Creare un'Iniziativa

Un'Iniziativa è il canvas associato a un OKR

In Goals/OKR, un'Iniziativa è il nome che ALLO assegna al canvas associato a un Obiettivo o a un Risultato chiave. L'Obiettivo definisce la direzione strategica, mentre il Risultato chiave stabilisce come viene misurato il successo. L'Iniziativa è invece il canvas all'interno del quale il team pianifica le attività, raccoglie il contesto, assegna i compiti, esamina i risultati e mantiene il lavoro strettamente collegato all'obiettivo che si intende raggiungere.

Questa distinzione è fondamentale. Un'Iniziativa non è un secondo Risultato chiave, né una nota di stato nascosta o una bacheca di progetto separata. Si tratta di un canvas integrato direttamente nel flusso di lavoro degli OKR. Utilizzatela quando il team ha bisogno di uno spazio per tradurre la strategia in attività concrete, mantenendo sempre saldo il collegamento con l'Obiettivo o con il Risultato chiave.

Se state ancora decidendo quali parametri misurare, consultate la guida Aggiungere Risultati chiave. Se avete invece la necessità di aggiornare lo stato di avanzamento, consultate Aggiornare i progressi.

Disponibilità e autorizzazioni

Se l'azione di creazione non è visibile o se il canvas non si apre, consultate la guida Risoluzione dei problemi relativi ai permessi degli OKR prima di creare un elemento duplicato.

Quando creare un'Iniziativa

Create un'Iniziativa quando il team necessita di un canvas associato a un OKR. Alcuni ottimi esempi di Iniziative includono un piano di lancio, un canvas di ricerca sui clienti, la riscrittura della documentazione di supporto, un piano di ottimizzazione operativa, un piano di sperimentazione, uno spazio per workshop o una lista di controllo per il rilascio.

Evitate di creare un'Iniziativa per ogni singola micro-attività. Utilizzate invece il canvas dell'Iniziativa per l'insieme complessivo delle attività destinate alla revisione. All'interno di tale canvas, il vostro team potrà suddividere il lavoro servendosi degli strumenti di canvas, attività o sotto-attività disponibili nel workspace.

Non create un'Iniziativa al solo scopo di riformulare il Risultato chiave. Un Risultato chiave come Ridurre del 30% le conversazioni di supporto relative agli inviti misura il risultato finale desiderato. Un'Iniziativa come Pubblicare documenti per la risoluzione dei problemi di invito e per il recupero degli accessi disattivati rappresenta il lavoro concreto volto a influenzare tale risultato.

Dove creare un'Iniziativa

Aprite la sezione Goals/OKR, selezionate la Sessione corretta e aprite l'Obiettivo o il Risultato chiave che il lavoro deve supportare. Utilizzate l'azione o la sezione dedicata alle Iniziative disponibile all'interno della vista dettagliata.

La schermata dei dettagli del Risultato chiave è lo spazio più comune in cui aggiungere un'Iniziativa, in quanto i Risultati chiave indicano dove viene misurato il progresso. Se l'attività supporta una direzione strategica più ampia piuttosto che una singola metrica, associatela all'Obiettivo, qualora il vostro workspace supporti tale flusso.

Dopo aver creato l'Iniziativa, apritela per iniziare a lavorare nel canvas collegato. A seconda della vista attiva, la riga può mostrare il nome dell'Iniziativa, il responsabile, la data di scadenza, lo stato e l'icona del canvas.

Creare l'Iniziativa

1. Aprite l'Obiettivo o il Risultato chiave che l'attività deve supportare.
2. Selezionate Aggiungi Iniziativa o l'azione equivalente.
3. Assegnate all'Iniziativa un nome concreto.
4. Salvate le modifiche.
5. Aprite il canvas collegato.
6. Inserite il piano di lavoro, le note, i file, i diagrammi, le decisioni, le attività, le sotto-attività o il materiale di revisione di cui il vostro team ha bisogno.
7. Specificate un responsabile, una data di scadenza o uno stato, laddove questi campi siano disponibili.
8. Utilizzate i Check-in sul Risultato chiave correlato per spiegare in che modo l'Iniziativa stia influenzando il risultato finale.

Il canvas dell'Iniziativa è lo spazio in cui risiede il lavoro effettivo. Il Risultato chiave è invece la metrica in cui risiede il progresso misurabile.

Scegliere nomi efficaci per le Iniziative

Il nome di un'Iniziativa deve fare riferimento a un lavoro concreto che chiunque possa aprire ed esaminare.

Le versioni più efficaci si distinguono per la loro concretezza. Indicano chiaramente a chi si occupa della revisione quale tipo di lavoro si trovi all'interno del canvas collegato.

Sfruttare al meglio il canvas dell'Iniziativa

Utilizzate il canvas per centralizzare le attività che altrimenti rimarrebbero frammentate tra chat, file, verbali di riunione e commenti alle attività. Un canvas dell'Iniziativa ben strutturato può includere:

• il piano d'azione e i relativi responsabili
• le domande in sospeso e le note sulle decisioni prese
• i file di supporto correlati
• bozzetti e schermate di revisione
• bozze di contenuti
• collegamenti ad altre attività correlate

Se il vostro workspace include campi in stile attività, sotto-attività o elementi secondari all'interno del canvas dell'Iniziativa, utilizzateli per suddividere il lavoro in parti più gestibili. Considerate questi elementi come dettagli interni del canvas.

Il completamento di una sotto-attività può essere importante, ma non dimostra automaticamente lo spostamento o il miglioramento del Risultato chiave. Utilizzate un Check-in quando si registra una variazione nel risultato finale o quando il team ha bisogno di chiarire il contesto del progresso.

Se l'Iniziativa richiede uno spazio di collaborazione più ampio, utilizzate il canvas come qualsiasi altro canvas di ALLO:

• organizzate il lavoro in modo visivo
• mantenete il contesto vicino alle decisioni
• condividete il canvas con le persone che devono partecipare attivamente

Consultate la guida Creare un canvas per comprendere il flusso di lavoro generale dei canvas e Condividere un canvas quando i revisori hanno bisogno di accedervi.

Iniziative e Risultati chiave a confronto

Se la frase descrive un risultato, appartiene molto probabilmente a un Risultato chiave. Cercate parole come incrementare, ridurre, aumentare, diminuire, raggiungere, conseguire, abbreviare o migliorare abbinate a un obiettivo misurabile.

Se la frase descrive un'attività pratica, appartiene molto probabilmente a un'Iniziativa. Cercate parole come creare, lanciare, riscrivere, esaminare, intervistare, migrare, pubblicare, testare o rilasciare.

Possono esistere casi limite, ma si tratta di una distinzione che vale la pena tutelare. I Risultati chiave mantengono il team focalizzato sull'onestà dei risultati reali. Le Iniziative offrono al team uno spazio in cui operare ed eseguire.

Esempio

Obiettivo: Rendere i problemi relativi all'account e ai permessi più facili da risolvere per i clienti, senza dover attendere il supporto.

Risultato chiave: Ridurre del 30% le conversazioni di supporto relative agli accessi.

Iniziativa: Pubblicare i documenti relativi ai ruoli del workspace, alla condivisione e al recupero degli accessi disattivati.

All'interno del canvas dell'Iniziativa, il team conserva la struttura degli articoli, le schermate d'origine, le note dei revisori, le sotto-attività per ciascun articolo e i collegamenti finali alla pubblicazione. Durante la fase di revisione, il responsabile del Risultato chiave si serve dei Check-in per spiegare se le conversazioni di supporto stiano effettivamente diminuendo.

Questo approccio si rivela efficace poiché la direzione strategica, la misurazione e il canvas collegato rimangono elementi distinti ma interconnessi nel flusso di lavoro degli OKR.

Come appaiono le Iniziative nelle revisioni

A seconda della configurazione del vostro workspace, le Iniziative possono apparire nelle viste dettagliate degli Obiettivi o dei Risultati chiave, nei riepiloghi degli elenchi e nelle tabelle di revisione degli Snapshot. Le esportazioni degli Snapshot possono includere le righe delle Iniziative per consentire ai revisori di aprire il canvas collegato a uno specifico punto di avanzamento.

Sfruttate questa visibilità per garantire l'onestà e la trasparenza delle revisioni. Se un Risultato chiave è a rischio nonostante siano attive diverse Iniziative, la discussione di revisione deve vertere sul rischio legato al risultato finale, e non sul volume delle attività svolte.

Note su permessi e visibilità

La modifica delle Iniziative segue le regole dei permessi di Goals/OKR. L'apertura del canvas collegato può dipendere anche dai livelli di accesso impostati per lo stesso. Un utente potrebbe essere in grado di visualizzare la riga dell'Iniziativa, ma necessitare comunque di apposite autorizzazioni per aprirne il canvas.

Se il canvas dell'Iniziativa è stato condiviso ad ampio raggio ma l'Obiettivo è impostato come privato, il solo accesso al canvas potrebbe non fornire agli utenti il contesto completo di Goals/OKR. Assicuratevi di condividere la risorsa più idonea in base alle specifiche esigenze.

Se la Sessione è archiviata, la modifica dell'Iniziativa potrebbe essere limitata. Utilizzate le Sessioni archiviate come consultazione storica e non per l'esecuzione attiva delle attività.

Errori comuni

• Utilizzo delle Iniziative come valori di progresso: Il progresso deve essere monitorato esclusivamente tramite i Risultati chiave e i Check-in.
• Nomi delle Iniziative eccessivamente generici: Evitate titoli vaghi come Follow-up o Migliorare il processo. Sebbene il canvas venga popolato in un secondo momento, la riga dell'Iniziativa deve essere chiara fin da subito in fase di revisione.
• Unica Iniziativa per attività non correlate: Create Iniziative distinte se i lavori presentano responsabili, tempistiche o percorsi di revisione differenti.
• Presupporre che la visibilità dell'Obiettivo garantisca l'accesso al canvas: Chiunque possa visualizzare l'Obiettivo non è automaticamente abilitato ad aprire il canvas dell'Iniziativa. Verificate sempre i permessi del canvas prima di condividerne il collegamento durante una revisione.

Risoluzione dei problemi con le Iniziative

• Azione di creazione mancante: Verificate i vostri permessi di modifica e controllate lo stato della Sessione attuale.
• L'Iniziativa è visibile ma il canvas non si apre: Controllate le autorizzazioni di accesso al canvas e la vostra iscrizione al workspace. I problemi relativi alla riga di Goals/OKR e quelli relativi all'apertura del canvas possono dipendere da cause di accesso differenti.
• Iniziativa associata all'Obiettivo o al Risultato chiave errato: Spostate o ricreate l'elemento in base alle policy del vostro workspace, quindi rimuovete il duplicato per mantenere pulito lo spazio di revisione.
• Attività completata ma i progressi risultano non aggiornati: Aggiungete un Check-in al Risultato chiave correlato. Completare un lavoro e modificare il risultato finale misurato sono eventi correlati, ma non coincidono automaticamente.