Работа с объектами файлов на холсте

Объекты файлов позволяют хранить исходные материалы непосредственно рядом со связанными с ними рабочими задачами. Вместо того чтобы отправлять PDF, презентацию, контракт, аудиофайл или справочный документ в отдельном чате, разместите его на холсте, добавьте примечания вокруг и попросите коллег оставить комментарии там, где должно быть принято решение.

Используйте объекты файлов, когда файл является частью обсуждения на холсте. Используйте раздел Файлы рабочего пространства, если вам нужно найти файлы по всему пространству, отфильтровать их по типу или вернуться на холст, где этот файл использовался.

Доступность и права доступа

Когда использовать объекты файлов

Используйте объекты файлов для материалов обзора, исходных документов, результатов исследований, презентаций, аудио- и видеоматериалов, PDF, экспортированных отчетов, проектов юридических документов и пакетов для передачи результатов. Они лучше всего подходят для ситуаций, когда файл требует обсуждения в визуальном контексте: например, PDF рядом с примечаниями об утверждении, презентация рядом со списком рисков запуска проекта или договор рядом с вопросами для юридического отдела.

Не используйте объекты файлов в качестве единственной долгосрочной файловой системы рабочего пространства. Холст предназначен для обсуждения и визуального упорядочивания файлов. Если вам необходимо искать, фильтровать или удалять файлы в разных проектах и холстах, используйте Обзор файлов. При появлении предупреждений о нехватке места или превышении квоты перейдите в раздел Файлы, хранилище и квоты вместо того, чтобы вслепую удалять объекты с холстов.

В этом обзоре кампании загруженные файлы находятся рядом с визуальными материалами, заметками, ссылками и поясняющими комментариями.

Добавление файлов на холст

Используйте кнопку Загрузить файлы на панели инструментов холста, вставляйте файлы из буфера обмена или просто перетаскивайте их на холст (если ваш браузер поддерживает эту функцию). Файл может появиться на холсте до завершения загрузки. Его предпросмотр карточки, действие Предпросмотр и другие действия с файлом могут появиться немного позже.

Загруженные изображения становятся объектами изображений, которые имеют собственный набор действий для редактирования и рецензирования. Подробнее об обрезке, замене, удалении фона, миниатюрах и скачивании изображений читайте в статье Работа с объектами изображений.

Файлы PDF, документы, медиафайлы и другие файлы, не являющиеся изображениями, отображаются на холсте как карточки файлов. При загрузке группы файлов ALLO автоматически размещает новые карточки рядом с точкой сброса, избавляя вас от необходимости распределять каждый объект вручную.

Если размер файла превышает текущий лимит загрузки для вашего рабочего пространства, ALLO может отклонить загрузку и показать сообщение о превышении лимита. Отображаемый лимит зависит от тарифного плана и настроек вашего рабочего пространства, поэтому ориентируйтесь на сообщения внутри продукта, а не на старые скриншоты или заметки команды.

Что происходит после загрузки

После добавления файла он может выглядеть готовым на холсте до завершения загрузки. Предпросмотр карточки, интерактивный предпросмотр и некоторые действия могут стать доступны немного позже.

У карточки файла есть три независимые возможности:

Предпросмотр карточки поддерживает больше форматов, чем интерактивный предпросмотр. Некоторые файлы Office, OpenDocument, диаграммы и издательские файлы показывают предпросмотр карточки, но не имеют предпросмотра в приложении. Скачать доступно, когда ALLO может предоставить исходный файл. Полный список форматов и размеров приведен в статье Просмотр, открытие и скачивание файлов.

Файл, который еще загружается, не обязательно загружается с ошибкой. Вы все еще можете выделять, перемещать, изменять размер, комментировать, выравнивать или удалять его, даже если действия Предпросмотр, Скачать, Заменить, Редактировать или Загрузить миниатюру временно недоступны. Прежде чем считать отсутствие этих функций ошибкой, дождитесь завершения загрузки.

Если вы покинете холст во время загрузки файлов, ALLO может отменить загрузку. Вернитесь на холст и проверьте, готов ли файл, произошел ли сбой или файл исчез. При подготовке к важной встрече загружайте большие файлы заранее: живая сессия — не лучшее время для обнаружения того, что 90-страничный PDF-файл еще не готов.

Предпросмотр файлов перед скачиванием

Используйте функцию Предпросмотр, когда вам нужно изучить файл, не покидая холст. Предпросмотр хорошо подходит для обзоров, поскольку файл остается в окружении связанных с ним заметок, стрелок, комментариев и принятых решений.

Интерактивный предпросмотр поддерживает более узкую группу форматов: текстовые и табличные файлы, PDF, файлы Illustrator, которые ALLO может открыть как PDF, файлы Photoshop с изображением, доступным для предпросмотра, мультимедиа и поддерживаемые документы Office/HWP. Остальные сохраненные файлы все еще можно скачать, если это разрешено. Если из документа нужно создать холст, а не просмотреть объект файла, см. Импорт файлов PDF и Office. Полный список форматов и размеров приведен в статье Просмотр, открытие и скачивание файлов.

Для ZIP-файлов есть отдельный предпросмотр. Он показывает список папок и файлов с именами, размерами и общим количеством, но не открывает файлы внутри ZIP. Предпросмотр работает с ZIP-файлами размером до 20 МБ и показывает не более 2 000 элементов. Недействительные или слишком большие архивы могут не поддерживать предпросмотр. Зашифрованные файлы или файлы с небезопасными путями могут оставаться в списке со значком замка или предупреждения, но их нельзя открыть в ALLO. Скачать доступно, когда ALLO может предоставить исходный ZIP-архив.

Вопросы ИИ о ZIP-архиве используют только список файлов. ALLO не может прочитать содержимое файла внутри ZIP или утверждать, что знает его. Скачайте архив и откройте нужный файл вне ALLO, если вам нужно его содержимое.

Скачивание файлов

Используйте функцию Скачать, когда вам нужен исходный файл вне ALLO. Скачивание работает отдельно от предпросмотра. Из-за доступа к холсту, правил рабочего пространства, доступности файла, лимитов тарифного плана или срока хранения участнику может быть разрешен просмотр файла, но запрещено его локальное скачивание.

Если кнопка Скачать отсутствует, но работает Предпросмотр, не спешите делать вывод, что файл поврежден. Уточните у владельца холста или администратора рабочего пространства, не заблокирована ли функция скачивания намеренно. Если файл находится на общем холсте из другого рабочего пространства, это рабочее пространство может управлять скачиваниями.

Для экспорта всего холста, экспорта в PDF, печати и функции Скачать все изображения используйте Меню экспорта и заголовка. Скачивание объекта файла сохраняет только этот конкретный файл, а экспорт холста создает отдельный готовый документ на основе всей страницы или холста.

Действия в меню объекта для файлов

Выделите объект файла и откройте меню элемента, если вам нужны дополнительные действия, не выведенные на быструю панель. Доступный список команд зависит от типа файла, количества выбранных объектов, ваших прав доступа, завершилась ли загрузка, используемого устройства и правил рабочего пространства.

К стандартным действиям с файлами относятся: Предпросмотр, Скачать, Переименовать, Загрузить миниатюру, Копировать ссылку, Добавить комментарий, Продублировать, Сгруппировать, Заблокировать, На передний план, На задний план и Удалить. Некоторые типы файлов также содержат специфические медиафункции в режиме предпросмотра, такие как навигация по страницам PDF, воспроизведение аудио или видео, просмотр текстовых файлов или таблиц CSV.

Для поддерживаемых PDF-файлов и документов Office также может отображаться кнопка Преобразовать в холст. Используйте ее, если документ стал достаточно важным, чтобы выделить под него собственное рабочее пространство. ALLO создаст вложенный холст рядом с исходным файлом, избавляя вас от необходимости загружать документ повторно. Подробнее см. в статье Преобразование загруженного документа в холст.

Используйте команду Копировать ссылку, когда кому-то требуется перейти прямо к конкретному объекту файла на холсте. Разницу между ссылками на объекты и ссылками для доступа к холсту читайте в статье Личные ссылки и ссылки общего доступа на холсте. Используйте комментарии, когда обратная связь касается непосредственно содержимого файла. Используйте функцию Загрузить миниатюру, если стандартная миниатюра пуста, устарела или не отражает содержание файла.

Совместное рецензирование файлов

Наиболее эффективный процесс рецензирования файлов предельно прост: загрузите документ, разместите его рядом с вопросом или решением, добавьте короткие текстовые инструкции поблизости и попросите рецензентов использовать комментарии к объекту вместо сообщений в сторонних чатах. Это сохранит всю обратную связь привязанной к файлу, даже если холст со временем станет очень загруженным.

При рецензировании PDF разместите файл рядом со списком вопросов для принятия решений, используйте комментарии на уровне страниц или объектов для точечного обсуждения и закрывайте темы по мере фиксации ответов. При обзоре презентации поместите файл рядом с заметками о запуске и попросите каждого участника оставлять комментарии прямо к объекту, а не присылать разрозненные отзывы в другие каналы связи. При анализе результатов исследований сгруппируйте файл с краткими выводами и ссылками, чтобы будущие читатели сразу понимали цель его добавления.

Если файл содержит конфиденциальную информацию, перед приглашением внешних рецензентов обязательно проверьте настройки совместного доступа к холсту. Любой пользователь с доступом к холсту может иметь возможность просмотреть файл в соответствии со своей ролью и политикой рабочего пространства. О поведении ролей и ссылок читайте в статьях Предоставление совместного доступа к холсту и Совместная работа с гостями.

Возможные проблемы и их решение

Если загрузка не удается, проверьте размер файла, лимиты вашего тарифного плана, интернет-соединение, доступное место в хранилище и наличие у вас прав на редактирование холста. Попробуйте сначала загрузить один файл, прежде чем отправлять большую группу файлов.

Если функция предпросмотра недоступна, возможно, загрузка еще не завершилась, у формата нет предпросмотра в приложении, файл недоступен или ваши права доступа ограничены. Если кнопка Скачать активна, исходный файл все еще можно использовать.

Если при открытии файла PDF или документа Office выводится сообщение о превышении лимита размера для предпросмотра, документ слишком велик для предпросмотра в приложении. Воспользуйтесь кнопкой Скачать, если скачивание разрешено.

Если участник может открыть холст, но не может открыть файл на нем, проверьте как параметры общего доступа к холсту, так и ограничения самого рабочего пространства. Право на просмотр холста не всегда гарантирует автоматический доступ к скачиванию размещенных на нем файлов.

Если миниатюра выглядит некорректно, устарела или отображается пустой, используйте Загрузить миниатюру, когда эта команда доступна в меню. Это помогает пользователям узнать файл до его открытия.