Importar arquivos PDF e Office

Use a importação de PDF/Office quando o documento de origem deve virar um espaço de revisão em canvas. Em vez de enviar um arquivo e coletar feedback em outro lugar, o ALLO cria um canvas a partir do documento enviado para que as pessoas possam adicionar notas, comentários, setas, decisões e trabalhos de acompanhamento ao redor dele.

Esse fluxo é melhor para revisar documentos, apresentações, planilhas, materiais de apoio, planos, briefs e arquivos que precisam de discussão. Ele não substitui a edição do arquivo original no aplicativo de origem.

Se o documento já estiver em um canvas existente como objeto de arquivo carregado, use Converter um documento carregado em canvas. Esse caminho cria um sub-canvas conectado a partir do arquivo selecionado sem enviar o arquivo de novo.

Disponibilidade e permissões

O que a importação de PDF/Office cria

A importação de PDF/Office cria um canvas a partir de um documento. O canvas resultante serve para revisão, anotação, discussão e entrega. Ele oferece um workspace compartilhado ao redor do material de origem.

O pipeline de conversão começa pelo documento. Arquivos Office são aceitos porque o ALLO consegue converter formatos Office compatíveis pelo mesmo caminho de criação de canvas baseado em PDF antes de montar a visualização no canvas. Isso significa que o resultado deve ser tratado como um artefato convertido para revisão, não como um editor ativo de Word, PowerPoint ou Excel.

Depois da importação, use as ferramentas normais de canvas: comentários, texto, notas adesivas, setas, formas, páginas, compartilhamento e exportação onde estiver disponível. Se você precisa editar fórmulas, notas do apresentador, alterações controladas ou detalhes de layout do documento original, edite o arquivo no aplicativo de origem e importe a versão atualizada quando estiver pronta.

Tipos de documento compatíveis

O fluxo de upload aceita PDF e famílias comuns de documentos Office e HWP. Isso inclui arquivos como:

O seletor de arquivos é a fonte mais confiável para a aceitação atual. Se um arquivo não aparecer como selecionável ou for recusado depois de arrastar e soltar, exporte-o para PDF e tente novamente.

Iniciar uma importação

Abra o fluxo de criação de canvas e escolha Importar PDF/Office ou o cartão equivalente de criação por PDF/Office. Você pode selecionar um arquivo do dispositivo ou arrastar um arquivo compatível para a área de upload.

Durante o upload, o ALLO mostra o progresso. Mantenha a superfície de upload aberta até o arquivo ser aceito. Se você fechar antes da conclusão, a importação pode ser cancelada ou ficar sem arquivo para processar.

Depois do upload, o ALLO cria ou atualiza o canvas de destino e inicia a conversão do documento. Você pode ver progresso enquanto as páginas são convertidas. Quando a conversão termina, o canvas abre ou é atualizado com o conteúdo importado.

Se você começou por um projeto ou tarefa, confirme que o novo canvas aparece no lugar certo. Se começou por um fluxo independente de criação, renomeie o canvas para que as pessoas identifiquem o documento mais tarde.

Converter um documento carregado existente

Importação e conversão resolvem pontos de partida diferentes. A importação de PDF/Office começa em um seletor de arquivo ou fluxo de criação. Converter em canvas começa em um objeto de documento que já está no canvas.

Selecione um único objeto de arquivo PDF ou Office carregado, abra o menu do elemento e escolha Converter em canvas. O ALLO cria um sub-canvas conectado ao lado do documento de origem e mantém o objeto de arquivo original no canvas pai. Use isso quando a revisão começou ao redor do arquivo e agora precisa de um espaço mais profundo para comentários, notas, decisões e acompanhamento.

A ação aparece apenas para um documento carregado compatível e somente quando você tem permissão para criar o canvas filho. Ela não fica disponível para convidados, acesso apenas de visualização ou comentário, múltiplas seleções, tipos de arquivo incompatíveis, embeds que são apenas links ou arquivos ainda em processamento.

Preparar o arquivo de origem

Antes de importar, limpe o documento. Remova notas privadas, slides ignorados, comentários antigos, dados pessoais, páginas apenas internas e anexos sem relação com a revisão. A importação transforma o arquivo em parte de um fluxo compartilhado de canvas, então qualquer coisa na origem pode ficar visível para quem acessa o canvas resultante.

Use uma exportação legível. Em apresentações, confira o tamanho dos slides e remova slides de backup sem uso se eles não pertencem à revisão. Em planilhas, decida se as pessoas precisam da pasta inteira ou de uma exportação em PDF das abas relevantes. Em documentos, use títulos e quebras de página que facilitem a revisão.

Se o arquivo estiver protegido por senha, bloqueado, danificado, incomumente grande ou gerado por uma ferramenta que exporta estrutura fora do padrão, crie uma versão limpa em PDF e importe essa versão.

Revisar o canvas importado

Depois da conversão, inspecione o resultado antes de compartilhar amplamente. Verifique:

1. A ordem das páginas e se todas as páginas ou slides esperados aparecem.
2. Se texto, imagens, tabelas e gráficos estão legíveis.
3. Se algum conteúdo de origem deve ser removido antes de convidar colaboradores.
4. Se o nome do canvas corresponde ao arquivo importado e ao objetivo da revisão.
5. Se os comentários devem ficar no nível da página, no nível do objeto ou perto de chamadas visíveis.
6. Se exportação ou impressão será necessária depois da revisão.

Não presuma que a importação terminou só porque o canvas existe. Aguarde o progresso de conversão terminar e as prévias renderizarem antes de pedir comentários aos revisores. Para o visualizador focado depois que o conteúdo está no canvas, veja Pré-visualizar objetos do canvas.

Adicionar estrutura de revisão

Documentos importados são mais úteis quando o canvas adiciona contexto ao redor do arquivo. Inclua uma breve instrução de revisão, uma área de decisão, notas de responsáveis ou uma seção de status. Use setas e formas para apontar regiões importantes. Use comentários para perguntas e decisões exatas.

Em uma revisão jurídica ou de política, adicione uma página ou seção para perguntas abertas, mudanças aprovadas e decisão final. Em uma revisão de slides, coloque prompts de comentário perto dos slides que precisam de feedback. Em uma revisão de planilha, destaque a aba ou gráfico relevante em vez de pedir que todos examinem tudo.

Se o documento convertido for apenas uma parte do trabalho, adicione arquivos de apoio, links, capturas de tela ou sub-canvases ao redor dele. Veja Trabalhar com imagens, arquivos e planilhas para ações de prévia e download no nível do arquivo depois que o conteúdo está no canvas.

Colaboração e acesso

O canvas importado segue o compartilhamento normal de canvas. Enviar um arquivo não dá automaticamente acesso a todos os revisores pretendidos. Compartilhe o canvas resultante ou o projeto ao qual ele pertence.

Escolha o acesso conforme o trabalho de revisão:

Tenha cuidado com documentos sensíveis. Envie apenas arquivos que você tem permissão para armazenar e compartilhar no workspace. Não inclua senhas, credenciais privadas, dados pessoais desnecessários ou material apenas interno só porque importar o arquivo inteiro é conveniente.

Exportação e acompanhamento

Se a revisão importada precisa sair do ALLO depois que os comentários forem resolvidos, use exportação por canvas de página ou impressão pelo menu do cabeçalho quando disponível. A exportação depende do tipo de canvas resultante e da estrutura de páginas. Veja Usar o menu do cabeçalho do canvas.

Se a revisão levar a um arquivo de origem revisado, atualize o arquivo original fora do ALLO e importe a nova versão ou coloque-a ao lado da antiga com rótulos claros. Não deixe duas versões importadas lado a lado sem um rótulo visível de "atual".

Se o conteúdo importado virar um formato repetível de revisão, considere transformar a estrutura limpa do canvas em um modelo depois de remover material privado. Veja Usar modelos de canvas.

Exemplos

Para uma apresentação de design, importe o deck de slides, adicione uma primeira página com objetivos de revisão, deixe comentários em slides específicos e inclua uma área final de decisão para mudanças aprovadas.

Para revisão de contrato ou política, importe o PDF, adicione rótulos para seções que precisam de revisão jurídica, financeira ou operacional e use comentários para perguntas exatas. Mantenha o arquivo de origem fora do canvas como o documento jurídico editável.

Para um plano baseado em planilha, importe uma exportação em PDF das abas relevantes quando revisores precisam de uma visão estável. Adicione notas adesivas para riscos e decisões em vez de pedir que cada revisor edite a pasta de trabalho original.

Problemas de importação

Se o arquivo for recusado imediatamente, verifique o tipo e a extensão. Exporte para PDF e tente novamente.

Se o upload começar mas não terminar, verifique a conexão de rede, o tamanho do arquivo e se você ainda tem permissão para criar ou editar o canvas de destino.

Se a conversão falhar, tente uma exportação mais limpa do arquivo. Remova senhas, divida documentos muito grandes, simplifique conteúdo incomum ou exporte arquivos Office para PDF antes de importar.

Se o resultado convertido estiver difícil de ler, verifique a qualidade da exportação de origem. Uma digitalização em baixa resolução, uma área de impressão minúscula em planilha ou um deck com conteúdo transbordando não ficará mais claro só por estar em um canvas.

Se colaboradores não conseguirem abrir o canvas importado, verifique o compartilhamento. A importação pode ter dado certo, mas o canvas resultante ainda precisa do acesso correto.

Se o documento errado foi importado, crie um novo canvas a partir do arquivo correto ou exclua o conteúdo importado se tiver permissão. Use Desfazer e refazer para erros recentes em objetos, mas não dependa de desfazer para reverter todo o trabalho de upload e conversão.