Visão geral de busca e atividade

Busca, atividade e Favoritos resolvem diferentes problemas de memória

O ALLO oferece várias maneiras de retornar ao trabalho porque as pessoas se lembram de suas tarefas de formas diferentes. Às vezes, você se lembra de um título ou palavra-chave. Em outras ocasiões, lembra-se de que alguém alterou algo ontem. E há momentos em que você sabe que o trabalho é importante e deseja mantê-lo a um clique de distância todos os dias.

Use o Buscar quando souber as palavras-chave. Use a Atividade quando se lembrar de movimentos: quem alterou algo, quando foi alterado ou onde o trabalho ocorreu. Use os Favoritos quando quiser um atalho pessoal para um trabalho ao qual retorna com frequência.

Essas ferramentas se sobrepõem, mas não são intercambiáveis. O Buscar encontra trabalhos acessíveis por meio de termos e sugestões. A Atividade explica as alterações recentes. Já os Favoritos são a sua própria lista organizada de atalhos. Escolher a ferramenta certa economiza tempo e evita a conclusão falsa de que algo está faltando.

Onde essas ferramentas aparecem

O Buscar está disponível no botão Buscar na barra superior. Os atalhos de teclado podem abri-lo rapidamente, geralmente Command+K no Mac ou Ctrl+K no Windows e Linux. Algumas superfícies também podem fornecer busca local para aquela área específica, como a busca de Arquivos, a busca em Todos os canvases ou filtros de projeto.

A Atividade pode aparecer como uma prévia da Página inicial, uma visualização de atividade global ou do espaço de trabalho, e como atividades com escopo definido dentro de áreas como projetos, canvases, tarefas, OKRs ou dashboards. O escopo importa: a atividade do canvas mostra o que aconteceu naquele canvas; já a atividade do espaço de trabalho pode abranger um conjunto mais amplo de trabalhos aos quais você tem acesso.

Os Favoritos aparecem na barra lateral da Página inicial como a sua lista pessoal de trabalhos importantes. Você pode organizá-la em seções, reordenar itens e remover itens quando eles deixarem de ser úteis. A documentação desse recurso fica na categoria da Página inicial, pois a barra lateral é onde as pessoas realmente o utilizam.

Escolha a ferramenta certa

Para uma navegação detalhada de canvases, consulte a Visão geral de Todos os canvases. Para arquivos, consulte a Visão geral de Arquivos. Para trabalhos excluídos, consulte Como funciona a Lixeira.

O Buscar serve para encontrar itens por texto e sugestões

A busca global ajuda você a encontrar trabalhos em todo o ALLO a partir de um único lugar. Quando aberta sem uma consulta, ela pode exibir comandos úteis, buscas recentes e recursos sugeridos. Conforme você digita, ela pode sugerir itens correspondentes e exibir os resultados da busca organizados por tipo de recurso.

O Buscar respeita as permissões de acesso. Se você não puder abrir um projeto, canvas, arquivo, dashboard ou perfil de pessoa no espaço de trabalho atual, o Buscar não exibirá esse item como um trabalho acessível comum. Se um colega de equipe conseguir encontrar algo que você não consegue, compare o espaço de trabalho, a conta, a função e as permissões de compartilhamento antes de presumir que o Buscar está com problemas.

O Buscar não funciona da mesma forma que os navegadores locais. A busca de Arquivos é mais adequada para linhas de arquivos. A busca em Todos os canvases é melhor quando você já está navegando pelos canvases e deseja controles de ordenação, filtragem ou visualização específicos para canvases. Já os filtros de projeto funcionam melhor dentro de um projeto. Consulte Buscar em todo o ALLO e Quando o Buscar não encontra um resultado.

A Atividade serve para entender o que aconteceu

A Atividade ajuda a responder à pergunta "o que mudou?". Ela pode exibir eventos recentes com contexto suficiente para abrir o trabalho original. Use-a quando se lembrar de que alguém editou um canvas, adicionou um Comentário, atualizou um projeto, alterou um dashboard ou avançou no trabalho, mas você não se lembra do título exato.

A Atividade não é uma exportação de auditoria completa nem uma garantia de que todos os detalhes ocultos do sistema aparecerão. Trata-se de um feed voltado para o usuário para a compreensão das alterações visíveis no trabalho. As entradas que você visualiza dependem da superfície, do escopo atual, do seu acesso e dos tipos de atividades que o ALLO exibe naquele local.

Consulte Revisar atividades para ver exemplos e soluções de problemas.

Os Favoritos servem para os seus atalhos pessoais

Os Favoritos mantêm os trabalhos importantes fáceis de reabrir. Você pode adicionar aos favoritos canvases, projetos, dashboards, itens de OKRs, canais, pessoas e outros tipos de recursos compatíveis, dependendo dos recursos que o seu espaço de trabalho utiliza. Os Favoritos são pessoais: a sua lista de Favoritos não se torna automaticamente a lista de outra pessoa.

Use os Favoritos para projetos em andamento, dashboards recorrentes, canais de equipe, sessões de metas, colaboradores importantes e trabalhos de que você precisa durante uma reunião. Não dependa dos Favoritos como o único local onde uma equipe pode encontrar trabalhos compartilhados; os trabalhos importantes da equipe ainda devem ter nomes claros, proprietários, localizações de projetos e links definidos.

Consulte Usar os Favoritos e Organizar Favoritos.

As permissões afetam as três ferramentas

O Buscar, a Atividade e os Favoritos respeitam as permissões de acesso. Um item favoritado pode desaparecer ou falhar ao abrir se você perder a permissão de acesso. Uma entrada de atividade pode ficar ausente porque você não pode acessar o trabalho subjacente. Um resultado de busca pode ser ocultado se o item estiver em outro espaço de trabalho, se tiver sido excluído, se for privado ou se estiver compartilhado com outra conta.

Os convidados e colaboradores externos podem visualizar resultados mais limitados do que os membros do espaço de trabalho. Os trabalhos compartilhados podem ficar visíveis por meio da seção Compartilhado comigo sem conceder uma visibilidade ampla de busca em todo o espaço de trabalho.

Se o problema parecer relacionado ao acesso, comece consultando Não consigo acessar um trabalho, Corrigir acesso compartilhado e Membros, convidados e colaboradores externos.

Fluxos de trabalho comuns

Se você souber o título, pressione Command+K ou Ctrl+K, digite o título e abra o resultado. Se não conseguir encontrá-lo, limpe os filtros, tente usar menos palavras e consulte Quando o Buscar não encontra um resultado.

Se você apenas se lembrar de que um colega de equipe alterou algo ontem, abra a Atividade, examine as entradas recentes e abra o canvas ou projeto original a partir da entrada. Se a atividade estiver com o escopo configurado no local incorreto, mude para uma visualização de atividade mais ampla.

Se você abre o mesmo dashboard todas as manhãs, adicione-o aos favoritos e coloque-o em uma seção de Favoritos. Se o dashboard for movido ou tiver o nome alterado posteriormente, os Favoritos devem ajudar a manter o atalho atualizado, desde que você ainda tenha acesso.

Se precisar recuperar trabalhos excluídos, ignore o Buscar e abra a Lixeira. Os trabalhos excluídos podem não aparecer nos resultados normais de busca.

Evite falsos negativos

Não conclua que "o ALLO perdeu o arquivo" apenas porque uma das ferramentas não o encontra. O Buscar pode não localizar um trabalho devido a permissões de acesso, espaço de trabalho, filtros, grafia, alterações de nome, tempo de sincronização ou exclusão. A Atividade pode omitir um trabalho porque o evento está fora do escopo atual. Já os Favoritos podem perder um item porque você o removeu dos favoritos, moveu-o para outra seção ou perdeu o acesso.

Use a ferramenta que melhor corresponda à pista que você tem em mãos. Se nenhuma delas encontrar o trabalho, reúna o nome do espaço de trabalho, o tipo de item, o título provável, o proprietário, o último local conhecido e o que você já verificou antes de entrar em contato com o suporte.