キャンバスでファイルオブジェクトを扱う

ファイルオブジェクトは、作業が参照している元資料をその作業のそばに置くためのものです。PDF、デッキ、契約書、音声ファイル、参照ドキュメントを別のチャットスレッドで送る代わりに、キャンバスに置き、周囲にメモを追加し、判断が必要な場所にレビュー担当者がコメントできるようにします。

ファイルがキャンバス上の会話の一部であるときは、ファイルオブジェクトを使います。ワークスペース全体からファイルを探す、種類で絞り込む、ファイルが使われたキャンバスへ戻る場合は、ワークスペースのファイル領域を使います。

利用範囲と権限

ファイルオブジェクトを使う場面

レビュー資料、元ドキュメント、リサーチの証拠、デッキ、音声や動画の参照、PDF、エクスポート済みレポート、法務ドラフト、引き継ぎパッケージには、ファイルオブジェクトを使います。承認メモの横に PDF を置く、ローンチリスクの横にデッキを置く、法務チームへの質問の横に契約書を置くなど、ファイルを視覚的な文脈の中で議論する必要があるときに向いています。

ファイルオブジェクトを、ワークスペース唯一の長期ファイルシステムとして使わないでください。キャンバスは、ファイルを議論し、配置する場所です。プロジェクトやキャンバスをまたいでファイルを検索、絞り込み、整理する必要がある場合は、ファイル概要から始めます。ストレージや容量の警告が出ている場合は、オブジェクトをむやみに削除するのではなく、ファイル、ストレージ、容量を使います。

キャンバスにファイルを追加する

ブラウザが対応している場合は、キャンバスツールバーのファイルをアップロード、クリップボードからの貼り付け、またはキャンバスへのドラッグでファイルを追加します。ALLO はアップロードが完全に終わる前にキャンバス上にオブジェクトを作成し、処理が完了すると最終的なファイル情報、サムネイル、プレビューデータで更新します。

画像アップロードは画像オブジェクトになり、レビューや編集の操作も別に用意されています。トリミング、置き換え、背景削除、サムネイル、画像ダウンロードの動きは、画像オブジェクトを扱うを参照してください。

PDF、ドキュメント、メディア、その他の画像ではないファイルは、通常ファイルオブジェクトまたは埋め込み形式のオブジェクトになります。まとめてアップロードすると、ALLO は新しいオブジェクトをドロップ位置の近くに配置するため、1つずつ手で離す必要はありません。

ファイルが現在のワークスペースのアップロード上限より大きい場合、ALLO は拒否してアップロード上限メッセージを表示することがあります。表示される上限はワークスペースのプランと設定に依存するため、古いスクリーンショットやチームメモより、製品内のメッセージを基準にしてください。

アップロード処理を理解する

アップロードされたファイルは、ローカルオブジェクトの作成、アップロード、サーバー処理、サムネイルまたはプレビューの準備、最終オブジェクト更新という複数の段階を通ります。その間、オブジェクトは存在しているように見えても、まだ不完全な場合があります。

この保留状態は、アップロード失敗とは違います。プレビュー、ダウンロード、置き換え、編集、サムネイル更新などの操作が無効な間でも、オブジェクトの選択、移動、サイズ変更、コメント、整列、グループ化、複製、削除はできる場合があります。操作が見当たらないことをバグと判断する前に、処理が終わるまで待ってください。

ファイルのアップロード中に別の場所へ移動すると、ALLO は古いキャンバスセッションに結び付いた処理をキャンセルする場合があります。キャンバスに戻り、オブジェクトが完了したのか、失敗したのか、削除されたのかを確認してください。重要な会議準備では、参加者が入る前に大きなファイルをアップロードしておきます。ライブセッション中に90ページの PDF がまだ処理中だと分かるのは、かなりよくないタイミングです。

ダウンロード前にファイルをプレビューする

キャンバスを離れずにファイルを確認する必要があるときは、プレビューを使います。レビューでは、ファイルが周囲のメモ、矢印、コメント、決定事項の近くに残るため、プレビューを既定の確認方法にするのが適しています。

対応するプレビュー経路には、PDF、動画、音声、テキスト系ファイル、CSV ファイル、一部の Web サイトまたは埋め込みペイロード、ALLO が内部の PDF プレビュー経路で変換できる Office または HWP ドキュメントが含まれます。ファイルオブジェクトをプレビューするのではなく、ドキュメントからキャンバスを作成する場合は、PDF と Office ファイルをインポートを参照してください。プレビュー画面全体については、キャンバスオブジェクトをプレビューを参照してください。

PDF と Office/HWP から PDF へのプレビューには、確認済みの 100 MB プレビュー上限があります。ドキュメントがその上限を超える場合、ALLO はキャンバスを使えなくする可能性のある読み込みを試すのではなく、プレビューウィンドウとダウンロード操作を維持したうえで、明確な上限メッセージを表示するべきです。ダウンロードが許可されている場合は、ダウンロードが正しい経路になることがあります。

ファイルをダウンロードする

ALLO の外で元ファイルが必要なときは、ダウンロードを使います。ダウンロードはプレビューとは別の操作です。キャンバスの共有ロール、ワークスペースポリシー、ファイル状態、プラン制限、ストレージ保持状態によっては、共同編集者がプレビューでは見られても、ローカルコピーのダウンロードはできない場合があります。

ダウンロードが見当たらずプレビューは使える場合、ファイルが壊れていると決めつけないでください。ダウンロードが意図的に制限されているかどうか、キャンバスの担当者またはワークスペース管理者に確認します。別ワークスペースの共有キャンバスにあるファイルなら、その制限は自分の請求ロールではなく相手側のワークスペースから来ている場合があります。

キャンバス全体のエクスポート、PDF エクスポート、印刷、すべての画像をダウンロードには、エクスポートとヘッダーメニューを使います。ファイルオブジェクトのダウンロードは、そのファイルを保存します。キャンバスのエクスポートは、ページまたはキャンバスから別の成果物を作成します。

ファイルのオブジェクトメニュー操作

オブジェクトの横に表示されない操作が必要なときは、ファイルオブジェクトを選択して要素メニューを開きます。表示される操作は、ファイル形式、選択数、権限、アップロード状態、モバイルまたはデスクトップのレイアウト、ワークスペース制限によって変わります。

一般的なファイル操作には、プレビュー、ダウンロード、名前を変更、サムネイルをアップロード、リンクをコピー、コメントを追加、複製、グループ化、ロック、前面へ移動、背面へ移動、削除があります。一部のファイル形式では、PDF ページ移動、音声再生、動画再生、テキストプレビュー、CSV テーブルプレビューなど、プレビュー内にメディア固有のコントロールも表示されます。

対応しているアップロード済み PDF と Office ドキュメントには、キャンバスに変換が表示される場合もあります。ファイルが独立したレビュー空間を必要とするほど重要になったときに使います。ALLO はドキュメントをもう一度アップロードさせるのではなく、元ファイルの横にサブキャンバスを作成します。詳しくは、アップロード済みドキュメントをキャンバスに変換を参照してください。

誰かをキャンバス上の正確なファイルオブジェクトへ移動させたいときは、リンクをコピーを使います。オブジェクトリンクとアクセスリンクの違いは、Canvas のプライベートリンクと共有リンクを参照してください。フィードバックがファイルに属する場合はコメントを使います。既定のサムネイルが空白、古い、またはファイル内容を表していない場合は、サムネイルをアップロードを使います。

共同編集者とファイルをレビューする

最も強いファイルレビューの流れは単純です。ドキュメントをアップロードし、質問や決定の近くに置き、近くに短い説明文を追加し、レビュー担当者には別のチャットメッセージではなくオブジェクトコメントを使ってもらいます。そうすれば、キャンバスが混み合ってもフィードバックはファイルに結び付いたまま残ります。

PDF レビューでは、PDF を決定事項のチェックリストの横に置き、ページ単位またはオブジェクト単位の質問にはコメントを使い、決定が出たらスレッドを解決します。デッキレビューでは、ローンチメモの近くにデッキオブジェクトを置き、切り離されたフィードバックを送るのではなく、各レビュー担当者にオブジェクトへコメントしてもらいます。リサーチレビューでは、あとから読む人がなぜそのファイルが追加されたのか分かるように、ファイルを要約メモやリンクと一緒にグループ化します。

ファイルに機密情報が含まれる場合は、外部レビュー担当者を招待する前にキャンバスの共有設定を確認します。キャンバスへアクセスできる人は、ロールとワークスペースポリシーに応じてファイルを確認できる場合があります。ロールとリンクの動きは、キャンバスを共有を参照してください。

うまくいかないとき

アップロードに失敗した場合は、ファイルサイズ、プラン上限、接続、ワークスペースのストレージ状態、まだ編集権限があるかを確認します。大きな一括アップロードを繰り返す前に、まず1つのファイルで試してください。

プレビューが見当たらない場合、アップロードがまだ処理中、ファイル形式がプレビューに対応していない、プレビュー元が利用できない、または権限で許可されていない可能性があります。ダウンロードが使える場合は、ダウンロードを代替手段にできます。

PDF または Office ドキュメントを開いたときにプレビュー上限メッセージが表示される場合、許可されていればダウンロードを使います。この上限は、重いドキュメント描画からブラウザとキャンバスセッションを守るためのものです。

共同編集者がキャンバスは開けるのにファイルを開けない場合は、キャンバス共有とファイルのワークスペース制限の両方を確認します。キャンバスの閲覧権限があることは、必ずしもローカルダウンロード権限があることを意味しません。

サムネイルが間違っている、古い、または空白の場合は、メニュー操作が利用できるときに更新します。よいサムネイルはナビゲーションの一部です。ファイルを開く前に、何のファイルか分かるようになります。