Importar OKRs con IA

Importar OKRs desde material de planificación

Utilice la importación de OKRs cuando su equipo ya disponga de material de planificación y usted no desee copiar cada objetivo y Resultado clave manualmente. ALLO puede leer un documento de planificación o texto pegado, identificar posibles objetivos y Resultados clave, y convertirlos en un borrador que usted podrá revisar antes de que se guarde nada.

El flujo de importación se basa en borradores en primer lugar. ALLO no crea ninguna sesión, objetivo ni Resultado clave mientras lee la fuente de origen. La herramienta prepara un borrador, muestra una vista previa, abre un editor y guarda los datos solo después de que usted seleccione Importar OKRs.

Para comprender el modelo completo de Objetivos/OKRs, comience con Comprender Objetivos/OKRs. Si está planificando un nuevo ciclo desde cero, el artículo Crear una sesión explica los pasos para la configuración manual.

Disponibilidad y permisos

Si falta la sección de Objetivos/OKRs, el botón de importación está oculto o el editor es de solo lectura, verifique el acceso al espacio de trabajo antes de intentar con otro archivo. Utilice el artículo Solucionar problemas de permisos de OKRs para confirmar su rol, su acceso a las funciones y su acceso a la sesión.

Elegir el punto de partida adecuado

La importación de OKRs cuenta con dos puntos de partida, y el punto que usted elija controlará el destino del borrador guardado.

Seleccione el destino antes de comenzar. Si su intención era añadir filas a una sesión existente pero inició el proceso desde la página de inicio de Objetivos/OKRs, cancele antes de guardar y vuelva a abrir la importación desde el interior de la sesión.

Preparar la fuente de origen

La importación de OKRs funciona mejor cuando la fuente de origen ya contiene una estructura de OKRs reconocible. Una fuente útil suele incluir encabezados de objetivos, filas o viñetas de Resultados clave, responsables, fechas y metas medibles. También puede incluir notas de planificación, pero cuanto más clara sea la sección de OKRs, menos limpieza tendrá que hacer en el editor.

Usted puede cargar formatos de planificación comunes:

• Documentos de Word
• Libros de Excel
• Archivos de PowerPoint o presentaciones
• PDFs
• Markdown
• CSV
• Texto sin formato
• Archivos HWP

Dado que Google Docs y Google Slides son documentos en la nube, descárguelos o expórtelos como archivos compatibles antes de cargarlos.

También puede pegar texto directamente. El formato Markdown pegado, las viñetas, las notas de reuniones, las filas copiadas de hojas de cálculo y el texto sin formato son compatibles.

Si la fuente de origen es muy extensa, pegue únicamente la sección que contiene los objetivos y Resultados clave. Las directrices extensas, las transcripciones de reuniones o los planes de proyectos con una sección de OKRs pequeña pueden generar un borrador menos preciso, ya que ALLO debe separar el contexto de planificación de las filas reales de OKRs.

No utilice la importación de OKRs para:

• Archivos PDF escaneados sin texto legible
• Archivos protegidos por contraseña
• Exportaciones vacías
• Archivos que requieran criterio humano antes de que exista la estructura de OKRs

Si el documento es principalmente una lluvia de ideas, limpie primero la sección de OKRs o cree los objetivos de forma manual con Crear un objetivo y Añadir Resultados clave.

Cargar un archivo o pegar texto

Abra la importación de OKRs desde el punto de partida correcto y luego elija una fuente de origen. Usted puede cargar un archivo o pegar texto, pero no ambas opciones para el mismo borrador. Si selecciona un archivo, la opción de pegar texto se deshabilitará hasta que elimine dicho archivo.

En el caso de archivos, arrastre el archivo al área de carga o búsquelo en su equipo. ALLO verificará el tipo de archivo y el límite de 20 MB antes de iniciar el borrador. Si opta por texto pegado, inserte la sección de OKRs en el cuadro de texto.

Seleccione Generar borrador para comenzar. A continuación, mantenga la ventana abierta mientras ALLO prepara el borrador:

1. ALLO carga el archivo si es necesario.
2. Lee la fuente de origen.
3. Compara los miembros del espacio de trabajo para asignar a los responsables.
4. Genera un borrador.

La pantalla de progreso puede tardar uno o dos minutos en el caso de archivos más grandes. Cerrar la ventana podría interrumpir la visualización local de la tarea, y tenga en cuenta que no existe una vista de historial de borradores para regresar a la misma importación más adelante.

Revisar el borrador antes de guardar

Cuando el borrador esté listo, ALLO mostrará una pantalla de revisión con el número de objetivos, Resultados clave, responsables encontrados y el trimestre o periodo detectado. Esta pantalla es una vista previa y no una sesión guardada.

Seleccione Abrir editor para inspeccionar el borrador real. En el editor, usted puede actualizar los títulos de los objetivos, los títulos de los Resultados clave, los responsables, las fechas de entrega de los Resultados clave, las etiquetas y el rango de fechas de la sesión cuando esté creando una nueva sesión. Cuando realice la importación dentro de una sesión existente, el título y el rango de fechas se tomarán de dicha sesión.

Lea el borrador con mentalidad de evaluador, no de mero corrector ortográfico. Confirme que:

• Cada objetivo señale la dirección que usted desea.
• Cada Resultado clave sea medible.
• Cada Resultado clave se encuentre ubicado bajo el objetivo correcto.
• Las notas, las métricas ambiguas o el contexto de origen no se hayan convertido en tareas que su equipo no tiene intención de registrar.

Corregir advertencias de responsables, fechas y unidades

Responsables. La asignación de responsables se basa en los miembros del espacio de trabajo. Si ALLO encuentra una coincidencia exacta o muy cercana, el responsable se seleccionará automáticamente en el borrador. Si un nombre falta, es ambiguo o no se encuentra en el espacio de trabajo, revise el campo del responsable antes de guardar.

ALLO no intentará adivinar los responsables ambiguos en el OKR final. Elija a la persona o al equipo correcto, o bien deje el campo vacío si así lo desea.

Fechas. Las fechas claras pueden convertirse en fechas de entrega de los Resultados clave. Aquellas fechas imprecisas como "fin de trimestre", "semanalmente" o que no cuenten con suficiente contexto sobre el año podrían requerir una revisión. Los objetivos no tienen su propia columna de fecha de entrega en el editor de importación; el rango de fechas de la sesión y las fechas de entrega de los Resultados clave son los plazos que realmente importan.

Unidades y métricas. Unidades pueden provenir de la fuente de origen, lo que incluye porcentajes, divisas, recuentos, horas, días, días hábiles o etiquetas personalizadas. Verifique los Resultados clave importados que utilicen unidades no estándar.

Un Resultado clave orientado a reducir el trabajo de 38 horas a 20 horas debe seguir siendo una métrica basada en horas, en lugar de convertirse de forma silenciosa en un porcentaje. Si la métrica solo se describe en prosa, ALLO podría conservar la redacción original como contexto para que usted pueda definir la medición final después de la importación.

Qué información guarda la importación de OKRs

El botón Importar OKRs representa el punto de guardado definitivo. Antes de seleccionarlo, sus cambios siguen siendo solo un borrador. Una vez que lo presione, ALLO escribirá los objetivos y Resultados clave revisados en el destino correspondiente.

Los objetivos y Resultados clave importados se crean como registros estándar de Objetivos/OKRs. Se asignan los responsables que hayan coincidido, y las fechas y valores medibles de los Resultados clave se guardan en las secciones correspondientes de ALLO. Las etiquetas seleccionadas en el editor se aplican a las filas importadas cuando se encuentren disponibles.

La importación de OKRs no crea Iniciativas, check-ins ni snapshots por usted de forma automática. Tampoco define el ritmo operativo de su equipo. Después de realizar la importación, recuerde:

• Revisar el nombre de la sesión, el plazo (Timeframe) y la frecuencia de registro de progreso (check-in).
• Crear canvases conectados mediante Crear una Iniciativa.
• Actualizar el progreso con Registrar el progreso.
• Utilizar el artículo Snapshots para los periodos de revisión.

Si el plan importado cuenta con varios niveles de objetivos, abra la Vista de árbol después de guardar. La vista de mapa le facilitará confirmar que los objetivos principales y secundarios se hayan importado de la forma prevista.

Cuándo no utilizar la importación de OKRs

No utilice la importación de OKRs cuando la fuente de origen no sea propiamente un plan de OKRs. Un memorando de estrategia, un documento de directrices, una transcripción o una lista de tareas pueden contener un contexto de planificación valioso, pero es posible que no incluyan los objetivos ni los Resultados clave estructurados que deben registrarse en la plataforma.

No utilice esta función para omitir la etapa de revisión. La IA puede identificar la estructura, pero también podría malinterpretar a un responsable, tratar una anotación simple como un Resultado clave, omitir una fecha de vencimiento o conservar una métrica que requiera el criterio de una persona. Si el borrador parece incorrecto, corríjalo en el editor antes de guardar, o bien descártelo y prepare una fuente de origen más limpia.

Tampoco recurra a la importación cuando necesite fusionar objetivos con otros ya existentes, eliminar duplicados de una sesión, actualizar el progreso en tiempo real o construir los canvases vinculados a las Iniciativas.

La importación añade nuevos objetivos y Resultados clave. No concilia duplicados, no sobrescribe filas existentes, no realiza check-ins, no crea Iniciativas ni completa la información de los canvases conectados.

Qué puede salir mal

• El archivo está bloqueado o no se puede leer.

  • Causas posibles:
    • El archivo no es compatible, está vacío o protegido por contraseña.
    • El archivo supera el límite de 20 MB.
    • Un PDF escaneado se muestra correctamente a la vista pero carece de texto digital legible.
  • Solución: Vuelva a exportar la fuente de origen, elimine la protección por contraseña, divida los archivos grandes o utilice un formato de exportación basado en texto.

• La fuente de origen no contiene OKRs reconocibles.

  • Causas posibles:
    • El documento contiene demasiado texto narrativo sin una estructura clara de objetivos y Resultados clave.
  • Solución: Pegue únicamente la sección que contiene los OKRs o redacte el documento de origen de manera que los objetivos y los Resultados clave queden claramente delimitados.

• El borrador requiere revisión a pesar de haberse procesado con éxito.

  • Causas posibles:
    • Faltan responsables o hay nombres ambiguos en el espacio de trabajo.
    • Se detectaron fechas imprecisas o filas duplicadas.
    • El texto contiene redacciones dudosas o métricas poco claras.
  • Solución: Revise detenidamente todos los campos en el editor antes de confirmar el guardado.

• Se produce un error al guardar después de la revisión.

  • Causas posibles:
    • Sus permisos de acceso en el espacio de trabajo cambiaron durante el proceso.
    • La sesión de destino ya no está disponible o se interrumpió la conexión de red.
    • El borrador contiene filas con formatos que impiden el guardado.
  • Solución: Utilice la opción para regresar al editor, verifique las filas marcadas con advertencias y guarde nuevamente en lugar de reiniciar la carga de un archivo nuevo.

Resolución de problemas

Si la opción Generar borrador está deshabilitada, seleccione un archivo compatible o pegue el texto de origen. Si ya hay un archivo seleccionado y prefiere pegar texto en su lugar, elimine primero el archivo.

Si la carga del archivo falla, verifique el tamaño y el formato del mismo. Utilice un archivo de menos de 20 MB, elimine la protección por contraseña y exporte los documentos en la nube como archivos locales antes de subirlos.

Si ALLO no puede leer un archivo PDF, intente con un PDF basado en texto o exporte el documento original como Word, Markdown, CSV o texto sin formato. Los archivos PDF escaneados requieren un proceso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para que el importador pueda leer las palabras.

Si no se encuentran OKRs, limite la fuente de origen únicamente a la sección de planificación que contiene los objetivos y Resultados clave. Una transcripción completa de una reunión o un documento extenso de directrices pueden dificultar la identificación de las filas de OKRs reales.

Si los responsables no coinciden, confirme que estas personas sean miembros activos del espacio de trabajo y seleccione al responsable correcto en el editor. Si el usuario no forma parte del espacio de trabajo, invítelo o restablezca su acceso antes de asignarlo.

Si no puede guardar la información, confirme que aún conserva los permisos necesarios para crear o editar Objetivos/OKRs en la sesión de destino. Consulte el artículo Solucionar problemas de permisos de OKRs.

Si el error persiste después de revisar el borrador y volver a intentarlo, póngase en contacto con el equipo de soporte aportando los siguientes datos:

• La hora exacta en que intentó realizar la importación.
• El nombre del espacio de trabajo.
• El mensaje de error visible en pantalla.