Importer des OKR avec l'IA

Importez des OKR à partir de vos documents de planification

Utilisez la fonctionnalité d'importation d'OKR lorsque votre équipe dispose déjà de supports de planification et que vous souhaitez éviter de copier chaque objectif et chaque Résultat clé manuellement. L'IA d'ALLO peut lire un document de planification ou du texte collé pour y identifier les objectifs et les Résultats clés potentiels, puis générer un brouillon que vous pouvez relire avant tout enregistrement.

Le processus d'importation repose sur une validation préalable. ALLO ne crée aucune session, aucun objectif ni aucun Résultat clé lors de la lecture de votre document source. L'outil prépare un brouillon, affiche un aperçu, ouvre un éditeur et procède à l'enregistrement uniquement après votre clic sur Importer les OKR.

Pour bien comprendre le modèle général des objectifs et Résultats clés, commencez par consulter Comprendre les objectifs et Résultats clés. Si vous planifiez un nouveau cycle à partir de zéro, l'article Créer une session détaille la procédure de configuration manuelle.

Disponibilité et autorisations

Si la section des objectifs et des Résultats clés n'apparaît pas, que le bouton d'importation est masqué ou que l'éditeur est en lecture seule, vérifiez vos droits d'accès à l'espace de travail avant d'essayer un autre fichier. Consultez l'article Résoudre les problèmes d'autorisations des OKR pour vérifier votre rôle, vos privilèges fonctionnels et vos accès aux sessions.

Choisissez le bon point d'entrée

L'importation d'OKR propose deux points d'entrée. Celui que vous choisissez détermine la destination finale du brouillon enregistré.

Sélectionnez votre cible avant de commencer. Si vous souhaitiez ajouter des éléments à une session existante mais que vous avez lancé la procédure depuis l'accueil des objectifs et Résultats clés, annulez l'opération en cours avant d'enregistrer, puis rouvrez l'importation depuis l'intérieur de la session souhaitée.

Préparez votre document source

L'importation fonctionne de manière optimale lorsque le document source présente déjà une structure d'OKR identifiable. Un document bien structuré comporte généralement des titres d'objectifs, des listes à puces ou des lignes pour les Résultats clés, des propriétaires, des échéances et des cibles mesurables. Des notes de planification peuvent être présentes, mais plus la section dédiée aux OKR est nette, plus l'étape de nettoyage dans l'éditeur sera rapide.

You can upload common planning formats:

• Documents Word
• Classeurs Excel
• Fichiers PowerPoint ou présentations
• Documents PDF
• Fichiers Markdown
• Fichiers CSV
• Fichiers texte brut
• Fichiers HWP

Les documents Google Docs et Google Slides étant hébergés dans le cloud, téléchargez-les ou exportez-les dans l'un des formats pris en charge avant de procéder au téléversement.

Vous pouvez également copier et coller du texte directement. Les listes à puces ou textes en Markdown, les comptes rendus de réunion, les lignes copiées depuis un tableur ou le texte brut sont parfaitement acceptés.

Si le document source est particulièrement volumineux, collez uniquement la section qui regroupe les objectifs et les Résultats clés. Les documents de politique générale très denses, les transcriptions de réunions ou les plans de projet complets incluant une petite partie d'OKR peuvent générer un brouillon moins précis, car ALLO doit alors distinguer le contexte global des véritables lignes d'OKR.

N'utilisez pas l'importation d'OKR pour :

• Les fichiers PDF numérisés sans texte sélectionnable
• Les fichiers protégés par un mot de passe
• Les exports vides
• Les documents nécessitant un arbitrage humain avant de pouvoir en dégager une structure d'OKR cohérente

Si le document correspond principalement à une phase de remue-méninges, commencez par organiser la section des OKR ou créez les objectifs manuellement en suivant les guides Créer un objectif et Ajouter des Résultats clés.

Téléversez un fichier ou collez du texte

Ouvrez l'outil d'importation d'OKR depuis le point d'entrée adapté, puis sélectionnez votre source. Vous pouvez téléverser un fichier ou coller du texte, mais pas les deux à la fois pour un même brouillon. Dès qu'un fichier est sélectionné, l'option de saisie de texte est désactivée jusqu'à ce que vous retiriez ce fichier.

Pour les fichiers, glissez-déposez le document dans la zone de téléchargement ou parcourez votre ordinateur pour le sélectionner. ALLO valide le type de fichier et s'assure qu'il respecte la limite de 20 Mo avant d'initialiser le brouillon. Pour le texte, collez directement votre section d'OKR dans le champ prévu à cet effet.

Cliquez sur Générer le brouillon pour démarrer. Laissez ensuite la fenêtre ouverte pendant qu'ALLO prépare le brouillon :

1. ALLO téléverse le fichier si nécessaire.
2. Le système analyse le document source.
3. Le système recherche des correspondances parmi les membres de l'espace de travail pour attribuer les propriétaires.
4. Le système génère le brouillon.

L'écran de progression peut s'afficher pendant une minute ou deux pour les fichiers volumineux. La fermeture de la fenêtre interrompt l'affichage local de l'opération, et il n'existe pas d'historique des brouillons permettant de reprendre une importation commencée plus tôt.

Vérifiez le brouillon avant de l'enregistrer

Une fois le brouillon finalisé, ALLO affiche un écran de validation indiquant le nombre d'objectifs, de Résultats clés et de propriétaires identifiés, ainsi que le trimestre ou la période détectés. Cet écran est une simple prévisualisation, pas une session enregistrée.

Sélectionnez Ouvrir l'éditeur pour examiner de près le brouillon. Dans cet éditeur, vous pouvez modifier l'intitulé des objectifs, le titre des Résultats clés, les propriétaires, les dates d'échéance des Résultats clés, les étiquettes et la plage de dates de la session si vous créez une nouvelle session. Si vous effectuez l'importation vers une session existante, le titre et la plage de dates sont directement hérités de cette dernière.

Analysez le brouillon avec un regard critique, au-delà d'une simple correction orthographique. Assurez-vous que :

• chaque objectif indique clairement la direction souhaitée ;
• chaque Résultat clé est mesurable ;
• chaque Résultat clé est rattaché à l'objectif approprié ;
• les notes d'accompagnement, les indicateurs ambigus ou les éléments de contexte n'ont pas été transformés par erreur en tâches que votre équipe n'a pas l'intention de suivre.

Corrigez les avertissements liés aux propriétaires, aux dates et aux unités

Propriétaires. L'attribution des propriétaires se base sur la liste des membres de l'espace de travail. Si ALLO détecte une correspondance exacte ou très proche, le propriétaire est automatiquement pré-sélectionné dans le brouillon. Si un nom est manquant, ambigu ou absent de l'espace de travail, vérifiez ce champ avant de valider l'enregistrement.

En cas d'incertitude sur l'identité d'un propriétaire, l'outil ne fera pas de supposition lors de l'enregistrement de l'OKR. Choisissez manuellement le bon collaborateur ou la bonne équipe, ou laissez le champ vide si cela est délibéré.

Dates. Les échéances claires peuvent être automatiquement affectées comme dates d'échéance des Résultats clés. Les indications vagues, comme "fin du trimestre", "hebdomadaire" or une date sans précision d'année, nécessitent une vérification. Les objectifs n'ont pas de colonne d'échéance propre dans l'éditeur d'importation : seules la plage de dates de la session et les dates d'échéance des Résultats clés sont prises en compte.

Unités et indicateurs. Les unités de mesure peuvent être extraites de votre fichier source, y compris les pourcentages, les devises, les valeurs brutes, les heures, les jours ouvrés ou les libellés personnalisés. Soyez vigilant quant aux Résultats clés importés qui emploient des unités inhabituelles.

Par exemple, un Résultat clé visant à ramener un temps de travail de 38 heures à 20 heures doit conserver l'heure comme unité de mesure, et non se transformer de manière injustifiée en un pourcentage. Si l'indicateur est uniquement rédigé sous forme de texte, ALLO peut conserver cette formulation brute en tant que contexte pour vous permettre de finaliser manuellement la configuration de la mesure après l'importation.

Ce qui est enregistré lors de l'importation

Le clic sur Importer les OKR constitue le point de validation final. Tant que vous ne cliquez pas sur ce bouton, votre travail reste à l'état de brouillon. Dès que vous le validez, ALLO écrit définitivement les objectifs et les Résultats clés validés vers l'emplacement cible.

Les objectifs et Résultats clés importés deviennent des enregistrements standards. Les propriétaires identifiés leur sont attribués. Les échéances et les valeurs mesurables des Résultats clés sont enregistrées dans les champs correspondants d'ALLO. Les étiquettes sélectionnées dans l'éditeur sont appliquées aux lignes importées si elles sont disponibles.

L'importation d'OKR ne crée pas automatiquement d'Initiatives, de mises à jour de progression (check-ins) ou de captures instantanées (snapshots) pour vous, et elle ne définit pas votre rythme opérationnel. Après l'importation, veillez à effectuer les actions suivantes :

• passez en revue le nom de la session, la période (timeframe) et la fréquence des mises à jour de progression ;
• créez des canvases associés à l'aide du guide Créer une Initiative ;
• mettez à jour l'état d'avancement grâce au guide Mettre à jour la progression ;
• utilisez les captures instantanées en consultant Utiliser les captures instantanées pour vos bilans périodiques.

Si le plan importé comporte plusieurs niveaux d'objectifs, accédez à la Vue arborescente après avoir enregistré. Cette vue schématique permet de valider facilement que la hiérarchie entre objectifs parents et enfants correspond bien à vos attentes.

Quand ne pas utiliser l'importation d'OKR

N'utilisez pas l'importation d'OKR si votre document source ne constitue pas un véritable plan d'OKR. Une note stratégique, une charte d'entreprise, une transcription ou une simple liste de tâches peuvent fournir un contexte précieux, mais elles ne contiennent pas nécessairement d'objectifs ni de Résultats clés devant faire l'objet d'un suivi formel.

N'utilisez pas cette fonctionnalité pour vous affranchir de l'étape de relecture. Bien que l'IA soit capable d'identifier une structure, elle peut attribuer un mauvais propriétaire, confondre une simple note avec un Résultat clé, omettre une date d'échéance ou retenir un indicateur nécessitant une appréciation humaine. Si le brouillon généré semble incorrect, corrigez-le avant de l'enregistrer ou supprimez-le pour soumettre un document source plus propre.

N'utilisez pas l'importation si vous devez fusionner de nouveaux éléments avec des objectifs existants, éliminer les doublons d'une session, actualiser la progression en temps réel ou élaborer des canvases associés à des Initiatives. L'importation se contente d'ajouter de nouveaux objectifs et Résultats clés. Elle ne gère pas la déduplication, n'écrase pas les lignes existantes, ne génère pas de mises à jour de progression (check-ins), ne crée pas d'Initiatives et ne remplit pas de canvases connectés.

Ce qui peut poser problème

Le fichier est bloqué ou illisible.

• Le format du fichier n'est pas pris en charge, le fichier est vide ou il est protégé par un mot de passe.
• Le fichier dépasse la limite de taille autorisée.
• Le fichier est un PDF numérisé ne contenant aucun texte sélectionnable. Solution : Exportez à nouveau le document, supprimez la protection par mot de passe, divisez les fichiers volumineux ou utilisez un export au format texte.

Le document source ne contient aucun OKR identifiable.

• L'IA d'ALLO ne détecte pas de structure claire comprenant des objectifs et des Résultats clés. Solution : Collez uniquement la section contenant les OKR ou structurez vos lignes de manière plus explicite.

Le brouillon nécessite des corrections malgré une analyse réussie.

• Des propriétaires sont manquants ou ambigus.
• Les dates sont floues ou imprécises.
• Des lignes semblent dupliquées ou les indicateurs manquent de clarté. Solution : Prenez le temps de relire et de corriger chaque élément dans l'éditeur avant de lancer l'importation.

L'enregistrement échoue après la validation.

• Vos droits d'accès ont changé ou la session cible n'est plus disponible.
• Une interruption réseau s'est produite.
• Le brouillon contient une ligne non conforme qui bloque l'écriture. Solution : Utilisez l'option pour revenir à l'éditeur, vérifiez les lignes signalées par un avertissement, puis tentez à nouveau de sauvegarder.

Récupération et dépannage

Si le bouton Générer le brouillon est grisé, vérifiez que vous avez sélectionné un fichier pris en charge ou collé un texte source. Si un fichier est déjà sélectionné et que vous préférez coller du texte, commencez par retirer ce fichier.

Si le téléversement échoue, contrôlez la taille et le format du document. Utilisez un fichier de moins de 20 Mo, supprimez la protection par mot de passe et exportez vos documents hébergés sur le cloud sous forme de fichiers locaux avant de tenter de les téléverser.

Si ALLO ne parvient pas à lire un PDF, essayez d'utiliser un PDF basé sur du texte ou exportez le document original au format Word, Markdown, CSV ou texte brut. Les fichiers PDF numérisés requièrent l'utilisation d'un outil de reconnaissance optique de caractères (OCR) avant d'être exploitables pour l'importation.

Si aucun OKR n'est détecté, limitez votre source à la section de planification qui réunit spécifiquement les objectifs et les Résultats clés. Une transcription complète de réunion ou une politique d'entreprise globale peuvent noyer les véritables lignes d'OKR.

Si les propriétaires ne correspondent pas, assurez-vous que les personnes concernées sont bien des membres actifs de l'espace de travail, puis sélectionnez le bon propriétaire dans l'éditeur. Si une personne ne fait pas partie de l'espace de travail, invitez-la ou rétablissez son accès avant de lui attribuer un rôle.

Si l'enregistrement est impossible, assurez-vous de disposer des autorisations requises pour créer ou modifier des objectifs et des Résultats clés dans la session cible. Reportez-vous au guide Résoudre les problèmes d'autorisations des OKR.

Si l'erreur persiste après relecture du brouillon et une nouvelle tentative, contactez le support en transmettant les informations suivantes :

• l'heure précise de la tentative d'importation ;
• le nom de l'espace de travail concerné ;
• le message d'erreur visible à l'écran.