キャンバスでワークショップを進行する

キャンバスでのワークショップは、参加者が常に、どこへ行き、何をし、自分の入力がその後どう扱われるかを理解できるときにうまく機能します。ALLOには、テンプレート、ページ、付箋、コメント、共有、ゲストアクセス、ライブプレゼンス、チャット、通話、プレゼンテーションといった部品があります。ファシリテーターの仕事は、その部品を、参加者が作業よりツールのことを考えなくて済む順序に並べることです。

このガイドは、ふりかえり、計画セッション、ジャーニーマッピング、デザイン講評、リサーチ統合、レッスン、クライアントワークショップ、チームの意思決定ミーティングに使えます。

ワークショップの役割とアクセス権

ワークショップ前に準備する

セッションに決まった構造がある場合は、テンプレートから始めます。ワークショップが独自の内容でも順序が必要な場合は、空白のページキャンバスを使います。ワークショップが意図的に自由で、プレゼンテーション、PDFエクスポート、ページごとの構造を必要としない場合だけ、自由形式ホワイトボードを使います。

実際のアジェンダに合わせてページを作成します。よくある構成は、ウェルカム、背景説明、アクティビティ1、アクティビティ2、統合、意思決定、次のステップ、駐車場です。スライドレールがアジェンダとして読めるように、ページ名は手動で変更します。

各ページに説明を置きます。参加者が話を聞きながら読めるよう、短くします。参加者が誤って動かさないように、ファシリテーター用の説明や背景フレームはロックします。

参加者が入る前に、元資料、画像、PDF、リンクをアップロードします。プレビューとサムネイルの処理が完了するまで待ちます。ワークショップ開始時に大きなメディアがまだ読み込み中だと、最初のアクティビティが全員でスピナーを眺める時間になってしまいます。それは理想的な進行とは言えません。

何を折りたたむかを決めます。準備ページ、ファシリテーター専用メモ、古い下書き、プレゼンテーションに表示したくないバックアップコンテンツは折りたたみます。

参加者用のツールを設定する

回答には付箋を使います。領域、カテゴリ、レーン、意思決定ブロックには図形を使います。流れや関係性には矢印を使います。マトリクス、採点、タイミング、構造化された比較にはスプレッドシートを使います。ライブアクティビティ後に答えるべき質問には、コメントを使います。

参加者が初めて使う場合は、最初の作業ページに小さな練習エリアを追加します。付箋を1つ追加し、動かし、リアクションまたはコメントを1つ残してもらいます。練習は2分で済み、その後の10分の混乱を防げます。

キャンバスを共有する

セッション前に、適切な権限でキャンバスを共有します。参加者がメモを追加する必要がある場合は、編集権限を付与します。レビューと話し合いだけでよい場合は、コメント権限を付与します。外部参加者にはゲストコラボレーションを使い、入室フローをテストします。

対面の場では、利用できる場合はQR共有を使います。リモート参加者には、キャンバスリンク、必要なPINまたはパスワード、想定される役割、開始ページを送ります。

見るだけでよい人に広い編集権限を渡さないでください。ワークショップ中の誤編集は防げます。

ライブセッションを進行する

ウェルカムページから始め、全員がキャンバスを開けることを確認します。ライブプレゼンスを使って、参加者が正しい場所にいるかを確認します。参加者が散らばっている場合は、ページリンク、スライドレール、またはフォロー形式のナビゲーションで戻します。

セッションをALLO内で行う場合は、通話または参加を使います。すばやい調整や時間管理にはチャットを使います。ミーティング後も残すべき質問、反対意見、意思決定にはコメントを使います。

参加者に付箋を追加してもらうときは、明確な制限時間と、メモを置く明確な場所を示します。入力後は、グループ化、整列や配置、または手動のクラスタリングを使ってページを読みやすくします。最終クラスターが次のアクティビティ中に変わるべきでない場合はロックします。

「このアクティビティはフォローアップが必要」「次回はスキップ」などのファシリテーター用メモには、ページコメントを使います。メモ、ファイル、図の特定箇所へのフィードバックには要素コメントを使います。

プレゼンテーションしてまとめる

ワークショップがデスクトップ上のページキャンバスで行われている場合、最終共有にはキャンバスをプレゼンテーションするを使います。プレゼンテーション前にスライドレールを確認します。表示したくない作業用ページは折りたたみます。

最後は、意思決定と次のステップがキャンバス上で見える状態にします。プロジェクト項目、サブタスク、またはメンション付きコメントでオーナーを割り当てます。キャンバスがプロジェクトに属している場合は、ラベル、オーナー、期日、セクション配置を確認します。

PDFへのエクスポートは、メディアの読み込みが完了し、ページ順が正しいことを確認してから行います。キャンバスが自由形式ホワイトボードだった場合は、ページベースのPDFエクスポートとは同じワークフローではないため、別の引き継ぎ方法を使います。

ワークショップ後に行うこと

セッションの記憶が新しいうちにキャンバスを整理します。ライブ中に回答済みのコメントは解決します。未解決項目にはオーナーをメンションします。キャンバスを適切なプロジェクトへ移動またはコピーします。後で役立つ可能性がある場合は、作業用ページを削除せず、折りたたんでアーカイブします。

ワークショップ形式がうまく機能した場合は、コピーを整理し、権限とキャンバスの種類が対応していればテンプレートとして保存を使います。保存する前に、参加者名、非公開コメント、顧客データ、その場限りの回答を削除します。

ワークショップのパターン

ふりかえりでは、チェックイン、うまくいったこと、うまくいかなかったこと、テーマ、アクション、オーナー割り当てのページを使います。入力は付箋で集め、フォローアップ質問はコメントに残します。

デザイン講評では、デザイン領域ごとに1ページを使い、元画像やPDFをアップロードし、レビュー担当者には特定のオブジェクトにコメントしてもらい、最後に意思決定ページで締めます。

リサーチ統合では、探索的な作業には自由形式ホワイトボードで生のクラスタリングを行い、その後、最終共有用のページキャンバスを作成します。

クライアントワークショップでは、ゲストリンクを使い、コメント権限または編集権限を意図的に選び、クライアントが参加する前に社内準備ページを非表示にします。

問題が起きたとき

参加者が編集できない場合は、共有ロール、ゲストアクセス、ロックされたオブジェクト、想定どおりにサインインまたは入室しているかを確認します。

参加者が迷子になる場合は、ページタイトルを改善し、直接ページリンクを使い、概要を開き、ファシリテーターにはスライドレールを表示したままにします。

キャンバスが重くなる場合は、大きなファイルをライブ中にアップロードするのをやめ、アクティブなページ上の重いメディアを減らし、深掘りにはサブキャンバスを使い、参加者全員を巨大でメディアの多いページに留め続けるのを避けます。

コメントが騒がしくなる場合は、ライブ中に決まったことをその場で解決し、一般的なフィードバックをランダムなオブジェクトに散らすのではなく、ページコメントを広いセッションメモとして使います。

ワークショップ後にエクスポートが失敗する場合は、メディア処理を待ち、ページ順と折りたたみページを確認してから、キャンバスのエクスポート失敗を修正するを使います。