Projekt-Dashboard und Fortschritt

Das Projekt-Dashboard bietet eine Übersicht über den Status eines einzelnen Projekts. Öffnen Sie es, wenn Sie schnelle Antworten auf folgende Fragen benötigen: Macht das Projekt Fortschritte? Welche Aufgaben sind noch offen? Welche Fristen wurden überschritten? Welche Abschnitte beinhalten den Großteil der Arbeit? Wer ist überlastet? Was hat sich seit der letzten Überprüfung geändert?

Das Dashboard erstellt keine separate Version des Projekts. Es liest dieselben Projekt-Canvases aus, die Sie auch in den Ansichten Liste, Kanban, Kalender und Timeline sehen, und fasst diese in Fortschrittszahlen, Diagrammen, Risiken und Aktivitäten zusammen.

Weitere Informationen zum Projektmodell hinter dem Dashboard finden Sie unter Projekte verstehen. Die Regeln für Abschnitte, die den Fortschritt bestimmen, werden unter Canvases und Abschnitte organisieren beschrieben. Details zu Terminen, Status und Benachrichtigungen finden Sie unter Projekttermine, Status und Benachrichtigungen.

Was das Dashboard anzeigt

Das Dashboard kann den Fortschritt, die Gesamtzahl der Canvases, überfällige Canvases, die Anzahl der Unteraufgaben, Burndown-Charts, die Verteilung der Abschnitte, die Arbeitsbelastung, die Verteilung der Canvas-Tags, die wichtigsten Risiken und die Projektaktivitäten anzeigen.

Nutzen Sie das Dashboard vor wöchentlichen Besprechungen, Meetings zur Startbereitschaft, Lieferprüfungen für Kunden, Projektbewertungen oder Aufräumarbeiten. Die beste Gewohnheit bei der Dashboard-Nutzung ist einfach: Öffnen Sie es zuerst, identifizieren Sie ein oder zwei Zahlen, die fehlerhaft erscheinen, und wechseln Sie dann zur Liste oder zum Kanban, um die entsprechenden Canvases direkt anzupassen.

Wie der Projektfortschritt berechnet wird

Der Projektfortschritt basiert auf den übergeordneten Projekt-Canvases in Abschnitten, die als abgeschlossen markiert sind.

Wenn ein Projekt beispielsweise 20 übergeordnete Canvases umfasst und sich 8 davon in abgeschlossenen Abschnitten befinden, beträgt der Fortschritt 40 %. Selbst wenn diese 8 Canvases viele unerledigte Unteraufgaben enthalten, wird der Projektfortschritt weiterhin mit 40 % angegeben, da Unteraufgaben separat erfasst werden. Wenn bei einem Canvas alle Unteraufgaben abgehakt sind, dieses sich jedoch noch im Abschnitt Review befindet, gilt es erst dann als abgeschlossen, wenn auch der Abschnitt Review als abgeschlossen markiert wurde.

Folgende Regel sollten Sie beachten:

Dadurch lässt sich der Fortschritt in Besprechungen leicht erklären. Sie müssen nicht für jedes Canvas einzeln nachweisen, ob es abgeschlossen ist. Stattdessen gilt: Abschnitte, die als abgeschlossen markiert sind, kennzeichnen fertige Arbeit. Canvases in diesen Abschnitten zählen als abgeschlossen.

Abschnitte sorgfältig als abgeschlossen markieren

Öffnen Sie das Abschnittsmenü in der Projektliste oder im Kanban-Board und markieren Sie den Abschnitt als abgeschlossen, wenn die Canvases in diesem Abschnitt als fertige Arbeit gewertet werden sollen. Typische abgeschlossene Abschnitte sind beispielsweise Approved, Ready, Published, Done und Shipped.

Es können auch mehrere Abschnitte gleichzeitig als abgeschlossen markiert werden. Bei einer Produkteinführung können beispielsweise sowohl Approved als auch Published als abgeschlossen gelten. Bei einem Kundenprojekt können dies Approved und Handoff sein. Bei einem Redaktionsplan können die Abschnitte Scheduled und Published beide als abgeschlossen markiert werden, wenn in beiden Fällen keine weitere Bearbeitung durch das Team erforderlich ist.

Markieren Sie einen Abschnitt nicht allein deshalb als abgeschlossen, weil der Name positiv klingt. Wenn ein Abschnitt wie Review noch eine Freigabe durch die Rechtsabteilung, das Design-Team oder den Kunden erfordert, belassen Sie ihn als unvollständig. Wenn der Abschnitt Blocked Arbeiten enthält, die Sie bewusst noch nicht ausführen, sollte dieser ebenfalls als unvollständig markiert bleiben.

Abgeschlossene Abschnitte nachträglich festlegen

Sie können Abschnitte auch dann noch als abgeschlossen markieren, wenn das Projekt bereits Canvases und einen Verlauf aufweist. Dies ist besonders nützlich, wenn ein Projekt zunächst informell gestartet wurde und erst im weiteren Verlauf präzise Berichte erforderlich werden.

Beispielsweise kann ein Team eine Produkteinführung zwei Wochen lang mit den Abschnitten Planning, Build, Review und Ready verwalten. Während des Vorbereitungsmeetings entscheidet das Team, dass Ready der erste Abschnitt ist, der als abgeschlossen gewertet werden soll. Sobald Ready als abgeschlossen markiert wird, fließen alle in diesem Abschnitt befindlichen übergeordneten Canvases bei der nächsten Aktualisierung der Projektstatistiken in den Projektfortschritt ein.

Auch das Burndown-Chart wird nach dieser Anpassung aussagekräftig, sobald in ALLO der Verlauf der Abschnittsbewegungen verfügbar ist. Sie müssen keine Canvases löschen, neu erstellen oder mühsam hin- und herverschieben, um dem Dashboard mitzuteilen, was als abgeschlossen gilt.

Die Fortschrittskarten richtig interpretieren

Die Fortschrittskarte zeigt den Prozentsatz der übergeordneten Projekt-Canvases in abgeschlossenen Abschnitten an. Betrachten Sie diese Zahl als Indikator für die jeweilige Projektphase und nicht als Garantie dafür, dass jeder einzelne Unterpunkt einer Checkliste vollständig erledigt ist.

Die Karte für die Gesamtanzahl der Canvases zeigt an, wie viele übergeordnete Canvases das Dashboard erfasst. Wenn Ihnen diese Zahl zu niedrig erscheint, prüfen Sie, ob wichtige Aufgaben als Unter-Canvases verschachtelt oder außerhalb des Projekts verborgen sind. Wenn die Zahl zu hoch erscheint, sollten Sie prüfen, ob Platzhalter-Canvases, alte Review-Räume oder doppelte Importe archiviert, verschoben oder umbenannt werden müssen.

Die Karte für überfällige Canvases listet Projekt-Canvases auf, deren Frist bereits abgelaufen ist. Nutzen Sie diese Karte zur Priorisierung: Entweder ist das Canvas tatsächlich im Verzug, das Fälligkeitsdatum muss angepasst werden, oder das Datum ist hinfällig geworden und sollte gelöscht werden.

Die Karte für Unteraufgaben zeigt den Fortschritt innerhalb der Canvases an. Dies hilft Ihnen dabei, Arbeiten zu identifizieren, die im jeweiligen Projektabschnitt zwar fast fertig wirken, bei denen jedoch noch offene Checklistenpunkte innerhalb des Canvas ausstehen.

Burndown-Charts lesen

Das Burndown-Chart zeigt die Anzahl der verbleibenden Projekt-Canvases im Zeitverlauf. Die Aussagekraft dieses Diagramms ist am höchsten, wenn das Projekt eine kontinuierliche Dynamik aufweist: Canvases werden in Abschnitte eingepflegt, durchlaufen den Review-Prozess und werden schließlich in abgeschlossenen Abschnitten abgelegt.

Nutzen Sie das Burndown-Chart für folgende Fragen:

Wenn das Diagramm anzeigt, dass keine Burndown-Daten vorhanden sind, prüfen Sie zunächst drei Dinge: Das Projekt muss übergeordnete Canvases enthalten, mindestens ein Abschnitt muss als abgeschlossen markiert sein und Canvases müssen im Laufe der Zeit in diese oder aus diesen Abschnitten verschoben worden sein. Bei einem neu angelegten Projekt oder einem Projekt ohne jegliche Bewegung in den abgeschlossenen Abschnitten gibt es oft noch keine Daten für eine grafische Darstellung.

Diagramme für Abschnitte, Arbeitsbelastung und Tags nutzen

Die Verteilung der Abschnitte zeigt, an welcher Stelle im Workflow sich die einzelnen Canvases befinden. Wenn die meisten Canvases im Abschnitt Review feststecken, kann dies an mangelnden Kapazitäten der Prüfer, unklaren Freigaberegeln oder an einem Abschnitt liegen, der zu viele verschiedene Bedeutungen hat.

Die Arbeitsbelastung zeigt auf, wer die Projekt-Canvases primär bearbeitet. Nutzen Sie diese Übersicht, bevor Sie einer Person, die bereits die Hälfte des Projekts betreut, weitere Aufgaben zuweisen.

Die Verteilung der Canvas-Tags zeigt, wie die Projekt-Canvases kategorisiert sind. Wenn bei einer Produkteinführung fast jedes Canvas mit dem Tag High risk versehen ist, verliert die Kennzeichnung an Nutzen. Wenn dagegen überhaupt keine Tags vergeben wurden, sind Filter und spezifische Auswertungen im Dashboard weniger effektiv.

Die wichtigsten Risiken erkennen

Die Liste der wichtigsten Risiken hilft Ihnen dabei, diejenigen Canvases zu identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern, bevor sie das gesamte Meeting dominieren. Zu den Risiken zählen überfällige, inaktive oder feststeckende Canvases sowie solche mit unvollständigen Unteraufgaben.

Öffnen Sie diese risikobehafteten Canvases direkt aus dem Dashboard und beheben Sie die Ursache des Risikos. Dies kann bedeuten, dass Sie ein Canvas in den richtigen Abschnitt verschieben, ein veraltetes Fälligkeitsdatum aktualisieren, eine verantwortliche Person zuweisen, Unteraufgaben abschließen oder einen Kommentar hinterlassen, der erklärt, warum die Arbeit derzeit pausiert.

Die wichtigsten Risiken sind keine Liste gegenseitiger Schuldzuweisungen. Sie dienen als Abkürzung zu denjenigen Canvases, die am ehesten manuelle Aufmerksamkeit benötigen.

Die Projektaktivitäten nutzen

Die Projektaktivität zeigt an, welche Änderungen im Projekt vorgenommen wurden. Nutzen Sie diese Ansicht, wenn sich die Dashboard-Zahlen verändert haben und sich niemand an den Grund erinnert, wenn ein Abschnitt plötzlich leer erscheint oder wenn Teammitglieder wissen möchten, wer ein Datum oder einen Status geändert hat.

Die Aktivitätsanzeige des Dashboards kann sich auf Projektmanagement-Ereignisse beschränken oder umfassendere Aktivitäten anzeigen. Beginnen Sie in Statusbesprechungen mit der reinen Projektmanagement-Ansicht. Bei genaueren Analysen empfiehlt sich der Wechsel zur erweiterten Ansicht, um mehr Kontext zu erhalten.

Besonders hilfreich ist der Aktivitätsverlauf nach Aufräumarbeiten. Wenn Abschnitte verschoben, Canvases kopiert, der Projektstatus geändert oder Termine aktualisiert wurden, bietet der Verlauf dem gesamten Team eine gemeinsame Informationsquelle, sodass zeitaufwendige Suchen in alten Slack-Verläufen überflüssig werden.

Beispiel: Startbereitschaft

Ein Einführungsprojekt umfasst die Abschnitte Planning, Creative, Review, Approved, Published und Follow-up. Der Projektverantwortliche markiert Approved und Published als abgeschlossen.

Vor der Startüberprüfung zeigt das Dashboard einen Fortschritt von 62 %, 4 überfällige Canvases und eine flache Burndown-Linie für die letzten drei Tage. Die wichtigsten Risiken verweisen auf die Canvases Legal review, Homepage QA und Sales enablement copy.

Das Team öffnet die Ansicht Liste, filtert nach überfälligen Canvases und stellt fest, dass zwei Termine echte Hindernisse darstellen, während es sich bei zwei anderen um veraltete Platzhalter handelt. Sie aktualisieren die veralteten Termine, verschieben das Canvas Sales enablement copy von Review nach Approved und hinterlassen Kommentare auf Legal review. Das Dashboard spiegelt diese Bereinigung sofort wider, sodass sich das Meeting auf die beiden tatsächlichen Probleme konzentrieren kann.

Beispiel: Kundenübergabe

Ein Kundenprojekt verwendet die Abschnitte Prep, Kickoff, Implementation, Client review, Approved und Handoff. Das Team markiert Approved und Handoff als abgeschlossen.

Der Kunde kann zwar ein freigegebenes Review-Canvas öffnen, nicht jedoch das gesamte Projekt. Dies ist das erwartete Verhalten, wenn ihm nur Zugriff auf das einzelne Canvas gewährt wurde. Intern erfasst das Dashboard dieses Canvas dennoch, da es zum Projekt gehört. Wenn der Kunde den gesamten Übergabeprozess einsehen soll, fügen Sie ihn mit den entsprechenden Zugriffsrechten direkt zum Projekt hinzu, anstatt ihm mühsam einzelne Links zu senden.

Wenn die Zahlen nicht stimmen

Dieses Kapitel hilft Ihnen bei der Fehlersuche, wenn die Daten im Dashboard nicht plausibel erscheinen.

Der Fortschritt wird zu niedrig angezeigt

• Mögliche Ursache: Die richtigen Abschnitte sind nicht als abgeschlossen markiert. Überprüfen Sie, ob die abgeschlossenen Abschnitte korrekt definiert sind.
• Mögliche Ursache: Fertige Canvases befinden sich nicht in diesen Abschnitten. Stellen Sie sicher, dass die bearbeiteten Canvases in die entsprechenden Spalten oder Listen verschoben wurden.

Der Fortschritt wird zu hoch angezeigt

• Mögliche Ursache: Ein unvollständiger Abschnitt (wie Review, Ready soon oder Blocked) wurde versehentlich als abgeschlossen markiert. Kontrollieren Sie die Einstellungen der Abschnitte.

Die Gesamtzahl der Canvases stimmt nicht

• Mögliche Ursache: Die Arbeit ist in Unter-Canvases verschachtelt. Unter-Canvases werden auf der obersten Ebene des Dashboards nicht mitgezählt.
• Mögliche Ursache: Aktive Filter sind gesetzt. Überprüfen Sie, ob Canvases in Ihrer aktuellen Ansicht herausgefiltert werden.
• Mögliche Ursache: Canvases befinden sich außerhalb des Projekts, wurden archiviert, gelöscht oder dupliziert.

Die Anzahl der überfälligen Canvases stimmt nicht

• Mögliche Ursache: Die Fristen der Canvases sind veraltet. Auch ein veraltetes Fälligkeitsdatum gilt im System weiterhin als aktiv und überfällig. Aktualisieren oder entfernen Sie das Datum.

Das Dashboard ist leer

• Mögliche Ursache: Das Projekt enthält noch keine Canvases. Wechseln Sie zur Ansicht Liste und fügen Sie Canvases hinzu.
• Mögliche Ursache: Aktive Filter blenden Inhalte aus. Löschen Sie alle Filter.
• Mögliche Ursache: Unzureichende Projektberechtigungen. Überprüfen Sie Ihren Projektzugriff.
• Mögliche Ursache: Die Daten wurden nach einer Änderung noch nicht aktualisiert. Laden Sie die Seite neu, wenn kürzlich Abschnitte oder Berechtigungen geändert wurden.