キャンバスでファイルオブジェクトを扱う

ファイルオブジェクトは、作業が参照している元資料をその作業のそばに置くためのものです。PDF、デッキ、契約書、音声ファイル、参照ドキュメントを別のチャットスレッドで送る代わりに、キャンバスに置き、周囲にメモを追加し、判断が必要な場所にレビュー担当者がコメントできるようにします。

ファイルがキャンバス上の会話の一部であるときは、ファイルオブジェクトを使います。ワークスペース全体からファイルを探す、種類で絞り込む、ファイルが使われたキャンバスへ戻る場合は、ワークスペースのファイル領域を使います。

利用範囲と権限

ファイルオブジェクトを使う場面

レビュー資料、元ドキュメント、リサーチの証拠、デッキ、音声や動画の参照、PDF、エクスポート済みレポート、法務ドラフト、引き継ぎパッケージには、ファイルオブジェクトを使います。承認メモの横に PDF を置く、ローンチリスクの横にデッキを置く、法務チームへの質問の横に契約書を置くなど、ファイルを視覚的な文脈の中で議論する必要があるときに向いています。

ファイルオブジェクトを、ワークスペース唯一の長期ファイルシステムとして使わないでください。キャンバスは、ファイルを議論し、配置する場所です。プロジェクトやキャンバスをまたいでファイルを検索、絞り込み、整理する必要がある場合は、ファイル概要から始めます。ストレージや容量の警告が出ている場合は、オブジェクトをむやみに削除するのではなく、ファイル、ストレージ、容量を使います。

アップロードしたファイルをビジュアル、メモ、リンク、コメントの近くに置くと、背景情報も含めてレビューできます。

キャンバスにファイルを追加する

ブラウザが対応している場合は、キャンバスツールバーのファイルをアップロード、クリップボードからの貼り付け、またはキャンバスへのドラッグでファイルを追加します。ファイルはアップロードが終わる前にキャンバスに表示されることがあります。カードプレビュー、プレビュー操作、その他のファイル操作は少し後に表示されることがあります。

画像アップロードは画像オブジェクトになり、レビューや編集の操作も別に用意されています。トリミング、置き換え、背景削除、サムネイル、画像ダウンロードの動きは、画像オブジェクトを扱うを参照してください。

PDF、ドキュメント、メディア、その他の画像ではないファイルは、キャンバスでファイルカードとして表示されます。まとめてアップロードすると、ALLO は新しいカードをドロップ位置の近くに配置するため、1つずつ手で離す必要はありません。

ファイルが現在のワークスペースのアップロード上限より大きい場合、ALLO は拒否してアップロード上限メッセージを表示することがあります。表示される上限はワークスペースのプランと設定に依存するため、古いスクリーンショットやチームメモより、製品内のメッセージを基準にしてください。

アップロード後に起きることを理解する

ファイルを追加すると、アップロードが終わる前にキャンバスに表示されることがあります。カードプレビュー、対話型プレビュー、一部の操作は少し後に利用できるようになります。

ファイルカードには、互いに独立した3つの機能が備わることがあります。

カードプレビューは、対話型プレビューより多くの形式に対応します。一部の Office、OpenDocument、図面、パブリッシングファイルはカードプレビューを表示しますが、アプリ内ではプレビューできません。ALLO が元ファイルを提供できる場合は ダウンロードできます。形式とサイズの全一覧は、ファイルのプレビュー、表示、ダウンロードを参照してください。

まだアップロード中のファイルは、必ずしもアップロード失敗ではありません。プレビュー、ダウンロード、置き換え、編集、サムネイルをアップロードなどの操作が使えない間でも、選択、移動、サイズ変更、コメント、整列、削除はできる場合があります。操作が見当たらないことをバグと判断する前に、アップロードが終わるまで待ってください。

ファイルのアップロード中にキャンバスを離れると、ALLO がアップロードをキャンセルする場合があります。キャンバスに戻り、ファイルの準備ができたのか、失敗したのか、消えたのかを確認してください。重要な会議準備では、参加者が入る前に大きなファイルをアップロードしておきます。ライブセッション中に90ページの PDF の準備がまだできていないと分かるのは、かなりよくないタイミングです。

ダウンロード前にファイルをプレビューする

キャンバスを離れずにファイルを確認する必要があるときは、プレビューを使います。レビューでは、ファイルが周囲のメモ、矢印、コメント、決定事項の近くに残るため、プレビューを既定の確認方法にするのが適しています。

対話型プレビューは、テキストと表形式のファイル、PDF、ALLO が PDF として開ける Illustrator ファイル、プレビュー可能な画像を含む Photoshop ファイル、メディア、対応する Office/HWP ドキュメントに限られます。ほかの保存済みファイルも、許可されていればダウンロードできます。ファイルオブジェクトをプレビューするのではなく、ドキュメントからキャンバスを作成する場合は、PDF と Office ファイルをインポートを参照してください。形式とサイズの全一覧は、ファイルのプレビュー、表示、ダウンロードで確認できます。

ZIP ファイルには専用のプレビューがあります。フォルダーとファイルの名前、サイズ、項目数の一覧を表示しますが、ZIP 内のファイルは開きません。プレビューできるのは 20 MB 以下の ZIP で、表示できる項目は最大 2,000 件です。形式が無効なアーカイブやサイズ超過のアーカイブでは、プレビューを利用できない場合があります。暗号化されたファイルや安全でないパスのファイルは、ロックまたは警告付きで一覧に表示されますが、ALLO では開けません。ALLO が元の ZIP アーカイブを提供できる場合は ダウンロードできます。

ZIP について AI に質問しても、ALLO が使えるのはファイル一覧だけです。ALLO は ZIP 内のファイルの内容を読み取ったり、内容を知っているかのように答えたりはできません。内容が必要な場合は、アーカイブをダウンロードして ALLO の外で必要なファイルを開いてください。

ファイルをダウンロードする

ALLO の外で元ファイルが必要なときは、ダウンロードを使います。ダウンロードはプレビューとは別の操作です。キャンバスへのアクセス、ワークスペースのルール、ファイルを利用できるか、プラン上限、保持期間によっては、共同編集者がプレビューでは見られても、ローカルコピーのダウンロードはできない場合があります。

ダウンロードが見当たらずプレビューは使える場合、ファイルが壊れていると決めつけないでください。ダウンロードが意図的に制限されているかどうか、キャンバスの担当者またはワークスペース管理者に確認します。別ワークスペースの共有キャンバスにあるファイルなら、そのワークスペースがダウンロードを管理している場合があります。

キャンバス全体のエクスポート、PDF エクスポート、印刷、すべての画像をダウンロードには、エクスポートとヘッダーメニューを使います。ファイルオブジェクトのダウンロードは、そのファイルを保存します。キャンバスのエクスポートは、ページまたはキャンバスから別の成果物を作成します。

ファイルのオブジェクトメニュー操作

オブジェクトの横に表示されない操作が必要なときは、ファイルオブジェクトを選択して要素メニューを開きます。表示される操作は、ファイル形式、選択したオブジェクト数、アクセス権、アップロードが完了したか、デバイスのレイアウト、ワークスペースのルールによって変わります。

一般的なファイル操作には、プレビュー、ダウンロード、名前を変更、サムネイルをアップロード、リンクをコピー、コメントを追加、複製、グループ化、ロック、前面へ移動、背面へ移動、削除があります。一部のファイル形式では、PDF ページ移動、音声再生、動画再生、テキストプレビュー、CSV テーブルプレビューなど、プレビュー内にメディア固有のコントロールも表示されます。

対応しているアップロード済み PDF と Office ドキュメントには、キャンバスに変換が表示される場合もあります。ファイルが独立したレビュー空間を必要とするほど重要になったときに使います。ALLO はドキュメントをもう一度アップロードさせるのではなく、元ファイルの横にサブキャンバスを作成します。詳しくは、アップロード済みドキュメントをキャンバスに変換を参照してください。

誰かをキャンバス上の正確なファイルオブジェクトへ移動させたいときは、リンクをコピーを使います。オブジェクトリンクとアクセスリンクの違いは、Canvas のプライベートリンクと共有リンクを参照してください。フィードバックがファイルに属する場合はコメントを使います。既定のサムネイルが空白、古い、またはファイル内容を表していない場合は、サムネイルをアップロードを使います。

共同編集者とファイルをレビューする

最も強いファイルレビューの流れは単純です。ドキュメントをアップロードし、質問や決定の近くに置き、近くに短い説明文を追加し、レビュー担当者には別のチャットメッセージではなくオブジェクトコメントを使ってもらいます。そうすれば、キャンバスが混み合ってもフィードバックはファイルに結び付いたまま残ります。

PDF レビューでは、PDF を決定事項のチェックリストの横に置き、ページ単位またはオブジェクト単位の質問にはコメントを使い、決定が出たらスレッドを解決します。デッキレビューでは、ローンチメモの近くにデッキオブジェクトを置き、切り離されたフィードバックを送るのではなく、各レビュー担当者にオブジェクトへコメントしてもらいます。リサーチレビューでは、あとから読む人がなぜそのファイルが追加されたのか分かるように、ファイルを要約メモやリンクと一緒にグループ化します。

ファイルに機密情報が含まれる場合は、外部レビュー担当者を招待する前にキャンバスの共有設定を確認します。キャンバスへアクセスできる人は、ロールとワークスペースポリシーに応じてファイルを確認できる場合があります。外部参加者を入れる場合は、ゲスト共同編集も確認してください。ロールとリンクの動きは、キャンバスを共有を参照してください。

うまくいかないとき

アップロードに失敗した場合は、ファイルサイズ、プラン上限、接続、利用可能なストレージ、まだ編集権限があるかを確認します。大きな一括アップロードを繰り返す前に、まず1つのファイルで試してください。

プレビューが見当たらない場合、アップロードがまだ終わっていない、ファイル形式にアプリ内プレビューがない、ファイルを利用できない、または権限で許可されていない可能性があります。ダウンロードできる場合、元ファイルは引き続き使えます。

PDF または Office ドキュメントを開いたときにプレビュー上限メッセージが表示される場合、そのドキュメントはアプリ内プレビューには大きすぎます。許可されていればダウンロードを使います。

共同編集者がキャンバスは開けるのにファイルを開けない場合は、キャンバス共有とファイルのワークスペース制限の両方を確認します。キャンバスの閲覧権限があることは、必ずしもローカルダウンロード権限があることを意味しません。

サムネイルが間違っている、古い、または空白の場合は、メニュー操作が利用できるときにサムネイルをアップロードを使います。ファイルを開く前に、何のファイルか分かるようになります。