Gestire le notifiche

Le notifiche consentono di monitorare il lavoro senza dover accedere a ogni singolo canvas

ALLO può inviare notifiche sul lavoro che richiede attenzione:

• menzioni e risposte
• inviti e richieste di accesso
• promemoria, assegnazioni, scadenze e aggiornamenti sullo stato dei progetti
• check-in degli OKR
• risultati dell'esportazione
• decisioni sugli inviti allo spazio di lavoro

La Inbox è l'elenco integrato nel prodotto. Le e-mail, le notifiche desktop, le notifiche push sui dispositivi mobili, i badge e le impostazioni dei periodi di silenzio regolano la ricezione degli avvisi di ALLO al di fuori dell'applicazione.

L'obiettivo non consiste nell'attivare tutte le opzioni, bensì nel mantenere visibili le collaborazioni importanti evitando di generare distrazioni inutili.

Per il flusso di lavoro della Inbox, consultate la guida Utilizzare la Inbox. Per il comportamento dei commenti e delle menzioni, consultate Commenti e menzioni e Menzionare persone e collaboratori del canvas.

Disponibilità e permessi

Dove trovare le impostazioni delle notifiche

Per verificare le impostazioni delle notifiche:

1. Aprite il vostro profilo o le impostazioni dell'account.
2. Accedete alla sezione Notifiche.
3. Se uno spazio di lavoro include un link alle impostazioni delle notifiche dalla Inbox, è possibile iniziare direttamente da lì.
4. In caso di problemi con la ricezione su desktop o dispositivi mobili, verificate anche le schermate dei permessi del browser, dell'applicazione desktop, del sistema operativo o dell'applicazione mobile.

Le notifiche desktop e i sistemi operativi mobili possono bloccare gli avvisi anche se le impostazioni delle notifiche di ALLO sono corrette.

Le impostazioni di fatturazione e amministrazione dello spazio di lavoro sono separate. Le impostazioni delle notifiche definiscono unicamente le modalità di ricezione degli aggiornamenti e non incidono sull'accesso al lavoro.

Dove possono essere visualizzate le notifiche

Tipi di notifiche da preservare

Si raccomanda di prestare attenzione prima di disattivare le notifiche relative a menzioni, inviti, richieste di accesso e promemoria. Tali avvisi riguardano spesso attività per le quali è richiesta la vostra attenzione.

Regolare e-mail e notifiche push mantenendo attiva la Inbox

La disattivazione delle e-mail o delle notifiche push non comporta necessariamente la rimozione degli elementi dalla Inbox. La Inbox rappresenta l'elenco integrato nel prodotto, mentre le e-mail e le notifiche push sono canali di consegna esterni.

Se desiderate ridurre le interruzioni, limitate innanzitutto le e-mail e le notifiche push mantenendo attiva la Inbox. Se disattivate un numero eccessivo di canali, i colleghi potranno comunque menzionarvi, ma sarete costretti ad accedere ad ALLO per visualizzare l'aggiornamento.

Alcune impostazioni predefinite delle notifiche potrebbero risultare attive se non avete ancora configurato le vostre preferenze personali. Qualora notiate comportamenti imprevisti, accedete alle Notifiche e salvate esplicitamente le preferenze.

Menzioni, risposte e tempistiche

Le menzioni e l'interazione tramite risposte sono collegate, ma ALLO non le considera identiche. Una menzione @ esplicita è un evento diretto rivolto al destinatario e può essere visualizzata nelle sezioni della Inbox o della Home incentrate sulle menzioni. Una semplice risposta a un thread può comunque generare attività nella Inbox dei partecipanti, ma non equivale a una menzione diretta.

La consegna esterna può registrare un leggero ritardo rispetto alla Inbox. In caso di problemi di ricezione, fate riferimento a questo schema temporale:

Nel flusso attuale delle e-mail di menzione, ALLO pianifica solitamente l'invio del messaggio subito dopo l'evento nella Inbox (circa un minuto dopo), mentre l'elemento o il badge all'interno del prodotto potrebbe comparire prima.

Periodi di silenzio e impostazioni del dispositivo

Se lo spazio di lavoro o l'account supportano la modalità Non disturbare o i periodi di silenzio, è possibile utilizzarli per sospendere le notifiche durante i momenti di concentrazione. I periodi di silenzio non devono essere considerati come una cancellazione delle notifiche: aprite la Inbox in un secondo momento per esaminare gli aggiornamenti ricevuti.

Se un dispositivo non riceve notifiche ma un altro funziona correttamente, confrontate i permessi dei dispositivi prima di modificare le impostazioni dello spazio di lavoro. Per i problemi di consegna specifici su dispositivi mobili, consultate Risolvere i problemi dell'applicazione mobile.

Esempi

Errori comuni

• Risolvere problemi di accesso tramite le notifiche: Non utilizzate le impostazioni delle notifiche per risolvere problemi relativi ai permessi. Se un collaboratore non riesce ad accedere a un elemento di lavoro, verificate le impostazioni di condivisione, l'appartenenza allo spazio di lavoro o lo stato di disattivazione dell'account.
• Considerare l'e-mail come fonte di verità assoluta: La Inbox rappresenta l'elenco ufficiale integrato nel prodotto. Le e-mail possono subire ritardi, essere filtrate dai client di posta o risultare disattivate.
• Contrassegnare tutto come completato per azzerare i badge: Non contrassegnate tutti gli elementi della Inbox come completati al solo scopo di rimuovere i badge numerici, qualora abbiate ancora la necessità di rispondere a richieste di accesso o menzioni attive.
• Presumere che la disattivazione delle notifiche blocchi le menzioni: La disattivazione delle notifiche e-mail non impedisce ai collaboratori di menzionarvi all'interno dei canvas, ma modifica unicamente il canale attraverso cui ricevete l'avviso.

Risoluzione dei problemi relativi alle notifiche

Se riscontrate anomalie o se il comportamento delle notifiche non corrisponde alle vostre preferenze, fate riferimento alle seguenti indicazioni:

• Ricezione di un numero eccessivo di notifiche:

  • Esaminate innanzitutto i canali e-mail e push nelle impostazioni.
  • Utilizzate la Inbox per contrassegnare come completati gli elementi obsoleti e liberare spazio.
  • Si consiglia di mantenere visibili le menzioni e le richieste di accesso, a meno che non abbiate un motivo preciso per silenziarle.

• Ricezione di un numero insufficiente di notifiche:

  • Verificate la Inbox all'interno di ALLO per controllare se i messaggi sono presenti nel prodotto.
  • Controllate le impostazioni delle notifiche all'interno del vostro profilo.
  • Verificate i permessi del browser, dell'applicazione desktop o del sistema operativo mobile.

• Impossibilità di aprire una notifica specifica:

  • Verificate se l'elemento di lavoro originale è stato eliminato, spostato o se la condivisione è stata revocata.
  • Controllate se l'elemento appartiene a un altro spazio di lavoro di cui fate parte.
  • Per maggiori dettagli, consultate la guida Impossibilità di accedere al lavoro.

• Ricezione di notifiche per elementi di lavoro riservati o non pertinenti:

  • Chiedete al proprietario o all'amministratore dello spazio di lavoro di verificare le autorizzazioni e i permessi.
  • La rimozione delle notifiche indesiderate deve sempre seguire la correzione delle relative autorizzazioni di accesso.

• Invio di una richiesta di assistenza:

  • Qualora decidiate di contattare il supporto, vi invitiamo a includere i seguenti dettagli per accelerare la risoluzione:
    • Tipo di notifica e nome dello spazio di lavoro interessato.
    • Indirizzo e-mail dell'account coinvolto.
    • Dispositivo o applicazione utilizzata.
    • Orario approssimativo in cui si è verificata l'anomalia.
    • Se l'elemento è comparso nella Inbox, tramite e-mail, come notifica push o in nessun canale.