Importar documentos

Use a importação de documentos quando o arquivo de origem precisar virar um espaço de revisão em canvas. Em vez de enviar um arquivo e recolher o feedback em outro lugar, o ALLO cria um canvas a partir do documento para que as pessoas acrescentem notas, comentários, setas, decisões e ações de acompanhamento ao redor dele.

Esse fluxo funciona melhor para revisar documentos, apresentações, planilhas, materiais de apoio, planos, briefings e outros arquivos que precisam de discussão. Ele não substitui a edição do original no aplicativo em que foi criado.

Se o documento já estiver em um canvas como um objeto de arquivo, use Converter um documento enviado em canvas. Esse caminho cria um subcanvas conectado ao arquivo selecionado, sem exigir um novo envio.

Resumo

Abra Novo canvas, escolha Importar documento e selecione ou solte um arquivo compatível. Quando o ALLO aceita seu arquivo, ele abre o novo canvas imediatamente. O ALLO prepara automaticamente arquivos do Office, HWP e HWPX como páginas do canvas. Durante a importação, você pode acompanhar os espaços vazios das páginas se transformando nas páginas prontas do documento.

Disponibilidade e permissões

O que a importação de um documento cria

A importação transforma cada página ou slide do documento em conteúdo estático no canvas. Assim, os revisores podem fazer anotações sobre o layout original em vez de trocar feedback por e-mail. O resultado preserva uma versão do documento para revisão sem alterar o arquivo de origem.

O ALLO primeiro converte arquivos Word, PowerPoint, Excel, HWP e HWPX em PDF e depois cria o canvas a partir desse PDF. O canvas contém uma versão estática para revisão, não um documento de origem sincronizado.

Depois da importação, use as ferramentas normais do canvas: comentários, texto, notas adesivas, setas, formas, páginas, compartilhamento e exportação, quando disponível. Para editar fórmulas, notas do apresentador, alterações controladas ou detalhes do layout original, faça as mudanças no aplicativo de origem e importe a versão atualizada quando ela estiver pronta.

Tipos de documento compatíveis

O fluxo aceita PDF e formatos comuns do Office, HWP e HWPX. Entre os formatos estão:

O seletor de arquivos é a referência mais confiável para saber o que está disponível no momento. Se um arquivo não puder ser selecionado ou for recusado depois de ser solto na área de envio, exporte-o para PDF e tente novamente.

Iniciar uma importação

Abra Novo canvas e escolha Importar documento na barra lateral esquerda. Selecione um arquivo compatível no dispositivo ou arraste-o para a área de envio.

Durante o envio, o ALLO mostra a porcentagem exata. Quando seu arquivo é aceito, o canvas de destino abre imediatamente. O ALLO prepara automaticamente arquivos do Office, HWP e HWPX e adiciona cada página pronta do documento ao canvas de destino.

O canvas de destino pode mostrar brevemente a página vazia padrão enquanto o ALLO prepara o documento. Em seguida, ele mostra um espaço branco fixo no tamanho final para cada página do documento. A página 1 aparece primeiro assim que fica pronta, e as demais páginas do documento seguem na ordem certa. Uma mensagem de progresso como 61 / 180 significa que essas 61 páginas já estão visíveis no canvas de destino, e não apenas esperando para ser adicionadas.

Mantenha o canvas de destino aberto durante a importação. Abrir esse canvas é uma parte automática do fluxo. Se depois você tentar ir para outra tela, o ALLO perguntará se deseja cancelar a importação. Fechar ou recarregar a aba do navegador exibe o aviso de saída porque o ALLO ainda está adicionando páginas nessa aba. Espere a mensagem de conclusão antes de compartilhar o resultado ou iniciar outra importação.

Se você iniciou o fluxo dentro de um projeto, confirme se o canvas apareceu no lugar certo. Se começou pelo fluxo de criação independente, renomeie o canvas para que as pessoas identifiquem o documento mais tarde.

Converter um documento já enviado

Importação e conversão partem de lugares diferentes. Importar documento começa no seletor de arquivos ou no fluxo de criação. Converter em canvas começa em um objeto de documento que já está no canvas.

Selecione um único objeto de arquivo PDF, Office, HWP ou HWPX, abra o menu do elemento e escolha Converter em canvas. O ALLO cria um subcanvas conectado ao lado do documento de origem e mantém o arquivo original no canvas principal. Use esse caminho quando a revisão começou ao redor do arquivo e agora precisa de mais espaço para comentários, notas, decisões e ações de acompanhamento.

A ação aparece somente para um documento compatível por vez e quando você tem permissão para criar o canvas filho. Ela não fica disponível para convidados, acesso somente para visualização ou comentário, seleções múltiplas, formatos incompatíveis, links incorporados sem arquivo ou documentos ainda em processamento.

Preparar o arquivo de origem

Limpe o documento antes de importar. Remova notas privadas, slides descartados, comentários antigos, dados pessoais, páginas de uso interno e anexos sem relação com a revisão. A importação coloca o arquivo em um fluxo de trabalho compartilhado, por isso tudo o que estiver nele pode ficar visível para quem acessar o canvas resultante.

Use uma exportação legível. Em apresentações, confira o tamanho dos slides e remova slides de apoio que não pertencem à revisão. Em planilhas, decida se as pessoas precisam da pasta de trabalho inteira ou apenas de um PDF com as abas relevantes. Em documentos, use títulos e quebras de página que facilitem a leitura.

Se o arquivo tiver senha, estiver bloqueado ou danificado, for muito grande ou tiver sido gerado por uma ferramenta com estrutura fora do padrão, crie uma versão limpa em PDF e importe essa versão.

Revisar o canvas importado

Confira o resultado da conversão antes de compartilhá-lo amplamente:

1. Verifique a ordem e se todas as páginas ou slides esperados aparecem.
2. Confira se textos, imagens, tabelas e gráficos estão legíveis.
3. Identifique qualquer conteúdo que deva ser removido antes de convidar colaboradores.
4. Confirme se o nome do canvas corresponde ao arquivo e ao objetivo da revisão.
5. Decida se os comentários devem ficar na página, em um objeto ou perto de um destaque visível.
6. Confirme se será preciso exportar ou imprimir depois da revisão.

O ALLO abre o canvas importado antes de terminar o trabalho das páginas para que você possa vê-lo se tornar utilizável. Confira o painel de páginas e os planos de fundo visíveis enquanto a mensagem de progresso avança, e espere a mensagem de conclusão antes de pedir comentários aos revisores. Para ver um arquivo com mais detalhe depois que ele estiver no canvas, consulte Visualizar objetos do canvas.

Adicionar estrutura à revisão

Documentos importados ganham valor quando o canvas oferece contexto ao redor do arquivo. Acrescente uma breve instrução de revisão, uma área de decisões, notas de responsáveis ou uma seção de status. Use setas e formas para apontar regiões importantes. Registre perguntas e decisões específicas em comentários.

Em uma revisão jurídica ou de políticas, adicione uma página ou seção para dúvidas em aberto, alterações aprovadas e decisão final. Em uma revisão de slides, coloque instruções de comentário perto dos slides que precisam de feedback. Em uma revisão de planilha, indique a aba ou o gráfico relevante em vez de pedir que todos examinem o arquivo inteiro.

Se o documento convertido for apenas uma parte do trabalho, acrescente arquivos de apoio, links, capturas de tela ou subcanvases ao redor dele. Veja Trabalhar com imagens, arquivos e planilhas para conhecer as ações de prévia e download depois que o conteúdo estiver no canvas.

Colaboração e acesso

O canvas importado segue as regras normais de compartilhamento do canvas. Enviar um arquivo não concede acesso automaticamente a todos os revisores. Compartilhe o canvas resultante ou o projeto ao qual ele pertence.

Escolha o acesso de acordo com o trabalho de revisão:

Tenha cuidado com documentos confidenciais. Envie apenas arquivos que você tem permissão para armazenar e compartilhar no workspace. Não inclua senhas, credenciais privadas, dados pessoais desnecessários nem material restrito só porque parece mais prático importar o arquivo inteiro.

Exportação e acompanhamento

Quando a revisão precisar sair do ALLO depois que os comentários forem resolvidos, use a exportação do canvas com páginas ou a impressão pelo menu do cabeçalho, quando disponível. A exportação depende do formato resultante e da estrutura de páginas. Veja Usar o menu do cabeçalho do canvas.

Se a revisão gerar uma nova versão do arquivo de origem, atualize o original fora do ALLO e depois importe a versão nova ou coloque-a ao lado da antiga com rótulos claros. Não deixe duas versões importadas lado a lado sem indicar qual é a atual.

Se o conteúdo importado se transformar em um formato de revisão recorrente, considere salvar a estrutura limpa como modelo depois de remover materiais privados. Veja Usar modelos de canvas.

Exemplos

Em uma apresentação de design, importe os slides, adicione uma primeira página com os objetivos da revisão, deixe comentários em slides específicos e crie uma área final de decisões para registrar as mudanças aprovadas.

Uma revisão de contrato ou política começa do mesmo modo: importe o PDF, identifique as seções que precisam de avaliação jurídica, financeira ou operacional e use comentários para perguntas específicas. Mantenha o arquivo de origem fora do canvas como o documento jurídico editável.

Planos baseados em planilhas costumam funcionar melhor quando você exporta as abas relevantes para PDF, oferecendo aos revisores uma visualização estável. Use notas adesivas para riscos e decisões, em vez de pedir que todos editem a planilha original.

Problemas de importação

O arquivo é recusado imediatamente. Confira o tipo, a extensão, o limite de tamanho do dispositivo e o limite de 300 páginas. Exporte um PDF menor ou divida o documento e tente novamente.

O envio começa, mas não termina. Confira a conexão, o tamanho do arquivo e se você ainda tem permissão para criar ou editar o canvas de destino.

A conversão falha ou para. Mantenha o canvas de destino aberto durante o processo e não recarregue o navegador. Se o processo continuar falhando, tente uma exportação mais limpa. Remova senhas, divida documentos muito grandes, converta conteúdos fora do padrão em uma versão achatada ou exporte arquivos do Office para PDF antes de importar.

O resultado convertido está difícil de ler. Confira a qualidade da exportação de origem. Uma digitalização em baixa resolução, uma área de impressão minúscula de planilha ou slides com conteúdo fora dos limites não ficam mais legíveis apenas por estarem em um canvas.

Os colaboradores não conseguem abrir o canvas importado. Confira o compartilhamento. A importação pode ter funcionado, mas o canvas resultante ainda precisa do acesso correto.

O documento errado foi importado. Se você começou em Novo canvas, exclua esse canvas separado ou crie outro a partir do arquivo correto. Se substituiu páginas em um canvas existente, pare de editar e restaure o ponto salvo antes da importação no Histórico de versões. Use Desfazer e refazer para erros recentes em objetos, mas não dependa dessa ação para reverter todo o envio e a conversão.