Organiser les canvases et les sections

La Liste de projets est l'emplacement principal pour organiser les canvases au sein d'un projet. Elle regroupe les canvases en sections, affiche les champs du projet tels que le propriétaire, les collaborateurs, la date d'échéance, les étiquettes et les dates d'activité, et vous permet de restructurer le projet sans avoir à ouvrir chaque canvas.

Utilisez-la lorsque vous devez créer plusieurs canvases, renommer ou réordonner des sections, déplacer des canvases d'une section à une autre, imbriquer un canvas sous un autre canvas, ou définir quelles sections correspondent à des tâches terminées.

Travailler avec des sections

Les sections sont des groupes de projets tels que Planification, Design, Révision, Approuvé et Publié. Elles permettent de parcourir rapidement les canvases et définissent le flux de travail utilisé par la Liste et par d'autres vues de projet.

Depuis le menu d'une section, vous pouvez renommer la section, ajouter une section au-dessus, réduire ou développer des sections, marquer la section comme terminée ou non terminée, déplacer la section vers un autre projet, copier la section vers un autre projet, ou la supprimer si votre rôle vous y autorise.

Vous pouvez faire glisser l'en-tête d'une section pour réordonner les sections. La Liste de projets utilise la position de l'en-tête pour réordonner les sections, visez donc un autre en-tête de section plutôt qu'un espace vide dans le corps de la section.

Une section vide reste utile. Vous pouvez y créer des canvases, y faire glisser des canvases ou la marquer comme terminée avant d'y ajouter des canvases.

Créer des canvases dans des sections

Utilisez l'option d'ajout de ligne ou d'action dans une section pour créer un canvas dans le projet. Donnez au canvas un nom représentatif du travail à accomplir, puis ajoutez un propriétaire, des collaborateurs, une date d'échéance et des étiquettes pour aider l'équipe à s'organiser.

Si vous collez plusieurs lignes dans le champ d'ajout de ligne, ALLO peut créer un canvas pour chaque ligne non vide. Par exemple, si vous collez :

Brève de lancement
Révision du texte de la page d'accueil
Approbation des citations de presse
Liste de contrôle de livraison

cela crée des canvases de projet distincts dans cette section.

Choisissez la section avec soin. Si la section est marquée comme terminée, tout nouveau canvas de premier niveau créé dans celle-ci sera comptabilisé comme terminé pour la progression du projet et le graphique d'avancement du tableau de bord dès la mise à jour de la progression.

Faire glisser des canvases dans la Liste de projets

La Liste de projets prend en charge plusieurs cibles de dépôt lorsque la vue actuelle et vos autorisations permettent le glissement.

Le glissement d'un canvas sous l'un de ses propres descendants est bloqué, car cela créerait une boucle dans l'arborescence des sous-canvases.

Lorsqu'un tri actif contrôle l'ordre visible, la Liste de projets peut bloquer la réorganisation manuelle au sein d'une même section ainsi que les dépôts sur un parent. Les déplacements entre sections restent toutefois possibles car ils mettent à jour la section du canvas sans garantir d'ordre de ligne manuel.

Pour en savoir plus sur le modèle général des sous-canvases, consultez Utiliser des sous-canvases.

Marquer des sections comme terminées pour suivre la progression

La progression du projet est basée sur les sections marquées comme terminées. Chaque canvas de projet de premier niveau situé dans une section terminée est considéré comme accompli. Les canvases de premier niveau situés en dehors des sections terminées sont comptabilisés dans le total du projet, mais pas dans la progression des tâches terminées.

Le graphique d'avancement du tableau de bord utilise la même source de complétion. Par conséquent, les paramètres de section affectent à la fois le chiffre de progression du projet et les graphiques de progression du tableau de bord.

Plus d'une section peut être marquée comme terminée. Par exemple, un projet peut considérer à la fois Approuvé et Publié comme des travaux terminés tout en laissant Brouillon, Révision et Bloqué comme incomplets.

Vous pouvez définir ce paramètre ultérieurement. Si un projet contient déjà des mois de canvases dans Approuvé, le fait de marquer la section Approuvé comme terminée rend immédiatement cet historique utile : lors de l'actualisation de la progression du projet, les canvases de premier niveau déjà présents dans la section sont comptabilisés comme terminés. Vous n'avez pas besoin de recréer les canvases ou de les déplacer à nouveau dans la section.

Les sous-tâches de canvas et les sous-canvases ne définissent pas la progression du projet. Ils aident à organiser le travail à l'intérieur ou sous un canvas, mais le modèle de complétion du projet comptabilise les canvases de projet de premier niveau par section.

Si la progression semble incorrecte, vérifiez quelles sections sont marquées comme terminées, si les canvases sont bien des canvases de projet de premier niveau dans ces sections, et si le tableau de bord ou la vue du projet ont été actualisés après les modifications récentes.

Déplacer ou copier des canvases vers un autre projet

Utilisez le menu d'un canvas pour déplacer ou copier un canvas vers un autre projet. Le déplacement conserve un seul canvas et modifie son emplacement. La copie crée un canvas distinct dans la destination.

Choisir un projet comme destination place le canvas au premier niveau de ce projet. Choisir un canvas comme destination en fait un sous-canvas sous ce dernier, lorsque cette option est disponible.

Le déplacement peut modifier l'accès basé sur le projet. Si une personne pouvait ouvrir le canvas via l'ancien projet, elle pourrait avoir besoin d'un accès au nouveau projet ou d'un partage direct du canvas après le déplacement.

La copie est utile pour les modèles, les flux de travail récurrents et les versions spécifiques à un projet. Renommez la copie si l'ancien nom est trop lié au projet d'origine.

Consultez Gérer les canvases dans les projets.

Déplacer ou copier des sections entières

Utilisez le menu de la section pour déplacer ou copier une section entière vers un autre projet. Le déplacement transfère la section vers le projet de destination. La copie crée une section et des canvases distincts dans la destination.

Le déplacement de section est utile lorsqu'une partie d'un flux de travail appartient à un autre projet. La copie de section est utile lorsqu'un autre projet nécessite la même configuration, comme une section d'intégration client ou une section récurrente de révision de lancement.

Les projets de destination privés ou restreints peuvent nécessiter une confirmation d'accès. Confirmez la destination avant de déplacer une section contenant des canvases partagés ou sensibles.

Exemples

Pour un projet de lancement, commencez par Planification, Design, Révision, Approuvé et Publié. Marquez Approuvé et Publié comme terminés si ce sont les étapes qui doivent être comptabilisées dans la progression et le graphique d'avancement.

Pour un projet client, conservez les canvases de révision externe dans leur propre section. Copiez cette section dans un nouveau projet lorsqu'un flux de travail client similaire commence, puis renommez les canvases qui contiennent un contexte spécifique au client.

Pour un grand projet de recherche, utilisez des canvases de premier niveau pour les flux de travail et des sous-canvases pour les entretiens, les notes ou les parties d'analyse. Maintenez la progression basée sur les flux de travail de premier niveau afin que le projet ne devienne pas trop encombré.

Résolution des problèmes

• Un canvas est manquant dans la section attendue :

  • Effacez vos filtres.
  • Vérifiez s'il a été déplacé sous un autre canvas.
  • Développez les lignes parentes dans la Liste de projets.
  • Recherchez dans le projet et dans Tous les canvases.

• Le déplacement ou la copie d'une section n'a pas abouti à l'endroit prévu :

  • Vérifiez le projet de destination.
  • Vérifiez vos droits d'accès à ce projet. Un projet privé ou un rôle restreint peut masquer le résultat aux personnes qui s'attendaient à le voir.

• Le glissement d'un élément ne produit aucun effet :

  • Vérifiez si la vue est triée.
  • Vérifiez si la cible de dépôt est valide.
  • Vérifiez si votre rôle vous autorise à modifier ce projet.
  • Si des actions de projet sont manquantes, consultez la page Résoudre les problèmes d'accès aux projets et aux canvases.