Utiliser les instantanés

Les instantanés conservent l'historique de la progression hebdomadaire

Utilisez la vue Instantané lorsque vous devez examiner l'état des Objectifs/OKR pour une semaine sélectionnée. Une session active évolue constamment à mesure que les responsables ajoutent des Résultats clés, créent des Initiatives et effectuent des mises à jour de progression. La vue Instantané offre à l'équipe une surface d'évaluation temporelle, facilitant ainsi les discussions autour de la progression hebdomadaire, des écarts et du contexte des Initiatives.

Les instantanés sont particulièrement utiles lorsque les responsables respectent le rythme des mises à jour de la session. L'instantané présente l'état pour une semaine donnée, tandis que les mises à jour de progression expliquent les raisons de cette évolution.

Pour en savoir plus sur le flux de mise à jour, consultez Suivre la progression (ou mises à jour de progression). Pour planifier le rythme des mises à jour, reportez-vous à Gérer le rythme des sessions.

Disponibilité et autorisations

Si l'instantané est manquant ou en lecture seule, commencez par consulter Résoudre les problèmes d'autorisations OKR.

Ouvrir la vue Instantané

Ouvrez la section Objectifs/OKR, puis accédez à la session que vous souhaitez examiner. Utilisez les commandes d'affichage de la session pour passer à la vue Snapshot.

La vue Instantané possède ses propres commandes. Les commandes habituelles de la liste des sessions, telles que la Recherche ou le tri des sessions, ne s'appliquent pas de la même manière car l'instantané est une vue d'évaluation pour une période sélectionnée. Utilisez les commandes de mois, de semaine, de responsable et d'exportation affichées dans la vue Instantané.

Sélectionner la semaine

L'évaluation par instantané s'effectue sur une base hebdomadaire. Utilisez les commandes de mois et de semaine pour naviguer dans l'historique de la session. La semaine sélectionnée détermine l'état de progression enregistré que vous examinez.

La semaine en cours peut autoriser des mises à jour ou un examen du contexte actuel si votre espace de travail le permet. Les semaines passées sont traitées comme l'historique. Si une semaine passée est marquée en lecture seule, cela est tout à fait normal : les instantanés historiques ne doivent pas être modifiés discrètement une fois la période d'évaluation terminée.

Si un message indique qu'aucun instantané n'est enregistré pour une semaine donnée, cela signifie généralement qu'ALLO ne dispose pas de données d'instantané enregistrées pour cette période. Vérifiez une autre semaine, confirmez que la session a enregistré de l'activité au cours de cette période et assurez-vous d'être dans le bon espace de travail.

Filtrer par responsable

Utilisez le filtre par responsable lorsque l'évaluation doit se concentrer sur le travail d'une personne ou sur un domaine de responsabilité particulier. L'instantané conserve le contexte de l'équipe autour du responsable filtré afin que les réviseurs puissent comprendre comment le travail sélectionné s'articule avec l'ensemble de la session.

Sélectionnez Tout lorsque l'équipe a besoin d'avoir une vision globale de la session. Utilisez le filtrage par responsable lorsque vous préparez un entretien individuel, examinez une transition de tâches ou vérifiez si les Résultats clés et les Initiatives d'un responsable spécifique nécessitent une attention particulière.

Si des tâches non attribuées apparaissent, considérez cela comme un signal d'alerte. Les Objectifs/OKR sans responsable clairement identifié sont en effet faciles à laisser de côté.

Analyser conjointement les Objectifs, les Résultats clés et les Initiatives

L'évaluation des instantanés est plus efficace lorsque vous analysez la hiérarchie dans son ensemble.

Les Objectifs définissent la direction. Les Résultats clés mesurent la progression. Les Initiatives affichent les canvases connectés à cette progression. Si un Résultat clé est en danger, consultez le canvas de l'Initiative associée pour déterminer si le travail est bloqué, incomplet ou s'il ne permet pas encore de faire évoluer le résultat attendu.

Ne jugez pas une Initiative uniquement d'après son activité. Un canvas d'Initiative très actif peut tout de même ne pas faire progresser le Résultat clé. Utilisez les mises à jour de progression pour expliquer cet écart.

Exporter les données de l'instantané

Le cas échéant, utilisez la commande d'exportation de l'instantané pour télécharger les données d'évaluation de la semaine sélectionnée. Les exportations sont utiles pour les rapports de direction, les évaluations hors ligne, les rétrospectives et les audits. Si l'évaluation nécessite un espace d'équipe permanent plutôt qu'un fichier ponctuel, utilisez un tableau de bord.

Les exportations d'instantanés peuvent inclure les Objectifs, les Résultats clés, les Initiatives, le contexte des responsables, les valeurs de progression, les écarts et les métadonnées de la semaine sélectionnée. Si une Initiative apparaît plusieurs fois dans une exportation parce qu'elle est connectée à une ligne de détail, conservez la semaine sélectionnée et le contexte de la session avec le fichier pour que les lecteurs comprennent parfaitement ce qu'ils consultent.

Avant de partager un document exporté, vérifiez vos destinataires. Les Objectifs/OKR peuvent en effet contenir des informations stratégiques, des données sur les performances de l'équipe, des détails clients ou des renseignements sur les effectifs.

Utiliser les instantanés lors des réunions d'évaluation

Avant la réunion d'évaluation, demandez aux responsables d'ajouter leurs mises à jour de progression conformément au rythme de la session. Pendant l'évaluation, ouvrez l'instantané de la semaine sélectionnée et concentrez-vous sur les changements : quels Résultats clés ont évolué, quels statuts ont changé, quelles Initiatives nécessitent une attention particulière et quels responsables ont des tâches non attribuées ou obsolètes.

Après l'évaluation, utilisez de nouvelles mises à jour de progression pour le suivi. N'essayez pas de modifier la signification d'un instantané passé. Si la session en cours nécessite des corrections, modifiez directement la session active, puis utilisez un instantané ultérieur ou exportez les données pour obtenir l'état d'évaluation corrigé.

Comparaison de l'instantané avec les vues Liste, Arborescence et Détail

Utilisez la vue Liste lorsque vous devez parcourir rapidement ou modifier la session active.

Utilisez la vue en arborescence lorsque vous souhaitez visualiser sous forme de carte la cascade des Objectifs et des Résultats clés.

Utilisez une vue détaillée lorsqu'un Objectif, un Résultat clé, une Initiative ou une mise à jour de progression spécifique nécessite des modifications ciblées.

Utilisez l'instantané lorsque la période d'évaluation est importante. C'est l'endroit idéal pour vous poser la question : « À quoi ressemblait cette semaine ? » plutôt que : « Quel est le dernier état en direct en ce moment même ? »

Exemples

Pour une évaluation hebdomadaire de la direction, ouvrez l'instantané après que les responsables ont terminé leurs mises à jour de progression. Filtrez sur Tout pour obtenir la vue complète, puis filtrez par responsable lorsque le travail d'une personne spécifique requiert votre attention.

Pour une rétrospective, comparez les instantanés du début, du milieu et de la fin de la session. Recherchez les Résultats clés qui ont évolué tardivement, les Initiatives restées actives sans réel impact et les Objectifs qui auraient mérité une attribution de responsabilité plus claire.

Pour une transition, ouvrez l'instantané le plus récent avant le changement de responsable. Le nouveau responsable pourra ainsi examiner l'état enregistré, puis poursuivre avec de nouvelles mises à jour de progression dans la session active.

Remarques sur les autorisations et la visibilité

L'accès aux instantanés dépend des autorisations définies pour les Objectifs/OKR et l'espace de travail. Si les lignes de l'instantané font référence à des canvases d'Initiative, l'accès à ces canvases peut nécessiter des autorisations distinctes.

Les sessions archivées peuvent rester utiles pour un examen historique, mais leur modification peut être limitée. Utilisez l'instantané pour l'historique et la session en direct pour les mises à jour actuelles.

Si un lien d'instantané s'ouvre correctement mais que le canvas d'Initiative connecté ne s'affiche pas, résolvez le problème d'autorisation du canvas plutôt que de recréer l'Initiative.

Erreurs courantes

Ne considérez pas l'instantané comme la session active. Il représente une semaine ou une période d'évaluation sélectionnée.

N'utilisez pas l'instantané à la place des mises à jour de progression. L'instantané présente un état statique, tandis que les mises à jour de progression expliquent le mouvement.

N'ignorez pas une semaine sans instantané. Cela peut signifier que l'équipe ne disposait d'aucun état d'évaluation enregistré ou qu'aucune mise à jour utile n'a été effectuée durant cette période.

Ne partagez pas de documents exportés sans vérifier au préalable si les destinataires doivent avoir accès à la stratégie et au contexte des responsables qui y figurent.

Résolution des problèmes d'instantanés

Si vous rencontrez des difficultés avec un instantané, voici comment y remédier :

• L'instantané est vide :

  • Vérifiez la semaine sélectionnée, l'espace de travail actif et la session concernée.
  • Contrôlez les filtres appliqués ainsi que vos droits d'accès.

• L'instantané semble obsolète :

  • Comparez la semaine sélectionnée avec la session active. La progression d'une semaine passée ne correspond pas nécessairement à l'état d'aujourd'hui.

• La progression actuelle est manquante :

  • Assurez-vous que la mise à jour de progression a bien été enregistrée dans le Résultat clé en direct avant de vérifier sa présence dans les vues d'évaluation actuelles.

• Le fichier exporté ne correspond pas à ce qui s'affiche à l'écran :

  • Validez la semaine sélectionnée, le filtre par responsable et la session concernée avant de relancer l'exportation.

• Impossible d'ouvrir un instantané ou un canvas d'Initiative connecté :

  • Confirmez l'appartenance de la personne à l'espace de travail, ses droits d'accès aux Objectifs/OKR ainsi que ses autorisations sur le canvas d'Initiative.