Обзор поиска и активности

Поиск, Активность и Избранное решают разные задачи по поиску информации в памяти

ALLO предлагает несколько способов вернуться к работе, так как люди запоминают информацию по-разному. Иногда Вы помните название или ключевое слово. В других случаях Вы помните, что вчера кто-то внес изменения. А иногда Вы просто знаете, что эта работа важна, и хотите иметь к ней доступ в один клик каждый день.

Используйте Поиск, когда Вы помните ключевые слова. Используйте Активность, когда помните действия: кто изменил элемент, когда это произошло или где выполнялась работа. Используйте Избранное, когда Вам нужен личный ярлык для быстрого перехода к материалам, к которым Вы часто возвращаетесь.

Эти инструменты дополняют друг друга, но они не взаимозаменяемы. Поиск находит доступные Вам материалы по ключевым словам и подсказкам. Активность объясняет недавние изменения. Избранное представляет собой Ваш собственный организованный список ярлыков. Выбор правильного инструмента экономит время и позволяет избежать ошибочного вывода о том, что какие-то данные были утеряны.

Где находятся эти инструменты

Поиск доступен по нажатию кнопки Поиск на верхней панели. Его также можно быстро открыть с помощью комбинаций клавиш: обычно Command+K на Mac или Ctrl+K на Windows и Linux. Некоторые разделы могут предлагать локальный поиск: например, поиск по файлам, поиск в разделе Все холсты или фильтры внутри проектов.

Активность может отображаться в виде виджета на Главной странице, глобального обзора активности в рабочем пространстве, а также в виде локальной истории изменений в таких областях, как проекты, холсты, задачи, OKR или дашборды. Область видимости имеет значение: активность на холсте показывает события именно на этом холсте, тогда как активность в рабочем пространстве может охватывать гораздо более широкий круг доступных Вам материалов.

Избранное отображается на боковой панели Главной страницы как Ваш личный список важных материалов. Вы можете распределять элементы по разделам, менять их порядок и удалять их, когда они перестают быть нужными. Документация по этой функции находится в разделе Главная страница, так как именно на боковой панели пользователи работают с избранными элементами.

Выбор подходящего инструмента

Для подробного обзора поиска холстов перейдите к статье Обзор раздела Все холсты. Для работы с файлами см. статью Обзор файлов. Для восстановления удаленных материалов см. руководство Принцип работы Корзины.

Поиск предназначен для нахождения по тексту и подсказкам

Глобальный Поиск помогает находить материалы по всему ALLO в одном месте. Если открыть его без ввода запроса, он может отобразить полезные команды, недавние поисковые запросы и рекомендуемые ресурсы. По мере ввода текста инструмент предлагает подходящие элементы и группирует результаты поиска по типу ресурса.

Поиск строго учитывает права доступа. Если у Вас нет прав на открытие проекта, холста, файла, дашборда или профиля пользователя в текущем рабочем пространстве, Поиск не будет отображать эти элементы среди обычных доступных материалов. Если коллега находит элемент, который не можете найти Вы, проверьте рабочее пространство, учетную запись, роль и настройки общего доступа перед тем, как делать вывод о неисправности поиска.

Глобальный Поиск отличается от локальных инструментов просмотра. Поиск по файлам лучше подходит для поиска отдельных строк файлов. Поиск в разделе Все холсты эффективнее, когда Вы уже просматриваете холсты и хотите использовать специальные настройки сортировки, фильтрации или отображения. Фильтры внутри проектов удобнее использовать, находясь непосредственно в самом проекте. См. статьи Поиск по ALLO и Когда поиск не дает результатов.

Активность помогает понять, что произошло

Раздел Активность помогает ответить на вопрос: «что изменилось?». Он показывает недавние события с достачным контекстом для перехода к исходным материалам. Используйте его, когда Вы помните, что кто-то редактировал холст, добавил Комментарий, обновил проект, изменил дашборд или продвинул работу вперед, но при этом Вы не помните точное название элемента.

Активность не является полным отчетом для аудита безопасности и не гарантирует отображение абсолютно всех скрытых системных процессов. Это пользовательская лента новостей для понимания видимых изменений в работе. Записи, которые Вы видите, зависят от текущего раздела, области видимости, Ваших прав доступа и типов событий, которые ALLO отображает в этой области.

Примеры использования и советы по устранению неполадок см. в статье Просмотр активности.

Избранное служит для создания личных ярлыков

Избранное помогает быстро открывать важные материалы. Вы можете добавлять в избранное холсты, проекты, дашборды, элементы OKR, каналы, профили людей и другие поддерживаемые ресурсы в зависимости от функций, используемых в Вашем рабочем пространстве. Избранное индивидуально: Ваш личный список не становится автоматически списком другого пользователя.

Используйте Избранное для текущих проектов, регулярно просматриваемых дашбордов, командных каналов, OKR-сессий, профилей ключевых коллег и материалов, которые требуются Вам во время совещаний. Не полагайтесь на Избранное как на единственное место, где команда может найти общие материалы: важная командная работа все равно должна иметь понятные названия, владельцев, правильное расположение в проектах и прямые ссылки.

См. статьи Использование Избранного и Организация Избранного.

Права доступа влияют на работу всех трех инструментов

Поиск, Активность и Избранное строго соблюдают права доступа. Избранный элемент может исчезнуть из списка или не открыться, если Вы потеряете к нему доступ. Запись в ленте активности может отсутствовать, если у Вас нет прав на просмотр соответствующих материалов. Результат поиска может быть скрыт, если элемент находится в другом рабочем пространстве, удален, является приватным или доступен только для другой учетной записи.

Пользователи со статусом Гость и внешние соавторы могут видеть меньше результатов, чем полноправные участники рабочего пространства. Общие материалы могут отображаться в разделе Доступные мне без предоставления широких прав на поиск во всем рабочем пространстве.

Если проблема похожа на ограничение прав, ознакомьтесь с руководствами Нет доступа к материалам, Исправление проблем с общим доступом и Участники, пользователи со статусом Гость и внешние соавторы.

Типичные сценарии использования

Если Вы помните название, нажмите Command+K или Ctrl+K, введите название и откройте результат. Если элемент не найден, сбросьте фильтры, введите меньше слов и ознакомьтесь со статьей Когда поиск не дает результатов.

Если Вы помните только то, что коллега изменил что-то вчера, откройте Активность, просмотрите недавние записи и перейдите к исходному холсту или проекту прямо из записи. Если Вы находитесь в локальной истории изменений и не видите нужного события, перейдите к более широкому разделу активности рабочего пространства.

Если Вы открываете один и тот же дашборд каждое утро, добавьте его в Избранное и поместите в соответствующий раздел. Если дашборд позже переместят или переименовают, Избранное поможет сохранить ярлык в актуальном состоянии при условии, что у Вас сохраняется к нему доступ.

Если Вам нужно восстановить удаленные материалы, не используйте Поиск, а сразу откройте Корзину. Удаленная работа не отображается в обычных результатах поиска.

Избегайте поспешных выводов

Не делайте вывод о том, что «ALLO потерял данные», только из-за того, что один из инструментов их не находит. Поиск может пропустить нужный элемент из-за ограничений доступа, неверного рабочего пространства, активных фильтров, опечаток, изменения названия, времени обновления индекса или удаления. Активность может не показывать событие, если оно произошло за пределами текущей области видимости. Избранное может лишиться элемента, если Вы убрали его из избранного, переместили в другой раздел или потеряли к нему доступ.

Используйте тот инструмент, который лучше всего соответствует имеющейся у Вас информации. Если ни один из них не помог найти материалы, соберите сведения о названии рабочего пространства, типе элемента, его предположительном названии, владельце, последнем известном местоположении и о том, что Вы уже проверили, перед тем как обратиться в службу поддержки.