Упоминание пользователей и соавторов холста

Упоминания — это то, как ALLO превращает обычный текст на холсте в инструмент адресного взаимодействия и ответственности. Используйте упоминания, когда кому-то необходимо увидеть вопрос, согласовать деталь, ответить на комментарий, прочитать сообщение в чате или обратить внимание на принятое на холсте решение. Для полноценной обратной связи используйте упоминания в связке с комментариями, разделом Входящие и настройками уведомлений получателя.

Упоминание — это не просто написанное имя пользователя. Настоящее упоминание выбирается из выпадающего меню, запускаемого символом @, и отображается на холсте в виде структурированной плашки-индикатора или ссылки. Благодаря этой структуре ALLO связывает упоминание с разделом «Входящие», настройками уведомлений, проверкой прав доступа, а также навигацией по профилю или холсту. Если текст находится внутри стикера, фигуры, ячейки таблицы или другого редактируемого объекта холста, создание упоминания происходит через редактор форматированного текста.

Где доступны упоминания

Если меню выбора упоминания не открывается в каком-то конкретном поле, используйте доступные элементы управления комментариями, чатом или форматированным текстом для этого раздела. ALLO не отображает абсолютно все цели упоминаний во всех редакторах без исключения.

Кого и что можно упоминать

Сами по себе упоминания не предоставляют прав доступа. Если пользователь не может открыть холст, сначала предоставьте ему доступ или настройте его роль, и только затем упомяните его в соответствующей ветке обсуждения.

Упоминание всех участников холста ограничено рамками текущего холста. В контексте публичных проектов ALLO дополнительно фильтрует список получателей, отправляя уведомления только тем, кто действительно присоединился к соответствующему проекту или может открыть этот холст. Вот почему упоминание всех участников холста не является надежным быстрым способом уведомить абсолютно всех в рабочем пространстве.

Как добавить упоминание

Введите символ @ в поддерживаемом редакторе, а затем начните вводить имя пользователя, название команды, холста или аудитории. Выберите нужный вариант из появившегося списка. Если на панели инструментов комментариев есть кнопка @, Вы можете нажать ее, чтобы открыть меню выбора упоминания в позиции курсора.

Перед отправкой или сохранением убедитесь, что упоминание отображается в виде плашки-индикатора, а не обычного текста. Обычный текст вида «@Jordan» будет понятен читателю-человеку, но ALLO не сможет обработать его как полноценное упоминание, если оно не было выбрано и вставлено из меню подсказок.

В комментариях размещайте упоминание непосредственно в сообщении, содержащем Вашу просьбу. В объектах холста используйте упоминания, если ссылка должна постоянно оставаться видимой на холсте. В чате упоминайте коллег, когда нужно обратить их внимание на живой разговор, но при этом фиксируйте долгосрочные решения и выводы в комментариях или непосредственно в содержимом холста.

Что происходит после того, как Вы упомянули кого-то

После отправки комментария, сообщения в чате или сохранения изменений в форматированном тексте ALLO регистрирует упоминание и формирует список получателей. Персональные упоминания направляются конкретному человеку. Командные упоминания распространяются на всех участников данной команды. Упоминания всех соавторов холста рассылаются пользователям, у которых есть право на участие в работе над этим холстом.

Упомянутые пользователи увидят оповещения в разделах «Входящие» и «Упоминания» на Главной странице. Доставка уведомлений происходит в несколько этапов:

• Push-уведомления, письма на электронную почту, оповещения на ПК и мобильных устройствах доставляются в соответствии с личными настройками уведомлений, разрешениями на устройстве, режимом «Не беспокоить» и фоновыми процессами обработки оповещений в ALLO.
• Письмо об упоминании ставится в очередь на отправку почти сразу после появления события во Входящих (с задержкой около одной минуты в текущем потоке обработки), поэтому появление уведомления или счетчика непрочитанных во Входящих раньше электронного письма является нормальным поведением.
• Внешняя доставка писем и push-уведомлений может блокироваться или задерживаться настройками со стороны пользователя, разрешениями на устройстве, спам-фильтрами почты и статусом прав доступа.

Ответы и участие в обсуждениях также создают события во Входящих, но вкладка «Упоминания» на Главной предназначена исключительно для выделения Ваших прямых упоминаний. Если Вам нужны действия от конкретного человека, упомяните его персонально через @, вместо того чтобы надеяться, что он заметит сообщение в оживленной переписке.

Во many сценариях ALLO исключает автора упоминания из списка получателей уведомлений. Если Вы упомянули самого себя при составлении черновика или ответа, не используйте собственное отсутствие уведомлений как доказательство того, что другие адресаты не получили оповещение.

Редактирование текста может добавлять новые упоминания (если конкретный раздел поддерживает обновление списка упоминаний). Однако это действие не может вернуть письмо или push-уведомление, которое уже было отправлено системой ALLO. Если Вы случайно упомянули не того коллегу, отредактируйте текст и оставьте уточняющий комментарий, чтобы избежать недоразумений.

Как избегать избыточных уведомлений

Упоминайте только ту минимальную группу пользователей, от которой требуются действия. Персональное упоминание подходит лучше всего, когда за ответ отвечает один конкретный человек. Командное упоминание оптимально, если ответить может любой участник этой команды. Упоминание всех соавторов холста следует использовать лишь в редких экстренных случаях общего характера (например: «Мы начинаем итоговый обзор» или «Пожалуйста, прекратите редактирование этой страницы перед экспортом»).

Не упоминайте широкую аудиторию для простых информационных заметок (FYI) или формального обновления статуса. Это приучает людей игнорировать уведомления, что очень быстро сводит пользу от совместной работы к нулю.

Если Вам нужно просто проинформировать коллег без требования активных действий с их стороны, напишите обычный комментарий или обновите описание холста. Если же требуется принять решение, упомяните ответственного за это решение и четко сформулируйте вопрос.

Гости и внешние соавторы

Пользователи со статусом гостя могут оставлять комментарии, отвечать и использовать упоминания, если для гостевого доступа включено разрешение на комментирование. При этом список подсказок у них может отличаться от списка для участников рабочего пространства, и им недоступны некоторые функции модерации, которыми обладают владельцы холста или штатные соавторы.

Внешние соавторы могут быть целями для упоминания, если они активно участвуют в работе над текущим холстом. При этом внутренние объекты рабочего пространства (например, закрытые внутренние команды) могут быть недоступны или не видны гостю. Если внешний соавтор не может открыть холст по Вашему упоминанию, проверьте настройки доступа к холсту, гостевую ссылку, учетную запись и адрес электронной почты, под которым он вошел в систему.

Почему кто-то может не получить уведомление об упоминании

Если упоминание имеет важное значение, сочетайте его с конкретной просьбой и указанием точного места. Фраза «Не могли бы Вы согласовать текст в этом стикере?» работает гораздо эффективнее, чем простое упоминание коллеги рядом с длинным абстрактным абзацем.