Работа с объектами файлов на холсте

Объекты файлов позволяют хранить исходные материалы непосредственно рядом со связанными с ними рабочими задачами. Вместо того чтобы отправлять PDF, презентацию, контракт, аудиофайл или справочный документ в отдельном чате, разместите его на холсте, добавьте примечания вокруг и попросите коллег оставить комментарии там, где должно быть принято решение.

Используйте объекты файлов, когда файл является частью обсуждения на холсте. Используйте раздел Файлы рабочего пространства, если Вам нужно найти файлы по всему пространству, отфильтровать их по типу или вернуться на холст, где этот файл использовался.

Доступность и права доступа

Когда использовать объекты файлов

Используйте объекты файлов для материалов обзора, исходных документов, результатов исследований, презентаций, аудио- и видеоматериалов, PDF, экспортированных отчетов, проектов юридических документов и пакетов для передачи результатов. Они лучше всего подходят для ситуаций, когда файл требует обсуждения в визуальном контексте: например, PDF рядом с примечаниями об утверждении, презентация рядом со списком рисков запуска проекта или договор рядом с вопросами для юридического отдела.

Не используйте объекты файлов в качестве единственной долгосрочной файловой системы рабочего пространства. Холст предназначен для обсуждения и визуального упорядочивания файлов. Если Вам необходимо искать, фильтровать или удалять файлы в разных проектах и холстах, используйте Обзор файлов. При появлении предупреждений о нехватке места или превышении квоты перейдите в раздел Файлы, хранилище и квоты вместо того, чтобы вслепую удалять объекты с холстов.

Добавление файлов на холст

Используйте кнопку Загрузить файлы на панели инструментов холста, вставляйте файлы из буфера обмена или просто перетаскивайте их на холст (если Ваш браузер поддерживает эту функцию). ALLO создает объекты на холсте еще до полного завершения загрузки, а затем обновляет их, добавляя метаданные, миниатюры и данные для предварительного просмотра по мере завершения обработки на сервере.

Загруженные изображения становятся объектами изображений, которые имеют собственный набор действий для редактирования и рецензирования. Подробнее об обрезке, замене, удалении фона, миниатюрах и скачивании изображений читайте в статье Работа с объектами изображений.

Файлы PDF, документы, медиафайлы и другие файлы, не являющиеся изображениями, обычно преобразуются в объекты файлов или встроенные объекты (embeds). При загрузке группы файлов ALLO автоматически размещает новые объекты рядом с точкой сброса, избавляя Вас от необходимости распределять каждый объект вручную.

Если размер файла превышает текущий лимит загрузки для Вашего рабочего пространства, ALLO может отклонить загрузку и показать сообщение о превышении лимита. Отображаемый лимит зависит от тарифного плана и настроек Вашего рабочего пространства, поэтому ориентируйтесь на сообщения внутри продукта, а не на старые скриншоты или заметки команды.

Как устроена обработка загружаемых файлов

Загружаемые файлы проходят несколько этапов: создание локального объекта, передача на сервер, обработка сервером, подготовка миниатюры или предпросмотра и итоговое обновление объекта на холсте. В течение этого времени объект может выглядеть готовым, но быть не полностью функциональным.

Такое состояние ожидания не означает, что загрузка завершилась ошибкой. Вы все еще можете выделять, перемещать, группировать, дублировать или удалять объект, оставлять к нему комментарии и изменять его размер, даже если кнопки Предварительный просмотр, Скачать, Заменить, Редактировать или обновление миниатюры временно неактивны. Прежде чем считать отсутствие этих функций ошибкой, дождитесь завершения обработки файла.

Если Вы покинете страницу во время загрузки файлов, ALLO может отменить задачи, связанные с предыдущей сессией работы на холсте. Вернитесь на холст и проверьте, завершилась ли загрузка объекта успешно, произошел ли сбой или объект был удален. При подготовке к важной встрече загружайте большие файлы заранее: живая сессия — не лучшее время для обнаружения того, что 90-страничный PDF-файл все еще обрабатывается системой.

Предварительный просмотр файлов перед скачиванием

Используйте функцию Предварительный просмотр, когда Вам нужно изучить файл, не покидая холст. Предварительный просмотр — это оптимальный выбор для обзоров, поскольку файл остается в окружении связанных с ним заметок, стрелок, комментариев и принятых решений.

Поддерживаемые типы предпросмотра включают PDF-файлы, видео, аудио, текстовые файлы, файлы CSV, некоторые веб-страницы или интерактивные встраиваемые объекты (embeds), а также документы Office или HWP, которые ALLO может преобразовать через внутренний механизм предпросмотра PDF. Сведения о том, как создать холст из документа вместо предварительного просмотра объекта файла, приведены в статье Импорт файлов PDF и Office. О полном интерфейсе просмотра объектов читайте в статье Предварительный просмотр объектов холста.

Для предварительного просмотра файлов PDF и преобразования Office/HWP в PDF действует строгое ограничение в 100 МБ. Если размер документа превышает этот лимит, ALLO сохраняет доступность окна предпросмотра и кнопки скачивания, но выводит сообщение об ограничении вместо попытки загрузить тяжелый файл, который может нарушить стабильность работы холста. В этом случае скачивание файла на Ваше устройство будет наиболее подходящим решением (если скачивание разрешено настройками доступа).

Скачивание файлов

Используйте функцию Скачать, когда Вам нужен исходный файл вне ALLO. Скачивание работает отдельно от предварительного просмотра. В зависимости от роли доступа на холсте, политики рабочего пространства, состояния файла, ограничений тарифного плана или правил хранения данных соавтору может быть разрешен просмотр файла, но запрещено его локальное скачивание.

Если кнопка Скачать отсутствует, но работает Предварительный просмотр, не спешите делать вывод, что файл поврежден. Уточните у владельца холста или администратора рабочего пространства, не заблокирована ли функция скачивания намеренно. Если файл находится на общем холсте из другого рабочего пространства, ограничение может исходить от настроек этой внешней организации, а не от Вашего собственного платежного тарифа.

Для экспорта всего холста, экспорта в PDF, печати и функции Скачать все изображения используйте Меню экспорта и заголовка. Скачивание объекта файла сохраняет только этот конкретный файл, в то время как экспорт холста создает отдельный готовый документ на основе всей страницы или холста.

Действия в меню объекта для файлов

Выделите объект файла и откройте меню элемента, если Вам нужны дополнительные действия, не выведенные на быструю панель. Доступный список команд зависит от типа файла, количества выбранных объектов, Ваших прав доступа, состояния загрузки, используемой версии (мобильной или десктопной) и ограничений рабочего пространства.

К стандартным действиям с файлами относятся: Предварительный просмотр, Скачать, Переименовать, Загрузить миниатюру, Копировать ссылку, Добавить комментарий, Продублировать, Сгруппировать, Заблокировать, На передний план, На задний план и Удалить. Некоторые типы файлов также содержат специфические медиафункции в режиме предпросмотра, такие как навигация по страницам PDF, воспроизведение аудио или видео, просмотр текстовых файлов или таблиц CSV.

Для поддерживаемых PDF-файлов и документов Office также может отображаться кнопка Преобразовать в холст. Используйте ее, если документ стал достаточно важным, чтобы выделить под него собственное рабочее пространство. ALLO создаст вложенный холст рядом с исходным файлом, избавляя Вас от необходимости загружать документ повторно. Подробнее см. в статье Преобразование загруженного документа в холст.

Используйте команду Копировать ссылку, когда кому-то требуется перейти прямо к конкретному объекту файла на холсте. Разницу между ссылками на объекты и ссылками для доступа к холсту читайте в статье Личные ссылки и ссылки общего доступа на холсте. Используйте комментарии, когда обратная связь касается непосредственно содержимого файла. Используйте функцию Загрузить миниатюру, если стандартная миниатюра пуста, устарела или не отражает содержание файла.

Совместное рецензирование файлов

Наиболее эффективный процесс рецензирования файлов предельно прост: загрузите документ, разместите его рядом с вопросом или решением, добавьте короткие текстовые инструкции поблизости и попросите рецензентов использовать комментарии к объекту вместо сообщений в сторонних чатах. Это сохранит всю обратную связь привязанной к файлу, даже если холст со временем станет очень загруженным.

При рецензировании PDF разместите файл рядом со списком вопросов для принятия решений, используйте комментарии на уровне страниц или объектов для точечного обсуждения и закрывайте темы (resolve) по мере фиксации ответов. При обзоре презентации поместите файл рядом с заметками о запуске и попросите каждого соавтора оставлять комментарии прямо к объекту, а не присылать разрозненные отзывы в другие каналы связи. При анализе результатов исследований сгруппируйте файл с краткими выводами и ссылками, чтобы будущие читатели сразу понимали цель его добавления.

Если файл содержит конфиденциальную информацию, перед приглашением внешних рецензентов обязательно проверьте настройки совместного доступа к холсту. Любой пользователь с доступом к холсту может просмотреть и скачать файл в соответствии со своей ролью и политикой рабочего пространства. О поведении ролей и ссылок читайте в статье Предоставление совместного доступа к холсту.

Возможные проблемы и их решение

Если загрузка не удается, проверьте размер файла, лимиты Вашего тарифного плана, интернет-соединение, состояние хранилища рабочего пространства и наличие у Вас прав на редактирование холста. Попробуйте сначала загрузить один файл, прежде чем отправлять большую группу файлов.

Если функция предварительного просмотра недоступна, возможно, файл все еще обрабатывается, его формат не поддерживает предпросмотр, источник предварительного просмотра недоступен или Ваши права доступа ограничены. Если кнопка скачивания активна, Вы можете скачать файл в качестве альтернативы.

Если при открытии файла PDF или документа Office выводится сообщение о превышении лимита размера для предварительного просмотра, воспользуйтесь кнопкой Скачать (если скачивание разрешено). Данное ограничение защищает Ваш браузер и сессию холста от перегрузки при рендеринге тяжелых файлов.

Если соавтор может открыть холст, но не может открыть файл на нем, проверьте как параметры общего доступа к холсту, так и ограничения самого рабочего пространства. Право на просмотр холста не всегда гарантирует автоматический доступ к скачиванию размещенных на нем файлов.

Если миниатюра выглядит некорректно, устарела или отображается пустой, обновите ее при доступности соответствующей команды в меню. Качественные миниатюры упрощают навигацию и помогают пользователям быстро ориентироваться в структуре холста до открытия файлов.