Mentionner des membres et des collaborateurs de canvas

Les mentions permettent de transformer un simple texte en une action de collaboration concrète. Utilisez une mention lorsqu'un collaborateur doit examiner une question, valider un détail, répondre à un commentaire, consulter un message du chat ou prendre acte d'une décision sur le canvas. Pour un suivi optimal, associez les mentions aux commentaires, à l'onglet Inbox et aux paramètres de notification du destinataire.

Saisir simplement un nom ne correspond pas à une mention. Une véritable mention doit être sélectionnée depuis le sélecteur déclenché par le caractère @ et se présente sous la forme d'une puce ou d'un lien structuré. C'est cette structure technique qui permet à ALLO d'associer la mention à l'Inbox, aux règles de notification, aux vérifications de droits et à la navigation vers le profil ou le canvas. Si le texte se trouve dans une note adhésive, une forme, une cellule de feuille de calcul ou un autre objet éditable, la mention s'insère via l'éditeur de texte enrichi.

Surface où les mentions sont disponibles

Si le sélecteur de mentions ne s'ouvre pas sur une surface spécifique, utilisez les commandes d'édition ou de discussion affichées à l'écran. ALLO ne propose pas l'ensemble des cibles de mention sur toutes les surfaces d'édition.

Qui et quoi mentionner

Mentionner un utilisateur ne lui octroie pas de droits d'accès. Si la personne mentionnée ne peut pas ouvrir le canvas, veillez d'abord à partager le canvas avec elle ou à ajuster ses autorisations avant de la mentionner dans le fil de discussion.

La mention de tous les membres du canvas se limite strictement aux personnes rattachées au canvas actuel. Dans le cadre de projets publics, ALLO peut filtrer les destinataires pour ne notifier que les personnes ayant effectivement rejoint ou pouvant accéder au projet et au canvas concernés. C'est pourquoi la mention globale des membres du canvas ne constitue pas un raccourci fiable pour interpeller « tout le monde dans l'espace de travail ».

Ajouter une mention

Saisissez @ dans un éditeur de texte pris en charge, puis commencez à taper le nom de la personne, de l'équipe, du canvas ou du groupe recherché. Sélectionnez le résultat souhaité dans la liste qui s'affiche. Si la barre d'outils de commentaire comprend un bouton @, vous pouvez l'utiliser pour ouvrir ce même sélecteur à l'emplacement du curseur.

Avant d'enregistrer ou d'envoyer votre message, assurez-vous que la mention s'affiche bien sous forme de puce ou de lien cliquable, et non en texte brut. Une simple mention écrite @Jordan est visible par vos collaborateurs mais ne sera pas détectée par ALLO pour déclencher des notifications ou des actions de suivi, à moins d'avoir été validée via le sélecteur.

Pour les commentaires, insérez la mention directement dans le message contenant votre demande. Pour les objets du canvas, privilégiez les mentions lorsque la référence visuelle doit rester visible en permanence. Pour le chat, utilisez les mentions pour attirer l'attention lors des discussions en direct, mais formalisez les décisions durables de relecture dans les commentaires ou directement au sein du canvas.

Que se passe-t-il après avoir mentionné un collaborateur

Dès que le commentaire, le message du chat ou la modification de texte est validé, ALLO enregistre la mention et identifie les destinataires. Les mentions directes s'adressent à l'utilisateur ciblé. Les mentions d'équipe se déploient à l'ensemble des membres qui la composent. Les mentions globales du canvas s'étendent à toutes les personnes qu'ALLO considère comme des membres actifs du canvas concerné.

Ces destinataires voient alors apparaître la mention dans leur onglet Inbox et leurs aperçus de mentions de la page d'accueil sous forme de mentions explicites. La notification s'achemine ensuite selon plusieurs critères :

• Les notifications push, par e-mail, sur l'application de bureau et mobile respectent vos paramètres personnels de notification, les autorisations de votre appareil, vos plages de ne pas déranger et le traitement en arrière-plan d'ALLO.
• L'envoi d'e-mails de notification est différé de quelques instants par rapport à l'apparition de l'alerte dans l'Inbox (environ une minute dans le flux actuel), il est donc tout à fait normal de voir une notification ou un badge s'afficher dans l'application avant de recevoir un e-mail.
• La réception externe peut être ignorée ou ralentie par les préférences de l'utilisateur, les filtres antispam de sa boîte e-mail ou des vérifications d'autorisations en cours.

Les réponses et la participation active à un fil de discussion génèrent également des alertes dans l'Inbox, mais l'affichage des Mentions de l'accueil se concentre sur les mentions explicites. Si vous attendez l'action d'une personne précise, mentionnez-la directement plutôt que d'espérer qu'elle remarque un fil de discussion très actif.

ALLO ne s'auto-notifie pas dans la plupart de ses flux d'action. Si vous vous mentionnez vous-même lors de la rédaction d'un brouillon ou d'une réponse, ne vous basez pas sur votre propre absence d'alerte pour en déduire que les autres destinataires n'ont pas été notifiés.

Modifier un texte contenant des mentions peut enregistrer de nouvelles cibles lorsque l'interface prend en charge ces mises à jour. Toutefois, cela ne peut pas annuler ou rappeler un e-mail ou une notification push déjà envoyés par ALLO. Si vous mentionnez par erreur le mauvais collaborateur, modifiez simplement votre texte et ajoutez un commentaire explicatif si cette erreur risque de prêter à confusion.

Éviter les notifications abusives

Mentionnez toujours le groupe le plus restreint possible. Privilégiez une mention nominative directe lorsqu'un seul collaborateur détient la réponse. Optez pour une mention d'équipe si n'importe quel membre du groupe peut prendre en charge votre demande. Réservez la mention globale de tous les membres du canvas aux alertes majeures, telles que « Nous démarrons la révision maintenant » ou « Veuillez cesser toute modification sur cette page avant l'exportation PDF ».

Évitez de mentionner une large audience pour de simples notes d'information (FYI) ou des mises à jour de statut de pure forme. Cela incite les utilisateurs à ignorer les alertes reçues, ce qui constitue le moyen le plus rapide de rendre un outil de collaboration inefficace.

Si vous souhaitez simplement informer l'équipe sans exiger d'action de sa part, rédigez un commentaire simple ou mettez à jour la description du canvas. Si vous devez obtenir une décision, mentionnez explicitement le responsable et formulez clairement votre demande.

Invités et collaborateurs externes

Les invités peuvent commenter, répondre et mentionner d'autres collaborateurs dès lors que leur accès invité inclut les autorisations de commentaire. Ils peuvent ne pas disposer de la même liste de suggestions que les membres de l'espace de travail et ne bénéficient pas de toutes les actions de modération réservées aux propriétaires ou aux membres permanents.

Les collaborateurs externes constituent des cibles de mention valides s'ils font partie de la collaboration active sur le canvas actuel. Les cibles à usage interne, comme les équipes internes, ne sont pas toujours accessibles à un invité. Si un collaborateur externe ne parvient pas à ouvrir un élément depuis une notification, contrôlez les paramètres de partage du canvas, le lien invité, son statut dans l'espace de travail et vérifiez s'il s'est bien connecté avec l'adresse e-mail autorisée.

Pourquoi un collaborateur ne reçoit pas de notification de mention

Si une mention revêt une importance stratégique, associez-la toujours à une demande précise et à un emplacement bien défini. « Pouvez-vous valider le texte de cette note ? » est une formulation bien plus efficace que le simple fait de mentionner un collaborateur à côté d'un paragraphe flou.