Lavorare con immagini, file e fogli di calcolo

Immagini, PDF, file caricati e fogli di calcolo trasformano una canvas in uno spazio di revisione condiviso, evitando di ridurla a un semplice insieme di allegati scollegati. Posizionate il file esattamente nel punto a cui si riferisce la discussione, inserite commenti, disponete note di supporto intorno a esso e utilizzate l'anteprima o il download solo quando il file deve essere salvato all'esterno della canvas.

Questo articolo fornisce una panoramica delle azioni comuni disponibili per gli oggetti multimediali, i file e i fogli di calcolo. Consultate le guide specifiche quando necessitate di istruzioni dettagliate sui singoli comportamenti:

• Gli oggetti immagine, gli oggetti file e gli oggetti foglio di calcolo spiegano nel dettaglio ciascun tipo di elemento.
• Il Menu degli elementi illustra i comandi relativi all'oggetto selezionato.
• La barra degli strumenti incorporata descrive le azioni rapide per l'oggetto selezionato.
• La sezione Esportazione descrive l'esportazione dell'intera canvas in PDF, la stampa e il download di tutte le immagini.

Permessi e disponibilità

Aggiungere file ed elementi multimediali

Utilizzate l'opzione Carica file dalla barra degli strumenti per aggiungere immagini, PDF e altri tipi di file supportati. Potete anche incollare immagini supportate o elementi di canvas copiati premendo Cmd/Ctrl+V, trascinare file direttamente sulla canvas o inserire contenuti correlati a file attraverso flussi di creazione che generano elementi file o immagine. Dopo il caricamento, ALLO mostra uno stato di elaborazione durante la preparazione di miniature, antepremi o immagini derivate.

Non presupponete che un file appena caricato non funzioni solo perché non tutte le azioni sono immediatamente disponibili. Durante l'elaborazione, ALLO vi consente comunque di selezionare, spostare, ridimensionare, inserire commenti, allineare o eliminare il segnaposto, disabilitando temporaneamente le azioni di Anteprima, Download, Sostituzione, Modifica, Rimozione dello sfondo o gestione della miniatura.

Visualizzare l'anteprima dei file

Utilizzate la funzione di Anteprima quando desiderate esaminare un PDF, un'immagine o un file supportato senza doverlo scaricare. L'anteprima rappresenta la scelta predefinita più sicura durante le revisioni, poiché mantiene tutti i partecipanti all'interno della canvas e preserva il contesto visivo intorno ai commenti. La scorciatoia da tastiera è Spazio quando un oggetto idoneo all'anteprima è selezionato.

L'anteprima è particolarmente utile per i PDF e i documenti che richiedono discussioni approfondite. Collocate l'anteprima vicino al contesto della canvas, quindi aggiungete commenti, note o risposte nella chat dell'oggetto senza costringere tutti a scaricare prima una copia locale separata.

Se l'opzione Anteprima non è presente, il tipo di file potrebbe non supportarla, l'elaborazione potrebbe non essere completata o l'anteprima stessa potrebbe essere fallita. Provate ad aprire nuovamente il menu dell'oggetto al termine del caricamento. Se l'anteprima del file non è ancora disponibile, il download potrebbe rappresentare l'alternativa di ripiego, a condizione che i download siano consentiti.

Scaricare file e immagini

Utilizzate l'opzione Scarica su un elemento quando necessitate di una copia locale di quello specifico file o immagine. La scorciatoia da tastiera è Maiusc+D quando l'oggetto selezionato può essere scaricato e i vostri permessi lo consentono. Utilizzate l'opzione Scarica tutte le immagini dal menu di intestazione della canvas quando desiderate salvare tutte le immagini presenti e l'area di lavoro consente tale operazione.

Se l'opzione di download non è visibile ma l'anteprima funziona correttamente, la causa è probabilmente dovuta a una restrizione di download e non a un problema del file. Le canvas condivise possono infatti consentire la visualizzazione impedendo l'estrazione dei file. In questi casi, chiedete al proprietario della canvas di modificare le impostazioni di condivisione o di inviarvi il file separatamente.

Sostituire, ritagliare, rimuovere e ripristinare gli sfondi delle immagini

Utilizzate l'opzione Sostituisci immagine quando l'immagine è cambiata ma si desidera conservare intatta la struttura della canvas. Questo approccio preserva la posizione dell'oggetto e il contesto circostante in modo molto più efficace rispetto all'eliminazione dell'immagine e al successivo caricamento di una nuova versione.

La rimozione dello sfondo potrebbe non essere disponibile durante il caricamento o la generazione di un'immagine, se la sorgente dell'immagine selezionata non è supportata, se manca il permesso di modifica o se la funzionalità di elaborazione delle immagini dell'area di lavoro è disattivata.

Se il risultato non è soddisfacente o non è più necessario, utilizzate la funzione Ripristina immagine quando disponibile. Questa opzione viene mostrata solo se ALLO conserva ancora lo stato originale dell'immagine per quell'oggetto. Per informazioni dettagliate sulle immagini, consultate Lavorare con gli oggetti immagine su una canvas.

Caricare o aggiornare le miniature

Utilizzate l'opzione Carica una miniatura quando l'anteprima di un file o di una sub-canvas risulta poco chiara, obsoleta o non rappresentativa del contenuto reale. Le miniature aiutano i collaboratori a riconoscere l'oggetto prima ancora di aprirlo.

Nelle sub-canvas, una miniatura ben scelta può fare la differenza tra una lavagna di navigazione chiara e intuitiva e una serie di tasselli misteriosi e anonimi. Associate sempre alla miniatura un nome chiaro ed esplicativo.

Lavorare con i fogli di calcolo

Selezionate l'opzione Foglio di calcolo dalla barra degli strumenti quando la canvas necessita di una tabella leggera direttamente nello spazio di lavoro visivo. I fogli di calcolo sono particolarmente utili per matrici, riepiloghi di votazioni, semplici tracciatori (tracker), tabelle comparative, pianificazione dell'ordine del giorno o note strutturate che devono rimanere visivamente vicine a diagrammi e commenti.

Le azioni sui fogli di calcolo includono la modifica delle celle, la formattazione del testo e dello sfondo delle celle, l'aggiunta di link, l'inserimento di elenchi di controllo (checklist) nelle celle, l'uso di menzioni (laddove supportato), l'unione di celle, lo svuotamento delle celle, l'inserimento o l'eliminazione di righe e colonne, il ridimensionamento della tabella, l'aggiunta di commenti all'oggetto, il suo spostamento, il raggruppamento con etichette, la duplicazione o l'eliminazione. Gli oggetti foglio di calcolo supportano anche formule e funzioni leggere per eseguire calcoli semplici direttamente all'interno della canvas.

Quando si modificano le celle di un foglio di calcolo, i clic e la digitazione sulla tastiera influiscono sulle singole celle anziché spostare l'intero oggetto. For compiere azioni a livello di oggetto, uscite dalla modalità di modifica delle celle o selezionate il bordo esterno del foglio di calcolo. Per tutti i dettagli, consultate Utilizzare gli oggetti foglio di calcolo su una canvas.

Non utilizzate un foglio di calcolo su canvas come sostituto di una complessa cartella di lavoro di dati. Questo strumento è progettato per fornire una struttura collaborativa e leggera all'interno della canvas. In caso di fogli multipli, connessioni dati esterne, reportistica formale, intervalli protetti o analisi di grandi volumi, conservate il foglio di calcolo sorgente nella sua posizione originale e inserite sulla canvas solo il file o la vista esportata pertinente.

Scorciatoie utili

Flusso di lavoro per la revisione dei file

Per la revisione di un PDF, caricate il PDF, posizionatelo vicino a un titolo o alle istruzioni, invitate i revisori a inserire commenti ancorati al file o alle note adiacenti, quindi risolvete i thread man mano che vengono prese le decisioni. Se desiderate che il documento diventi il punto di partenza della canvas, utilizzate la funzione Importazione di PDF e file Office. Se la revisione finale deve essere consultata esternamente ad ALLO, esportate la pagina o stampatela dopo aver verificato che l'anteprima del PDF sia stata completamente caricata.

Per la revisione di un'immagine, posizionate l'immagine, ritagliatela se necessario, aggiungete frecce o etichette di testo per i richiami e utilizzate i commenti per registrare le decisioni. All'arrivo di una nuova versione, utilizzate Sostituisci immagine invece di ricostruire da capo l'intera area di revisione.

Per la revisione di un foglio di calcolo, mantenete la tabella vicino al materiale che riassume, limitate l'uso delle formule ai calcoli semplici facilmente comprensibili dai collaboratori nel contesto e utilizzate i commenti quando un singolo valore richiede verifica o approvazione.

Per una lavagna destinata a un workshop, caricate il materiale sorgente prima dell'inizio della sessione con i partecipanti. Attendere l'elaborazione di file di grandi dimensioni durante una riunione dal vivo rischia di compromettere il coinvolgimento del team.

Cosa può andare storto

Se il caricamento non va a buon fine, verificate le dimensioni del file, il tipo di file, la connessione di rete e di disporre ancora dei permessi di modifica. Provate a caricare un singolo file alla volta invece di ripetere l'invio di un intero gruppo.

Se l'anteprima non si apre, attendete il completamento dell'elaborazione, aggiornate la canvas o provate a scaricare il file, se consentito. Nel caso dei PDF, i file molto grandi o complessi possono richiedere tempi di elaborazione più lunghi.

Se l'opzione Rimuovi sfondo non è visibile, verificate se l'immagine è ancora in fase di elaborazione, se si trova in uno stato supportato, se la funzionalità dell'area di lavoro è attiva e se disponete dei permessi di modifica.

Se un'immagine non compare nell'esportazione o nella stampa, attendete il completamento dei caricamenti e la generazione delle miniature prima di avviare l'esportazione. L'esportazione eseguita mentre i file multimediali sono ancora in fase di elaborazione può generare risultati incompleti. Se il problema persiste, consultate Risolvere un'esportazione della canvas fallita.

Se un file sembra mancante dopo la condivisione, il collaboratore potrebbe disporre solo dell'accesso in visualizzazione alla canvas senza i permessi di download, oppure il file potrebbe essere limitato dalle regole dell'area di lavoro. Condividete la canvas assegnando il ruolo corretto e verificate se i download sono stati intenzionalmente bloccati.

Se un foglio di calcolo non si sposta, potreste essere in modalità di modifica delle celle. Uscite dalla modifica delle celle, selezionate il bordo esterno del foglio di calcolo, quindi procedete a spostare o ridimensionare l'oggetto.