Panel del proyecto y progreso

El Panel del proyecto es la vista de estado de un proyecto. Ábralo cuando necesite una respuesta rápida a preguntas como: ¿Avanza el proyecto? ¿Qué queda pendiente? ¿Qué ha vencido? ¿Qué secciones concentran el trabajo? ¿Quién está sobrecargado? ¿Qué ha cambiado desde la última revisión?

El panel no crea una versión separada del proyecto. Lee los mismos canvases del proyecto que usted ve en las vistas de Lista, Kanban, Calendario y Cronograma, y luego los resume en progreso, gráficos, riesgos y actividad.

Artículos complementarios útiles:

• Entender los proyectos para conocer el modelo de proyecto detrás del panel.
• Organizar canvases y secciones para conocer las reglas de sección que impulsan el progreso.
• Fechas, estado y notificaciones del proyecto para fechas, estados y notificaciones.

Qué muestra el panel

El panel puede incluir el progreso, el total de canvases, los canvases vencidos, el conteo de subtareas de canvas, el gráfico de evolución (burndown), la distribución de secciones, la carga de trabajo, la distribución de etiquetas de canvas, los riesgos principales y la actividad del proyecto.

Úselo antes de una revisión semanal, una reunión de preparación de lanzamiento, una verificación de entrega al cliente, una revisión de proyecto escolar o una sesión de limpieza. El mejor hábito para usar el panel es sencillo: ábralo primero, note uno o dos números que parezcan incorrectos y luego cambie a la vista de Lista o Kanban para corregir los canvases reales.

Cómo se calcula el progreso del proyecto

El progreso del proyecto se calcula a partir de los canvases principales del proyecto en secciones marcadas como completadas.

Si un proyecto tiene 20 canvases principales y 8 de ellos se encuentran en secciones completadas, el progreso es del 40%. Aunque esos 8 canvases tengan muchas subtareas pendientes, el progreso del proyecto seguirá mostrando el 40%, ya que las subtareas son una señal independiente. Si un canvas tiene todas las subtareas marcadas pero sigue en Revisión, no se considerará completado a menos que Revisión esté marcada como completada.

Esta es la regla que debe recordar:

Esto facilita la explicación del progreso en una reunión. Usted no tendrá que pedir que cada canvas demuestre estar terminado de una manera diferente. Solo tendrá que indicar: "Estas secciones corresponden a trabajo terminado. Los canvases que se encuentren allí se consideran completados".

Marque las secciones completadas con cuidado

Abra el menú de la sección en la Lista del proyecto o Kanban y marque la sección como completada cuando los canvases de dicha sección deban considerarse como trabajo terminado. Entre las secciones completadas más habituales se encuentran Aprobado, Listo, Publicado, Terminado y Enviado.

Es posible tener más de una sección marcada como completada. Por ejemplo, en el lanzamiento de un producto se podrían considerar completadas tanto Aprobado como Publicado. En un proyecto con un cliente, se podrían considerar Aprobado y Entrega. En un calendario de contenido, se podrían marcar Programado y Publicado si ambas indican que el equipo ya no necesita trabajar en ese canvas.

No marque una sección como completada solo porque el nombre parezca positivo. Si la sección Revisión aún requiere acciones por parte del equipo legal, de diseño o del cliente, manténgala como no completada. Si Bloqueado contiene tareas que usted ha decidido no realizar por el momento, consérvela también como no completada.

Configure las secciones completadas más tarde

Usted puede marcar las secciones como completadas después de que el proyecto ya tenga canvases e historial. Esto es muy útil si un proyecto se inició de manera informal y solo requiere informes formales en una etapa posterior.

Por ejemplo:

1. Un equipo gestiona un lanzamiento durante dos semanas con las secciones denominadas Planificación, Construcción, Revisión y Listo.
2. Durante la reunión de preparación, deciden que Listo es la primera sección que debería considerarse completada.
3. Al marcar Listo como completada, los canvases principales existentes en esa sección se contabilizarán en el progreso del proyecto la próxima vez que se actualicen las estadísticas.

El gráfico de evolución (burndown) también cobrará sentido tras este cambio una vez que ALLO disponga del historial de movimiento entre secciones. No es necesario eliminar canvases, volver a crearlos ni arrastrar cada uno de ellos de ida y vuelta para enseñarle al panel lo que significa "completado".

Cómo leer las tarjetas de progreso

La tarjeta de progreso muestra el porcentaje de canvases principales del proyecto en secciones completadas. Considérela como una señal de la etapa del proyecto, no como una garantía de que cada pequeña subtarea de la lista de verificación está terminada.

La tarjeta de total de canvases muestra cuántos canvases principales está contabilizando el panel. Si el número le parece demasiado bajo, verifique si hay trabajo importante anidado como subcanvases o si está oculto fuera del proyecto. Si le parece demasiado alto, compruebe si hay canvases temporales, salas de revisión antiguas o importaciones duplicadas que deban archivarse, trasladarse o cambiarse de nombre.

La tarjeta de vencidos muestra los canvases del proyecto cuyas fechas ya han pasado. Utilícela como una lista de priorización: el canvas realmente está retrasado, la fecha debe cambiarse, o la fecha ya no es relevante y debe eliminarse.

La tarjeta de subtareas muestra el progreso dentro de los canvases. Resulta muy útil para detectar trabajos que parecen casi terminados desde la sección del proyecto, pero que aún tienen elementos abiertos en la lista de verificación dentro del canvas.

Cómo leer el gráfico de evolución (burndown)

El gráfico de evolución (burndown) muestra los canvases restantes del proyecto a lo largo del tiempo. Es más eficaz cuando el proyecto tiene un movimiento real: los canvases entran en las secciones, pasan por revisión y finalmente llegan a las secciones completadas.

Utilice el gráfico de evolución para responder preguntas como:

Si el gráfico indica que no hay datos de evolución, verifique primero tres cosas: que el proyecto tenga canvases principales, que al menos una sección esté marcada como completada y que los canvases se hayan movido hacia o desde esas secciones con el tiempo. Un proyecto completamente nuevo o uno sin movimiento en las secciones completadas tendrá pocos datos que graficar.

Utilice los gráficos de secciones, carga de trabajo y etiquetas

La distribución de secciones muestra dónde se encuentran los canvases en el flujo de trabajo. Si la mayoría de los canvases están estancados en Revisión, el problema podría ser la capacidad de los revisores, reglas de aprobación poco claras o una sección que abarca demasiadas cosas diferentes.

La carga de trabajo muestra quién tiene asignados los canvases del proyecto. Utilícela antes de asignar más trabajo a la persona que ya tiene a su cargo la mitad del proyecto.

La distribución de etiquetas de canvas muestra cómo se categorizan los canvases del proyecto. Si un lanzamiento tiene casi todos los canvases etiquetados como Riesgo alto, la etiqueta pierde su utilidad. Si ningún canvas tiene etiquetas, los filtros y las segmentaciones del panel serán menos eficaces.

Cómo leer los riesgos principales

La sección de riesgos principales le ayuda a encontrar los canvases que requieren atención antes de que se conviertan en el único tema de debate de la reunión. Los riesgos pueden incluir canvases vencidos, inactivos, estancados y aquellos con subtareas incompletas.

Abra los canvases de riesgo directamente desde el panel y solucione el origen del problema. Esto podría implicar mover un canvas a la sección correcta, actualizar una fecha de vencimiento inactiva, asignar un responsable, cerrar subtareas o dejar un Comentario que explique por qué el trabajo se ha pausado intencionalmente.

Los riesgos principales no representan una lista de culpables. Son un acceso directo a los canvases que tienen mayor probabilidad de requerir atención humana.

Utilice la actividad del proyecto

La actividad del proyecto muestra qué cambios se realizaron. Utilícela cuando los números del panel cambien y nadie recuerde el motivo, cuando una sección se muestre vacía de repente o cuando un compañero pregunte quién modificó una fecha o un estado.

La actividad del panel puede enfocarse en eventos de gestión de proyectos o mostrar una actividad más amplia. Durante una reunión de estado, comience con la vista de gestión de proyectos. Durante una investigación, amplíe el rango para poder consultar un mayor contexto.

La actividad resulta especialmente útil tras una fase de limpieza. Si alguien movió una sección, copió canvases, cambió el estado del proyecto o actualizó fechas, el registro de actividad ofrece al equipo una memoria compartida en lugar de tener que realizar una investigación arqueológica en Slack.

Ejemplo: preparación de lanzamiento

Un proyecto de lanzamiento consta de las secciones Planificación, Creativo, Revisión, Aprobado, Publicado y Seguimiento. El propietario marca Aprobado y Publicado como completadas.

Antes de la revisión del lanzamiento, el panel muestra un progreso del 62%, 4 canvases vencidos y una línea plana de evolución (burndown) en los últimos tres días. Los riesgos principales señalan a Revisión legal, Control de calidad de la página de inicio y Texto de capacitación de ventas.

El equipo abre la vista de Lista, filtra por canvases vencidos y descubre que dos fechas son bloqueos reales, mientras que otras dos son marcadores de posición inactivos. Actualizan las fechas inactivas, mueven Texto de capacitación de ventas de Revisión a Aprobado y dejan Comentarios en Revisión legal. El panel ahora refleja la limpieza y la reunión puede centrarse en los dos bloqueos reales.

Ejemplo: entrega al cliente

Un proyecto con un cliente utiliza las secciones Preparación, Reunión de inicio, Implementación, Revisión del cliente, Aprobado y Entrega. El equipo marca Aprobado y Entrega como completadas.

El cliente puede abrir un canvas de revisión compartido pero no todo el proyecto. Esto es de esperarse si solo se le concedió acceso al canvas. Internamente, el panel sigue contabilizando el canvas porque pertenece al proyecto. Si el cliente necesita ver todo el flujo de entrega, agréguelo al proyecto con el nivel de acceso adecuado en lugar de enviarle enlaces individuales uno por uno.

Qué puede salir mal si los números parecen incorrectos

Si usted nota discrepancias en las métricas de su panel de control, revise las siguientes situaciones:

• El progreso parece demasiado bajo:

  • Compruebe si marcó las secciones correctas como completadas.
  • Verifique si los canvases terminados se encuentran realmente dentro de esas secciones.

• El progreso parece demasiado alto:

  • Revise si marcó como completada por error alguna sección de transición (como Revisión, Listo pronto o Bloqueado).

• El total de canvases es incorrecto:

  • Asegúrese de que el trabajo no esté anidado en subcanvases.
  • Confirme que no existan filtros activos en su vista actual que oculten los canvases.
  • Verifique que los canvases no estén fuera del proyecto, archivados, eliminados o duplicados.

• Los canvases vencidos no coinciden:

  • Revise las fechas de los canvases. Una fecha inactiva o antigua sigue contando como un vencimiento activo en el sistema.

• El panel se muestra completamente vacío:

  • Cambie a la vista de Lista y confirme si el proyecto contiene canvases.
  • Borre todos los filtros activos de la vista.
  • Verifique sus permisos de acceso al proyecto.
  • Actualice la página si se realizaron cambios recientes en las secciones o permisos.