キャンバステンプレートを使う

キャンバステンプレートは、チームで繰り返す仕事の構成を再利用するための出発点です。定例会議、デザインレビュー、振り返り、リサーチの整理、オンボーディング、ワークショップ、カスタマージャーニーマップ、研修、計画などに使えます。

テンプレートの価値は、見た目が整っていることではありません。作業に必要な形を残しながら、準備のたびに同じ判断を繰り返さずに済むことです。よいテンプレートは迷わず始められるだけの構成を用意し、作業が始まったら前に出すぎません。

要約

最初に 自由形式のキャンバス または ページキャンバス を選び、名前やカテゴリでテンプレートを探します。全体の構成を確認するには プレビュー、別の編集可能なキャンバスを作るには 使う または テンプレートを使う を選びます。PDF/Officeはファイルのアップロードから始まり、空白の選択肢はすぐにキャンバスを作成します。

利用条件と権限

テンプレートは装飾ではなくワークフロー

仕事の流れが決まっているときに、テンプレートから始めます。振り返りにはいくつかの段階があります。デザインレビューには背景、成果物、フィードバック、決定事項、その後の対応が必要です。ワークショップには問い、演習、時間配分、進行用メモがあります。計画には前提、リスク、担当者、次の行動があります。

テンプレートには、その流れを持たせます。サムネイルが魅力的でも、作業の進め方に合わなければ選ばないでください。見た目がよくても手順が違うテンプレートは、後から削除する作業と参加者の迷いを増やします。

テンプレートからキャンバスを作成したら、実際の会議や作業に合わせて整えます。キャンバス名を変更し、不要なセクションを削除し、問いを更新し、サンプルを実際の内容に置き換えて、共有設定を確認します。共同作業者が開いたときに、まだ汎用テンプレートのままに見えるなら、準備は終わっていません。

作業に合うテンプレート形式を選ぶ

キャンバスで何をするかに合わせて形式を選びます。

広い1枚の探索マップには、自由形式ホワイトボードのテンプレートを選びます。順序、書き出し、プレゼンテーションが重要なら、ページまたはスライド形式を選びます。元資料が文書なら、PDFとOfficeファイルを読み込むを使います。構成を作業しながら決めるなら、空白のキャンバスから始めてください。

形式ごとの違いは、自由形式ホワイトボードとページキャンバスで詳しく説明しています。

テンプレートからキャンバスを作成する

新しいキャンバスを開き、自由形式のキャンバス または ページキャンバス を選んでから、作業に合うテンプレートを選びます。そのままテンプレートから新しいキャンバスを作成すると、選んだ形式のテンプレートが別の編集可能なキャンバスにコピーされます。新しいキャンバスを編集しても、元のテンプレートは変わりません。

カードにポインターを合わせ、すぐに作成するなら 使う、全体を確認するなら プレビュー を選びます。プレビューでセクション、問い、内容が作業に合うと確認できたら、テンプレートを使う を選びます。PDF/Officeは元ファイルのアップロード画面を開き、空白の選択肢はキャンバスを直接作成します。

キャンバスが開いたら、次の作業を行います。

1. 実際の会議、プロジェクト、成果物に合う名前へ変更する。
2. 空間上の領域またはページ順を確認する。
3. 不要なサンプルを削除する。
4. 仮の文言を実際の問いに置き換える。
5. コピーすべきでなかった非公開情報を削除する。
6. 自由形式ホワイトボードかページキャンバスかを確認する。
7. 進行役、参加者、レビュー担当者、ゲストに必要な共有権限を設定する。
8. 大人数を招待する前に、最初の説明を追加する。

作成方法全体については、キャンバスを作成するを参照してください。テンプレートライブラリでの操作は、キャンバステンプレートの概要で確認できます。

テンプレート選択を使いこなす

見た目ではなく、ワークフローや作業の名前でテンプレートを検索します。振り返り、キックオフ、デザインレビュー、ジャーニーマップ、リサーチの整理、計画、オンボーディング、レビュー、研修、ワークショップなど、これから始める作業名を検索してください。

テンプレートを比べるときは、次の点を確認します。

1. 自由形式ホワイトボード、ページ形式、スライド形式のどれか。
2. 作業に必要な段階が揃っているか。
3. 説明が参加者に合っているか。
4. 実際の入力を書き込む余白があるか。
5. サンプルが役に立つか、かえって邪魔になるか。
6. コメント、担当者、日付、ラベルが古くないか。
7. 最終キャンバスに書き出し、印刷、プレゼンテーションが必要か。

プレビューがあるなら、確認のためだけに複数のテストキャンバスを作る必要はありません。先にプレビューし、1度だけ作成して、新しいキャンバスを整えます。

キャンバスをテンプレートとして保存する

権限があり、キャンバス形式が対応している場合は、キャンバスのヘッダーメニューから テンプレートとして保存する を選びます。実際の仕事で1度か2度使い、役立つと分かってから保存するのが適切です。

すべての下書きをテンプレートにしないでください。1度きりのワークショップ、途中のレビュー、放置した試作まで再利用できる状態にすると、必要なテンプレートを探しにくくなります。

保存する前に、キャンバスを整理します。

1. 非公開コメント、参加者名、顧客データ、認証情報、今回限りのファイルを削除する。
2. 記入済みの回答を空欄または安全なサンプルに置き換える。
3. ページ名を、再利用する手順が分かる名前に変更する。
4. 古い期限、担当者、ラベル、決定事項を削除する。
5. ロックしたオブジェクト、グループ、背景が意図どおりか確認する。
6. ページ順と折りたたまれたページが、次に使う人にも分かりやすいか確認する。
7. コピーに含めたくない非公開の準備内容を削除する。
8. テンプレートから誤った元資料が共有されないよう、共有設定を確認する。

自由形式ホワイトボードはテンプレートや作成方法として表示されますが、キャンバスのヘッダーメニューから再利用可能なテンプレートとして保存することはできません。テンプレートとして保存する はページキャンバス向けの操作です。表示されない場合は、キャンバス形式、権限、ゲストとして参加していないか、ワークスペース設定を確認してください。

実際の利用をもとにテンプレートを更新する

テンプレートは、使いながら直すチームの道具です。実際の会議で毎回飛ばされるページは削除します。進行役がいつも同じ問いを追加しているなら、最初から入れておきます。参加者が毎回同じところで迷うなら、説明を書き直します。サンプルにつられて過去の回答をコピーしてしまうなら、中立的な仮テキストへ置き換えます。

名前は作成したチームではなく、始められる仕事に合わせます。「デザインレビュー」「顧客インタビュー」「スプリント振り返り」は、「チームA テンプレート v3 最終版 最終」のような名前より選びやすくなります。

内容が古くなったら、整理した新しいテンプレートを作り、利用者を新しい版へ案内してから古いものを削除します。古いテンプレートを残し続けると、同じ古い流れから新しいキャンバスが作られます。

テンプレートを使わない場面

自由に探索したい作業では、細かく作り込んだテンプレートを使わず、自由形式ホワイトボードから始めます。地図の形も分からない段階で20個のセクションを置くと、考える前に整理を始めてしまいます。

順序は必要でも、再利用する構成がまだ決まっていない場合は、空白のページまたはスライド形式のキャンバスを使います。

元になる文書がある場合は、PDF/Officeを読み込みます。文書レビューは、再利用するキャンバステンプレートとは別の仕事です。

チームで構成そのものを探しているなら、空白から始めます。テンプレートがあると、議論の方向を早く決めすぎることがあります。

主な目的が担当者、期限、ステータス、その後の対応を管理することなら、テンプレートよりプロジェクトキャンバスが向いています。視覚的な作業を始めるときは、プロジェクト内でキャンバスを作成できます。

以前のキャンバスをコピーする場合は、古いコメント、担当者、非公開ファイル、過去の決定事項まで持ち込まないよう注意してください。古いキャンバスを頻繁にコピーしているなら、内容を整理して正式なテンプレートにするほうが安全です。

共同作業と共有

テンプレートから作成すると、別の新しいキャンバスができます。想定している参加者に自動で共有されるわけではありません。閲覧、コメント、編集のうち、相手の役割に必要な権限を設定してください。

ワークショップでは、早めにキャンバスを作成します。まず進行役に共有し、問い、権限、時間配分を確認してもらいます。実際の説明を入れ、テンプレートに残っていた不要な内容を片付けてから参加者へ共有します。

外部のゲストがいる場合は、開始前にアクセスを確認します。共有設定で許可されていれば、ゲストも作成後のキャンバスを開いてコメントできますが、テンプレート自体は管理しません。詳しくは、キャンバスを共有するとゲストとの共同作業を参照してください。

書き出しとプレゼンテーション

テンプレート形式は書き出しにも影響します。自由形式ホワイトボードは空間を使う作業向けです。ページキャンバスは、ページ順と名前を整えることでプレゼンテーションや書き出しに使えます。ページ単位の書き出し、印刷、プレゼンテーションはページキャンバスの操作です。

発表前に、スライドレールまたは概要でページ順を確認します。使わないテンプレートページを削除し、進行役のメモを見せない場合は折りたたみ、ページタイトルを更新します。詳しくは、スライドレールと概要を使うを参照してください。

書き出す前に、アップロードと読み込んだファイルの処理が終わるまで待ちます。仮テキストや古い画像が残っていると、そのまま出力されます。

活用例

スプリントの振り返りには、チェックイン、メモ、テーマ、次の行動、フォローアップのページを持つページキャンバステンプレートを使います。進行用の説明を動かしたくない場合はロックします。

デザインレビューには、背景、成果物を置く領域、フィードバックページ、決定事項、最後のアクションページを持つページまたはスライド形式のテンプレートを使います。デザインそのものを編集してもらうのではなく、フィードバックはコメントに残してもらいます。

オンボーディングには、チーム、ツール、期待すること、質問へ順番に進めるページテンプレートを使います。詳しい参照資料はサブキャンバスに分けます。

リサーチの整理には、生のメモ、グループ分け、発見、リスク、次の実験を置く領域を持つ自由形式ホワイトボードのテンプレートを使います。進行役がいなくても場所が分かるよう、大きく読みやすいラベルを付けます。

テンプレートで問題が起きたとき

「テンプレートとして保存する」が見当たらない。 ゲストとして参加していないか、編集権限があるか、自由形式ホワイトボードではないか、ワークスペースでテンプレート作成が有効か、現在の画面が保存に対応しているか確認します。

テンプレートから作ったキャンバスが散らかっている。 テンプレートを簡素にします。準備の判断を減らすのが目的であり、毎回キャンバスの半分を削除させるためのものではありません。

テンプレートに機密情報が入っている。 すぐに削除し、整理したキャンバスから作り直します。テンプレートは繰り返し使われるため、非公開情報が想定以上に広がります。

作成したキャンバスにページ用のボタンがない。 キャンバス形式を確認します。自由形式ホワイトボードには、ページ単位の書き出し、印刷、プレゼンテーション、通常のページメニューはありません。

参加者が会議用キャンバスではなくテンプレートを編集している。 いったん作業を止め、どこを開いているか確認します。ワークショップでは、テンプレートから新しいキャンバスを作成し、その新しいキャンバスへ参加者を招待してください。

テンプレートが見つからない。 検索語、ワークスペース、公開範囲、タグを確認し、その項目が保存済みテンプレートではなく作成方法の選択肢ではないかも確認します。管理画面での探し方は、テンプレートを検索して整理するで説明しています。