AIを使用したOKRのインポート

計画資料からOKRをインポートする

チームにすでに計画資料があり、目標や主要成果を1つずつ手作業で写したくない場合は、OKRインポートを使います。ALLOは計画書や貼り付けたテキストを読み取り、目標や主要成果になりそうな項目を見つけて、保存前に確認できるドラフトにまとめます。

インポートはドラフトから始まります。ALLOがソースを読み取っている間に、セッション、目標、主要成果が作成されることはありません。ドラフトを準備し、プレビューを表示してエディターを開き、OKRをインポートを選択したときに初めて保存されます。

目標/OKRの全体像は、目標/OKRについて理解するから確認してください。新しいサイクルを一から計画する場合は、セッションを作成するで手動の設定手順を説明しています。

利用条件と権限

目標/OKRが表示されない、インポートボタンが見当たらない、エディターが読み取り専用になっている場合は、別のファイルを試す前にワークスペースのアクセス権を確認してください。OKR権限のトラブルシューティングで、自分の役割、機能へのアクセス権、セッションへのアクセス権を確認できます。

適切な開始場所を選ぶ

OKRインポートには開始場所が2つあり、どちらから始めたかによって、保存したドラフトの行き先が決まります。

始める前に保存先を決めてください。既存のセッションに行を追加するつもりで目標/OKRホームから始めてしまった場合は、保存する前にキャンセルし、そのセッションの中からインポートを開き直してください。

ソースを準備する

OKRインポートは、ソースにOKRとして読み取れる構造がすでにあるときに最もうまく働きます。目標の見出し、主要成果の行や箇条書き、担当者、日付、測定できる目標値があるソースが向いています。計画メモが混ざっていても構いませんが、OKRの部分がはっきりしているほど、エディターでの手直しが少なくなります。

次のような一般的な計画資料の形式をアップロードできます。

• Wordドキュメント
• Excelブック
• PowerPointなどのスライドファイル
• PDF
• Markdown
• CSV
• プレーンテキスト
• HWPファイル

GoogleドキュメントとGoogleスライドはクラウド上のドキュメントなので、対応する形式でダウンロードまたはエクスポートしてからアップロードしてください。

テキストを直接貼り付けることもできます。Markdown、箇条書き、会議メモ、スプレッドシートからコピーした行、プレーンテキストのいずれも使えます。

ソースが非常に長い場合は、目標と主要成果が書かれた部分だけを貼り付けてください。長い規程、会議の文字起こし、OKRの部分が少しだけ含まれるプロジェクト計画などは、ALLOが計画の背景と実際のOKRの行を切り分ける必要があるため、ドラフトの精度が下がることがあります。

次のようなものにはOKRインポートを使わないでください。

• 読み取れるテキストがないスキャンPDF
• パスワードで保護されたファイル
• 中身が空のエクスポート
• OKRの構造を作る前に人の判断が必要なファイル

ドキュメントの大半がアイデア出しの段階なら、先にOKRの部分を整理するか、目標を作成すると主要成果を追加するを参考に手動で目標を作成してください。

ファイルをアップロードする、またはテキストを貼り付ける

適切な開始場所からOKRインポートを開き、ソースを1つ選びます。ファイルのアップロードとテキストの貼り付けは、同じドラフトで両方使うことはできません。ファイルを選択している間は、そのファイルを削除するまでテキストを貼り付けられません。

ファイルの場合は、アップロードエリアにドラッグするか、参照して選択します。ALLOはドラフトの準備を始める前に、ファイル形式と20MBの上限を確認します。テキストの場合は、OKRの部分をテキストボックスに貼り付けます。

ドラフト生成を選択して開始します。ALLOがドラフトを準備している間は、ウィンドウを開いたままにしてください。

1. 必要に応じて、ALLOがファイルをアップロードします。
2. ソースを読み取ります。
3. 担当者を照合するために、ワークスペースのメンバーを確認します。
4. ドラフトを生成します。

大きなファイルでは、進捗画面が1〜2分ほど続くことがあります。ウィンドウを閉じると、手元の画面でタスクの表示が止まる場合があります。後から同じインポートに戻るためのドラフト履歴はありません。

保存する前にドラフトを確認する

ドラフトの準備ができると、ALLOは検出した目標の数、主要成果の数、見つかった担当者、検出した四半期または期間を確認画面に表示します。この画面はプレビューで、セッションはまだ保存されていません。

この状態を、エディターを開く前の確認ポイントとして使ってください。件数、担当者の照合、検出された期間がこの時点でおかしい場合は、行ごとの修正に時間をかける前に、ソースを直して再生成します。

エディターを開くを選択して、実際のドラフトを確認します。エディターでは、目標のタイトル、主要成果のタイトル、担当者、主要成果の期日、タグを更新できます。新しいセッションを作成する場合は、セッションの期間も更新できます。既存のセッションにインポートする場合、セッションのタイトルと期間はその既存セッションのものが使われます。

誤字チェックではなく、レビュアーの目でドラフトを読んでください。次の点を確認します。

• 各目標が、目指したい方向を示しているか
• 各主要成果が測定できるか
• 各主要成果が正しい目標の下にあるか
• メモ、曖昧な指標、背景説明が、チームで追跡するつもりのない作業になっていないか

担当者、日付、単位の警告を直す

担当者: 担当者の照合はワークスペースのメンバーをもとに行われます。完全に一致する名前や近い名前が見つかった場合は、ドラフトで担当者が選択された状態になります。名前が欠けている、曖昧である、ワークスペースに見つからない場合は、保存前に担当者の欄を確認してください。

曖昧な担当者を推測で保存することはありません。正しいメンバーまたはチームを選ぶか、意図的であれば空欄のままにしてください。

日付: はっきりした日付は主要成果の期日になります。「四半期末」「毎週」のような曖昧な表現や、年がわからない日付は確認が必要になることがあります。インポートのエディターでは、目標に独自の期日の列はありません。意味を持つのは、セッションの期間と主要成果の期日です。

単位と指標: 単位はソースから読み取られます。割合、通貨、件数、時間、日数、営業日、カスタムラベルなどです。標準的でない単位を使っている主要成果は確認してください。

作業時間を38時間から20時間に減らす主要成果は、いつの間にかパーセントに変わるのではなく、時間の指標のままであるべきです。指標が文章でしか書かれていない場合、ALLOはその文言を背景情報として残すことがあります。インポート後に測定方法を仕上げてください。

「OKRをインポート」で保存される内容

OKRをインポートが確定のタイミングです。押す前の変更はまだドラフトです。押すと、ALLOは確認済みの目標と主要成果を保存先に書き込みます。

インポートした目標と主要成果は、通常の目標/OKRのレコードとして作成されます。照合できた担当者が割り当てられ、主要成果の日付と測定値はALLOが読み取れた範囲で保存されます。エディターで選んだタグも、使える場合はインポートした行に適用されます。

OKRインポートは、イニシアチブ、チェックイン、スナップショットを作成しません。運用のリズムを決めることもありません。インポートした後は、次のことを行ってください。

• セッション名、期間、チェックインの周期を確認する
• イニシアチブを作成するで、関連するキャンバスを作成する
• 進捗をチェックインするで進捗を更新する
• レビュー期間にはスナップショットを使う

インポートした計画に複数の階層の目標がある場合は、保存後にツリービューを開いてください。マップ表示なら、親の目標と子の目標が想定どおりにインポートされたかを確認しやすくなります。

OKRインポートを使わないほうがよい場合

ソースが実際にはOKRの計画でない場合は、OKRインポートを使わないでください。戦略メモ、方針文書、文字起こし、タスク一覧には計画の役に立つ背景が含まれていても、レコードにすべき目標や主要成果が含まれていないことがあります。

確認を省くために使わないでください。AIは構造を見つけられますが、担当者を読み違えたり、メモを主要成果として扱ったり、日付を見落としたり、人の判断が必要な指標をそのまま残したりすることがあります。ドラフトがおかしいと感じたら、保存前に直すか、破棄してソースを整え直してください。

既存の目標との統合、セッション内の重複の整理、ライブの進捗の更新、イニシアチブのキャンバスの作成が必要な場合も、インポートは向いていません。インポートは新しい目標と主要成果を追加するだけです。重複の解消、既存の行の上書き、チェックイン、イニシアチブの作成、関連するキャンバスへの入力は行いません。

起こりうる問題

ファイルがブロックされる、または読み取れない: 対応していない形式、大きすぎる、空である、パスワードで保護されている、読み取れないといった原因が考えられます。テキストのないスキャンPDFは、人の目には問題なく見えても、ALLOが読み取れるテキストがありません。ソースをエクスポートし直す、パスワード保護を外す、大きなファイルを分割する、テキストベースの形式でエクスポートする、のいずれかを試してください。

ソースにOKRとして読み取れる内容がない: ALLOが目標と主要成果を見つけられない場合は、OKRの部分だけを貼り付けるか、目標と主要成果の行がはっきりわかるようにソースを書き直してください。

読み取りに成功しても、ドラフトの確認が必要になる: 担当者がいない、担当者が曖昧、日付が曖昧、重複に見える行、確信度の低い文言、はっきりしない指標は、保存前にエディターを確認すべきサインです。

確認後に保存できない: アクセス権が変わった、保存先のセッションが使えなくなった、ネットワークが切れた、保存できない行がドラフトに含まれている、といった原因が考えられます。新しくアップロードし直すのではなく、エディタに戻るを使って指摘された行を確認し、もう一度保存してください。

トラブルシューティング

ドラフト生成を選択できない場合は、対応するファイルを選ぶか、ソースのテキストを貼り付けてください。ファイルを選択した後でテキストを貼り付けたい場合は、先にファイルを削除します。

アップロードに失敗する場合は、ファイルのサイズと形式を確認してください。20MB未満のファイルを使い、パスワード保護を外し、クラウド上のドキュメントはファイルとしてエクスポートしてからアップロードします。

ALLOがPDFを読み取れない場合は、テキストベースのPDFを使うか、元のドキュメントをWord、Markdown、CSV、プレーンテキストのいずれかでエクスポートしてください。スキャンPDFは、インポートで文字を読み取れるように、事前にOCRをかける必要があります。

OKRが見つからない場合は、ソースを目標と主要成果が書かれた計画の部分に絞ってください。会議の文字起こし全体や規程文書全体を読み込ませると、実際のOKRの行が埋もれてしまいます。

担当者が一致しない場合は、その人がワークスペースのアクティブなメンバーであることを確認し、エディターで正しい担当者を選んでください。ワークスペースにいない人の場合は、招待するかアクセス権を復元してから割り当てます。

保存できない場合は、保存先のセッションで目標/OKRを作成・編集する権限がまだあるか確認してください。OKR権限のトラブルシューティングを参照してください。

ドラフトを確認して再試行してもエラーが続く場合は、次の情報を添えてサポートにお問い合わせください。

• インポートした日時
• ワークスペース
• 表示されたエラーメッセージ