Einen Workshop in einem Canvas durchführen

Ein Canvas-Workshop ist dann erfolgreich, wenn alle Teilnehmenden genau wissen, wohin sie gehen müssen, was zu tun ist und was anschließend mit ihren Beiträgen geschieht. ALLO stellt Ihnen alle Bausteine zur Verfügung: Vorlagen, Seiten, Haftnotizen, Kommentare, Gastzugriff, Live-Präsenz, Chat, Anrufe und die Präsentationsfunktion. Die Aufgabe der Moderation besteht darin, diese Elemente so anzuordnen, dass sich die Teilnehmenden ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können und nicht durch die Bedienung des Werkzeugs abgelenkt werden.

Nutzen Sie diese Anleitung für Retrospektiven, Planungs-Sitzungen, Journey-Mapping, Design-Kritiken, Research-Synthesen, Schulungen, Kunden-Workshops und Abstimmungs-Meetings im Team.

Workshop-Rollen und Zugriffsrechte

Vor dem Workshop

Beginnen Sie mit einer Vorlage, wenn die Sitzung eine bekannte Struktur hat. Nutzen Sie ein leeres Seiten-Canvas, wenn der Workshop individuell gestaltet ist, aber dennoch einen klaren Ablauf erfordert. Verwenden Sie ein Freiform-Whiteboard nur dann, wenn das Meeting bewusst ergebnisoffen sein soll und keine Präsentationen, PDF-Exporte oder eine seitenweise Gliederung benötigt.

Erstellen Sie Seiten für die eigentliche Agenda. Ein bewährter Aufbau ist: Begrüßung, Kontext, Aktivität 1, Aktivität 2, Synthese, Entscheidungen, nächste Schritte und ein Themenspeicher (Parking Lot). Benennen Sie die Seiten manuell um, damit sich die Folienschiene wie ein Agenda-Plan liest.

Platzieren Sie kurze Anweisungen auf jeder Seite. Halten Sie diese so kompakt, dass sie während des Zuhörens leicht erfasst werden können. Sperren Sie Moderations-Hinweise und Hintergrundrahmen, damit Teilnehmende sie nicht versehentlich verschieben.

Laden Sie Quelldateien, Bilder, PDFs und Links hoch, bevor das Meeting beginnt. Warten Sie, bis Vorschauen und Miniaturansichten vollständig verarbeitet sind. Wenn beim Start des Workshops noch große Mediendateien geladen werden müssen, verbringen Sie die erste Aktivität des Meetings mit dem gemeinsamen Betrachten von Lade-Symbolen.

Entscheiden Sie, was gefaltet werden soll. Falten Sie Vorbereitungsseiten, Notizen nur für Moderatoren, alte Entwürfe und Backup-Inhalte, die nicht in der Präsentation erscheinen sollen.

Werkzeuge für Teilnehmende vorbereiten

Nutzen Haftnotizen für Beiträge der Teilnehmenden. Verwenden Sie Formen für Themenbereiche, Kategorien, Spalten oder Entscheidungsblöcke. Nutzen Sie Pfeile für Abläufe und Beziehungen. Verwenden Sie Tabellen für Matrizen, Bewertungen, Zeitpläne oder strukturierte Vergleiche. Verwenden Sie Kommentare für Fragen, die erst nach der Live-Aktivität geklärt werden sollen.

Sollten Teilnehmende neu auf der Plattform sein, richten Sie auf der ersten Arbeitsseite einen kleinen Übungsbereich ein. Bitten Sie sie, eine Haftnotiz zu erstellen, diese zu verschieben und eine Reaktion oder einen Kommentar zu hinterlassen. Diese kurze Übung dauert nur zwei Minuten, spart Ihnen später im Workshop aber zehn Minuten an Erklärungsbedarf.

Das Canvas teilen

Teilen Sie das Canvas vor der Sitzung mit den passenden Berechtigungen. Wenn Teilnehmende Notizen hinzufügen sollen, erteilen Sie Bearbeitungsrechte. Wenn sie Inhalte nur prüfen und diskutieren sollen, vergeben Sie Kommentierungsrechte. Wenn externe Personen teilnehmen, nutzen Sie die Zusammenarbeit mit Gästen und testen Sie den Beitritts-Ablauf vorab.

Verwenden Sie bei Meetings vor Ort das Teilen per QR-Code, sofern verfügbar. Für remote Teilnehmende senden Sie den Canvas-Link, eventuelle PINs oder Passwörter, die erwartete Rolle sowie die Startseite.

Erteilen Sie Personen, die nur als Beobachter teilnehmen sollen, keine weitgehenden Bearbeitungsrechte.

Die Live-Sitzung leiten

Starten Sie auf der Begrüßungsseite und vergewissern Sie sich, dass alle Teilnehmenden das Canvas öffnen können. Nutzen Sie die Live-Präsenzanzeige, um sicherzustellen, dass sich alle am richtigen Ort befinden. Wenn die Beteiligten auf dem Canvas verstreut sind, nutzen Sie Direkt-Seitenlinks, die Folienschiene oder die Folgen-Funktion, um sie zurückzuholen.

Nutzen Sie Anrufen oder Beitreten, wenn die Sitzung direkt in ALLO stattfindet. Verwenden Sie den Canvas-Chat für die schnelle Abstimmung und Zeitvorgaben. Nutzen Sie Kommentare für Fragen, Einwände oder Entscheidungen, die über das Meeting hinaus dokumentiert bleiben sollen.

Geben Sie Teilnehmenden beim Hinzufügen von Haftnotizen ein klares Zeitfenster und einen zugewiesenen Bereich vor. Verwenden Sie nach der Eingabe das Gruppieren, die Funktionen Aufräumen und Ausrichten oder manuelle Cluster, um die Seite übersichtlich zu gestalten. Sperren Sie finale Arbeitsergebnisse, damit diese in der nächsten Phase nicht versehentlich verändert werden.

Nutzen Seiten-Kommentare für Moderations-Notizen wie „Dieses Thema erfordert Nachbereitung“ oder „Nächstes Mal weglassen“. Verwenden Sie Element-Kommentare für gezieltes Feedback zu einer bestimmten Notiz, Datei oder Grafik.

Präsentieren und abschließen

Nutzen Sie die Funktion Ein Canvas präsentieren für die finale Ergebnispräsentation, wenn es sich um ein Seiten-Canvas auf dem Desktop handelt. Überprüfen Sie vor der Präsentation die Folienschiene. Falten Sie Entwurfsseiten, die Sie nicht zeigen möchten.

Beenden Sie den Workshop so, dass alle getroffenen Entscheidungen und nächsten Schritte auf dem Canvas sichtbar sind. Weisen Sie Verantwortlichkeiten über Projektfelder, Unteraufgaben oder Kommentare mit Erwähnungen zu. Wenn das Canvas Teil eines Projekts ist, überprüfen Sie die Tags, die verantwortliche Person, das Fälligkeitsdatum und die Platzierung im Abschnitt.

Exporten Sie das Ergebnis erst dann als PDF, wenn alle Medien vollständig geladen sind und die Seitenreihenfolge korrekt ist. Handelt es sich um ein Freiform-Whiteboard, nutzen Sie eine andere Form der Übergabe, da der seitenbasierte PDF-Export dort nicht im selben Ablauf funktioniert.

Nach dem Workshop

Räumen Sie das Canvas auf, solange das Meeting noch frisch in Erinnerung ist. Lösen Sie Kommentare auf, die live beantwortet wurden. Erwähnen Sie Verantwortliche für offene Punkte. Verschieben oder kopieren Sie das Canvas in das richtige Projekt. Archivieren Sie Entwurfsseiten durch Falten, anstatt sie zu löschen, falls sie später noch einmal nützlich sein könnten.

Wenn das Workshop-Format erfolgreich war, bereinigen Sie eine Kopie des Canvas und wählen Sie Als Vorlage speichern, sofern Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen und der Canvas-Typ dies unterstützt. Entfernen Sie vor dem Speichern Namen von Teilnehmenden, private Kommentare, Kundendaten und projektspezifische Antworten.

Workshop-Strukturen und Best Practices

Für eine Retrospektive nutzen Sie separate Seiten für Check-In, „Was lief gut“, „Was lief nicht gut“, Themen-Cluster, Maßnahmen und Aufgabenverteilung. Haftnotizen erfassen die Beiträge; Kommentare dienen für Folgefragen.

Verwenden Sie bei einer Design-Kritik eine Seite pro Gestaltungsbereich, laden Sie Screenshots oder PDFs der Entwürfe hoch, bitten Sie die Prüfer, direkt an den Elementen Feedback zu hinterlassen, und schließen Sie die Sitzung mit einer Abstimmungsseite ab.

Nutzen Sie bei einer Research-Synthese ein Freiform-Whiteboard für das freie Clustern im Entdeckungs-Prozess und erstellen Sie anschließend ein geordnetes Seiten-Canvas für die Abschlusspräsentation.

Verwenden Sie für Kunden-Workshops Gast-Links, setzen Sie Kommentierungs- oder Bearbeitungsrechte ganz gezielt ein und falten Sie interne Vorbereitungsseiten, bevor die Kundschaft beitritt.

Probleme beheben

Wenn Teilnehmende nicht bearbeiten können, überprüfen Sie die Freigabe-Rolle, den Gastzugriff, gesperrte Elemente und ob sie wie erwartet angemeldet sind.

Wenn Teilnehmende die Orientierung verlieren, optimieren Sie die Seitentitel, nutzen Sie Direkt-Seitenlinks, öffnen Sie die Übersicht und halten Sie die Folienschiene für Moderatoren stets sichtbar.

Wenn das Canvas langsamer reagiert, laden Sie während der Sitzung keine großen Dateien hoch, reduzieren Sie rechenintensive Medien auf aktiven Seiten, nutzen Sie Unter-Canvases für Detailfragen und vermeiden Sie es, alle Teilnehmenden gleichzeitig auf einer einzigen, mit Medien überladenen Seite arbeiten zu lassen.

Sollten zu viele Kommentare entstehen, lösen Sie getroffene Entscheidungen direkt auf und nutzen Sie Seiten-Kommentare für allgemeine Notizen zur Sitzung, anstatt allgemeines Feedback willkürlich auf einzelnen Elementen zu verteilen.

Wenn der Export nach dem Workshop fehlschlägt, warten Sie die Medienverarbeitung ab, prüfen Sie die Seitenreihenfolge sowie gefaltete Seiten und nutzen Sie die Hinweise unter Fehlerhaften Canvas-PDF-Export beheben.