AIを使用したOKRのインポート

計画資料からのOKRのインポート

チームですでに計画資料が作成されており、すべての目標や主要成果を手作業でコピーしたくない場合は、OKRインポート機能を使用します。ALLOは計画書やコピーしたテキストを読み込み、目標や主要成果になりそうな項目を抽出して、保存前のレビュー用ドラフトを自動生成します。

インポートフローはドラフト作成を最初に行う設計になっています。ALLOがソースを読み込んでいる間は、セッション、目標、または主要成果は作成されません。まずドラフトを作成し、プレビューを表示してエディターを開き、ユーザーが [OKRのインポート] を選択した後に初めて保存されます。

目標／OKRモデルの全体像については、目標／OKRの理解からご覧ください。新しいサイクルを最初から計画する場合は、セッションの作成で手動による設定手順を解説しています。

利用可能性と権限

目標／OKR機能が表示されない、インポートボタンが非表示になっている、またはエディターが読み取り専用である場合は、別のファイルを試す前にワークスペースのアクセス権限をご確認ください。OKR権限のトラブルシューティングをご参照の上、ご自身のロール、機能へのアクセス権、およびセッションへのアクセス権をご確認ください。

適切なエントリポイントの選択

OKRインポートには2つのエントリポイントがあり、どちらから開始するかによって保存先が決定されます。

目標／OKRのホーム画面またはセッション一覧から [OKRのインポート] を使用すると、インポートしたソースが新しいセッションとして保存されます。四半期計画ファイル、部署ごとのOKRスプレッドシート、独自の期間が設定された計画ドキュメントなどをインポートする場合は、こちらの方法が適しています。ALLOはドラフトのタイトルと期間設定を使用してセッションを作成し、その中にインポートされた目標と主要成果を作成します。

既存のセッション内部から作成メニューを開き、[OKRのインポート] を選択すると、そのセッションに目標と主要成果を追加できます。この方法では、別のセッションは作成されず、既存のセッションのタイトルや日付も変更されません。表示しているセッションの末尾にインポートしたドラフトが追加されます。

作業を開始する前に対象の保存先を決定してください。既存のセッションに項目を追加するつもりだったにもかかわらず、目標／OKRホームから開始してしまった場合は、保存する前に一旦キャンセルし、該当するセッションの内部からインポートをやり直してください。

ソースの準備

OKRインポートは、あらかじめ認識しやすいOKRの構造がソースに含まれている場合に最も効果的です。一般的に、目標の見出し、主要成果の行や箇条書き、担当者、日付、測定可能な数値ターゲットが記載されているソースが適しています。計画メモが含まれていても構いませんが、OKRセクションが明確に区別されているほど、エディターでの修正作業を減らすことができます。

Wordドキュメント、Excelワークブック、PowerPointやスライドファイル、PDF、Markdown、CSV、プレーンテキスト、HWPファイルなど、一般的な計画書フォーマットをアップロードできます。GoogleドキュメントやGoogleスライドはクラウド上の文書であるため、アップロードする前に対応するファイル形式としてダウンロードまたはエクスポートしてください。

テキストを直接コピー＆ペーストすることもできます。貼り付けられたMarkdown、箇条書き、ミーティングメモ、スプレッドシートのコピー行、プレーンテキストのいずれにも対応しています。ソースが非常に長い場合は、目標と主要成果が含まれているセクションのみをコピーして貼り付けてください。長大な社内規定、ミーティングの文字起こし、または小さなOKRセクションしか含まれないプロジェクト計画書などをそのまま読み込ませると、ALLOが全体的な計画の文脈から実際のOKRの行を分離しにくくなり、ドラフトの精度が低下する原因になります。

テキストを読み取れないスキャンされたPDF、パスワード保護されたファイル、中身が空のエクスポートデータ、またはOKRとしての体裁を整えるために人間の判断が必要な状態のファイルをOKRインポートに使用しないでください。ドキュメントの内容がアイデア出しの段階である場合は、あらかじめOKRセクションを整理しておくか、目標の作成および主要成果の追加を参照して手動で目標を作成してください。

ファイルのアップロードまたはテキストの貼り付け

適切なエントリポイントからOKRインポートを開き、ソースを1つ選択します。ファイルのアップロードとテキストの貼り付けを同じドラフト内で同時に行うことはできません。ファイルが選択されている場合、そのファイルを削除するまでテキストの貼り付けエリアは無効化されます。

ファイルを使用する場合は、アップロードエリアにファイルをドラッグするか、ファイルを参照して選択してください。ALLOは、ドラフト作成を開始する前にファイル形式と20MBのサイズ制限を確認します。テキストの貼り付けを使用する場合は、テキストボックスにOKRセクションを貼り付けます。

[ドラフトを生成] を選択して開始します。ALLOは必要に応じてファイルをアップロードし、ソースを読み込み、ワークスペースメンバーと担当者の名前のマッチングを確認した上でドラフトを生成します。ファイルサイズが大きい場合、進捗画面の処理に1分から2分程度かかることがあります。ドラフトの作成中はウィンドウを開いたままにしてください。ウィンドウを閉じると、お使いの画面でのタスク表示が停止する場合があり、後から同じインポート処理に戻るためのドラフト履歴画面は用意されていません。

保存前のドラフトの確認

ドラフトが完成すると、ALLOは検出された目標の数、主要成果の数、検出された担当者、および判定された四半期または期間を含む確認画面を表示します。この画面はプレビューであり、セッションはまだ保存されていません。

[エディターを開く] を選択して、実際のドラフトを確認します。エディターでは、目標のタイトル、主要成果のタイトル、担当者、主要成果の期日、タグを更新できます。また、新しいセッションを作成する場合はセッションの期間設定も更新可能です。既存のセッションにインポートする場合は、セッション名と期間設定は既存のセッション情報がそのまま適用されます。

単なる誤字脱字のチェックではなく、レビュー担当者の視点でドラフトの内容を精査してください。各目標が目指すべき正しい方向を指しているか、各主要成果が測定可能か、そして各主要成果が適切な目標の下に分類されているかを確認します。ソースファイルにメモや曖昧な指標、あるいは主要成果とは言えない文脈が含まれていた場合、それらの内容がチームの追跡対象ではない不要なタスクとしてインポートされていないかをご確認ください。

担当者、日付、単位の警告の修正

担当者のマッチングは、ワークスペースメンバーに基づいて行われます。完全一致または高い精度で一致する名前が見つかった場合、ドラフト内でその担当者が自動的に選択されます。名前が欠落している場合、曖昧な場合、またはワークスペース内に見つからない場合は、保存前に対象の担当者フィールドを確認してください。曖昧な担当者が推測で保存されることはありません。正しいメンバーまたはチームを選択するか、意図的である場合は空欄のままにしてください。

日付についても同様の確認が必要です。明確な日付は、主要成果の期日として設定されます。「四半期末」「毎週」といった曖昧な記述や、年号が特定できない日付などは、確認が必要な場合があります。インポートエディターにおいて目標には個別の期日列はありません。重要となるのは、セッション全体の期間設定と、主要成果の期日です。

単位と指標（割合、通貨、件数、時間、日数、営業日、カスタムラベルなど）は、ソースから自動的に読み取られます。標準的ではない単位を使用しているインポートされた主要成果がないかを確認してください。例えば、作業時間を「38時間から20時間に削減する」という主要成果は、パーセントに変換されることなく時間の指標として維持されるべきです。指標が文章としてのみ記述されている場合、ALLOはインポート後にユーザーが手動で測定値を定義できるように、該当する文言をコンテキスト情報としてそのまま維持することがあります。

インポートによって保存されるデータ

[OKRのインポート] をクリックすると、データが確定して保存されます。このボタンを押す前は、変更内容は一時的なドラフト状態です。ボタンを押すと、レビュー済みの目標と主要成果が対象の保存先に書き込まれます。

目標／OKRホームから開始した場合、ALLOは新規セッションを作成し、その中にインポートされた目標と主要成果を保存します。保存が完了すると、新しく作成されたセッションが開きます。既存のセッション内部から開始した場合、ALLOはインポートされた目標と主要成果をそのセッションに追加し、元のセッション表示に戻ります。

インポートされた目標と主要成果は、通常の目標／OKRレコードとして作成されます。一致した担当者が割り当てられ、主要成果の日付や測定可能な値もALLOが読み取り可能な形式で保存されます。エディターで選択されたタグも、インポートされた行に適用されます。

OKRインポートでは、イニシアチブ、チェックイン、またはスナップショットは自動作成されません。また、運用のリズム（周期設定）が自動決定されることもありません。インポート完了後は、セッション名、期間設定、チェックイン頻度を確認してください。必要に応じて、イニシアチブの作成を参照して連携するキャンバスを作成し、進捗のチェックインで進捗を更新してください。また、レビュー期間にはスナップショットをご活用ください。

インポートされた計画に複数階層の目標が含まれている場合は、保存後にツリービューを開いてください。マップ表示を使用することで、親目標と子目標が意図した構成で正しくインポートされているかを簡単に確認できます。

OKRインポートを使用すべきではないケース

ソースが実際のOKR計画ではない場合は、OKRインポートを使用しないでください。戦略メモ、方針書、文字起こし、またはタスク一覧などは、計画の背景情報として有用ですが、システム上でレコードとして追跡すべき目標や主要成果が含まれていない可能性があります。

人間の目による確認プロセスを省くためにこの機能を使用しないでください。AIは構造を特定するのには優れていますが、担当者の誤認、単なるメモの主要成果への誤変換、日付の誤認、または人間の判断が必要な指標をそのまま採用してしまうことがあります。ドラフトに誤りがある場合は、保存前に修正するか、一度ドラフトを破棄してより明確なソースデータを用意してください。

既存の目標とのマージ、セッションの重複排除、ライブ進捗の更新、またはイニシアチブに関連付けられたキャンバスの構築が必要な場合は、インポート機能を使用しないでください。インポートは新しい目標と主要成果を追加するためのものです。重複の解消、既存の行の乱雑な上書き、チェックインの作成、イニシアチブの自動構築、または連携されたキャンバスへの自動入力などを行うことはできません。

発生する可能性のある問題

• ファイルのアップロードが失敗する、または読み込めない

  • 原因：
    • ファイル形式が対応していない。
    • ファイルサイズが20MBを超えている。
    • ファイルが空であるか、パスワードで保護されている。
    • スキャンされたPDFなどでテキストデータ（OCR）が含まれていない。
  • 対策：元のツールからCSV、Word、Markdown、またはプレーンテキスト形式でエクスポートし直してください。パスワード保護を解除するか、大きなファイルを分割してください。

• OKR構造が検出されない

  • 原因：ソースに明確な目標や測定可能な成果が明記されていない。
  • 対策：計画全体のドキュメントからOKRが記載されているセクションのみをコピーして貼り付けるか、目標と主要成果の行がはっきりと区別できるようにソースを書き直してください。

• 解析は成功したが、ドラフト内に警告が表示される

  • 原因：担当者名の不一致、曖昧な日付（例：「四半期末」など）、重複の可能性がある行、確度の低い文言、または不明瞭な指標が含まれている。
  • 対策：保存する前にエディター画面を開き、該当するフィールドを手動で確認・修正してください。

• 確認後の保存処理に失敗する

  • 原因：
    • 作業中にユーザーのアクセス権限が変更された。
    • 対象のセッションが削除された。
    • ネットワーク接続が一時的に切断された。
    • ドラフト内に保存できない無効な行が含まれている。
  • 対策：最初からアップロードし直す必要はありません。エディター画面に戻るオプションを使用し、エラーのフラグが立っている行を確認・修正した上で、再度保存を実行してください。

トラブルシューティング

• [ドラフトを生成] ボタンがグレーアウトしている（選択できない）場合 対応しているファイルを選択するか、ソーステキストを貼り付けてください。すでにファイルが選択されている状態でテキストを貼り付けたい場合は、まずアップロードされたファイルを削除してください。

• ファイルのアップロードに失敗する場合 ファイルのサイズと形式を確認してください。ファイルサイズを20MB未満に抑え、パスワード保護を解除し、クラウド上のドキュメント（Googleドキュメントなど）はローカルファイルとしてエクスポートしてからアップロードしてください。

• PDFファイルが読み込めない場合 テキスト情報が含まれているPDFを使用するか、元のドキュメントをWord、Markdown、CSV、またはプレーンテキスト形式でエクスポートしてください。スキャンされたPDFの場合、インポート前にOCR（光学文字認識）処理を行ってテキストを読み取れる状態にする必要があります。

• OKRが見つからないと表示される場合 ソースを目標と主要成果が記述されている計画セクションのみに絞り込んでください。ミーティングの文字起こしや社内規定の全体などを読み込ませると、実際のOKR行が埋もれてしまい検出できない原因になります。

• 担当者のマッチングがうまくいかない場合 該当するメンバーがワークスペースのアクティブなメンバーであることを確認し、エディター画面で正しい担当者を手動で選択してください。メンバーがワークスペースに登録されていない場合は、招待またはアクセス権の復元を行ってから割り当ててください。

• ドラフトの保存ができない場合 対象のセッションにおいて、目標／OKRの作成または編集権限を現在も持っていることを確認してください（詳細は OKR権限のトラブルシューティング をご参照ください）。ドラフトの内容を確認・修正して再試行してもエラーが解消されない場合は、インポートを実行した日時、ワークスペース名、および表示されているエラーメッセージを添えて、サポートにお問い合わせください。