Dirigir un taller en un canvas

Un taller en canvas funciona cuando los participantes siempre saben a dónde ir, qué hacer y qué ocurrirá con sus aportes después. ALLO proporciona los elementos necesarios: plantillas, páginas, notas adhesivas, comentarios, uso compartido, acceso de invitados, presencia en vivo, chat, llamadas y presentación. La tarea del facilitador es ordenar esos elementos para que los asistentes se concentren en el trabajo, no en la herramienta.

Use esta guía para retrospectivas, sesiones de planificación, mapas de recorrido, críticas de diseño, síntesis de investigación, lecciones, talleres con clientes y reuniones de decisión del equipo.

Roles y accesos en el taller

Antes del taller

Comience desde una plantilla cuando la sesión tenga una estructura conocida. Utilice un canvas de páginas en blanco cuando el taller sea personalizado pero aún requiera una secuencia de pasos. Utilice una pizarra de formato libre únicamente cuando el taller esté diseñado para ser abierto y no requiera de una presentación, exportación a PDF o estructura página por página.

Cree páginas para la agenda real. Una estructura común incluye: bienvenida, contexto, actividad 1, actividad 2, síntesis, decisiones, siguientes pasos y parking de ideas. Cambie el nombre de las páginas manualmente para que el riel de diapositivas se lea como una agenda clara.

Coloque instrucciones en cada página. Manténgalas lo suficientemente breves como para que se puedan leer mientras las personas también escuchan. Bloquee las instrucciones del facilitador y los marcos de fondo para que los participantes no los muevan accidentalmente.

Cargue los archivos de origen, imágenes, archivos PDF y enlaces antes de que los participantes se unan. Espere a que las vistas previas y las miniaturas terminen de procesarse. Si los archivos multimedia de gran tamaño aún se están cargando cuando comienza el taller, la primera actividad consistirá en ver juntos un indicador de carga.

Decida qué elementos deben estar plegados. Plegue las páginas de preparación, las notas exclusivas para el facilitador, los borradores antiguos y el contenido de respaldo que no deba aparecer en la presentación.

Configurar herramientas para los participantes

Utilice notas adhesivas para recopilar respuestas. Utilice formas para delimitar áreas, categorías, carriles o bloques de decisión. Utilice flechas para mostrar flujos y relaciones. Utilice hojas de cálculo para matrices, puntuaciones, cronogramas o comparaciones estructuradas. Utilice comentarios para preguntas que deban responderse después de la actividad en vivo.

Si los participantes son nuevos en la herramienta, añada una pequeña área de práctica en la primera página de trabajo. Solicíteles que añadan una nota adhesiva, la muevan y dejen una reacción o comentario. Esta práctica toma solo dos minutos y evita diez minutos de confusión posterior.

Compartir el canvas

Comparta el canvas antes de la sesión con los permisos adecuados. Si los participantes necesitan añadir notas, otorgue acceso de edición. Si solo necesitan revisar y debatir, asigne acceso de comentario. Si son externos, use colaboración de invitados y pruebe el flujo de entrada.

Para una sala presencial, use el código QR si está disponible. Para participantes remotos, envíe el enlace del canvas, cualquier PIN o contraseña requerida, el rol esperado y la página de inicio.

No otorgue acceso de edición amplio a personas que solo necesiten observar.

Dirigir la sesión en vivo

Comience con la página de bienvenida y confirme que todos puedan abrir el canvas. Use presencia en vivo para confirmar que los participantes están en el lugar correcto. Si los asistentes se dispersan, use enlaces de página, la barra deslizante o la navegación de seguimiento para reunirlos.

Use Llamar o Unirse si la sesión se realiza dentro de ALLO. Use Chat para coordinación rápida y control del tiempo. Use comentarios para preguntas, objeciones o decisiones que deban conservarse después de la reunión.

Cuando los participantes añadan notas adhesivas, asigne un límite de tiempo claro y un lugar definido para colocarlas. Después de recopilar aportes, use agrupación, Ordenar y alinear o agrupación manual para que la página sea legible. Bloquee los grupos finales si no deben cambiar durante la siguiente actividad.

Use comentarios de página para notas de facilitación como "Esta actividad requiere seguimiento" u "Omitir la próxima vez". Use comentarios de elementos para feedback específico sobre una nota, archivo o diagrama.

Presentar y cerrar

Utilice Presentar un canvas para la lectura final si el taller se realiza en un canvas de páginas en la versión de escritorio. Compruebe el riel de diapositivas antes de presentar. Plegue las páginas de borradores que no se deban mostrar.

Finalice con las decisiones y los siguientes pasos visibles en el canvas. Asigne responsables a través de campos de proyecto, subtareas o comentarios con menciones. Si el canvas pertenece a un proyecto, compruebe las etiquetas, propietario, fecha de vencimiento y ubicación de la sección.

Exporte a PDF solo después de que todos los archivos multimedia se hayan cargado por completo y el orden de las páginas sea el correcto. Si el canvas era una pizarra de formato libre, utilice otro método de entrega, ya que la exportación a PDF basada en páginas no sigue el mismo flujo de trabajo en ese entorno.

Después del taller

Limpie el canvas mientras la sesión aún esté fresca. Resuelva los comentarios que se respondieron en vivo. Mencione a los responsables en los elementos no resueltos. Mueva o copie el canvas al proyecto correcto. Archive las páginas de borradores plegándolas en lugar de eliminarlas, por si sirven más adelante.

Si el formato del taller funcionó bien, limpie una copia y use Guardar como plantilla si tiene permiso y el tipo de canvas lo admite. Quite nombres de participantes, comentarios privados, datos de clientes y respuestas específicas antes de guardarla.

Patrones de taller

Para una retrospectiva, use páginas para check-in, qué funcionó, qué no, temas principales, acciones y asignación de responsables. Las notas adhesivas contienen los aportes; los comentarios contienen preguntas de seguimiento.

Para una crítica de diseño, use una página por cada área de diseño, cargue las imágenes de origen o archivos PDF, pida a los revisores que comenten en objetos específicos y cierre con una página dedicada a las decisiones.

Para una síntesis de investigación, use una pizarra de formato libre para la agrupación inicial si el trabajo es exploratorio y luego cree un canvas de páginas para la lectura final estructurada.

Para un taller con clientes, use enlaces de invitado, asigne permisos de comentario o edición de forma deliberada y oculte las páginas de preparación interna antes de que el cliente se una.

Qué puede salir mal

Si los participantes no pueden editar, compruebe el rol de uso compartido, el acceso de invitados, los objetos bloqueados y si han iniciado sesión o accedido como se esperaba.

Si las personas se pierden, mejore los títulos de las páginas, use enlaces directos a páginas, abra la vista general y mantenga visible la barra deslizante para los facilitadores.

Si el canvas se vuelve lento, deje de cargar archivos grandes en vivo, reduzca el contenido multimedia pesado en las páginas activas, use sub-canvases para profundizar en temas específicos y evite mantener a todos los participantes en una sola página cargada de archivos.

Si los comentarios se vuelven caóticos, resuelva decisiones en vivo a medida que avance y use comentarios de página para notas generales de la sesión, en lugar de dispersar comentarios generales por objetos individuales.

Si la exportación falla después del taller, espere a que se procesen los archivos multimedia, compruebe el orden de las páginas y las páginas plegadas, y luego consulte Corregir una exportación de canvas fallida.