Trabalhar com imagens, arquivos e planilhas

Imagens, PDFs, arquivos carregados e planilhas transformam o canvas em um espaço de revisão, em vez de um simples acúmulo de anexos desconexos. Posicione o arquivo no local exato onde o debate deve ocorrer, comente sobre ele, organize notas de apoio ao seu redor e utilize a visualização ou o download apenas quando o arquivo precisar sair do canvas.

Este artigo apresenta as ações comuns aplicadas a objetos de mídia, arquivo e planilha. Consulte os guias específicos para obter detalhes de cada comportamento:

• Objetos de imagem, objetos de arquivo e objetos de planilha explicam cada tipo de objeto.
• O Menu do elemento descreve os comandos para objetos selecionados.
• A barra de ferramentas embutida descreve as ações rápidas para objetos selecionados.
• A Exportação descreve a exportação de PDF de todo o canvas, impressão e a opção Baixar todas as imagens.

Disponibilidade e permissões

Adicionar arquivos e mídias

Utilize a opção Carregar arquivos na barra de ferramentas para adicionar imagens, PDFs e outros formatos de arquivo compatíveis. Você também pode colar imagens compatíveis ou objetos copiados do canvas usando os atalhos Cmd/Ctrl+V, arrastar arquivos diretamente para o canvas ou posicionar conteúdos por meio de fluxos de criação que geram elementos de arquivo ou imagem. Após o upload, a ALLO exibe o estado de processamento enquanto as miniaturas, visualizações ou imagens derivadas são preparadas.

Não presuma que um arquivo recém-carregado está com erro apenas porque as ações rápidas não estão prontas imediatamente. Enquanto o processamento estiver pendente, a ALLO permite selecionar, mover, redimensionar, comentar, alinhar ou excluir o espaço demarcado para o objeto, enquanto desabilita as opções de Visualizar, Baixar, Substituir, Editar, Remover plano de fundo ou ações de miniatura.

Visualizar arquivos

Use a Visualização quando precisar inspecionar um PDF, imagem ou arquivo compatível sem precisar baixá-lo. A visualização é a opção padrão mais segura durante as revisões, pois mantém todos os participantes dentro do canvas e preserva o contexto em torno dos comentários. O atalho é a tecla Espaço quando um objeto compatível está selecionado.

A visualização é extremamente útil para PDFs e documentos que exigem discussão coletiva. Mantenha a prévia do arquivo próxima ao contexto do canvas e, em seguida, adicione comentários, notas ou faça perguntas no Chat do Objeto sem forçar cada participante a baixar uma cópia individual antes.

Se a opção de Visualização estiver ausente, o formato do arquivo pode não ser compatível com o recurso, o processamento pode não ter sido concluído ou ocorreu uma falha de visualização. Tente abrir o menu do elemento novamente após a conclusão do upload. Se ainda assim o arquivo não puder ser visualizado, o download pode servir como alternativa, caso os downloads estejam permitidos.

Baixar arquivos e imagens

Use a opção Baixar em um elemento quando precisar de uma cópia local daquele arquivo ou imagem específica. O atalho é Shift+D quando o objeto selecionado puder ser baixado e o seu nível de acesso permitir. Use Baixar todas as imagens no menu do cabeçalho quando precisar salvar todas as imagens do canvas e o espaço de trabalho permitir essa ação.

Se a opção Baixar estiver ausente, mas a Visualização funcionar, a causa provável é uma restrição de download, e não uma falha no arquivo. Canvases compartilhados podem permitir a visualização enquanto impedem a extração de arquivos. Peça ao proprietário do canvas para ajustar as configurações de compartilhamento ou enviar o arquivo separadamente caso precise de uma cópia local.

Substituir, recortar, remover e restaurar planos de fundo de imagem

Use a opção Substituir imagem quando a imagem for alterada, mas a estrutura do canvas precisar ser mantida. Isso preserva a posição do objeto e o contexto ao redor muito melhor do que excluir a imagem e carregar uma nova.

A remoção de plano de fundo pode ficar indisponível enquanto um upload ou imagem gerada estiver pendente, quando a fonte da imagem selecionada não for compatível, quando faltar permissão de edição ou quando a capacidade de processamento de imagem do espaço de trabalho estiver indisponível.

Se o resultado não for o esperado ou não for mais necessário, use a opção Restaurar imagem quando disponível. Ela aparece apenas quando a ALLO ainda possui salvo o estado original da imagem daquele objeto. Para obter detalhes específicos sobre imagens, consulte Trabalhar com objetos de imagem em um canvas.

Carregar ou atualizar miniaturas

Use a opção Carregar uma miniatura quando a visualização de um arquivo ou de um sub-canvas estiver pouco nítida, desatualizada ou não representar bem o conteúdo. As miniaturas ajudam os colaboradores a identificar o objeto antes de abri-lo.

Para sub-canvases, uma miniatura clara e útil faz toda a diferença entre um painel de navegação intuitivo e uma linha de blocos misteriosos. Combine a miniatura com um nome claro para o elemento.

Trabalhar com planilhas

Use a ferramenta Planilha a partir da barra de ferramentas quando o canvas precisar de uma tabela leve inserida diretamente no espaço de trabalho visual. As planilhas são úteis para matrizes de decisão, resumos de votação, rastreadores simples, tabelas comparativas, cronogramas de pautas ou notas estruturadas que precisam ficar próximas a diagramas e comentários.

As ações de planilha podem incluir a edição de células, formatação de textos e fundos de células, adição de links, inclusão de conteúdos em formato de lista de tarefas (checklist) nas células, uso de menções onde houver suporte à edição de células, mesclagem de células, limpeza de conteúdo, inserção ou remoção de linhas e colunas, redimensionamento da tabela, adição de comentários ao objeto, movimentação, agrupamento de elementos usando etiquetas, duplicação ou exclusão. Os objetos de planilha também oferecem suporte a fórmulas e funções leves para cálculos simples dentro do canvas.

Quando você estiver editando dados dentro de uma planilha, os cliques e as teclas pressionadas afetarão as células em vez de mover o objeto completo. Saia da edição de células ou selecione a borda do objeto quando desejar realizar ações no nível do objeto. Para obter detalhes, consulte Usar objetos de planilha em um canvas.

Não use uma planilha de canvas como substituto para uma planilha de dados pesados. Ela é ideal para estruturas de colaboração leves dentro do canvas. No caso de múltiplas abas, conexões de dados externas, relatórios formais, intervalos protegidos ou análises volumosas, mantenha a planilha de origem em outro local e posicione no canvas apenas a visualização exportada ou o arquivo correspondente.

Atalhos úteis

Fluxo de trabalho para revisão de arquivos

Para a revisão de um PDF, carregue o documento, posicione-o próximo a um título ou conjunto de instruções, peça para os revisores usarem comentários ancorados diretamente no arquivo ou em notas próximas e resolva os tópicos conforme as decisões forem tomadas. Se você precisar que o documento seja o ponto de partida do canvas, utilize a importação de PDF e Office. Se a revisão final precisar ser extraída da ALLO, exporte a página ou imprima após confirmar que a visualização do PDF foi carregada por completo.

Para a revisão de uma imagem, posicione o elemento, recorte-o se necessário, adicione setas ou etiquetas de texto para destaques e use comentários para registrar as decisões. Caso surja uma nova versão, use a opção Substituir imagem em vez de reconstruir toda a área de revisão.

Para a revisão de uma planilha, mantenha a tabela próxima ao material que ela resume, utilize fórmulas apenas para cálculos simples que os colaboradores consigam compreender no contexto e use os comentários quando um determinado valor precisar de revisão ou aprovação.

Para um quadro de workshop, faça o upload dos materiais de origem antes da participação dos convidados. Esperar o processamento de arquivos grandes durante uma sessão ao vivo é a maneira mais rápida de perder a atenção de todos.

O que pode dar errado

Se o upload falhar, verifique o tamanho do arquivo, o formato, a conexão de rede e se você ainda possui permissões de edição. Tente carregar um arquivo de cada vez em vez de tentar carregar um lote grande de uma só vez.

Se a visualização falhar, aguarde o fim do processamento, atualize o canvas ou tente baixar o arquivo, se permitido. No caso de PDFs, arquivos muito grandes ou complexos podem levar mais tempo para serem processados.

Se a opção de Remover plano de fundo estiver ausente, verifique se a imagem ainda está em processamento, se o objeto está em um estado de imagem compatível, se o recurso do espaço de trabalho está ativo e se você possui permissão de edição.

Se a exportação ou impressão ocultar uma imagem, aguarde a conclusão dos uploads e das miniaturas antes de exportar. Exportar enquanto mídias ainda estão sendo processadas pode gerar arquivos incompletos. Se a falha persistir, consulte Corrigir falha na exportação de canvas.

Se um arquivo parecer ausente após o compartilhamento, o colaborador pode ter acesso de visualização ao canvas, mas não ter permissão para baixar, ou o arquivo pode estar oculto por restrições do espaço de trabalho. Use a opção Compartilhar o canvas com a função correta e confirme se os downloads foram bloqueados intencionalmente.

Se uma planilha não se mover, você pode estar no modo de edição de células. Saia do modo de edição de células, selecione a borda externa da planilha e mova ou redimensione o objeto.