Создание Инициативы

Инициатива представляет собой холст, связанный с OKR

В разделе Цели и OKR под термином Инициатива в ALLO понимается холст, прикрепленный к Цели или Ключевому результату. Цель определяет важное направление развития. Ключевой результат показывает, как измеряется успех. Инициатива представляет собой холст, на котором команда планирует работу, собирает контекст, распределяет задачи, проверяет результаты и связывает действия с итоговым результатом, который необходимо достичь.

Это различие крайне важно. Инициатива не является вторым Ключевым результатом, скрытой заметкой о статусе или отдельной проектной доской. Это холст, отображаемый внутри рабочего процесса OKR. Используйте его, когда команде требуется пространство для превращения стратегии в конкретные действия, не отрывая эту работу от Цели или Ключевого результата.

Если Вы еще определяете показатели для измерения, ознакомьтесь с разделом Добавление ключевых результатов. Если Вам необходимо обновить информацию о прогрессе, используйте раздел Обновление прогресса.

Доступность и права доступа

Если кнопка создания отсутствует или холст не открывается, изучите рекомендации в разделе Устранение неполадок с правами доступа в OKR, прежде чем создавать дубликат.

Когда следует создавать Инициативу

Создавайте Инициативу, когда команде требуется связанный с OKR холст. Хорошими примерами для создания Инициативы могут служить план запуска, холст исследования клиентов, переработка справочной документации, план оптимизации процессов, план экспериментов, рабочее пространство для семинара или контрольный список развертывания.

Не создавайте Инициативу для каждой мелкой задачи. Используйте холст Инициативы для основного объема работ, подлежащих проверке. Внутри этого холста Ваша команда может детализировать работу с помощью холстов, задач или подзадач, доступных в Вашем рабочем пространстве.

Не создавайте Инициативу просто для того, чтобы повторить формулировку Ключевого результата. Например, Ключевой результат «Снизить количество обращений в поддержку по вопросам приглашений на 30%» измеряет конечный итог. При этом Инициатива «Опубликовать руководства по устранению неполадок с приглашениями и восстановлению деактивированного доступа» представляет собой работу, которая должна повлиять на этот итог.

Где создавать Инициативу

Откройте раздел Цели и OKR, перейдите в нужную Сессию, а затем откройте Цель или Ключевой результат, которые должна поддерживать Ваша работа. Используйте кнопку добавления Инициативы или соответствующий раздел в детальном представлении.

Детальное представление Ключевого результата является наиболее частым местом добавления Инициативы, поскольку именно в нем измеряется прогресс. Если работа поддерживает более широкое направление, а не отдельный показатель, прикрепите ее к Цели, если Ваша рабочая область поддерживает такую возможность.

После создания Инициативы откройте ее для работы на связанном холсте. В зависимости от текущего вида в строке могут отображаться название Инициативы, ответственный, срок выполнения, статус и значок холста.

Создание Инициативы

1. Откройте Цель или Ключевой результат, которые должна поддерживать данная работа.
2. Нажмите кнопку Добавить Инициативу или аналогичную кнопку управления.
3. Укажите конкретное название Инициативы.
4. Сохраните изменения.
5. Откройте связанный холст.
6. Добавьте рабочий план, заметки, файлы, диаграммы, решения, задачи, подзадачи или другие необходимые Вашей команде материалы для обзора.
7. Укажите ответственного, срок выполнения или статус, если эти поля доступны.
8. Выполняйте регулярные обновления прогресса для связанного Ключевого результата, чтобы рассказать, влияет ли Инициатива на достижение цели.

Холст Инициативы предназначен для непосредственного выполнения работы. Ключевой результат служит для измерения достигнутого прогресса.

Формулируйте понятные названия Инициатив

Название Инициативы должно указывать на конкретную работу, которую любой участник сможет открыть и изучить.

Более удачные варианты конкретны. Они сразу объясняют проверяющему, какая именно работа ведется на связанном холсте.

Эффективно используйте холст Инициативы

Используйте холст для объединения всей информации, которая иначе была бы разбросана по чатам, файлам, заметкам со встреч и комментариям к задачам. Хорошо структурированный холст Инициативы может содержать:

• рабочий план и список ответственных
• открытые вопросы и заметки по принятым решениям
• сопроводительные файлы
• эскизы и скриншоты для обзора
• черновики материалов
• ссылки на связанные работы

Если в Вашем рабочем пространстве поддерживаются поля в стиле задач, подзадачи или дочерние элементы работы внутри холста Инициативы, используйте их для разделения работы на управляемые этапы. Относитесь к этим элементам как к детализации холста.

Выполнение подзадачи может быть важным шагом, однако оно не означает автоматическое изменение Ключевого результата. Выполняйте обновление прогресса при изменении конечного результата или когда команде требуется контекст по текущему прогрессу.

Если для Инициативы требуется более широкое пространство совместной работы, используйте данный холст так же, как любой другой холст в ALLO:

• организуйте работу визуально
• сохраняйте контекст рядом с принимаемыми решениями
• делитесь холстом с сотрудниками, которым необходимо принять участие в работе

Ознакомьтесь с разделом Создание холста для получения общих сведений о работе с холстами, а также с разделом Совместный доступ к холсту, когда проверяющим требуется доступ.

Отличие Инициатив от Ключевых результатов

Если формулировка звучит как конечный результат, скорее всего, ее следует оформить в виде Ключевого результата. Обращайте внимание на такие глаголы, как увеличить, уменьшить, повысить, снизить, достичь, сократить или улучшить в сочетании с измеримым целевым показателем.

Если формулировка звучит как процесс или задача, вероятно, это Инициатива. Ищите такие слова, как создать, запустить, переписать, провести аудит, опросить, перенести, опубликовать, протестировать или развернуть.

Иногда встречаются пограничные случаи, но это разделение важно сохранять. Ключевые результаты помогают команде объективно оценивать реальные итоги работы, тогда как Инициативы дают пространство для ее непосредственного выполнения.

Пример

Цель: Упростить для клиентов самостоятельное решение проблем с учетными записями и правами доступа, чтобы им не приходилось ждать ответа службы поддержки.

Ключевой результат: Снизить количество обращений в поддержку по вопросам доступа на 30%.

Инициатива: Опубликовать документацию о ролях в рабочем пространстве, совместном доступе и восстановлении деактивированного доступа.

Внутри холста Инициативы команда сохраняет план статей, исходные скриншоты, заметки рецензентов, подзадачи по каждой статье и ссылки на готовые публикации. Во время обзора владелец Ключевого результата обновляет прогресс, чтобы показать, снижается ли количество обращений в службу поддержки в действительности.

Такой подход эффективен, так как направление движения, измеряемые показатели и связанный холст разделены, но при этом тесно взаимосвязаны в рабочем процессе OKR.

Как Инициативы отображаются при обзоре

В зависимости от настроек Вашего рабочего пространства Инициативы могут отображаться в детальном представлении Цели или Ключевого результата, в списках и в таблицах обзора снимков экрана (Snapshot). Экспортируемые файлы снимков экрана могут содержать строки Инициатив, чтобы проверяющие могли открыть холст, связанный с конкретной точкой прогресса.

Используйте эту прозрачность для объективной оценки. Если Ключевой результат находится под угрозой срыва, несмотря на несколько активных Инициатив, обсуждение в ходе обзора должно быть сосредоточено на рисках достижения конечного результата, а не на объеме проделанной работы.

Примечания о правах доступа и видимости

Редактирование Инициативы регулируется правами доступа в разделе «Цели и OKR». Возможность открыть связанный холст также может зависеть от прав доступа к самому холсту. Пользователь может видеть строку Инициативы, но при этом нуждаться в получении доступа для открытия холста.

Если к холсту Инициативы предоставлен широкий доступ, но сама Цель является приватной, один лишь холст может не передавать пользователям полный контекст раздела «Цели и OKR». Делитесь подходящими ресурсами в зависимости от задачи.

Если Сессия архивирована, редактирование Инициативы может быть ограничено. Используйте архивированные Сессии для анализа прошлых периодов, а не для активного выполнения задач.

Распространенные ошибки

Не используйте Инициативы в качестве числовых показателей прогресса. Прогресс должен отражаться в Ключевых результатах и обновлениях прогресса.

Не создавайте Инициативы с неясными названиями вроде «Продолжить работу» или «Улучшить процесс». Холст может наполниться деталями позже, однако строка должна оставаться понятной в ходе обзора.

Не объединяйте несвязанные задачи в одну Инициативу. Создавайте отдельные Инициативы, если у работ разные ответственные, сроки выполнения или схемы обзора.

Не думайте, что каждый, кто может просматривать Цель, может также открыть холст Инициативы. Проверяйте права доступа к холсту, прежде чем делиться ссылками в ходе обзора.

Устранение неполадок при работе с Инициативами

Отсутствует кнопка создания:

• Проверьте свои права на редактирование.
• Убедитесь, что Сессия не архивирована.

Инициатива отображается, но холст не открывается:

• Проверьте права доступа к холсту.
• Убедитесь, что Вы являетесь участником рабочего пространства.
• Учитывайте, что строка в разделе «Цели и OKR» и сам холст могут иметь разные настройки доступа.

Инициатива прикреплена не к той Цели или Ключевому результату:

• Перенесите или создайте ее заново в соответствии с правилами Вашего рабочего пространства.
• Удалите созданный по ошибке дубликат, чтобы отчетность оставалась понятной.

Работа завершена, но прогресс выглядит устаревшим:

• Добавьте обновление прогресса для связанного Ключевого результата.
• Помните, что завершение работы и изменение измеряемого показателя взаимосвязаны, но не происходят автоматически.