le visualizzazioni iniziali

Utilizzate la visualizzazione Elenco quando avete la necessità di inserire o modificare molti dettagli del canvas. Utilizzate la visualizzazione Kanban quando il team deve esaminare le fasi del flusso di lavoro. Utilizzate il Calendario quando le scadenze rappresentano il fattore di rischio principal. Utilizzate la Dashboard quando desiderate monitorare lo stato di avanzamento complessivo del progetto.

Le visualizzazioni non creano copie separate dei canvas. Rappresentano semplicemente prospettive differenti dello stesso progetto. Iniziate con la visualizzazione che il team aprirà più spesso. Aggiungete o utilizzate altre visualizzazioni solo quando il progetto conterrà abbastanza canvas da giustificarle.

Consultate le guide Utilizzare le visualizzazioni del progetto, Dashboard del progetto e progressi e Utilizzare il calendario del progetto.

Aggiungere i tag con attenzione

I tag risultano utili quando aiutano i membri del team a trovare le attività tra le varie sezioni. Tra le categorie di tag consigliate per i canvas figurano priorità, flusso di lavoro, canale, cliente, regione, rischio o tipo di revisione. Evitate invece di creare tag ridondanti che ripetono informazioni già fornite da sezioni, responsabili o scadenze.

Definite un insieme limitato di tag e utilizzate nomi coerenti. Se metà del team utilizza Design, un'altra metà utilizza Creatività e una terza utilizza Asset, l'applicazione dei filtri diventerà inaffidabile.

Consultate la guida Utilizzare tag e filtri.

Invitare o condividere con le persone giuste

Concedete l'accesso alle persone che devono pianificare, eseguire, revisionare o monitorare il progetto.

I collaboratori esterni e gli Ospiti potrebbero necessitare di un accesso più limitato. Assicuratevi di condividere esclusivamente le attività che devono effettivamente visualizzare. Per maggiori dettagli sui ruoli e sugli ospiti, consultate le guide Membri, ospiti e collaboratori esterni e Invitare ospiti e collaboratori esterni.

In caso di problemi di accesso: Se un collega non riesce ad aprire il progetto dopo la condivisione, consultate la guida Risoluzione dei problemi di accesso a progetti e canvas.

Azioni e permessi del progetto

I menu del progetto possono includere azioni quali rinomina, duplica, archivia, elimina, copia link, aggiungi agli Speciali, gestisci membri o abbandona progetto. Le azioni visibili dipendono dal vostro ruolo, dallo stato del progetto, dalle impostazioni dello spazio di lavoro e dall'eventuale archiviazione o limitazione del progetto stesso.

Azioni del menu non disponibili o scomparse:

• Sintomo: Avete creato il progetto ma in seguito non riuscite più a eseguire un'azione specifica dal menu.
• Cause possibili:
  • Il vostro ruolo nello spazio di lavoro o nel progetto è stato modificato.
  • Un altro proprietario ha modificato lo stato o i permessi del progetto.
• Soluzione: Verificate con l'amministratore dello spazio di lavoro o con il proprietario del progetto le vostre autorizzazioni correnti. La mancanza di azioni nel menu è solitamente dovuta a restrizioni sui permessi o allo stato del progetto, non a un malfunzionamento del sistema.

Prestate attenzione alle opzioni di archiviazione ed eliminazione. I lavori archiviati possono essere nascosti dalle visualizzazioni ordinarie, mentre i lavori eliminati vengono spostati nel Cestino in base alle regole di conservazione dei dati. Se un progetto è stato rimosso per errore, consultate la guida sul Cestino.

Dopo la creazione

Eseguite una rapida verifica dello stato del progetto per assicurarvi che sia pronto:

1. Un collaboratore è in grado di comprendere l'obiettivo del progetto semplicemente leggendone il titolo e le sezioni?
2. I primi canvas hanno un responsabile assegnato laddove necessario?
3. Le scadenze sono state aggiunte solo dove il fattore tempo è realmente importante?
4. I canvas contengono le note, i file, i Commenti e le decisioni di cui il team ha bisogno?
5. Le persone giuste dispongono dei permessi per aprire il progetto?
6. Le sezioni completate corrispondono al modo in cui la Dashboard deve calcolare lo stato di avanzamento delle attività?
7. Il progetto è facile da trovare tramite le funzioni 'Cerca', negli Speciali o nella Home?

Se la risposta a una di queste domande è negativa, vi consigliamo di sistemare questi elementi fondamentali prima di procedere con l'aggiunta di ulteriori campi.

Esempi

Per il lancio di un prodotto, create un progetto denominato Lancio mobile Q3 con sezioni dedicate a Pianificazione, Asset, Revisione, Settimana di lancio e Follow-up. Aggiungete quindi i canvas per il brief, il posizionamento, il design, il controllo qualità (QA), l'approvazione legale, la checklist di lancio e la retrospettiva. Contrassegnate come completate le sezioni che indicano la conclusione del lavoro, in modo che il calcolo dell'avanzamento nella Dashboard sia veritiero e accurato.

Per un progetto di inserimento clienti, create sezioni quali Preparazione, Kickoff, Configurazione, Revisione e Consegna. Collegate i canvas dedicati alle note di kickoff, alla mappa di implementazione e al feedback dei clienti.

Per un progetto ricorrente legato alle attività del team, utilizzate sezioni semplici e tag suddivisi per team. Aggiungete il progetto agli Speciali per accedervi quotidianamente e utilizzate i filtri per visualizzare il lavoro di ciascun responsabile.