キャンバステンプレートを使う

キャンバステンプレートは、チームが繰り返す作業のための再利用可能な開始構造です。定例ミーティング、デザイン批評、レトロスペクティブ、リサーチ統合、オンボーディング、ワークショップ、カスタマージャーニーマップ、研修、計画の儀式に使います。

テンプレートの価値は、見た目が整っていることではありません。作業に適した形を保ちながら、準備時の判断を減らすことです。強いテンプレートは、人が始めるために十分な構造を与え、その後は邪魔をしません。

利用範囲と権限

テンプレートは装飾ではなくワークフロー

作業に既知のパターンがある場合は、テンプレートから始めます。レトロスペクティブにはフェーズがあります。デザインレビューには、文脈、成果物、フィードバック、決定、フォローアップがあります。ワークショップには、プロンプト、アクティビティ、時間配分、進行メモがあります。計画セッションには、入力、リスク、担当者、アクションがあります。

テンプレートには、そのパターンを担わせます。サムネイルの見た目がよくても、構造が違うなら選ばないでください。手順が間違っている美しいテンプレートは、片付けと混乱を生みます。

テンプレートから作成した後は、実際のセッションに合わせて調整します。キャンバス名を変更し、不要なセクションを削除し、プロンプトを更新し、プレースホルダー例を置き換え、共有を設定します。共同編集者が到着したときにキャンバスがまだ汎用テンプレートのように読めるなら、準備は終わっていません。

適切なテンプレート形式を選ぶ

キャンバスが行う仕事に合わせてテンプレート形式を選びます。

セッションにエクスポートやプレゼンが必要なら、ページキャンバステンプレートを選びます。セッションに1つの大きな探索マップが必要なら、利用できる場合はフリーフォームホワイトボードテンプレートを選びます。元資料が文書の場合は、それをテンプレートのふりにするのではなく、PDF と Office ファイルをインポートを使います。

形式の詳しい比較は、ページキャンバスとフリーフォームホワイトボードを参照してください。

テンプレートからキャンバスを作成する

キャンバス作成フローからテンプレートピッカーを開き、仕事に最も合うテンプレートを選んで、新しいキャンバスを作成します。ALLO はテンプレートを新しい編集可能なキャンバスへコピーするため、新しいキャンバスでの変更は元のテンプレートを書き換えません。

利用できる場合は、保存済みテンプレートをプレビューします。プレビューは、新しいキャンバスを作成する前に、ページ順、プロンプト、内容を確認する助けになります。空白、PDF/Office、フリーフォームホワイトボードなど一部の作成選択肢は、保存済みコンテンツテンプレートではないため、直接作成される場合があります。

キャンバスが開いたら、次を行います。

1. 実際の会議、プロジェクト、成果物に合わせてキャンバス名を変更します。
2. ページ順または空間領域を確認します。
3. 該当しない例コンテンツを削除します。
4. プレースホルダーを実際のプロンプトに置き換えます。
5. コピーされるべきでない非公開コンテンツを削除します。
6. ページキャンバスかフリーフォームホワイトボードかの動作を確認します。
7. 進行役、参加者、レビュー担当者、ゲスト向けに共有を設定します。
8. 大きなグループを招待する前に、最初の指示を追加します。

より広い作成フローは、キャンバスを作成するを参照してください。テンプレートライブラリのワークフローは、キャンバステンプレート概要を参照してください。

テンプレートピッカーを上手に使う

見た目ではなく、ワークフローで検索します。レトロスペクティブ、キックオフ、デザイン批評、ジャーニーマップ、リサーチ統合、計画、オンボーディング、レビュー、レッスン、ワークショップのように、仕事の名前を探します。

テンプレートを比較するときは、次を確認します。

1. テンプレートがページベース、スライド形式、フリーフォームホワイトボードのどれか。
2. フェーズ数が適切か。
3. 指示が対象者に合っているか。
4. 実際の入力を書き込む余白があるか。
5. プレースホルダー例が役に立つか、邪魔か。
6. コメント、担当者、日付、ラベルが古くないか。
7. 最終キャンバスにエクスポート、印刷、プレゼンが必要か。

プレビューが利用できるなら、テンプレート確認のためだけに複数のテストキャンバスを作成しないでください。先にプレビューし、1回だけ作成し、その新しいキャンバスを調整します。

キャンバスをテンプレートとして保存する

権限があり、キャンバス形式が対応している場合は、キャンバスヘッダーメニューを開いてテンプレートとして保存を選びます。これは、実際の作業で1回か2回役に立つことが分かった後に行うのが最適です。

すべての下書きをテンプレートとして保存しないでください。一度きりのワークショップ、途中までのレビュー、放置された実験がうっかり再利用可能になると、テンプレートライブラリは腐ります。

保存前に、キャンバスをきれいにします。

1. 非公開コメント、参加者名、顧客データ、認証情報、一度きりのファイルを削除します。
2. 完了済みの回答を、空の領域または安全な例に置き換えます。
3. ページ名を、再利用可能な手順を表す名前に変更します。
4. 古い期日、担当者、ラベル、決定を削除します。
5. ロックされたオブジェクト、グループ、背景が意図したものか確認します。
6. 次に使う人にとってページ順と折りたたみページが意味を持つか確認します。
7. すべてのコピーに含めるべきでない非公開の準備内容を削除します。
8. テンプレートが誤った元資料を公開しないよう、共有を確認します。

多くのサーフェスでは、テンプレートとして保存はページキャンバスのワークフローです。フリーフォームホワイトボードがテンプレートまたは作成選択肢として利用できる場合もありますが、すべてのフリーフォームホワイトボードをキャンバスヘッダーから再利用可能なテンプレートとして保存できるとは考えないでください。テンプレートとして保存が見当たらない場合は、権限、ゲストかどうか、ワークスペース設定、キャンバス形式を確認します。

実際の利用後にテンプレートを保守する

テンプレートは、チームの生きた道具として扱います。実際のセッション後に見直します。人々が繰り返しページを飛ばすなら削除します。進行役がいつも同じプロンプトを追加するなら、テンプレートに入れます。参加者が同じ質問をするなら、指示を改善します。例のせいで古い回答がコピーされるなら、中立的なプレースホルダーに置き換えます。

テンプレート名は、作成したチーム名ではなく、開始する作業で付けます。Design critique、Customer interview、Sprint retrospective は、Team A template v3 final final より信頼しやすい名前です。

テンプレートが古くなったら、きれいな代替版を作り、人々を新しい版へ案内します。ワークスペースが古いテンプレートのアーカイブや削除に対応している場合は、古いものから始め続けられないよう、陳腐化したテンプレートを削除します。

テンプレートを使わない場面

チームが構造を一緒に発見しているときは、空白から始めます。テンプレートは会話を早すぎる方向へ偏らせることがあります。

自由度の高い探索が必要な作業では、重いテンプレートなしのフリーフォームホワイトボードを使います。まだマップが分かっていない段階で20個のセクションを追加すると、人々が時期尚早に整理し始めてしまいます。

主な必要性が、担当者、期日、ステータス、フォローアップといった説明責任である場合は、テンプレートではなくプロジェクトキャンバスを使います。視覚的な作業が始まったら、タスクにキャンバスを添付することはできます。

元文書が出発点なら、PDF/Office インポートを使います。文書レビューは、再利用可能なキャンバステンプレートとは違います。

以前のキャンバスは慎重に使います。古いキャンバスをコピーするほうがテンプレートより早いこともありますが、古いコメント、担当者、非公開ファイル、古い決定を一緒に持ち込みがちです。古いキャンバスを頻繁にコピーするなら、きれいにした構造を本物のテンプレートにします。

共同編集と共有

テンプレートから作成すると、新しいキャンバスが作られます。その新しいキャンバスは、想定している対象者を自動的には継承しません。閲覧、コメント、編集アクセスが必要な人に共有してください。

ワークショップでは、早めにキャンバスを作成します。まず進行役に共有し、プロンプト、権限、時間配分を確認してもらいます。参加者には、キャンバスに実際の指示が入り、テンプレートの残り物が片付いてから共有します。

外部ゲストについては、セッション前にアクセスをテストします。ゲストは作成されたキャンバスを開いてコメントできる場合がありますが、通常はテンプレートを管理しません。アクセスの詳細は、キャンバスを共有を参照してください。

エクスポートとプレゼン

テンプレート形式はエクスポートに影響します。ページキャンバステンプレートは、ページが適切に並び、名前付けされていれば、プレゼン可能またはエクスポート可能なキャンバスになります。フリーフォームホワイトボードテンプレートは空間作業に向いていますが、ページベースのエクスポート、印刷、プレゼンはページキャンバスのワークフローです。

ライブプレゼン前に、スライドレールまたは概要でページ順を確認します。未使用のテンプレートページを削除し、進行役メモが表示されるべきでない場合は折りたたみ、ページタイトルを更新します。スライドレールと概要を使うを参照してください。

エクスポート前に、アップロードとインポート済みファイルの処理完了を待ちます。プレースホルダーや古い画像が残っているテンプレート内容は、そのまま出力に残ります。

例

スプリントレトロスペクティブでは、チェックイン、ノート、テーマ、アクション、フォローアップページを持つページキャンバステンプレートを使います。セッション中に動かすべきでない進行役の指示はロックします。

デザインレビューでは、文脈、成果物の配置領域、フィードバックページ、意思決定ログ、最終アクションページを持つページまたはスライドテンプレートを使います。レビュー担当者に直接デザインを編集してもらうのではなく、フィードバックにはコメントを使います。

オンボーディングでは、チーム、ツール、期待値、質問へ進む道筋を持つページテンプレートを使います。より深い参照資料にはサブキャンバスを追加します。

リサーチ統合では、生のメモ、親和クラスター、インサイト、リスク、次の実験の領域を持つフリーフォームホワイトボードテンプレートを使います。進行役がいなくても移動できるよう、大きく見えるラベルを追加します。

テンプレートの問題

テンプレートとして保存が見当たらない場合は、自分がゲストではないか、編集権限があるか、キャンバスがフリーフォームホワイトボードではないか、ワークスペースでテンプレート作成が有効か、現在の文脈が保存に対応しているかを確認します。

テンプレートから散らかったキャンバスが作られる場合は、簡素化します。テンプレートは準備時の判断を減らすべきで、未来のすべてのチームにキャンバスの半分を削除させるべきではありません。

機密データがテンプレート内に表示された場合は、すぐに削除し、きれいなキャンバスからテンプレートを作り直します。テンプレートは再利用されることを前提としているため、非公開コンテンツは人が思うより遠くまで広がります。

テンプレートから作成したキャンバスでボタンが見当たらない場合は、作成されたキャンバス形式を確認します。フリーフォームホワイトボードテンプレートでは、ページエクスポート、印刷、プレゼン、通常のページメニュー動作は表示されません。

参加者がセッション用キャンバスではなくテンプレートを変更している場合は、止めて、どこで作業しているか確認します。安全なワークショップの流れは、テンプレートから新しいキャンバスを作成し、その新しいキャンバスへ参加者を招待することです。

テンプレートが見つからない場合は、検索語、ワークスペース、テンプレートの表示範囲、タグ、その項目が保存済みテンプレートではなく作成選択肢ではないかを確認します。テンプレート管理側については、別の検索と整理のガイドで説明しています。