Organizar canvases y secciones

La Lista de proyectos es el espacio principal para organizar los canvases dentro de un proyecto. Esta agrupa los canvases en secciones, muestra campos del proyecto (como el propietario, los colaboradores, la fecha de vencimiento, las etiquetas y las fechas de actividad) y le permite reestructurar el proyecto sin necesidad de abrir cada canvas.

Utilice esta función cuando necesite crear varios canvases, renombrar o reordenar secciones, mover canvases entre secciones, anidar un canvas debajo de otro o definir qué secciones se consideran como trabajo completado.

Trabajar con secciones

Las secciones son grupos dentro de un proyecto, tales como Planificación, Diseño, Revisión, Aprobado y Publicado. Estas mantienen los canvases organizados de forma visualmente clara y definen el flujo de trabajo utilizado en la vista de Lista y en otras vistas del proyecto.

Desde el menú de una sección, usted puede renombrar la sección, añadir una sección arriba, contraer o expandir secciones, marcar la sección como completada o no completada, mover la sección a otro proyecto, copiar la sección a otro proyecto o eliminarla cuando su rol de usuario permita realizar tales acciones.

Usted puede arrastrar el encabezado de una sección para reordenar las secciones. La Lista de proyectos utiliza la posición del encabezado para reorganizar las secciones, por lo que debe apuntar hacia otro encabezado de sección en lugar de hacerlo hacia un espacio vacío en el cuerpo de la sección.

Una sección vacía sigue siendo de gran utilidad. Usted puede crear canvases dentro de ella, arrastrar canvases hacia su interior o marcarla como completada antes de que se añadan los canvases.

Crear canvases en secciones

Utilice la opción de añadir fila o la acción de agregar en una sección para crear un canvas en el proyecto. Asigne un nombre al canvas que represente el trabajo en cuestión y, a continuación, configure el propietario, los colaboradores, la fecha de vencimiento y las etiquetas correspondientes para facilitar la organización de las tareas del equipo.

Si usted pega varias líneas de texto en la fila de adición, ALLO puede crear un canvas independiente por cada línea que no esté vacía. Por ejemplo, al pegar:

Resumen de lanzamiento
Revisión de textos de la página de inicio
Aprobación de citas de prensa
Lista de verificación de lanzamiento

se crearán canvases de proyecto individuales en esa sección.

Seleccione la sección de manera intencional. Si la sección está marcada como completada, cualquier canvas nuevo de nivel superior en esa sección se contabilizará como completado para el progreso del proyecto y el gráfico de avance (burndown) del Panel de control en cuanto se actualice el progreso.

Arrastrar canvases en la Lista de proyectos

La Lista de proyectos admite varios destinos de arrastre cuando la vista actual y los permisos correspondientes permiten realizar esta acción.

El arrastre de un canvas debajo de uno de sus propios descendientes está bloqueado, ya que esto crearía un bucle en el árbol de subcanvases.

Cuando se aplica un ordenamiento activo que controla la secuencia visible, la Lista de proyectos puede bloquear el reordenamiento manual dentro de la misma sección y la colocación debajo de filas principales. Los movimientos entre secciones seguirán funcionando debido a que actualizan la sección del canvas sin requerir un orden manual de las filas.

Para obtener más detalles sobre el modelo general de subcanvases, consulte Usar subcanvases.

Marcar secciones como completadas para el progreso

El progreso del proyecto se basa en las secciones marcadas como completadas. Cada canvas de proyecto de nivel superior ubicado en una sección completada se contabiliza como finalizado. Los canvases de nivel superior fuera de las secciones completadas se computan para el total del proyecto, pero no para el progreso completado.

El gráfico de avance (burndown) del Panel de control utiliza la misma fuente de finalización, por lo que la configuración de la sección afecta tanto al indicador numérico de progreso del proyecto como a los gráficos de progreso del Panel de control.

Es posible marcar más de una sección como completada. Por ejemplo, un proyecto puede considerar tanto Aprobado como Publicado como trabajo finalizado, mientras mantiene Borrador, Revisión y Bloqueado como no completados.

Usted puede configurar esta opción más adelante. Si un proyecto ya tiene meses de canvases en Aprobado, marcar Aprobado como completado activará de inmediato el historial de esa sección existente: cuando se actualice el progreso del proyecto, los canvases de nivel superior que ya se encuentren en la sección se contabilizarán como completados. No necesitará volver a crear canvases ni moverlos por la sección de nuevo.

Las subtareas y los subcanvases no definen el progreso del proyecto. Estas funciones ayudan a organizar el trabajo dentro o debajo de un canvas, pero el modelo de finalización del proyecto cuantifica los canvases de proyecto de nivel superior por sección.

Si el progreso parece incorrecto, verifique qué secciones están marcadas como completadas, si los canvases son efectivamente canvases de nivel superior del proyecto en esas secciones, y si el Panel de control o la vista del proyecto se han actualizado después de realizar cambios recientes.

Mover o copiar canvases a otro proyecto

Utilice el menú de un canvas para mover o copiar un canvas a otro proyecto. Al mover un canvas, se conserva el elemento original y se cambia su ubicación. Al copiar, se genera un canvas independiente en el destino.

Si elige un proyecto como destino, el canvas se colocará en el nivel superior de ese proyecto. Al seleccionar un canvas como destino, este se convertirá en un subcanvas debajo de ese elemento, siempre que dicha opción se encuentre disponible.

El traslado de un canvas puede modificar los accesos basados en el proyecto. Si un usuario podía abrir el canvas a través del proyecto anterior, es posible que necesite acceso al nuevo proyecto o que se le comparta el canvas directamente tras el movimiento.

La copia de elementos resulta útil para plantillas, flujos de trabajo recurrentes y versiones específicas de un proyecto. Le sugerimos renombrar la copia si el nombre original está muy vinculado al proyecto de origen.

Consulte Gestionar canvases en proyectos.

Mover o copiar secciones completas

Utilice el menú de la sección para mover o copiar una sección completa a otro proyecto. El traslado transfiere la sección al proyecto de destino. La copia crea una sección y canvases independientes en el destino.

Mover una sección es de gran utilidad cuando una parte específica del flujo de trabajo pertenece a otro proyecto. Copiar una sección resulta muy práctico cuando otro proyecto requiere la misma configuración, como una sección de incorporación de clientes o una sección periódica de revisión de lanzamientos.

Los proyectos de destino privados o con restricciones de acceso pueden requerir una confirmación de acceso. Confirme el destino antes de mover una sección que contenga canvases compartidos o con información sensible.

Ejemplos

Para un proyecto de lanzamiento, comience con las secciones Planificación, Diseño, Revisión, Aprobado y Publicado. Marque Aprobado y Publicado como completados si estos son los estados que deben considerarse para el progreso y el gráfico de evolución.

En el caso de un proyecto con clientes, mantenga los canvases de revisión externa en su propia sección. Copie esa sección en un nuevo proyecto cuando inicie un flujo de trabajo similar para un cliente, y luego renombre los canvases que contengan información específica de dicho cliente.

Para un proyecto de investigación de gran envergadura, utilice canvases de nivel superior para los flujos de trabajo principales y subcanvases para las entrevistas, notas o partes de análisis. Mantenga el progreso basado en los flujos de trabajo de nivel superior para que el proyecto se mantenga despejado y comprensible.

Vías de recuperación

• El canvas no aparece en la sección esperada:

  • Se han aplicado filtros que ocultan el canvas en la vista actual. Pruebe a eliminarlos.
  • El canvas se ha movido por error debajo de otro elemento. Expanda las filas principales en la Lista de proyectos para comprobarlo.
  • El canvas se encuentra en otra ubicación del espacio de trabajo. Utilice la barra de búsqueda del proyecto o acceda a Todos los canvases para buscarlo.

• La sección que ha movido o copiado no aparece en el proyecto de destino:

  • Usted no dispone de los permisos necesarios en el proyecto de destino seleccionado.
  • El proyecto de destino es privado. Esto puede ocultar los resultados a los usuarios que esperaban visualizarlos. Verifique su nivel de acceso con el administrador del proyecto.

• La acción de arrastrar un canvas no realiza ningún cambio:

  • La vista actual cuenta con un ordenamiento activo aplicado. Esto bloquea temporalmente el reordenamiento manual de las filas de la sección.
  • El destino de arrastre seleccionado no es un destino válido en la estructura actual.
  • Su rol de usuario no tiene asignados los permisos de edición para este proyecto. En caso de no poder realizar estas acciones en el proyecto, consulte Solución de problemas de acceso a proyectos y canvases.