Organizzare canvas e sezioni

L'Elenco dei progetti è l'interfaccia principale per organizzare i canvas all'interno di un progetto. Consente di raggruppare i canvas in sezioni, mostra campi di progetto come proprietario, collaboratori, data di scadenza, tag e date di attività, e permette di riorganizzare la struttura del progetto senza dover aprire ogni singolo canvas.

Utilizzatelo quando avete la necessità di creare più canvas, rinominare o riordinare sezioni, spostare canvas tra diverse sezioni, nidificare un canvas sotto un altro o decidere quali sezioni devono essere considerate come lavoro completato.

Gestione delle sezioni

Le sezioni sono gruppi di progetto come Planning, Design, Review, Approved e Published. Rendono i canvas facilmente consultabili e definiscono il flusso di lavoro utilizzato nella vista Elenco e nelle altre visualizzazioni del progetto.

Dal menu di una sezione è possibile rinominare la sezione stessa, aggiungerne una nuova sopra di essa, comprimere o espandere le sezioni, contrassegnare la sezione come completata o non completata, spostarla o copiarla in un altro progetto, oppure eliminarla se il vostro ruolo dispone delle autorizzazioni necessarie.

Potete trascinare l'intestazione di una sezione per riordinare le sezioni del progetto. L'Elenco dei progetti utilizza la posizione dell'intestazione per il riordinamento, pertanto puntate direttamente all'intestazione di un'altra sezione anziché a uno spazio vuoto all'interno del corpo della sezione.

Anche una sezione vuota è utile: potete crearvi dei canvas, trascinarvi canvas esistenti o contrassegnarla come completata ancora prima dell'inserimento dei canvas.

Creazione di canvas nelle sezioni

Utilizzate l'opzione per aggiungere una riga o l'azione di inserimento in una sezione per creare un canvas nel progetto. Assegnate al canvas un nome rappresentativo del lavoro da svolgere, quindi aggiungete proprietario, collaboratori, data di scadenza e tag utili per ordinare il team.

Se incollate più righe di testo nel campo di inserimento rapido, ALLO creerà un canvas per ogni riga non vuota. Ad esempio, incollando:

Launch brief
Homepage copy review
Press quote approvals
Release checklist

verranno creati canvas di progetto distinti all'interno di quella sezione.

Scegliete la sezione con attenzione. Se una sezione è contrassegnata come completata, qualsiasi nuovo canvas di primo livello creato al suo interno verrà conteggiato come completato per l'avanzamento del progetto e nel grafico di burndown della dashboard non appena lo stato viene aggiornato.

Trascinamento dei canvas nell'Elenco dei progetti

L'Elenco dei progetti supporta diverse aree di rilascio quando la vista corrente e i vostri permessi consentono il trascinamento.

Il trascinamento di un canvas sotto uno dei suoi stessi elementi discendenti è bloccato, in quanto creerebbe un ciclo infinito nella struttura dei sotto-canvas.

Quando è attivo un ordinamento automatico che determina la disposizione visiva, l'Elenco dei progetti potrebbe impedire il riordinamento manuale all'interno della stessa sezione o il rilascio su un elemento principale. Gli spostamenti tra sezioni diverse rimangono comunque possibili, poiché aggiornano la sezione di appartenenza del canvas senza vincolarsi a un ordinamento manuale delle righe.

Per maggiori informazioni sul modello dei sotto-canvas, consultate Usare i sotto-canvases.

Contrassegnare le sezioni come completate per l'avanzamento

Lo stato di avanzamento del progetto si basa sulle sezioni contrassegnate come completate. Ogni canvas di progetto di primo livello situato in una sezione completata viene considerato completato. I canvas di primo livello al di fuori delle sezioni completate vengono calcolati nel totale del progetto, ma non contribuiscono all'avanzamento effettivo del lavoro.

La guida Avanzamento del progetto e Dashboard utilizza la stessa origine dati per il completamento, pertanto le impostazioni della sezione influiscono sia sulla percentuale di avanzamento del progetto sia sui grafici di avanzamento della dashboard.

È possibile contrassegnare come completate più sezioni. Ad esempio, un progetto può considerare sia le fasi Approved sia Published come lavoro completato, lasciando non completate le fasi Draft, Review e Blocked.

Questa configurazione può essere impostata anche in un secondo momento. Se un progetto contiene già mesi di lavoro distribuiti nella sezione Approved, contrassegnare tale sezione come completata applicherà immediatamente la regola a tutto lo storico esistente: quando l'avanzamento del progetto viene aggiornato, i canvas di primo livello già presenti nella sezione verranno calcolati come completati. Non è necessario ricreare i canvas o spostarli nuovamente all'interno della sezione.

Le sotto-attività del canvas e i sotto-canvas non definiscono lo stato di avanzamento del progetto. Sebbene siano utili per organizzare il lavoro all'interno o al di sotto di un canvas, il modello di completamento del progetto conteggia esclusivamente i canvas di progetto di primo livello in base alla sezione in cui si trovano.

Se l'avanzamento non sembra corretto, verificate quali sezioni sono contrassegnate come completate, assicuratevi che i canvas in oggetto siano elementi di primo livello del progetto all'interno di tali sezioni e controllate se la dashboard o la vista del progetto sono state aggiornate in seguito alle modifiche recenti.

Spostare o copiare i canvas in un altro progetto

Utilizzate il menu di un canvas per spostare o copiare un canvas in un altro progetto. Lo spostamento mantiene un unico canvas modificandone la posizione. La copia crea un canvas separato nel progetto di destinazione.

Selezionare un progetto come destinazione posizionerà il canvas al primo livello di quel progetto. Scegliere un canvas come destinazione lo configurerà come sotto-canvas dell'elemento selezionato, qualora tale opzione sia disponibile.

Lo spostamento può modificare i diritti d'accesso basati sul progetto. Se un utente poteva aprire il canvas tramite il vecchio progetto, dopo lo spostamento potrebbe essere necessario concedergli l'accesso al nuovo progetto o condividere direttamente il canvas con lui.

La copia è ideale per la gestione di modelli, flussi di lavoro ricorrenti o versioni specifiche di un progetto. Se il nome originale è troppo legato al progetto d'origine, ricordatevi di rinominare la copia.

Consultate la guida Gestire i canvas nei progetti.

Spostare o copiare intere sezioni

Utilizzate il menu di sezione per spostare o copiare un'intera sezione in un altro progetto. Lo spostamento trasferisce la sezione nel progetto di destinazione. La copia crea una sezione distinta e nuovi canvas nella destinazione selezionata.

Lo spostamento di una sezione è utile quando una determinata fase del flusso di lavoro deve essere integrata in un altro progetto. La copia della sezione è indicata quando un altro progetto richiede la stessa configurazione, come nel caso di una sezione di onboarding dei clienti o di una fase ricorrente di revisione del lancio.

I progetti di destinazione privati o con restrizioni potrebbero richiedere una conferma di accesso. Verificate attentamente la destinazione prima di spostare una sezione contenente canvas condivisi o sensibili.

Esempi pratici

Per un progetto di lancio, potete iniziare con le sezioni Planning, Design, Review, Approved e Published. Contrassegnate Approved e Published come completate se desiderate che queste fasi vengano conteggiate nell'avanzamento e nel grafico di burndown.

Per un progetto cliente, è consigliabile tenere i canvas dedicati alla revisione esterna in una sezione separata. Potete copiare tale sezione in un nuovo progetto all'avvio di un flusso di lavoro simile, rinominando i singoli canvas che contengono contesti specifici del cliente.

Per un progetto di ricerca di grandi dimensioni, utilizzate i canvas di primo livello per i flussi di lavoro principali e i sotto-canvas per interviste, note o parti di analisi dettagliate. Mantenete il calcolo dell'avanzamento basato sui flussi di lavoro di primo livello per evitare che il tracciamento del progetto risulti eccessivamente caotico.

Risoluzione dei problemi

• Il canvas non compare nella sezione prevista:

  • I filtri attivi potrebbero nascondere il canvas. Provate a cancellare i filtri.
  • Il canvas potrebbe essere stato spostato sotto un altro canvas. Espandete le righe principali nell'Elenco dei progetti per verificare se si trova sotto un elemento principale.
  • Cercatelo all'interno del progetto o accedete alla pagina Tutti i canvases.

• Lo spostamento o la copia di una sezione non sono andati a buon fine nella destinazione prevista:

  • Verificate il progetto di destinazione e i vostri permessi di accesso. Un progetto privato o un ruolo con limitazioni possono nascondere il risultato agli utenti che non dispongono delle autorizzazioni necessarie.

• Il trascinamento non produce alcun effetto:

  • Verificate se la vista corrente è ordinata in base a qualche criterio, il che potrebbe bloccare il riordinamento manuale.
  • Assicuratevi che l'area di rilascio sia valida.
  • Controllate se il vostro ruolo consente di modificare il progetto. Per le azioni di progetto non disponibili, consultate la guida Risolvere i problemi di accesso a progetti e canvas.