Panoramica di ricerca e attività

Cerca, Attività e gli elementi Speciali risolvono diverse esigenze di recupero delle informazioni

ALLO vi offre diversi modi per riprendere il vostro lavoro, poiché ciascuno ricorda le proprie attività in modo differente. A volte ricordate un titolo o una parola chiave. Altre volte ricordate che qualcuno ha modificato qualcosa il giorno precedente. Altre volte, invece, sapete che un determinato lavoro è importante e desiderate averlo a portata di clic ogni giorno.

Utilizzate Cerca quando conoscete le parole chiave. Utilizzate Attività quando ricordate un'azione: chi ha modificato qualcosa, quando è avvenuta la modifica o dove si è svolto il lavoro. Utilizzate gli Speciali quando desiderate una scorciatoia personale per un lavoro su cui ritornate spesso.

Questi strumenti si sovrappongono, ma non sono intercambiabili. Il comando Cerca trova i lavori accessibili tramite termini e suggerimenti. La sezione Attività illustra le modifiche recenti. Gli elementi Speciali costituiscono il vostro elenco personalizzato e organizzato di scorciatoie. Scegliere lo strumento giusto fa risparmiare tempo ed evita di giungere alla conclusione errata che un elemento sia andato perduto.

Dove compaiono questi strumenti

Il comando Cerca è disponibile tramite il pulsante Cerca nella barra superiore. Le scorciatoie da tastiera consentono di aprirlo rapidamente, solitamente Command+K su Mac o Ctrl+K su Windows e Linux. Alcune aree possono inoltre fornire una ricerca locale specifica, come la ricerca in File, la ricerca in Tutti i canvases o i filtri dei progetti.

Le attività possono essere visualizzate come anteprima della Home, vista delle attività globale o dello spazio di lavoro e attività specifiche all'interno di aree quali progetti, canvases, attività, obiettivi (OKR) o dashboard. L'ambito è fondamentale: l'attività di un canvas mostra cosa è accaduto in quel determinato canvas; l'attività dello spazio di lavoro può invece coprire un insieme più ampio di lavori a cui avete accesso.

Gli elementi Speciali compaiono nella barra laterale della Home come elenco personale dei vostri lavori importanti. Potete organizzarli in sezioni, riordinare gli elementi e rimuoverli quando non sono più utili. La relativa documentazione si trova nella sezione Home, poiché è nella barra laterale che questi elementi vengono effettivamente utilizzati.

Scegliere lo strumento giusto

Per una consultazione approfondita dei canvases, consultate la Panoramica di tutti i canvases. Per i file, consultate la Panoramica dei file. Per il lavoro eliminato, consultate Come funziona il Cestino.

La funzione Cerca serve a trovare elementi tramite testo e suggerimenti

La ricerca globale vi aiuta a trovare il vostro lavoro su ALLO da un unico punto. Se viene aperta senza inserire una query, può mostrare comandi utili, ricerche recenti e risorse consigliate. Man mano che digitate, lo strumento suggerisce gli elementi corrispondenti e mostra i risultati organizzati per tipo di risorsa.

La funzione Cerca rispetta i diritti di accesso. Se non potete aprire un progetto, un canvas, un file, una dashboard o il profilo di una persona nello spazio di lavoro corrente, lo strumento Cerca non lo includerà tra i normali lavori accessibili. Se un collega riesce a trovare un elemento che voi non trovate, confrontate lo spazio di lavoro, l'account, l'attribuzione del ruolo e i permessi di condivisione prima di presumere che la funzione Cerca non sia funzionante.

La ricerca globale è diversa dalle ricerche locali. La ricerca in File è più indicata per i file. La ricerca in Tutti i canvases è da preferire se state già consultando i canvases e desiderate controlli di ordinamento, filtro o visualizzazione specifici per essi. I filtri di progetto sono invece più efficaci all'interno di un progetto. Consultate Cercare su ALLO e Quando la ricerca non trova un risultato.

Le attività servono a comprendere cosa è accaduto

La sezione Attività aiuta a rispondere alla domanda "cosa è cambiato?". Mostra gli eventi recenti con un contesto sufficiente per aprire il lavoro originale. Utilizzatela quando ricordate che qualcuno ha modificato un canvas, aggiunto un Commento, aggiornato un progetto, modificato una dashboard o fatto avanzare un lavoro, ma non ne ricordate il titolo esatto.

La sezione Attività non rappresenta un'esportazione completa di audit né garantisce la visualizzazione di ogni singolo dettaglio di sistema. Si tratta di un feed destinato agli utenti per comprendere le modifiche visibili apportate al lavoro. Le voci visualizzate dipendono dall'interfaccia, dall'ambito corrente, dal vostro livello di accesso e dai tipi di attività che ALLO mostra in quella specifica area.

Consultate Esaminare le attività per esempi e risoluzione dei problemi.

Gli elementi Speciali servono come scorciatoie personali

Gli elementi Speciali consentono di riaprire facilmente i lavori importanti. Potete contrassegnare con una stella canvases, progetti, dashboard, elementi OKR, canali, persone e altri tipi di risorse supportate a seconda delle funzionalità utilizzate nel vostro spazio di lavoro. Questa selezione è personale: il vostro elenco di elementi Speciali non diventa automaticamente quello di un altro utente.

Utilizzate gli Speciali per i progetti in corso, le dashboard ricorrenti, i canali del team, le sessioni sugli obiettivi, i collaboratori chiave e il materiale necessario durante una riunione. Non affidatevi agli Speciali come unico punto in cui il team può trovare il lavoro condiviso; i lavori importanti del team devono comunque mantenere nomi chiari, proprietari definiti, posizioni di progetto precise e collegamenti diretti.

Consultate Utilizzare gli elementi Speciali e Organizzare gli elementi Speciali.

I permessi influiscono su tutti e tre gli strumenti

La funzione Cerca, la sezione Attività e gli elementi Speciali rispettano i diritti di accesso. Un elemento speciale può scomparire o non aprirsi se perdete i relativi permessi. Una voce di attività può non essere visibile se non disponete dei permessi per accedere al lavoro sottostante. Un risultato di ricerca può essere nascosto se l'elemento si trova in un altro spazio di lavoro, se è stato eliminato, se è privato o se è condiviso con un altro account.

Gli utenti con ruolo di Ospite e i collaboratori esterni potrebbero visualizzare risultati più limitati rispetto ai membri dello spazio di lavoro. I lavori condivisi possono essere visibili tramite la sezione Condivisi con me senza che sia necessaria una visibilità di ricerca estesa a tutto lo spazio di lavoro.

Se riscontrate problemi legati all'accesso, consultate innanzitutto le guide Impossibile accedere al lavoro, Risolvere i problemi di accesso condiviso e Membri, ospiti e collaboratori esterni.

Flussi di lavoro comuni

Se conoscete il titolo di un elemento, premete Command+K o Ctrl+K, digitate il titolo e aprite il risultato. Se non riuscite a trovarlo, rimuovete i filtri, utilizzate meno parole e consultate Quando la ricerca non trova un risultato.

Se ricordate solo che un collega ha modificato qualcosa ieri, aprite Attività, scorrete le voci recenti e aprite il canvas o il progetto originale direttamente dalla voce corrispondente. Se l'attività ha un ambito troppo limitato, passate a una vista delle attività più ampia.

Se aprite la stessa dashboard ogni mattina, aggiungetela agli Speciali e inseritela in una sezione dedicata. Se in seguito la dashboard viene spostata o rinominata, il collegamento negli Speciali dovrebbe aggiornarsi automaticamente, a condizione che manteniate l'accesso ad essa.

Se avete la necessità di recuperare un lavoro eliminato, evitate la funzione Cerca e aprite direttamente il Cestino. I lavori eliminati non compaiono nei normali risultati di ricerca.

Evitare conclusioni affrettate su elementi mancanti

Non giungete alla conclusione che un elemento sia andato perduto solo perché uno strumento non riesce a trovarlo. Ciascuno strumento ha ambiti di ricerca differenti.

La funzione Cerca non mostra il risultato desiderato:

• Mancanza di permessi o accesso: l'elemento potrebbe trovarsi in un altro spazio di lavoro, essere privato o non condiviso con il vostro account.
• Filtri o ortografia: filtri attivi o piccoli errori di battitura possono nascondere il risultato.
• Modifiche recenti o eliminazione: se l'elemento è stato rinominato di recente o spostato nel Cestino, potrebbe non comparire subito.

L'attività recente non mostra la modifica:

• Ambito errato: l'evento potrebbe essere avvenuto al di fuori dell'ambito o della vista delle attività che state consultando.

La scorciatoia negli Speciali è scomparsa o non funziona:

• Rimozione manuale: l'elemento potrebbe essere stato rimosso dagli Speciali o spostato in un'altra sezione.
• Perdita di accesso: l'accesso all'elemento originale potrebbe essere stato revocato o l'elemento potrebbe essere stato eliminato.

Utilizzate sempre lo strumento più adatto in base alle informazioni di cui disponete. Se nessuno di questi strumenti consente di trovare il lavoro, raccogliete il nome dello spazio di lavoro, il tipo di elemento, il titolo probabile, il proprietario e l'ultima posizione nota prima di contattare il supporto.