Импорт OKR с помощью ИИ

Импорт OKR из материалов планирования

Используйте функцию импорта OKR, если у вашей команды уже есть материалы планирования и вы не хотите вручную копировать каждую цель и Ключевой результат. ALLO умеет читать документы планирования или вставленный текст, находить вероятные цели и Ключевые результаты, а также превращать их в черновик, который вы сможете проверить перед сохранением.

Процесс импорта начинается с создания черновика. ALLO не создает сессию, цель или Ключевой результат во время чтения источника. Система подготавливает черновик, показывает предварительный просмотр, открывает редактор и выполняет сохранение только после того, как вы выберете Импортировать OKR.

Для ознакомления с полной моделью целей и OKR начните с раздела Понимание целей и OKR. Если вы планируете новый цикл с нуля, в статье Создание сессии описан процесс ручной настройки.

Доступность и права доступа

Если раздел «Цели/OKR» отсутствует, кнопка импорта скрыта или редактор доступен только для чтения, проверьте права доступа к рабочему пространству перед тем, как пробовать другой файл. Используйте статью Устранение неполадок с правами доступа к OKR, чтобы проверить свою роль, доступ к функциям и доступ к сессиям.

Выбор подходящей точки входа

Импорт OKR имеет две точки входа, и выбор точки определяет, куда попадет сохраненный черновик.

Определитесь с точкой назначения до начала работы. Если вы планировали добавить элементы в существующую сессию, но начали с главной страницы «Цели/OKR», отмените действие перед сохранением и запустите импорт изнутри нужной сессии.

Подготовка источника

Импорт OKR работает лучше всего, когда источник уже содержит распознаваемую структуру OKR. Хорошо подготовленный источник обычно включает заголовки целей, строки или списки Ключевых результатов, ответственных, даты и измеримые целевые показатели. Он также может содержать заметки по планированию, но чем четче выделен раздел OKR, тем меньше вам придется редактировать его вручную в редакторе.

Вы можете загружать файлы популярных форматов планирования:

• Документы Word
• Книги Excel
• Презентации PowerPoint или слайды
• PDF-файлы
• Файлы Markdown
• Файлы CSV
• Простой текст (TXT)
• Файлы HWP

Документы Google Docs и презентации Google Slides являются облачными файлами, поэтому перед загрузкой скачайте или экспортируйте их в один из поддерживаемых форматов.

Вы можете также напрямую вставлять текст. Поддерживается вставка текста в формате Markdown, маркированных списков, заметок со встреч, скопированных строк таблиц и простого текста.

Если источник слишком длинный, вставьте только ту его часть, которая содержит Цели и Ключевые результаты. Длинные регламенты, стенограммы совещаний или планы проектов с небольшим разделом OKR могут привести к созданию менее точного черновика, так как системе ALLO придется отделять контекст планирования от фактических строк OKR.

Не используйте импорт OKR для:

• отсканированных PDF-файлов без распознаваемого текста;
• файлов, защищенных паролем;
• пустых экспортированных файлов;
• файлов, которые требуют оценки человеком до формирования структуры OKR.

Если документ представляет собой в основном черновик идей, сначала приведите раздел OKR в порядок или создайте Цели вручную с помощью инструкций из статей Создание цели и Добавление ключевых результатов.

Загрузка файла или вставка текста

Запустите импорт OKR из подходящей точки входа, затем выберите один источник. Вы можете загрузить файл или вставить текст, но не оба варианта одновременно в одном черновике. Если выбран файл, возможность вставки текста отключается до тех пор, пока вы не удалите этот файл.

Для загрузки файлов перетащите нужный файл в область загрузки или найдите его на компьютере. ALLO проверяет тип файла и ограничение в 20 МБ перед началом работы над черновиком. Для вставки текста добавьте раздел с OKR в соответствующее текстовое поле.

Нажмите кнопку Создать черновик для запуска процесса. Не закрывайте окно, пока ALLO готовит черновик:

1. ALLO загружает файл (при необходимости).
2. Система считывает данные из источника.
3. Система сопоставляет имена участников рабочего пространства с ответственными лицами.
4. Создается черновик.

Экран выполнения может отображаться около одной-двух минут для больших файлов. Закрытие окна может прервать ваш локальный просмотр задачи, кроме того, в системе нет истории черновиков для последующего возврата к тому же импорту.

Проверка черновика перед сохранением

Когда черновик будет готов, ALLO отобразит экран проверки с количеством найденных Целей, Ключевых результатов, ответственных лиц, а также обнаруженным кварталом или периодом планирования. Этот экран является лишь предварительным просмотром, а не сохраненной сессией.

Выберите Открыть редактор, чтобы просмотреть готовый черновик. В редакторе вы можете изменить названия Целей, названия Ключевых результатов, ответственных лиц, сроки выполнения Ключевых результатов, теги и диапазон дат сессии при создании новой сессии. При импорте в существующую сессию ее название и диапазон дат берутся из этой существующей сессии.

Изучите черновик как рецензент, а не просто как корректор текста. Убедитесь в следующем:

• каждая Цель отражает нужное вам направление развития;
• каждый Ключевой результат поддается измерению;
• каждый Ключевой результат находится под правильной Целью;
• примечания, нечеткие метрики или общий контекст не превратились в задачи, которые ваша команда не планирует отслеживать.

Устранение предупреждений об ответственных, датах и единицах измерения

Ответственные. Сопоставление ответственных лиц основано на списке участников рабочего пространства. Если ALLO находит точное или близкое совпадение, ответственный может быть выбран автоматически в черновике. Если имя отсутствует, неоднозначно или не найдено в рабочем пространстве, проверьте поле ответственного перед сохранением.

Система не пытается угадать неоднозначных ответственных лиц при сохранении OKR. Выберите нужного сотрудника или команду вручную либо оставьте поле пустым, если так было задумано.

Даты. Четко указанные даты могут стать сроками выполнения Ключевых результатов. Неопределенные даты вроде «конец квартала», «еженедельно» или даты без указания конкретного года могут потребовать ручной проверки. У Целей нет собственной колонки срока выполнения в редакторе импорта: ключевое значение имеют диапазон дат самой сессии и сроки выполнения Ключевых результатов.

Единицы измерения и метрики. Единицы измерения могут считываться из источника, включая проценты, валюту, числовые значения, часы, дни, рабочие дни или пользовательские ярлыки. Проверяйте импортированные Ключевые результаты, в которых используются нестандартные единицы измерения.

Ключевой результат о сокращении рабочего времени с 38 до 20 часов должен оставаться метрикой в часах, а не превращаться в проценты. Если метрика описана только текстом, ALLO может сохранить исходную формулировку как контекст, чтобы вы могли настроить единицы измерения после завершения импорта.

Что сохраняется при импорте OKR

Нажатие кнопки Импортировать OKR фиксирует изменения. До этого момента ваши правки остаются в черновике. После нажатия ALLO записывает проверенные Цели и Ключевые результаты по месту назначения.

Импортированные Цели и Ключевые результаты регистрируются как обычные записи Целей/OKR. Сопоставленные ответственные лица назначаются автоматически. Сроки и измеримые значения Ключевых результатов сохраняются в полях, доступных для чтения ALLO. Выбранные в редакторе теги применяются к импортированным строкам при их наличии.

Импорт OKR не создает автоматически Инициативы, отметки о прогрессе или снимки (Snapshots). Он также не определяет ваш ритм работы. После импорта выполните следующие действия:

• проверьте название сессии, временной интервал и регулярность отметок о прогрессе;
• создайте связанные холсты, используя инструкции из статьи Создание инициативы;
• обновляйте прогресс по инструкции из статьи Внесение прогресса;
• используйте снимки по инструкции из статьи Использование снимков для отчетных периодов.

Если импортированный план содержит несколько уровней Целей, после сохранения откройте Древовидный вид. Представление в виде карты позволяет легко убедиться, что родительские и дочерние Цели импортированы должным образом.

Когда не следует использовать импорт OKR

Не используйте импорт OKR, если источник на самом деле не является планом OKR. Стратегические меморандумы, регламентирующие документы, стенограммы или списки задач могут содержать полезный контекст планирования, но в них может не быть Целей и Ключевых результатов, которые должны стать системными записями.

Не используйте импорт, чтобы полностью отказаться от проверки. ИИ может распознать структуру, но он также может неверно определить ответственного, принять обычную заметку за Ключевой результат, пропустить дату или оставить метрику, требующую оценки человеком. Если черновик выглядит некорректно, исправьте его перед сохранением или удалите его и подготовьте более чистый источник.

Не используйте импорт, если вам необходимо объединить данные с уже существующими Целями, устранить дубликаты в сессии, обновить текущий прогресс или оформить холсты для Инициатив. Импорт предназначен исключительно для добавления новых Целей и Ключевых результатов. Он не сопоставляет дубликаты, не перезаписывает существующие строки, не создает отметки о прогрессе, не формирует Инициативы и не заполняет связанные холсты.

Что может пойти не так

Файл заблокирован или не читается. Возможные причины:

• Формат файла не поддерживается системой.
• Файл слишком велик (превышает 20 МБ) или пуст.
• Установлена защита паролем.
• Используется отсканированный PDF без текстового слоя.

Решение: Экспортируйте файл повторно, снимите пароль, разделите большой файл на части или используйте экспорт в текстовый формат.

В источнике не обнаружены распознаваемые OKR. Причины:

• Документ не имеет четкой структуры целей и ключевых результатов.
• Раздел с OKR затерялся среди большого объема другого текста.

Решение: Вставьте только ту часть, которая относится к OKR, или перепишите источник так, чтобы строки Целей и Ключевых результатов были четко видны.

Черновик содержит ошибки даже при успешном анализе. Причины:

• Имена ответственных лиц отсутствуют или указаны неоднозначно.
• Даты сформулированы размыто.
• Некоторые строки дублируют друг друга.
• Формулировки или метрики распознаны неверно.

Решение: Обязательно проверьте все поля в редакторе перед сохранением.

Сбой сохранения после этапа проверки. Возможные причины:

• Изменились ваши права доступа.
• Целевая сессия больше не доступна.
• Произошел сбой сетевого подключения.
• Черновик содержит строку с ошибкой заполнения.

Решение: Вернитесь в редактор, просмотрите отмеченные строки и попробуйте сохранить еще раз, не запуская повторную загрузку файла.

Устранение неполадок

Если кнопка Создать черновик заблокирована, выберите поддерживаемый файл или вставьте текст источника. Если вы выбрали файл, но хотите вместо него использовать вставку текста, сначала удалите выбранный файл.

Если загрузка не удалась, проверьте размер и формат файла. Убедитесь, что размер файла не превышает 20 МБ, снимите защиту паролем и экспортируйте облачные документы в локальные файлы перед загрузкой.

Если ALLO не может прочесть PDF-файл, попробуйте использовать PDF-файл с текстовым слоем или экспортируйте исходный документ в формат Word, Markdown, CSV или простой текст. Отсканированные PDF-документы требуют распознавания текста (OCR) перед тем, как система сможет их прочесть.

Если цели и ключевые результаты не найдены, сократите источник до раздела планирования, содержащего непосредственно Цели и Ключевые результаты. Полная стенограмма совещания или весь регламентирующий документ могут скрыть строки OKR от алгоритмов распознавания.

Если ответственные лица не сопоставлены, убедитесь, что эти люди являются активными участниками рабочего пространства, и выберите нужного ответственного в редакторе вручную. Если человека нет в рабочем пространстве, пригласите его или восстановите ему доступ перед назначением задач.

Если вам не удается сохранить изменения, убедитесь в том, что у вас по-прежнему есть права на создание или редактирование целей и OKR в целевой сессии. См. раздел Устранение неполадок с правами доступа к OKR.

Если ошибка повторяется после проверки черновика и повторной попытки, обратитесь в службу поддержки с указанием следующих данных:

• время попытки импорта;
• название рабочего пространства;
• текст отображаемой ошибки.