Importare gli OKR con l'IA

Importare gli OKR dal materiale di pianificazione

Utilizzate l'importazione degli OKR quando il vostro team dispone già di materiale di pianificazione e desiderate evitare di copiare manualmente ogni Obiettivo e Risultato chiave. ALLO è in grado di leggere un documento di pianificazione o un testo incollato, individuare i probabili Obiettivi e Risultati chiave, e trasformarli in una bozza da verificare prima del salvataggio.

Il flusso di importazione dà priorità alla bozza. ALLO non crea alcuna Sessione, Obiettivo o Risultato chiave durante la lettura della sorgente. Il sistema prepara una bozza, mostra un'anteprima, apre un editor e salva i dati solo dopo aver selezionato Import OKRs.

Per comprendere il modello completo di Obiettivi e OKR, si consiglia di iniziare con la guida Comprendere gli Obiettivi e gli OKR. Se state pianificando un nuovo ciclo da zero, la guida Creare una Sessione spiega la procedura di configurazione manuale.

Disponibilità e permessi

Se la sezione Obiettivi/OKR non è visibile, il pulsante di importazione è nascosto o l'editor è in modalità di sola lettura, verificate l'accesso all'area di lavoro prima di provare con un file diverso. Utilizzate la guida Risoluzione dei problemi relativi ai permessi OKR per verificare il vostro ruolo, l'accesso alle funzionalità e l'accesso alla Sessione.

Scegliere il punto di ingresso corretto

L'importazione degli OKR dispone di due punti di ingresso, che determinano la destinazione finale della bozza salvata.

Selezionate la destinazione prima di iniziare. Se l'intenzione è quella di aggiungere righe a una Sessione esistente ma l'operazione è stata avviata dalla pagina iniziale degli Obiettivi/OKR, annullate prima di salvare e riaprite l'importazione dall'interno della Sessione stessa.

Preparare la sorgente

L'importazione degli OKR offre prestazioni ottimali quando la sorgente presenta già una struttura OKR riconoscibile. Una sorgente efficace contiene solitamente intestazioni per gli Obiettivi, righe o elenchi puntati per i Risultati chiave, proprietari, date e traguardi misurabili. Può includere anche note di pianificazione, ma maggiore sarà la chiarezza della sezione OKR, minore sarà il lavoro di pulizia da svolgere nell'editor.

Potete caricare i formati di pianificazione più diffusi:

• Documenti Word
• Cartelle di lavoro Excel
• File PowerPoint o presentazioni
• PDF
• Markdown
• CSV
• Testo semplice
• File HWP

Poiché Google Documenti e Google Presentazioni sono documenti cloud, scaricateli o esportateli in uno dei formati supportati prima di procedere al caricamento.

È inoltre possibile incollare direttamente il testo. Il sistema supporta testo incollato in formato Markdown, elenchi puntati, note di riunione, righe di fogli di calcolo copiate e testo semplice.

Se la sorgente è molto estesa, incollate soltanto la parte contenente gli Obiettivi e i Risultati chiave. Linee guida lunghe, trascrizioni di riunioni o piani di progetto con una sezione OKR ridotta possono generare una bozza meno precisa, in quanto ALLO dovrà separare il contesto di pianificazione dalle righe OKR effettive.

Non utilizzate l'importazione degli OKR per:

• PDF scansionati privi di testo leggibile
• File protetti da password
• Esportazioni vuote
• File che richiedono una valutazione umana prima che la struttura OKR sia definita

Se il documento consiste principalmente in una sessione di brainstorming, ripulite prima la sezione OKR oppure create gli Obiettivi manualmente consultando le guide Creare un Obiettivo e Aggiungere i Risultati chiave.

Caricare un file o incollare testo

Aprite l'importazione degli OKR dal punto di ingresso corretto, quindi scegliete una sorgente. Potete caricare un file o incollare testo, ma non entrambe le cose per la stessa bozza. Se viene selezionato un file, la funzione di incolla del testo rimarrà disabilitata finché non rimuoverete il file.

Per i file, trascinate il documento nell'area di caricamento o sfogliate le cartelle per cercarlo. ALLO verificherà il tipo di file e il limite di 20 MB prima di iniziare la creazione della bozza. Per il testo incollato, inserite la sezione degli OKR direttamente nella casella di testo.

Selezionate Generate draft per iniziare. Successivamente, mantenete aperta la finestra mentre ALLO prepara la bozza:

1. ALLO carica il file, se necessario.
2. Viene letta la sorgente.
3. Viene eseguita una verifica tra i membri dell'area di lavoro per abbinare i proprietari.
4. Viene generata la bozza.

La schermata di avanzamento potrebbe richiedere uno o due minuti per i file di dimensioni maggiori. La chiusura della finestra potrebbe interrompere la visualizzazione locale dell'attività, e non è disponibile una cronologia delle bozze per riprendere la stessa importazione in un secondo momento.

Verificare la bozza prima di salvare

Una volta pronta la bozza, ALLO mostrerà una schermata di revisione contenente il numero di Obiettivi, Risultati chiave, proprietari rilevati e il trimestre o periodo individuato. Questa schermata rappresenta un'anteprima e non corrisponde a una Sessione salvata.

Selezionate Open editor per esaminare la bozza effettiva. All'interno dell'editor è possibile aggiornare i titoli degli Obiettivi, i titoli dei Risultati chiave, i proprietari, le date di scadenza dei Risultati chiave, i tag e l'intervallo di date della Sessione (in caso di creazione di una nuova Sessione). Quando si effettua l'importazione in una Sessione esistente, il titolo e l'intervallo di date vengono ereditati da quest'ultima.

Leggete la bozza con l'attenzione di un revisore, non limitandovi a una simple correzione ortografica. Verificate quanto segue:

• ciascun Obiettivo indichi chiaramente la direzione desiderata
• ogni Risultato chiave sia misurabile
• ciascun Risultato chiave sia collocato sotto l'Obiettivo corretto
• note, metriche ambigue o informazioni di contesto non siano state erroneamente convertite in attività che il vostro team non intende monitorare

Correggere gli avvisi relativi a proprietari, date e unità

Proprietari. L'abbinamento dei proprietari si basa sui membri dell'area di lavoro. Se ALLO trova una corrispondenza esatta o molto probabile, il proprietario potrà essere selezionato nella bozza. Se un nome manca, risulta ambiguo o non viene trovato all'interno dell'area di lavoro, verificate il campo del proprietario prima di salvare.

In caso di proprietari ambigui, il sistema non farà supposizioni all'interno dell'OKR salvato. Scegliete la persona o il team corretto, oppure lasciate il campo vuoto se ciò è intenzionale.

Date. Le date chiaramente indicate possono diventare date di scadenza per i Risultati chiave. Date generiche come "fine trimestre", "settimanale" o date prive di un contesto annuale sufficiente potrebbero richiedere una verifica. Gli Obiettivi non dispongono di una colonna dedicata alla data di scadenza nell'editor di importazione; le date determinanti sono l'intervallo temporale della Sessione e le scadenze dei Risultati chiave.

Unità e metriche. Le unità possono provenire dal documento sorgente e includono percentuali, valute, conteggi, ore, giorni, giorni lavorativi o etichette personalizzate. Verificate i Risultati chiave importati che utilizzano unità non standard.

Un Risultato chiave incentrato sulla riduzione delle ore di lavoro da 38 a 20 ore deve rimanere una metrica basata sulle ore, senza essere convertito silenziosamente in una percentuale. Se la metrica è descritta solo a parole, ALLO potrebbe conservare la formulazione testuale come contesto, consentendovi di completare la misurazione dopo l'importazione.

Quali dati vengono salvati dall'importazione

L'opzione Import OKRs rappresenta il punto di conferma finale. Fino a quando non viene selezionata, le modifiche rimangono allo stato di bozza. After you press it, ALLO scrive gli Obiettivi e i Risultati chiave verificati nella destinazione.

Gli Obiettivi e i Risultati chiave importati diventano normali record di Obiettivi/OKR. I proprietari corrispondenti vengono assegnati. Le date dei Risultati chiave e i valori misurabili vengono salvati in modo che ALLO possa leggerli. I tag selezionati nell'editor vengono applicati alle righe importate, se disponibili.

L'importazione degli OKR non crea automaticamente Iniziative, Check-in o Snapshot per conto vostro. Inoltre, non definisce il vostro ritmo operativo. Dopo l'importazione:

• verificate il nome della Sessione, l'intervallo temporale (Timeframe) e la frequenza dei Check-in
• create canvases collegati utilizzando la guida Creare un'Iniziativa
• aggiornate i progressi tramite la guida Registrare i Check-in
• utilizzate gli Snapshot per i periodi di revisione

Se il piano importato presenta più livelli di Obiettivi, aprite la Visualizzazione ad albero dopo il salvataggio. La visualizzazione mappa rende più semplice confermare che gli Obiettivi principali e secondari siano stati importati come desiderato.

Quando non utilizzare l'importazione degli OKR

Non utilizzate l'importazione degli OKR se la sorgente non rappresenta un piano OKR effettivo. Una nota strategica, un documento di policy, una trascrizione o un elenco di attività possono contenere un contesto di pianificazione utile, ma potrebbero non contenere gli Obiettivi e i Risultati chiave che devono essere registrati nel sistema.

Evitate di utilizzare l'importazione automatica per saltare la fase di revisione. L'IA è in grado di individuare la struttura, ma potrebbe interpretare erroneamente un proprietario, considerare una nota come un Risultato chiave, omettere una data o mantenere una metrica che richiede ancora una valutazione umana. Se la bozza presenta errori, correggetela prima di salvare o scartatela e preparate una sorgente più pulita.

Non utilizzate l'importazione se dovete unire nuovi elementi con Obiettivi esistenti, eliminare i duplicati da una Sessione, aggiornare i progressi in tempo reale o creare i canvases associati alle Iniziative. L'importazione aggiunge nuovi Obiettivi e Risultati chiave. Non risolve i duplicati, non sovrascrive le righe esistenti, non genera Check-in, non crea Iniziative né compila i canvases collegati.

Cosa può andare storto

Il file è bloccato o illeggibile. Il file potrebbe essere non supportato, troppo grande, vuoto, protetto da password o illeggibile. Un PDF scansionato senza testo potrebbe apparire corretto a un utente, ma non contiene testo leggibile da ALLO.

• Cause comuni e soluzioni:
  • Formato di file non supportato
  • Dimensione superiore al limite di 20 MB
  • Presenza di protezione da password o crittografia
  • PDF scansionato privo di testo digitale (richiede OCR)

La sorgente non presenta OKR riconoscibili. Se ALLO non riesce a trovare gli Obiettivi e i Risultati chiave, provate a isolare il testo utile.

• Cause comuni e soluzioni:
  • Presenza di troppe informazioni di contesto non strutturate
  • Trascrizioni o verbali di riunioni privi di una struttura ad elenco
  • Soluzione: copiate e incollate solo la sezione dedicata agli OKR oppure riformattate il testo sorgente

La bozza richiede una revisione anche se l'analisi va a buon fine. L'importazione automatica potrebbe presentare elementi incompleti.

• Segnali da verificare nell'editor:
  • Proprietari mancanti o ambigui (nomi non corrispondenti ai membri dell'area di lavoro)
  • Date imprecise o prive dell'indicazione dell'anno
  • Righe apparentemente duplicate o metriche poco chiare

Il salvataggio fallisce dopo la revisione. Il processo si interrompe durante la fase finale.

• Cause comuni e soluzioni:
  • Modifica improvvisa dei permessi dell'utente
  • Sessione di destinazione eliminata o non più disponibile
  • Interruzione temporanea della connessione di rete
  • Presenza di dati non validi in una delle righe dell'editor
  • Soluzione: utilizzate l'opzione per tornare all'editor, controllate i campi contrassegnati e riprovate a salvare

Risoluzione dei problemi

Se il pulsante Generate draft è disattivato, selezionate un file supportato o incollate il testo sorgente. Se è già stato selezionato un file e desiderate invece incollare il testo, rimuovete prima il file.

Se il caricamento fallisce, verificate le dimensioni e il formato del file. Assicuratevi che il file sia inferiore a 20 MB, rimuovete l'eventuale protezione da password ed esportate i documenti cloud sotto forma di file prima di caricarli.

Se ALLO non riesce a leggere un file PDF, provate a utilizzare un PDF basato su testo oppure esportate il documento originale in formato Word, Markdown, CSV o testo semplice. I PDF scansionati richiedono una conversione OCR prima che l'importazione possa leggerne il testo.

Se non viene trovato alcun OKR, limitate la sorgente alla sola sezione di pianificazione che contiene gli Obiettivi e i Risultati chiave. Una trascrizione integrale di una riunione o un intero documento sulle linee guida possono nascondere le righe OKR effettive.

Se i proprietari non corrispondono, verificate che gli utenti siano membri attivi dell'area di lavoro e selezionate il proprietario corretto all'interno dell'editor. Se la persona non è presente nell'area di lavoro, invitatela o ripristinatene l'accesso prima di assegnarle l'elemento.

Se non riuscite a salvare, verificate di disporre dei permessi necessari per creare o modificare gli Obiettivi/OKR nella Sessione di destinazione. Consultate la guida Risoluzione dei problemi relativi ai permessi OKR.

Se l'errore persiste anche dopo aver controllato la bozza e riprovato, contattate il supporto fornendo le seguenti informazioni:

• l'ora in cui è stata tentata l'importazione
• il nome dell'area di lavoro
• il messaggio di errore visibile