캔버스로 워크숍 진행하기

캔버스 워크숍이 잘 진행되려면 참여자가 어디로 가야 하는지, 무엇을 해야 하는지, 자신이 남긴 의견이 나중에 어떻게 쓰이는지 늘 알 수 있어야 합니다. ALLO에는 템플릿, 페이지, 포스트잇, 댓글, 공유, 비회원 참여, 실시간 접속 표시, 팀 채팅, 음성/화상회의, 발표 기능이 모두 있습니다. 진행자는 참여자가 도구보다 작업 내용에 집중할 수 있도록 이 기능들을 순서에 맞게 배치하면 됩니다.

회고, 기획 회의, 고객 여정 맵 작성, 디자인 크리틱, 리서치 결과 정리, 수업, 고객사 워크숍, 팀 의사결정 회의에 이 가이드를 활용하세요.

워크숍 역할별 권한

워크숍 전에 준비할 것

진행 방식이 정해진 워크숍이라면 템플릿으로 시작하세요. 직접 구성하는 워크숍이지만 순서가 필요하다면 빈 페이지 캔버스를 사용하세요. 자유형 화이트보드는 일부러 자유롭게 진행하는 워크숍이고 발표, PDF 내보내기, 페이지 구성이 필요 없을 때만 사용하세요.

실제 안건대로 페이지를 만드세요. 흔히 쓰는 순서는 인사, 배경 설명, 활동 1, 활동 2, 종합, 결정 사항, 다음 단계, 보류 안건입니다. 슬라이드 레일이 안건 목록처럼 읽히도록 페이지 이름을 직접 바꾸세요.

페이지마다 진행 안내를 적어 두세요. 참여자가 설명을 들으면서도 읽을 수 있을 만큼 짧게 씁니다. 참여자가 실수로 옮기지 않도록 진행자 안내와 배경 프레임은 잠가 두세요.

원본 파일, 이미지, PDF, 링크는 참여자가 들어오기 전에 올려 두고, 미리보기와 썸네일이 모두 만들어질 때까지 기다리세요. 워크숍을 시작했는데 큰 파일이 아직 로딩 중이면, 첫 활동이 다 같이 로딩 화면을 바라보는 일이 됩니다.

어떤 페이지를 접어 둘지 정하세요. 준비용 페이지, 진행자 전용 메모, 지난 초안, 예비 자료처럼 발표에 나오면 안 되는 페이지는 접어 둡니다.

참여자가 들어오기 전에 질문과 구역을 나눠 브레인스토밍 캔버스를 준비합니다.

참여자가 쓸 도구 정하기

참여자의 의견은 포스트잇으로 받습니다. 구역, 레인, 결정 사항 블록은 도형으로 표시하고, 흐름과 관계는 화살표로 연결하세요. 매트릭스, 점수 매기기, 시간 배분에는 스프레드시트가 알맞습니다. 활동이 끝난 뒤에도 남겨야 할 질문은 댓글로 남기세요.

ALLO를 처음 쓰는 참여자가 있다면 첫 활동 페이지에 작은 연습 공간을 만드세요. 포스트잇을 하나 붙이고, 옮기고, 반응이나 댓글을 하나 남겨 보게 합니다. 2분 정도 연습하면 나중에 헤매는 10분을 아낄 수 있습니다.

캔버스 공유하기

워크숍 전에 알맞은 권한으로 캔버스를 공유하세요. 참여자가 포스트잇을 붙여야 한다면 편집 권한을, 보고 논의만 하면 된다면 댓글 권한을 주세요. 외부 참여자가 있다면 비회원 협업을 사용하고, 입장 과정을 미리 확인하세요.

같은 공간에 모여 진행한다면 QR 코드 공유를 사용할 수 있는지 확인하세요. 원격 참여자에게는 캔버스 링크, 캔버스 비밀번호가 있다면 비밀번호, 참여자의 역할, 시작 페이지를 함께 보내세요.

자료를 추가하거나 옮겨야 하는 사람에게만 편집 권한을 주세요. 지켜보기만 할 사람은 읽기 권한으로, 배치는 건드리지 않고 피드백만 남길 사람은 댓글 권한으로 초대하는 편이 깔끔합니다.

실시간으로 진행하기

인사 페이지에서 시작하고, 모두 캔버스를 열었는지 확인하세요. 실시간 접속 표시로 참여자가 올바른 위치에 있는지 볼 수 있습니다. 참여자가 여기저기 흩어져 있다면 페이지 링크, 슬라이드 레일, 따라가기 기능으로 다시 모으세요.

ALLO 안에서 회의를 진행한다면 음성/화상회의 기능에서 화상 회의를 시작하거나 참여하세요. 간단한 진행 연락이나 시간 안내는 팀 채팅으로, 회의가 끝난 뒤에도 남아야 할 질문, 반대 의견, 결정 사항은 댓글로 남기세요.

참여자에게 포스트잇을 붙이게 할 때는 제한 시간과 붙일 위치를 분명히 알려 주세요. 의견이 모이면 그룹으로 묶거나, 요소 메뉴의 자동 정리와 맞춤 기능을 쓰거나, 직접 끌어다 모아서 페이지를 읽기 좋게 정리하세요. 다음 활동에서 바뀌면 안 되는 최종 묶음은 잠가 두세요.

"이 활동은 후속 논의 필요", "다음에는 생략" 같은 진행자 메모는 페이지 댓글로 남기세요. 특정 포스트잇, 파일, 다이어그램에 대한 피드백은 해당 요소에 댓글로 남깁니다.

참여자들이 포스트잇을 붙이고 정리한 뒤의 브레인스토밍 캔버스입니다.

발표하고 마무리하기

데스크톱에서 페이지 캔버스로 진행한 워크숍이라면 마지막 결과 공유에는 캔버스 발표하기를 사용하세요. 발표 전에 슬라이드 레일을 확인하고, 보여 줄 필요가 없는 작업용 페이지는 접어 두세요.

결정 사항과 다음 단계가 캔버스에 보이는 상태로 마무리하세요. 후속 작업은 프로젝트 속성, 하위 작업, 멘션을 넣은 댓글로 맡을 사람을 정합니다. 캔버스가 프로젝트에 속해 있다면 라벨, 담당자, 마감일, 섹션 위치를 확인하세요.

PDF 내보내기는 미디어가 모두 불러와지고 페이지 순서가 맞는지 확인한 뒤에 하세요. 자유형 화이트보드로 진행했다면 페이지 단위 PDF 내보내기와 방식이 다르므로 다른 방법으로 결과를 전달하세요.

워크숍이 끝난 뒤

기억이 생생할 때 캔버스를 정리하세요. 회의 중에 답이 나온 댓글은 해결 처리합니다. 아직 해결되지 않은 항목은 맡을 사람을 멘션하세요. 캔버스를 알맞은 프로젝트로 옮기거나 복사하세요. 나중에 쓸 수도 있는 작업용 페이지는 삭제하지 말고 접어서 보관하세요.

워크숍 형식이 좋았다면 사본을 정리한 뒤, 권한이 있고 캔버스 유형이 지원하는 경우 템플릿으로 저장하세요. 저장하기 전에 참여자 이름, 비공개 댓글, 고객 데이터, 그날에만 해당하는 답변은 지우세요.

워크숍 유형별 구성

회고라면 체크인, 잘된 점, 아쉬운 점, 주제, 실행 항목 페이지를 만들고, 실행 항목마다 담당자를 지정하세요. 의견은 포스트잇으로, 후속 질문은 댓글로 받습니다.

디자인 크리틱이라면 디자인 영역마다 페이지를 하나씩 만들어 원본 이미지나 PDF를 올리고, 리뷰어에게 특정 오브젝트에 댓글을 남겨 달라고 요청한 뒤, 결정 사항 페이지로 마무리하세요.

리서치 결과 정리라면 탐색 단계에서는 자유형 화이트보드에서 원자료를 묶고, 최종 공유용으로는 페이지 캔버스를 새로 만드세요.

고객사 워크숍이라면 비회원 링크를 사용하고, 댓글 권한과 편집 권한을 신중하게 나눠 주고, 고객이 들어오기 전에 내부 준비 페이지를 숨기세요.

문제 해결

참여자가 편집할 수 없다면 공유 권한, 비회원 접근 설정, 오브젝트 잠금 여부, 참여자가 의도한 방식으로 로그인하거나 입장했는지 확인하세요.

참여자가 어디를 봐야 할지 헤맨다면 페이지 제목을 알아보기 쉽게 고치고, 페이지 링크를 직접 보내고, 개요를 열고, 진행자 화면에서는 슬라이드 레일을 계속 켜 두세요.

캔버스가 느려진다면 진행 중에 큰 파일을 올리지 말고, 현재 활동 페이지의 무거운 미디어를 줄이세요. 깊게 다룰 내용은 하위 캔버스로 나누고, 모든 참여자가 미디어가 많은 큰 페이지 하나에 머무르지 않게 하세요.

댓글이 너무 많아진다면 회의 중에 정해진 결정은 바로 해결 처리하고, 워크숍 전반에 대한 메모는 여러 오브젝트에 흩어 두지 말고 페이지 댓글로 남기세요.

워크숍이 끝난 뒤 내보내기에 실패한다면 미디어 처리가 끝날 때까지 기다리고, 페이지 순서와 접힌 페이지를 확인한 다음 캔버스 내보내기 오류 해결하기를 참고하세요.