Lavorare con immagini, file e fogli di calcolo

Immagini, PDF, file caricati e fogli di calcolo trasformano una canvas in uno spazio di revisione condiviso, evitando di ridurla a un semplice insieme di allegati scollegati. Posiziona il file esattamente nel punto a cui si riferisce la discussione, inserisci commenti, disponi note di supporto intorno a esso e usa l'anteprima o il download solo quando il file deve essere salvato all'esterno della canvas.

Questo articolo fornisce una panoramica delle azioni comuni disponibili per gli oggetti multimediali, i file e i fogli di calcolo. Consulta le guide specifiche quando hai bisogno di istruzioni dettagliate sui singoli comportamenti:

• Gli oggetti immagine, gli oggetti file e gli oggetti foglio di calcolo spiegano nel dettaglio ciascun tipo di elemento.
• Il Menu dell'elemento illustra i comandi relativi all'oggetto selezionato.
• La barra degli strumenti incorporata descrive le azioni rapide per l'oggetto selezionato.
• La sezione Esportazione descrive l'esportazione dell'intera canvas in PDF, la stampa e il download di tutte le immagini.

Permessi e disponibilità

Aggiungere file ed elementi multimediali

Usa l'opzione Carica file dalla barra degli strumenti per aggiungere immagini, PDF e altri tipi di file supportati. Puoi anche incollare immagini supportate o elementi di canvas copiati premendo Cmd/Ctrl+V, trascinare file direttamente sulla canvas o inserire contenuti correlati a file attraverso flussi di creazione che generano elementi file o immagine. Dopo il caricamento, ALLO mostra uno stato di elaborazione durante la preparazione di miniature, anteprime o immagini derivate.

Non presumere che un file appena caricato non funzioni solo perché non tutte le azioni sono immediatamente disponibili. Durante l'elaborazione, ALLO consente comunque di selezionare, spostare, ridimensionare, inserire commenti, allineare o eliminare il segnaposto, disabilitando temporaneamente le azioni di Anteprima, Download, Sostituzione, Modifica, Rimozione dello sfondo o gestione della miniatura.

Visualizzare l'anteprima dei file

Usa la funzione di Anteprima quando vuoi esaminare un PDF, un'immagine o un file supportato senza doverlo scaricare. L'anteprima rappresenta la scelta predefinita più sicura durante le revisioni, poiché mantiene tutti i partecipanti all'interno della canvas e preserva il contesto visivo intorno ai commenti. La scorciatoia da tastiera è Spazio quando un oggetto idoneo all'anteprima è selezionato.

L'anteprima è particolarmente utile per i PDF e i documenti che richiedono discussioni approfondite. Colloca l'anteprima vicino al contesto della canvas, quindi aggiungi commenti, note o risposte nella chat dell'oggetto senza costringere tutti a scaricare prima una copia locale separata.

Se l'opzione Anteprima non è presente, il tipo di file potrebbe non supportarla, l'elaborazione potrebbe non essere completata o l'anteprima stessa potrebbe essere fallita. Prova ad aprire nuovamente il menu dell'oggetto al termine del caricamento. Se l'anteprima del file non è ancora disponibile, il download potrebbe rappresentare l'alternativa di ripiego, a condizione che i download siano consentiti.

Scaricare file e immagini

Usa l'opzione Scarica su un elemento quando hai bisogno di una copia locale di quello specifico file o immagine. La scorciatoia da tastiera è Maiusc+D quando l'oggetto selezionato può essere scaricato e i tuoi permessi lo consentono. Usa l'opzione Scarica tutte le immagini dal menu di intestazione della canvas quando vuoi salvare tutte le immagini presenti e l'area di lavoro consente tale operazione.

Se l'opzione di download non è visibile ma l'anteprima funziona correttamente, la causa è probabilmente dovuta a una restrizione di download e non a un problema del file. Le canvas condivise possono infatti consentire la visualizzazione impedendo l'estrazione dei file. In questi casi, chiedi al proprietario della canvas di modificare le impostazioni di condivisione o di inviarti il file separatamente.

Sostituire, ritagliare, rimuovere e ripristinare gli sfondi delle immagini

Usa l'opzione Sostituisci immagine quando l'immagine è cambiata ma si desidera conservare intatta la struttura della canvas. Questo approccio preserva la posizione dell'oggetto e il contesto circostante in modo molto più efficace rispetto all'eliminazione dell'immagine e al successivo caricamento di una nuova versione.

La rimozione dello sfondo potrebbe non essere disponibile durante il caricamento o la generazione di un'immagine, se la sorgente dell'immagine selezionata non è supportata, se manca il permesso di modifica o se la funzionalità di elaborazione delle immagini dell'area di lavoro è disattivata.

Se il risultato non è soddisfacente o non è più necessario, usa la funzione Ripristina immagine quando disponibile. Questa opzione viene mostrata solo se ALLO conserva ancora lo stato originale dell'immagine per quell'oggetto. Per informazioni dettagliate sulle immagini, consulta Lavorare con gli oggetti immagine su una canvas.

Caricare o aggiornare le miniature

Usa l'opzione Carica una miniatura quando l'anteprima di un file o di una sub-canvas risulta poco chiara, obsoleta o non rappresentativa del contenuto reale. Le miniature aiutano i collaboratori a riconoscere l'oggetto prima ancora di aprirlo.

Nelle sub-canvas, una miniatura ben scelta può fare la differenza tra una lavagna di navigazione chiara e intuitiva e una serie di tasselli misteriosi e anonimi. Associa sempre alla miniatura un nome chiaro ed esplicativo.

Lavorare con i fogli di calcolo

Seleziona l'opzione Foglio di calcolo dalla barra degli strumenti quando la canvas necessita di una tabella leggera direttamente nello spazio di lavoro visivo. I fogli di calcolo sono particolarmente utili per matrici, riepiloghi di votazioni, semplici tracciatori (tracker), tabelle comparative, pianificazione dell'ordine del giorno o note strutturate che devono rimanere visivamente vicine a diagrammi e commenti.

Le azioni sui fogli di calcolo includono la modifica delle celle, la formattazione del testo e dello sfondo delle celle, l'aggiunta di link, l'inserimento di elenchi di controllo (checklist) nelle celle, l'uso di menzioni (laddove supportato), l'unione di celle, lo svuotamento delle celle, l'inserimento o l'eliminazione di righe e colonne, il ridimensionamento della tabella, l'aggiunta di commenti all'oggetto, il suo spostamento, il raggruppamento con etichette, la duplicazione o l'eliminazione. Gli oggetti foglio di calcolo supportano anche formule e funzioni leggere per eseguire calcoli semplici direttamente all'interno della canvas.

Quando si modificano le celle di un foglio di calcolo, i clic e la digitazione sulla tastiera influiscono sulle singole celle anziché spostare l'intero oggetto. Per compiere azioni a livello di oggetto, esci dalla modalità di modifica delle celle o seleziona il bordo esterno del foglio di calcolo. Per tutti i dettagli, consulta Utilizzare gli oggetti foglio di calcolo su una canvas.

Non usare un foglio di calcolo su canvas come sostituto di una complessa cartella di lavoro di dati. Questo strumento è progettato per fornire una struttura collaborativa e leggera all'interno della canvas. In caso di fogli multipli, connessioni dati esterne, reportistica formale, intervalli protetti o analisi di grandi volumi, conserva il foglio di calcolo sorgente nella sua posizione originale e inserisci sulla canvas solo il file o la vista esportata pertinente.

Scorciatoie utili

Flusso di lavoro per la revisione dei file

Per la revisione di un PDF, carica il PDF, posizionalo vicino a un titolo o alle istruzioni, invita i revisori a inserire commenti ancorati al file o alle note adiacenti, quindi risolvi i thread man mano che vengono prese le decisioni. Se vuoi che il documento diventi il punto di partenza della canvas, usa la funzione Importazione di PDF e file Office. Se la revisione finale deve essere consultata esternamente ad ALLO, esporta la pagina o stampala dopo aver verificato che l'anteprima del PDF sia stata completamente caricata.

Per la revisione di un'immagine, posiziona l'immagine, ritagliala se necessario, aggiungi frecce o etichette di testo per i richiami e usa i commenti per registrare le decisioni. All'arrivo di una nuova versione, usa Sostituisci immagine invece di ricostruire da capo l'intera area di revisione.

Per la revisione di un foglio di calcolo, mantieni la tabella vicino al materiale che riassume, limita l'uso delle formule ai calcoli semplici facilmente comprensibili dai collaboratori nel contesto e usa i commenti quando un singolo valore richiede verifica o approvazione.

Per una lavagna destinata a un workshop, carica il materiale sorgente prima dell'inizio della sessione con i partecipanti. Attendere l'elaborazione di file di grandi dimensioni durante una riunione dal vivo rischia di compromettere il coinvolgimento del team.

Cosa può andare storto

Se il caricamento non va a buon fine, verifica le dimensioni del file, il tipo di file, la connessione di rete e di disporre ancora dei permessi di modifica. Prova a caricare un singolo file alla volta invece di ripetere l'invio di un intero gruppo.

Se l'anteprima non si apre, attendi il completamento dell'elaborazione, aggiorna la canvas o prova a scaricare il file, se consentito. Nel caso dei PDF, i file molto grandi o complessi possono richiedere tempi di elaborazione più lunghi.

Se l'opzione Rimuovi sfondo non è visibile, verifica se l'immagine è ancora in fase di elaborazione, se si trova in uno stato supportato, se la funzionalità dell'area di lavoro è attiva e se disponi dei permessi di modifica.

Se un'immagine non compare nell'esportazione o nella stampa, attendi il completamento dei caricamenti e la generazione delle miniature prima di avviare l'esportazione. L'esportazione eseguita mentre i file multimediali sono ancora in fase di elaborazione può generare risultati incompleti. Se il problema persiste, consulta Risolvere un'esportazione della canvas fallita.

Se un file sembra mancante dopo la condivisione, il collaboratore potrebbe disporre solo dell'accesso in visualizzazione alla canvas senza i permessi di download, oppure il file potrebbe essere limitato dalle regole dell'area di lavoro. Condividi la canvas con Condividere una canvas, assegnando il ruolo corretto e verifica se i download sono stati intenzionalmente bloccati.

Se un foglio di calcolo non si sposta, potresti essere in modalità di modifica delle celle. esci dalla modifica delle celle, seleziona il bordo esterno del foglio di calcolo, quindi procedi a spostare o ridimensionare l'oggetto.