Lavorare con gli oggetti file su una canvas

Gli oggetti file mantengono il materiale sorgente accanto al lavoro che ne dipende. Invece di inviare un PDF, una presentazione, un contratto, un file audio o un documento di riferimento in una chat separata, posizionalo sulla canvas, aggiungi note intorno a questo e chiedi ai revisori di inserire i commenti nel punto esatto in cui deve essere presa la decisione.

Usa gli oggetti file quando il documento fa parte della discussione sulla canvas. Usa invece l'area File dell'area di lavoro per cercare file nell'intera area di lavoro, filtrarli per tipo o tornare alla canvas in cui è stato utilizzato un determinato file.

Disponibilità e permessi

Quando utilizzare gli oggetti file

Usa gli oggetti file per materiali da revisionare, documenti sorgente, prove di ricerca, presentazioni, riferimenti audio o video, PDF, report esportati, bozze legali e pacchetti di consegna. Rendono al meglio quando il file richiede una discussione in un contesto visivo: ad esempio, un PDF accanto alle note di approvazione, una presentazione accanto ai rischi di lancio o un contratto accanto alle domande per l'ufficio legale.

Evita di utilizzare gli oggetti file come unico archivio a lungo termine dell'area di lavoro. La canvas è il luogo in cui il file viene discusso e strutturato. Se devi cercare, filtrare o fare pulizia tra i file nei vari progetti e canvas, usa la sezione File. In caso di avvisi relativi allo spazio di archiviazione o alla quota disponibile, consulta File, archiviazione e quota anziché eliminare gli oggetti alla cieca.

Aggiungere file a una canvas

Usa l'opzione Carica file dalla barra degli strumenti della canvas, incolla i file dagli appunti o trascinali direttamente sulla canvas (drag-and-drop) se il tuo browser lo supporta. ALLO crea gli oggetti sulla canvas prima del completamento totale del caricamento, aggiornandoli poi con i dettagli definitivi del file, le miniature e i dati di anteprima non appena l'elaborazione è ultimata.

I caricamenti di immagini generano oggetti immagine, che dispongono di azioni di revisione e modifica dedicate. Consulta Lavorare con gli oggetti immagine per informazioni su ritaglio, sostituzione, rimozione dello sfondo, miniature e download delle immagini.

I file PDF, i documenti, gli elementi multimediali e altri file non d'immagine diventano solitamente oggetti file o elementi incorporati. Quando carichi un gruppo di file, ALLO dispone i nuovi oggetti in un layout ordinato vicino al punto di rilascio, evitando di doverli separare manualmente uno per uno.

Se un file supera il limite di caricamento dell'area di lavoro, ALLO può rifiutarlo e mostrare una notifica del limite di caricamento. Poiché il limite effettivo dipende dal piano e dalla configurazione dell'area di lavoro, fai sempre riferimento al messaggio visualizzato nel prodotto.

Comprendere l'elaborazione del caricamento

I file caricati passano attraverso diverse fasi: creazione dell'oggetto locale, caricamento, elaborazione lato server, preparazione della miniatura o dell'anteprima e aggiornamento finale dell'oggetto sulla canvas. In questo lasso di tempo, l'oggetto potrebbe apparire presente ma incompleto.

Questo stato di attesa (in sospeso) non corrisponde a un caricamento fallito. In questa fase potrai comunque di selezionare, spostare, ridimensionare, commentare, allineare, raggruppare, duplicare o eliminare l'oggetto, mentre azioni quali Anteprima, Scarica, Sostituisci, Modifica o l'aggiornamento della miniatura potrebbero risultare temporaneamente disabilitate. Attendi il completamento dell'elaborazione prima di considerare un'azione mancante come un errore.

Se esci dalla canvas durante il caricamento dei file, ALLO potrebbe annullare le attività collegate alla vecchia sessione. Torna sulla canvas per verificare se l'oggetto sia stato completato, se abbia fallito o se sia stato rimosso. In vista di riunioni importanti, carica i file di grandi dimensioni prima dell'arrivo dei partecipanti: le sessioni dal vivo non sono il momento adatto per scoprire che un PDF di 90 pagine richiede ancora tempo per l'elaborazione.

Visualizzare in anteprima i file prima di scaricarli

Usa Anteprima quando devi esaminare un file senza abbandonare la canvas. L'anteprima rappresenta l'approccio ideale per le revisioni poiché il file rimane accanto a note, frecce, commenti e decisioni correlati.

I percorsi di anteprima supportati includono file PDF, video, audio, file di testo, file CSV, alcuni contenuti web incorporati e documenti Office o HWP che ALLO può convertire tramite un visualizzatore PDF interno. Se vuoi creare una canvas a partire da un documento, invece di visualizzare l'anteprima di un oggetto file, consulta Importare file PDF e Office. Per la panoramica completa, consulta la guida Visualizzare in anteprima gli oggetti della canvas.

L'anteprima dei file PDF e la conversione Office/HWP-a-PDF presentano un limite massimo di 100 MB. Se un documento supera questo limite, ALLO manterrà comunque attiva la finestra di anteprima e l'azione di download, mostrando un avviso chiaro invece di tentare il caricamento di un file pesante che potrebbe rendere instabile o inutilizzabile la sessione di lavoro. Se i download sono consentiti, lo scaricamento locale rimarrà la soluzione consigliata.

Scaricare file

Usa Scarica quando hai bisogno del file sorgente al di fuori di ALLO. Il download è un'azione distinta dall'anteprima. A un collaboratore potrebbe essere consentito di esaminare un file in anteprima ma non di scaricarne una copia locale, a seconda del suo ruolo sulla canvas, delle politiche dell'area di lavoro, dello stato del file, dei limiti del piano o dei criteri di conservazione.

Se l'opzione Scarica è assente ma l'Anteprima funziona, non dare per scontato che il file sia danneggiato. Rivolgiti al proprietario della canvas o all'amministratore dell'area di lavoro per verificare se i download siano stati intenzionalmente limitati. Se il file si trova in una canvas condivisa appartenente a un'altra area di lavoro, la restrizione potrebbe dipendere da quell'ambiente di origine e non dal tuo ruolo o piano.

Per l'esportazione dell'intera canvas, l'esportazione in PDF, la stampa e la funzione di download di tutte le immagini, consulta la guida Esportazione e menu di intestazione. Lo scaricamento di un oggetto file salva il singolo file originale, mentre l'esportazione genera un documento o file di output a partire dall'intera pagina o canvas.

Azioni del menu oggetto per i file

Seleziona l'oggetto file e apri il Menu dell'elemento se vuoi accedere ad azioni non mostrate accanto all'oggetto. Le voci visibili variano in base al tipo di file, al numero di elementi selezionati, ai permessi, allo stato di caricamento, al dispositivo utilizzato e alle limitazioni dell'area di lavoro.

Le azioni comuni per i file includono Anteprima, Scarica, Rinomina, Carica una miniatura, Copia link, Aggiungi commento, Duplica, Raggruppa, Blocca, Porta in primo piano, Invia in secondo piano ed Elimina. Alcuni formati espongono controlli multimediali dedicati all'interno della finestra di anteprima, come la navigazione delle pagine PDF, la riproduzione audio o video, l'anteprima del testo o la visualizzazione di tabelle CSV.

I file PDF e i documenti Office caricati e supportati possono mostrare anche l'opzione Converti in canvas. Usala se il documento è diventato così rilevante da richiedere uno spazio di revisione collegato dedicato. ALLO creerà una sub-canvas accanto al file sorgente senza dover ricaricare l'elemento. Consulta la guida Convertire un documento caricato in una canvas.

Usa Copia link se un collaboratore ha bisogno di passare direttamente all'oggetto file esatto sulla canvas. Per comprendere la differenza tra i link degli oggetti e i link di accesso, consulta Link privati e link di condivisione della canvas. Usa i commenti quando il feedback si riferisce direttamente al file. Usa Carica una miniatura se la miniatura predefinita appare vuota, obsoleta o non rappresentativa del contenuto del file.

Esaminare i file con i collaboratori

Il flusso di lavoro più efficace per la revisione dei file è estremamente semplice: carica il documento, posizionalo accanto alla domanda o alla decisione, inserisci brevi istruzioni di testo nelle vicinanze e chiedi ai revisori di utilizzare i commenti dell'oggetto anziché messaggi di chat separati. In questo modo, i feedback rimarranno associati al file anche quando la canvas diventerà ricca di elementi.

Per la revisione di un PDF, posizionalo accanto a una checklist di decisioni, usa i commenti per domande a livello di pagina o di oggetto e risolvi le discussioni man mano che le decisioni vengono registrate. Per la revisione di una presentazione, colloca l'oggetto presentazione accanto alle note di lancio e chiedi a ciascun revisore di commentarlo, evitando l'invio di feedback frammentati. Per le revisioni di ricerca, raggruppa il file con note di riepilogo e link in modo che chi accederà in futuro comprenda chiaramente il motivo per cui è stato inserito.

Se il file contiene informazioni riservate, verifica le impostazioni di condivisione della canvas prima di invitare revisori esterni. Chiunque disponga dell'accesso alla canvas potrebbe essere autorizzato a esaminare il file in base al proprio ruolo e alle politiche dell'area di lavoro. Consulta la guida Condividere una canvas per informazioni sul comportamento di ruoli e link.

Cosa può andare storto

Se il caricamento fallisce, verifica le dimensioni del file, i limiti del piano dell'area di lavoro, la stabilità di rete, lo stato di archiviazione dell'area di lavoro e accertati di disporre ancora dei permessi di modifica. Ti consigliamo di caricare un solo file di prova prima di procedere con un caricamento di gruppo consistente.

Se l'opzione Anteprima non è presente, il caricamento potrebbe essere ancora in fase di elaborazione, il tipo di file potrebbe non supportare l'anteprima, la sorgente dell'anteprima potrebbe essere non disponibile o il tuo ruolo potrebbe non consentirla. Se l'azione Download è attiva, lo scaricamento locale può costituire una valida alternativa.

Se un file PDF o un documento Office mostra un avviso relativo al limite dell'anteprima, usa l'azione Scarica (se consentita). La presenza del limite ha l'obiettivo di preservare il browser e la stabilità della sessione di lavoro dall'elaborazione di documenti eccessivamente pesanti.

Se un collaboratore riesce ad accedere alla canvas ma riscontra problemi con il caricamento o l'apertura del file, verifica sia la condivisione della canvas sia le restrizioni dell'area di lavoro sul file. L'accesso in lettura alla canvas non garantisce necessariamente l'autorizzazione al download del file.

Se una miniatura appare errata, obsoleta o vuota, aggiornatela non appena l'azione del menu risulta disponibile. Disporre di miniature chiare e rappresentative costituisce un valido strumento di navigazione visiva, aiutando le persone a identificare il file a colpo d'occhio.