Usar instantáneas

Las instantáneas preservan el historial de progreso semanal

Utilice la vista de Instantánea cuando necesite revisar cómo se veían los Objetivos y Resultados clave (OKR) en una semana seleccionada. Una sesión en vivo cambia constantemente a medida que los propietarios añaden Resultados clave, crean Iniciativas y realizan sus Check-ins. La vista de Instantánea ofrece al equipo un entorno de revisión basado en el tiempo para que sea más fácil analizar el progreso semanal, las variaciones y el contexto de las Iniciativas.

Las instantáneas son de gran utilidad cuando los propietarios siguen la cadencia de Check-in de la sesión. La instantánea muestra el estado de una semana en particular, mientras que los Check-ins explican los motivos por los cuales cambió dicho estado.

Para conocer el flujo de trabajo de actualización de progreso, consulte Registrar el progreso. Para planificar el ritmo de actualización, consulte Administrar la cadencia de la sesión.

Disponibilidad y permisos

Si la vista de Instantánea no aparece o es de solo lectura, consulte primero Solucionar problemas de permisos de OKR.

Abrir la vista de instantánea

Abra la sección de Objetivos y Resultados clave (OKR), luego abra la sesión que desee revisar. Utilice los controles de vista de la sesión para cambiar a Instantánea.

La vista de Instantánea cuenta con sus propios controles. Los controles habituales de la lista de la sesión, como la ordenación o la función de Buscar en la sesión, no se aplican de la misma manera debido a que la instantánea es una vista de revisión para un periodo específico. Utilice los controles de mes, semana, propietario y exportación que se muestran dentro de la propia vista de Instantánea.

Seleccionar la semana

La revisión de la instantánea se realiza por semanas. Utilice los controles de mes y semana para navegar por el historial de la sesión. La semana seleccionada determinará qué estado de progreso guardado está revisando.

La semana en curso puede permitir realizar actualizaciones o revisar el contexto actual, dependiendo de la configuración de su espacio de trabajo. Las semanas anteriores se consideran históricas. Si una semana pasada aparece marcada como de solo lectura, esto es el comportamiento esperado: las instantáneas históricas no deben modificarse de forma imprevista después de que haya transcurrido el periodo de revisión.

Si el sistema indica que no hay ninguna instantánea guardada para una semana, por lo general significa que ALLO no dispone de datos de instantánea guardados para ese periodo. Compruebe otra semana, confirme que la sesión haya tenido actividad durante ese lapso de tiempo y asegúrese de encontrarse en el espacio de trabajo correcto.

Filtrar por propietario

Utilice el filtro de propietario cuando la revisión deba centrarse en el trabajo de una persona o en un área de responsabilidad específica. La vista de Instantánea conserva el contexto del equipo en torno al propietario filtrado, de modo que las personas que revisan puedan comprender cómo se relaciona el trabajo seleccionado con el resto de la sesión.

Utilice la opción Todos cuando el equipo requiera la perspectiva completa de la sesión. Utilice el filtrado por propietario cuando prepare una revisión individual, evalúe una transición de tareas o verifique si los Resultados clave y las Iniciativas de un propietario específico requieren atención.

Si observa trabajo sin asignar, tómelo como una señal para la revisión. Los Objetivos y Resultados clave (OKR) que no tienen un propietario claro son fáciles de pasar por alto.

Leer Objetivos, Resultados clave e Iniciativas en conjunto

La revisión de la instantánea funciona mejor cuando se analiza la jerarquía en su totalidad.

Los Objetivos definen la dirección. Los Resultados clave muestran el progreso medible. Las Iniciativas señalan los canvases conectados a dicho progreso. Si un Resultado clave se encuentra en riesgo, examine el canvas de la Iniciativa relacionada para comprender si el trabajo está bloqueado, incompleto o si simplemente aún no está impulsando el resultado esperado.

No evalúe una Iniciativa únicamente por su nivel de actividad. Un canvas de Iniciativa muy activo puede no lograr mover el Resultado clave. Utilice los Check-ins para explicar esa diferencia.

Exportar datos de instantáneas

Cuando esté disponible, utilice el control de exportación de la instantánea para descargar los datos de revisión de la semana seleccionada. Las exportaciones son de gran utilidad para las actualizaciones de liderazgo, revisiones sin conexión, retrospectivas y auditorías. Si la revisión requiere un centro de colaboración recurrente para el equipo en lugar de un archivo único, utilice un panel de control.

Las exportaciones de instantáneas pueden incluir Objetivos, Resultados clave, Iniciativas, el contexto del propietario, valores de progreso, variaciones y metadatos de la semana seleccionada. Si una Iniciativa aparece más de una vez en la exportación debido a que está conectada a una fila detallada, conserve la semana seleccionada y el contexto de la sesión junto con el archivo para que los revisores comprendan lo que están leyendo.

Antes de compartir una exportación, verifique quién será la audiencia. Los Objetivos y Resultados clave (OKR) pueden contener información sobre la estrategia, el rendimiento, los clientes y la asignación del personal.

Utilizar instantáneas en las reuniones de revisión

Antes de la revisión, solicite a los propietarios que agreguen sus Check-ins de acuerdo con la cadencia de la sesión. Durante la reunión de revisión, abra la vista de Instantánea de la semana seleccionada y concéntrese en los cambios: qué Resultados clave progresaron, qué estados cambiaron, qué Iniciativas requieren atención y qué propietarios tienen trabajo sin asignar o desactualizado.

Después de la revisión, utilice nuevos Check-ins para registrar el contexto de seguimiento. No intente reescribir el sentido de una instantánea pasada. Si la sesión en vivo requiere correcciones, modifique la sesión en vivo y utilice una instantánea posterior o exporte el nuevo estado corregido.

Comparación de la instantánea con las vistas de Lista, de Árbol y de detalle

Utilice la vista de Lista cuando necesite escanear o editar la sesión actual.

Utilice la vista de Árbol cuando requiera comprender la cascada de Objetivos y Resultados clave en un mapa visual.

Utilice una vista de detalle cuando un Objetivo, Resultado clave, Iniciativa o Check-in requiera una edición concentrada.

Utilice la vista de Instantánea cuando el periodo de revisión sea lo primordial. Es el lugar adecuado para preguntarse: "¿Cómo se veía esta semana?" en lugar de "¿Cuál es el último estado en vivo en este preciso momento?".

Ejemplos

Para una revisión semanal de liderazgo, abra la vista de Instantánea una vez que los propietarios hayan finalizado sus Check-ins. Filtre por Todos para obtener la perspectiva completa y luego filtre por propietario cuando el trabajo de una persona en particular requiera atención.

Para una retrospectiva, compare las instantáneas del inicio, la mitad y el final de la sesión. Busque aquellos Resultados clave que mostraron avances tardíos, Iniciativas que se mantuvieron activas sin generar impacto y Objetivos que hubieran requerido una asignación de propietario más clara.

Para una transferencia de tareas, abra la instantánea más reciente antes de que cambie la asignación. El nuevo propietario podrá revisar el estado guardado y continuar registrando nuevos Check-ins en la sesión en vivo.

Notas sobre permisos y visibilidad

El acceso a las instantáneas depende de los permisos de los Objetivos y Resultados clave (OKR) y del espacio de trabajo. Si las filas de la instantánea hacen referencia a canvases de Iniciativas, es posible que dichos canvases aún requieran accesos independientes.

Las sesiones archivadas pueden seguir siendo útiles para la revisión histórica, pero su edición podría estar restringida. Utilice la vista de Instantánea para el historial y la sesión en vivo para las actualizaciones actuales.

Si el enlace de una instantánea se abre pero el canvas de la Iniciativa conectada no lo hace, corrija los permisos del canvas en lugar de volver a crear la Iniciativa.

Errores comunes

No trate la instantánea como la sesión en vivo. Esta representa únicamente una semana o periodo de revisión seleccionado.

No utilice la vista de Instantánea en lugar de realizar Check-ins. La instantánea muestra el estado; los Check-ins explican los cambios.

No ignore una semana que no cuente con una instantánea guardada. Puede significar que el equipo no tenía un estado de revisión guardado o que no hubo actualizaciones relevantes durante ese periodo.

No comparta las exportaciones sin verificar previamente si los destinatarios deben tener acceso a la estrategia y al contexto del propietario que contienen.

Qué hacer si las instantáneas no se muestran correctamente

• La vista de instantánea aparece vacía:

  • Compruebe la semana seleccionada.
  • Verifique que se encuentre en el espacio de trabajo activo y la sesión correctos.
  • Confirme que no tenga filtros activos que oculten la información.
  • Asegúrese de tener los permisos de acceso correspondientes.

• La instantánea parece desactualizada:

  • Compare la semana seleccionada con la sesión en vivo.
  • Tenga en cuenta que el progreso de una semana anterior no tiene que coincidir necesariamente con el estado en vivo actual.

• Falta el progreso más reciente:

  • Confirme que el Check-in se haya guardado correctamente en el Resultado clave de la sesión en vivo.
  • Las vistas de revisión reflejan la información una vez que los datos han sido guardados de forma efectiva.

• La exportación no coincide con lo que observa en pantalla:

  • Confirme que la semana seleccionada, el filtro de propietario y la sesión sean los correctos antes de realizar la descarga de nuevo.

• Un usuario no puede abrir una instantánea o un canvas de Iniciativa:

  • Verifique que la persona sea miembro del espacio de trabajo.
  • Confirme que tenga acceso a Objetivos y Resultados clave (OKR).
  • Compruebe que cuente con los permisos necesarios para ver el canvas de la Iniciativa.