Lavorare con gli oggetti file su una canvas

Gli oggetti file mantengono il materiale sorgente accanto al lavoro che ne dipende. Invece di inviare un PDF, una presentazione, un contratto, un file audio o un documento di riferimento in una chat separata, posizionatelo sulla canvas, aggiungete note intorno all'oggetto e chiedete ai revisori di inserire i commenti nel punto esatto in cui deve essere presa la decisione.

Utilizzate gli oggetti file quando il documento fa parte della discussione sulla canvas. Utilizzate invece l'area File dell'area di lavoro per cercare file nell'intera area di lavoro, filtrarli per tipo o tornare alla canvas in cui è stato utilizzato un determinato file.

Disponibilità e permessi

Quando utilizzare gli oggetti file

Utilizzate gli oggetti file per materiali da revisionare, documenti sorgente, prove di ricerca, presentazioni, riferimenti audio o video, PDF, report esportati, bozze legali e pacchetti di consegna. Rendono al meglio quando il file richiede una discussione in un contesto visivo: ad esempio, un PDF accanto alle note di approvazione, una presentazione accanto ai rischi di lancio o un contratto accanto alle domande per l'ufficio legale.

Evitate di utilizzare gli oggetti file come unico archivio a lungo termine dell'area di lavoro. La canvas è il luogo in cui il file viene discusso e strutturato. Se dovete cercare, filtrare o fare pulizia tra i file nei vari progetti e canvas, utilizzate la sezione File. In caso di avvisi relativi allo spazio di archiviazione o alla quota disponibile, consultate File, archiviazione e quota anziché eliminare gli oggetti alla cieca.

Questa revisione della campagna mantiene i file caricati accanto ai visual, alle note, ai link e ai commenti che li spiegano.

Aggiungere file a una canvas

Utilizzate Carica file dalla barra degli strumenti della canvas, incollate i file dagli appunti o trascinateli direttamente sulla canvas se il browser lo supporta. Un file può comparire sulla canvas prima del termine del caricamento. La sua anteprima scheda, l'azione Anteprima e altre azioni file possono comparire poco dopo.

I caricamenti di immagini generano oggetti immagine, che dispongono di azioni di revisione e modifica dedicate. Consultate Lavorare con gli oggetti immagine per informazioni su ritaglio, sostituzione, rimozione dello sfondo, miniature e download delle immagini.

I file PDF, i documenti, gli elementi multimediali e altri file non d'immagine compaiono sulla canvas come schede file. Quando caricate un gruppo di file, ALLO dispone le nuove schede vicino al punto di rilascio, evitando di doverle separare manualmente una per una.

Se un file supera il limite di caricamento dell'area di lavoro, ALLO può rifiutarlo e mostrare una notifica del limite di caricamento. Poiché il limite effettivo dipende dal piano e dalla configurazione dell'area di lavoro, fate sempre riferimento al messaggio visualizzato nel prodotto.

Comprendere cosa accade dopo il caricamento

Dopo aver aggiunto un file, può sembrare presente sulla canvas prima che il caricamento sia completato. L'anteprima scheda, l'anteprima interattiva e alcune azioni possono diventare disponibili poco dopo.

Una scheda file può avere tre funzionalità distinte:

Le anteprime scheda sono disponibili per più tipi di file rispetto alle anteprime interattive. Alcuni file Office, OpenDocument, diagrammi e file di pubblicazione mostrano un'anteprima scheda, ma non hanno un'anteprima nell'app. Scarica è disponibile quando ALLO può fornire il file originale. Consultate Visualizzare l'anteprima, aprire e scaricare i file per l'elenco completo di formati e dimensioni.

Un file ancora in caricamento non significa necessariamente che il caricamento non sia riuscito. Potreste comunque selezionarlo, spostarlo, ridimensionarlo, commentarlo, allinearlo o eliminarlo mentre azioni come Anteprima, Scarica, Sostituisci, Modifica o Carica una miniatura non sono disponibili. Attendete il completamento del caricamento prima di considerare un'azione mancante come un errore.

Se uscite dalla canvas durante il caricamento dei file, ALLO potrebbe annullare il caricamento. Tornate sulla canvas per verificare se il file è pronto, non è riuscito o è scomparso. In vista di riunioni importanti, caricate i file di grandi dimensioni prima dell'arrivo dei partecipanti: le sessioni dal vivo non sono il momento adatto per scoprire che un PDF di 90 pagine non è ancora pronto.

Visualizzare in anteprima i file prima di scaricarli

Utilizzate Anteprima quando dovete esaminare un file senza abbandonare la canvas. È la scelta predefinita per le revisioni perché il file resta vicino a note, frecce, commenti e decisioni.

L'anteprima interattiva supporta un gruppo più ristretto: file di testo e tabellari, PDF, file Illustrator che ALLO può aprire come PDF, file Photoshop con un'immagine visualizzabile in anteprima, contenuti multimediali e documenti Office/HWP supportati. Gli altri file archiviati possono ancora essere scaricati quando consentito. Se volete creare una canvas a partire da un documento, invece di visualizzare l'anteprima di un oggetto file, consultate Importare file PDF e Office. Per l'elenco completo di formati e dimensioni, consultate Visualizzare l'anteprima, aprire e scaricare i file.

I file ZIP hanno un'anteprima dedicata. Mostra un elenco di cartelle e file con nomi, dimensioni e totale, ma non apre file all'interno dello ZIP. L'anteprima accetta archivi fino a 20 MB e mostra al massimo 2.000 elementi. Gli archivi non validi o troppo grandi potrebbero non offrire un'anteprima. I file crittografati o con percorsi non sicuri possono comparire nell'elenco con un lucchetto o un avviso, ma non possono essere aperti in ALLO. Scarica è disponibile quando ALLO può fornire l'archivio ZIP originale.

Le domande all'IA su un file ZIP usano solo l'elenco dei file. ALLO non può leggere il contenuto di un file nello ZIP né affermare di conoscerlo. Scaricate l'archivio e aprite il file necessario fuori da ALLO quando vi serve il suo contenuto.

Scaricare file

Utilizzate Scarica quando avete bisogno del file sorgente al di fuori di ALLO. Il download è distinto dall'anteprima. In base all'accesso alla canvas, alle regole dell'area di lavoro, alla disponibilità del file, ai limiti del piano o alla conservazione, un collaboratore potrebbe poter esaminare un file senza essere autorizzato a scaricarne una copia locale.

Se l'opzione Scarica è assente ma l'Anteprima funziona, non date per scontato che il file sia danneggiato. Chiedete al proprietario della canvas o all'amministratore dell'area di lavoro se i download sono stati limitati intenzionalmente. Se il file proviene da una canvas condivisa in un'altra area di lavoro, quell'area di lavoro può controllare i download.

Per l'esportazione dell'intera canvas, l'esportazione in PDF, la stampa e Scarica tutte le immagini, consultate Esportazione e menu di intestazione. Il download di un oggetto file salva quel singolo file. L'esportazione della canvas crea un risultato separato dalla pagina o dalla canvas.

Azioni del menu oggetto per i file

Selezionate l'oggetto file e aprite il menu degli elementi quando vi servono azioni non mostrate accanto all'oggetto. Le voci disponibili dipendono dal tipo di file, dal numero di oggetti selezionati, dal vostro accesso, dal completamento del caricamento, dal layout del dispositivo e dalle regole dell'area di lavoro.

Le azioni comuni per i file includono Anteprima, Scarica, Rinomina, Carica una miniatura, Copia link, Aggiungi commento, Duplica, Raggruppa, Blocca, Porta in primo piano, Invia in secondo piano ed Elimina. Alcuni formati espongono controlli multimediali dedicati all'interno della finestra di anteprima, come la navigazione delle pagine PDF, la riproduzione audio o video, l'anteprima del testo o la visualizzazione di tabelle CSV.

I file PDF e i documenti Office caricati e supportati possono mostrare anche Converti in canvas. Utilizzatela quando il documento è diventato abbastanza importante da richiedere uno spazio di revisione collegato. ALLO crea una sub-canvas accanto al file sorgente senza richiedere un nuovo caricamento. Consultate Convertire un documento caricato in una canvas.

Utilizzate Copia link quando qualcuno deve raggiungere direttamente l'oggetto file esatto sulla canvas. Per la differenza tra link agli oggetti e link di accesso, consultate Link privati e link di condivisione della canvas. Utilizzate i commenti quando il feedback riguarda il file. Utilizzate Carica una miniatura quando quella predefinita è vuota, obsoleta o poco rappresentativa del contenuto.

Esaminare i file con i collaboratori

Il flusso di revisione più efficace è semplice: caricate il documento, posizionatelo accanto alla domanda o alla decisione, aggiungete brevi istruzioni nelle vicinanze e chiedete ai revisori di utilizzare i commenti dell'oggetto invece di messaggi di chat separati. In questo modo il feedback resta associato al file anche quando la canvas diventa affollata.

Per la revisione di un PDF, posizionatelo accanto a una checklist di decisioni, utilizzate i commenti per le domande a livello di pagina o di oggetto e risolvete le discussioni man mano che vengono prese le decisioni. Per una presentazione, collocate l'oggetto accanto alle note di lancio e chiedete a ogni revisore di commentare l'oggetto invece di inviare feedback scollegati. Per una ricerca, raggruppate il file con note di riepilogo e link, così chi lo consulterà in seguito capirà perché è stato aggiunto.

Se il file contiene informazioni riservate, verificate le impostazioni di condivisione della canvas prima di invitare revisori esterni. Chiunque disponga dell'accesso alla canvas potrebbe riuscire a esaminare il file in base al proprio ruolo e alle politiche dell'area di lavoro. Consultate Condividere una canvas e Collaborare con gli ospiti per il comportamento di ruoli e link.

Cosa può andare storto

Se il caricamento fallisce, verificate le dimensioni del file, i limiti del piano dell'area di lavoro, la connessione, lo spazio di archiviazione disponibile e la disponibilità dei permessi di modifica. Provate a caricare un solo file prima di ripetere un caricamento di gruppo consistente.

Se Anteprima non è presente, il caricamento potrebbe non essere ancora terminato, il formato potrebbe non avere un'anteprima nell'app, il file potrebbe non essere disponibile o i vostri permessi potrebbero non consentirla. Se Scarica è disponibile, il file originale resta utilizzabile.

Se un file PDF o un documento Office mostra un avviso relativo al limite dell'anteprima, il documento è troppo grande per un'anteprima nell'app. Utilizzate Scarica se consentito.

Se un collaboratore riesce ad accedere alla canvas ma non al file, verificate sia la condivisione della canvas sia le restrizioni dell'area di lavoro sul file. L'accesso in lettura alla canvas non garantisce necessariamente l'autorizzazione al download del file.

Se una miniatura appare errata, obsoleta o vuota, utilizzate Carica una miniatura non appena l'azione del menu risulta disponibile. Aiuta le persone a identificare il file prima di aprirlo.