Administrar la cadencia de la sesión

La cadencia mantiene una sesión apta para revisión

Una sesión es el contenedor de planificación para un ciclo de objetivos y OKR. El nombre de la sesión y el período de tiempo indican a las personas qué período abarca el plan. La cadencia de check-in indica a los propietarios con qué frecuencia se deben actualizar los Resultados clave durante ese período.

La cadencia es importante porque los objetivos/OKR no son simplemente un elemento de planificación. Requieren un ritmo de revisión. Si los integrantes del equipo solo actualizan los Resultados clave al final de la sesión, el equipo pierde el registro de lo que cambió, de cuándo surgieron los riesgos y de qué canvases de Iniciativas impulsaron realmente el resultado.

Si aún no ha creado el contenedor de planificación, comience con Crear una sesión. Si ya está listo para registrar el progreso, consulte Realizar check-in del progreso.

Disponibilidad y permisos

Si la configuración de la sesión no aparece o es de solo lectura, consulte Solucionar problemas de permisos de OKR antes de volver a crear la sesión.

Comprender el período de tiempo y la cadencia de check-in

El período de tiempo de la sesión es el rango de fechas para el ciclo de planificación. Responde a la pregunta: “¿Cuándo comienza y cuándo termina este plan?”.

La cadencia de check-in es el ritmo de actualización dentro de ese período de tiempo. Responde a la pregunta: “¿Con qué frecuencia deben los propietarios revisar y actualizar los Resultados clave?”.

Una sesión trimestral puede utilizar check-ins semanales. Una sesión mensual de preparación para un lanzamiento puede usar una cadencia semanal o una cadencia de Cada dos semanas. Una sesión estratégica de larga duración puede utilizar check-ins mensuales si los datos de progreso cambian lentamente. La cadencia adecuada es aquella que su equipo realmente vaya a utilizar.

Elegir la cadencia

Elija el día de manera intencional:

• Si su equipo revisa los objetivos/OKR los lunes, realizar el check-in los viernes da tiempo a los propietarios para actualizar la información antes de la reunión.
• Si su revisión es el viernes por la tarde, un día de check-in el jueves podría funcionar mejor.
• Evite establecer el día de la cadencia a la misma hora que la revisión: las personas necesitan tiempo para añadir contexto, no solo números.

Utilice el Calendario del espacio de trabajo cuando el ritmo de revisión deba coincidir con las fechas del proyecto y los eventos de Google.

Asignar nombres a las sesiones para facilitar su revisión posterior

Los buenos nombres de las sesiones son específicos, cortos y hacen referencia al tiempo. Cualquier persona debería poder identificar el período de tiempo sin necesidad de abrir los detalles.

No incluya toda la estrategia en el nombre de la sesión. El nombre de la sesión identifica el contenedor de planificación. Los objetivos definen la dirección, los Resultados clave contienen las métricas de medición y las Iniciativas son los canvases vinculados donde se planifica y revisa el trabajo.

Planificar el período de la sesión

Haga coincidir el período de tiempo con la manera en que su equipo toma decisiones.

Evite crear una sesión sin una fecha de finalización real. Un período de planificación que nunca termina se convierte en un depósito de objetivos obsoletos y dificulta la lectura del progreso actual.

Si una sesión se superpone con otra sesión, verifique si la superposición es intencional. Las sesiones paralelas pueden tener sentido cuando diferentes equipos o programas planifican por separado, pero los duplicados para el mismo equipo y período de tiempo suelen generar confusión en los informes.

Utilizar la sesión principal con precaución

Algunos espacios de trabajo admiten un campo de sesión principal. Utilícelo cuando un período de planificación pertenezca a un período más amplio, como una sesión de departamento bajo una sesión de la empresa, una sesión de preparación de lanzamiento bajo una sesión trimestral, o una sesión de equipo bajo una sesión de programa.

La sesión principal crea una estructura en la lista de sesiones de objetivos/OKR. No reemplaza la jerarquía de objetivos dentro de una sesión. Utilice la lista de sesiones para comprender los contenedores de planificación. Use la Vista de árbol para comprender cómo se distribuyen en cascada los objetivos y los Resultados clave dentro de una misma sesión.

Si una sesión principal está archivada o no está disponible, las sesiones secundarias activas aún pueden aparecer como sesiones de nivel superior en las vistas activas. Esto es lo esperado: el trabajo actual no debe desaparecer solo porque se haya archivado una sesión principal más antigua.

Saber cuándo crear una nueva sesión

Cree una nueva sesión cuando el período de planificación cambie, la cadencia de revisión se modifique significativamente, el equipo inicie un nuevo ciclo o los objetivos antiguos deban convertirse en contexto histórico en lugar de trabajo actual.

Mantenga la sesión existente cuando el trabajo siga formando parte del mismo período de planificación y solo deba añadir otro objetivo, Resultado clave o Iniciativa. Añadir un nuevo objetivo suele ser más limpio que crear una sesión duplicada para un cambio pequeño de alcance.

No cree una nueva sesión únicamente porque no pueda encontrar la actual. Primero borre los filtros, verifique las sesiones en progreso, revise las sesiones archivadas y confirme el espacio de trabajo activo.

Sesiones activas, en progreso, completadas y archivadas

Las vistas de objetivos/OKR pueden separar el trabajo actual del trabajo histórico. Dependiendo de la vista, es posible que vea etiquetas o filtros como sesiones en progreso, activas, completadas o archivadas.

Una sesión activa suele ser la sesión que su equipo aún puede utilizar para la planificación o revisión actual. Una sesión completada puede seguir siendo visible para su revisión histórica. Una sesión archivada se elimina de las interfaces de planificación activas para no saturar el trabajo actual.

Las sesiones archivadas no son lo mismo que las sesiones eliminadas. Aún pueden ser útiles para retrospectivas, Instantáneas históricas y preguntas de soporte. Si una sesión desaparece de la lista activa, verifique el estado del archivo antes de asumir que alguien la eliminó.

Cómo afecta la cadencia a los check-ins y revisiones

La cadencia de check-in establece el ritmo esperado para las actualizaciones de progreso. Los propietarios deben realizar el check-in antes de las reuniones de revisión, no después. Un buen check-in incluye el valor actual, el estado y una nota que explique qué cambió.

Las Instantáneas son más útiles cuando los propietarios siguen la cadencia establecida. Una instantánea semanal con check-ins desactualizados indica a los revisores qué faltaba, no qué cambió. Utilice la cadencia como el acuerdo operativo para mantener actualizados los datos de revisión.

Las reglas de la bandeja de entrada o de las notificaciones pueden alertar a los propietarios, colaboradores u otras personas relevantes sobre los check-ins, según la configuración del espacio de trabajo. Las notificaciones ayudan, pero no reemplazan la responsabilidad directa. Cada Resultado clave sigue necesitando a una persona responsable de mantener el progreso al día.

Cambiar la cadencia durante una sesión

Usted puede ajustar la cadencia cuando el ritmo de revisión cambie, pero hágalo de manera deliberada. Cambiar de mensual a semanal puede tener sentido cuando un lanzamiento entra en un período de mayor riesgo. Pasar de semanal a mensual puede ser adecuado después de una fase de estabilización.

Antes de cambiar la cadencia, informe a los propietarios sobre lo que va a cambiar. Si las personas esperan realizar las actualizaciones los viernes y la cadencia se traslada a los lunes, la primera semana puede parecer retrasada, incluso cuando el trabajo se esté desarrollando correctamente.

Cambiar la cadencia no modifica el sentido de los check-ins anteriores. Las actualizaciones históricas siguen representando la fecha y el contexto en el que se realizaron.

Errores comunes

• No establezca una cadencia semanal si nadie va a realizar una revisión semanal. Esto genera ruido innecesario y acostumbra a las personas a ignorar las actualizaciones omitidas.
• No cree sesiones separadas para cada flujo de trabajo pequeño cuando una sola sesión con objetivos claros facilitaría la revisión.
• No deje las sesiones antiguas activas de forma indefinida. Las vistas actuales se vuelven más difíciles de examinar cuando el trabajo histórico se mezcla con el trabajo activo.
• No utilice la sesión principal como sustituto de la jerarquía de objetivos. La sesión principal organiza los contenedores de planificación; la jerarquía de objetivos organiza los objetivos/OKR dentro de la sesión.

Solución de problemas relacionados con la cadencia o el estado de la sesión

La sesión aparece bajo una sesión principal incorrecta

• Causa: Se seleccionó un contenedor de planificación erróneo al crear o editar la sesión.
• Solución: Edite el campo de la sesión principal si dispone de los permisos necesarios, o solicite a un administrador de objetivos/OKR que realice el ajuste.

Los check-ins aparecen como retrasados

• Causa: Posible desajuste en el huso horario o retraso en el registro del progreso.
• Solución: Confirme la cadencia de la sesión, el día establecido para la cadencia, las expectativas de zona horaria y la fecha del último check-in guardado.

La sesión no aparece en la lista

• Causa: Filtros de vista activos, sesiones archivadas o selección incorrecta del espacio de trabajo.
• Solución: Borre los filtros de búsqueda, revise las sesiones en progreso, verifique las sesiones archivadas y confirme que se encuentra en el espacio de trabajo correcto.

No es posible editar la cadencia de la sesión

• Causa: Falta de permisos de edición o la sesión está archivada.
• Solución: Verifique sus permisos de usuario y compruebe si la sesión se encuentra archivada. Si las opciones de control no aparecen o están en modo de solo lectura, consulte Solucionar problemas de permisos de OKR.