Lavorare con gli oggetti file su una canvas

Gli oggetti file mantengono il materiale sorgente accanto al lavoro che ne dipende. Invece di inviare un PDF, una presentazione, un contratto, un file audio o un documento di riferimento in una chat separata, posizionatelo sulla canvas, aggiungete note intorno ad esso e chiedete ai revisori di inserire i commenti nel punto esatto in cui deve essere presa la decisione.

Utilizzate gli oggetti file quando il documento fa parte della discussione sulla canvas. Utilizzate invece l'area File dell'area di lavoro per cercare file nell'intera area di lavoro, filtrarli per tipo o tornare alla canvas in cui è stato utilizzato un determinato file.

Disponibilità e permessi

Quando utilizzare gli oggetti file

Utilizzate gli oggetti file per materiali da revisionare, documenti sorgente, prove di ricerca, presentazioni, riferimenti audio o video, PDF, report esportati, bozze legali e pacchetti di consegna. Rendono al meglio quando il file richiede una discussione in un contesto visivo: ad esempio, un PDF accanto alle note di approvazione, una presentazione accanto ai rischi di lancio o un contratto accanto alle domande per l'ufficio legale.

Evitate di utilizzare gli oggetti file come unico archivio a lungo termine dell'area di lavoro. La canvas è il luogo in cui il file viene discusso e strutturato. Se dovete cercare, filtrare o fare pulizia tra i file nei vari progetti e canvas, utilizzate la sezione File. In caso di avvisi relativi allo spazio di archiviazione o alla quota disponibile, consultate File, archiviazione e quota anziché eliminare gli oggetti alla cieca.

Aggiungere file a una canvas

Utilizzate l'opzione Carica file dalla barra degli strumenti della canvas, incollate i file dagli appunti o trascinateli direttamente sulla canvas (drag-and-drop) se il vostro browser lo supporta. ALLO crea gli oggetti sulla canvas prima del completamento totale del caricamento, aggiornandoli poi con i dettagli definitivi del file, le miniature e i dati di anteprima non appena l'elaborazione è ultimata.

I caricamenti di immagini generano oggetti immagine, che dispongono di azioni di revisione e modifica dedicate. Consultate Lavorare con gli oggetti immagine per informazioni su ritaglio, sostituzione, rimozione dello sfondo, miniature e download delle immagini.

I file PDF, i documenti, gli elementi multimediali e altri file non d'immagine diventano solitamente oggetti file o elementi incorporati. Quando caricate un gruppo di file, ALLO dispone i nuovi oggetti in un layout ordinato vicino al punto di rilascio, evitandovi di doverli separare manualmente uno per uno.

Se un file è la più grande del limite di caricamento dell'area di lavoro, ALLO può rifiutarlo e mostrare una notifica del limite di caricamento. Poiché il limite effettivo dipende dal piano e dalla configurazione dell'area di lavoro, fate sempre riferimento al messaggio visualizzato nel prodotto.

Comprendere l'elaborazione del caricamento

I file caricati passano attraverso diverse fasi: creazione dell'oggetto locale, caricamento, elaborazione lato server, preparazione della miniatura o dell'anteprima e aggiornamento finale dell'oggetto sulla canvas. In questo lasso di tempo, l'oggetto potrebbe apparire presente ma incompleto.

Questo stato di attesa (in sospeso) non corrisponde a un caricamento fallito. In questa fase potreste comunque essere in grado di selezionare, spostare, ridimensionare, commentare, allineare, raggruppare, duplicare o eliminare l'oggetto, mentre azioni quali Anteprima, Download, Sostituisci, Modifica o l'aggiornamento della miniatura potrebbero risultare temporaneamente disabilitate. Attendete il completamento dell'elaborazione prima di considerare un'azione mancante come un errore.

Se uscite dalla canvas durante il caricamento dei file, ALLO potrebbe annullare le attività collegate alla vecchia sessione. Tornate sulla canvas per verificare se l'oggetto sia stato completato, se abbia fallito o se sia stato rimosso. In vista di riunioni importanti, caricate i file di grandi dimensioni prima dell'arrivo dei partecipanti: le sessioni dal vivo non sono il momento adatto per scoprire che un PDF di 90 pagine richiede ancora tempo per l'elaborazione.

Visualizzare in anteprima i file prima di scaricarli

Utilizzate Anteprima quando dovete esaminare un file senza abbandonare la canvas. L'anteprima rappresenta l'approccio ideale per le revisioni poiché il file rimane accanto a note, frecce, commenti e decisioni correlati.

I percorsi di anteprima supportati includono file PDF, video, audio, file di testo, file CSV, alcuni contenuti web incorporati e documenti Office o HWP che ALLO può convertire tramite un visualizzatore PDF interno. Se desiderate creare una canvas a partire da un documento, invece di visualizzare l'anteprima di un oggetto file, consultate Importare file PDF e Office. Per la panoramica completa, consultate la guida Visualizzare in anteprima gli oggetti della canvas.

L'anteprima dei file PDF e la conversione Office/HWP-a-PDF presenta un limite massimo di 100 MB. Se un documento supera questo limite, ALLO manterrà comunque attiva la finestra di anteprima e l'azione di download, mostrando un avviso chiaro invece di tentare il caricamento di un file pesante che potrebbe rendere instabile o inutilizzabile la sessione di lavoro. Se i download sono consentiti, lo scaricamento locale rimarrà la soluzione consigliata.

Scaricare file

Utilizzate Download quando avete bisogno del file sorgente al di fuori di ALLO. Il download è un'azione distinta dall'anteprima. A un collaboratore potrebbe essere consentito di esaminare un file in anteprima ma non di scaricarne una copia locale, a seconda del suo ruolo sulla canvas, delle politiche dell'area di lavoro, dello stato del file, dei limiti del piano o dei criteri di conservazione.

Se l'opzione Download è assente ma l'Anteprima funziona, non date per scontato che il file sia danneggiato. Rivolgetevi al proprietario della canvas o all'amministratore dell'area di lavoro per verificare se i download siano stati intenzionalmente limitati. Se il file si trova in una canvas condivisa appartenente a un'altra area di lavoro, la restrizione potrebbe dipendere da quell'ambiente di origine e non dal vostro ruolo o piano.

Per l'esportazione dell'intera canvas, l'esportazione in PDF, la stampa e la funzione di download di tutte le immagini, consultate la guida Esportazione e menu di intestazione. Lo scaricamento di un oggetto file salva il singolo file originale, mentre l'esportazione genera un documento o file di output a partire dall'intera pagina o canvas.

Azioni del menu oggetto per i file

Selezionate l'oggetto file e aprite il Menu dell'elemento se desiderate accedere ad azioni non mostrate accanto all'oggetto. Le voci visibili variano in base al tipo di file, al numero di elementi selezionati, ai permessi, allo stato di caricamento, al dispositivo utilizzato e alle limitazioni dell'area di lavoro.

Le azioni comuni per i file includono Anteprima, Download, Rinomina, Carica una miniatura, Copia link, Aggiungi commento, Duplica, Raggruppa, Blocca, Porta in primo piano, Invia in secondo piano ed Elimina. Alcuni formati espongono controlli multimediali dedicati all'interno della finestra di anteprima, come la navigazione delle pagine PDF, la riproduzione audio o video, l'anteprima del testo o la visualizzazione di tabelle CSV.

I file PDF e i documenti Office caricati e supportati possono mostrare anche l'opzione Converti in canvas. Utilizzatela se il documento è diventato così rilevante da richiedere uno spazio di revisione collegato dedicato. ALLO creerà una sub-canvas accanto al file sorgente senza dover ricaricare l'elemento. Consultate la guida Convertire un documento caricato in una canvas.

Utilizzate Copia link se un collaboratore ha bisogno di passare direttamente all'oggetto file esatto sulla canvas. Per comprendere la differenza tra i link degli oggetti e i link di accesso, consultate Link privati e link di condivisione della canvas. Utilizzate i commenti quando il feedback si riferisce direttamente al file. Utilizzate Carica una miniatura se la miniatura predefinita appare vuota, obsoleta o non rappresentativa del contenuto del file.

Esaminare i file con i collaboratori

Il flusso di lavoro più efficace per la revisione dei file è estremamente semplice: caricate il documento, posizionatelo accanto alla domanda o alla decisione, inserite brevi istruzioni di testo nelle vicinanze e chiedete ai revisori di utilizzare i commenti dell'oggetto anziché messaggi di chat separati. In questo modo, i feedback rimarranno associati al file anche quando la canvas diventerà ricca di elementi.

Per la revisione di un PDF, posizionatelo accanto a una checklist di decisioni, utilizzate i commenti per domande a livello di pagina o di oggetto e risolvete le discussioni man mano che le decisioni vengono registrate. Per la revisione di una presentazione, collocate l'oggetto presentazione accanto alle note di lancio e chiedete a ciascun revisore di commentarlo, evitando l'invio di feedback frammentati. Per le revisioni di ricerca, raggruppate il file con note di riepilogo e link in modo che chi accederà in futuro comprenda chiaramente il motivo per cui è stato inserito.

Se il file contiene informazioni riservate, verificate le impostazioni di condivisione della canvas prima di invitare revisori esterni. Chiunque disponga dell'accesso alla canvas potrebbe essere autorizzato a esaminare il file in base al proprio ruolo e alle politiche dell'area di lavoro. Consultate la guida Condividere una canvas per informazioni sul comportamento di ruoli e link.

Cosa può andare storto

Se il caricamento fallisce, verificate le dimensioni del file, i limiti del piano dell'area di lavoro, la stabilità di rete, lo stato di archiviazione dell'area di lavoro e accertatevi di disporre ancora dei permessi di modifica. Vi consigliamo di caricare un solo file di prova prima di procedere con un caricamento di gruppo consistente.

Se l'opzione Anteprima non è presente, il caricamento potrebbe essere ancora in fase di elaborazione, il tipo di file potrebbe non supportare l'anteprima, la sorgente dell'anteprima potrebbe essere non disponibile o il vostro ruolo potrebbe non consentirla. Se l'azione Download è attiva, lo scaricamento locale può costituire una valida alternativa.

Se un file PDF o un documento Office mostra un avviso relativo al limite dell'anteprima, utilizzate l'azione Download (se consentita). La presenza del limite ha l'obiettivo di preservare il browser e la stabilità della sessione di lavoro dall'elaborazione di documenti eccessivamente pesanti.

Se un collaboratore riesce ad accedere alla canvas ma riscontra problemi con il caricamento o l'apertura del file, verificate sia la condivisione della canvas sia le restrizioni dell'area di lavoro sul file. L'accesso in lettura alla canvas non garantisce necessariamente l'autorizzazione al download del file.

Se una miniatura appare errata, obsoleta o vuota, aggiornatela non appena l'azione del menu risulta disponibile. Disporre di miniature chiare e rappresentative costituisce un valido strumento di navigazione visiva, aiutando le persone a identificare il file a colpo d'occhio.