캔버스 템플릿 사용하기

캔버스 템플릿은 팀이 반복하는 작업을 매번 같은 구조로 시작할 수 있게 해 주는 틀입니다. 정기 회의, 디자인 크리틱, 회고, 리서치 정리, 온보딩, 워크숍, 고객 여정 지도, 교육, 정기 기획 회의에 사용하세요.

템플릿이 쓸모 있는 이유는 보기 좋아서가 아닙니다. 작업에 맞는 구조는 그대로 가져가면서, 시작할 때마다 무엇을 어떻게 배치할지 고민하지 않아도 되기 때문입니다. 좋은 템플릿은 바로 시작할 수 있을 만큼의 구조만 주고, 그다음에는 작업을 방해하지 않습니다.

요약

먼저 자유형식 캔버스나 페이지 캔버스를 고른 뒤 이름이나 카테고리로 템플릿을 찾으세요. 미리보기로 전체 구성을 확인하고, 캔버스 만들기나 이 템플릿으로 캔버스 만들기를 선택하면 원본과 별개로 편집할 수 있는 새 캔버스가 만들어집니다. 이미 편집할 수 있는 자유형 화이트보드가 있다면 보드의 빈 곳을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 페이지 프레임워크를 선택해 그 자리에 템플릿 페이지를 넣을 수 있습니다. 문서 가져오기는 파일 업로드부터 시작하고, 빈 캔버스는 바로 만들어집니다.

지원 범위와 권한

템플릿은 꾸미기가 아니라 일하는 방식입니다

작업에 정해진 패턴이 있다면 템플릿으로 시작하세요. 회고에는 단계가 있고, 디자인 리뷰에는 배경, 결과물, 피드백, 결정, 후속 조치가 있습니다. 워크숍에는 질문, 활동, 시간 배분, 진행자 메모가 있고, 기획 회의에는 참고 자료, 리스크, 맡을 사람, 실행 항목이 있습니다.

템플릿은 이런 패턴을 담는 데 쓰세요. 구조가 맞지 않는데 썸네일이 보기 좋다는 이유로 고르지 마세요. 단계가 맞지 않는 템플릿은 아무리 보기 좋아도 정리할 일과 혼란만 늘립니다.

템플릿으로 캔버스를 만든 뒤에는 실제 회의나 작업에 맞게 고치세요. 캔버스 이름을 바꾸고, 필요 없는 영역을 지우고, 질문을 고치고, 예시 내용을 실제 내용으로 바꾸고, 공유 설정을 하세요. 협업자가 들어왔을 때 캔버스가 아직 일반 템플릿처럼 보인다면 준비가 덜 된 것입니다.

작업에 맞는 템플릿 형식 고르기

캔버스로 무엇을 할지에 따라 템플릿 형식을 고르세요.

넓은 탐색용 맵 하나가 필요하다면 자유형 화이트보드 템플릿을 고르세요. 순서, 내보내기, 발표가 중요하다면 페이지나 슬라이드 템플릿을 고르세요. 원본 자료가 문서라면 문서 가져오기를 사용하고, 작업하면서 구조를 잡아야 한다면 빈 캔버스로 시작하세요.

형식별 차이는 페이지 캔버스와 자유형 화이트보드를 참고하세요.

템플릿으로 캔버스 만들기

새 캔버스 생성을 열고 자유형식 캔버스나 페이지 캔버스를 고른 뒤, 작업에 가장 잘 맞는 템플릿으로 새 캔버스를 만드세요. ALLO는 선택한 형식의 템플릿을 편집할 수 있는 새 캔버스로 복사하므로, 새 캔버스를 고쳐도 원본 템플릿은 바뀌지 않습니다.

템플릿 카드에 마우스를 올리고 캔버스 만들기를 선택하면 바로 만들어지고, 미리보기를 선택하면 전체 구성을 먼저 확인할 수 있습니다. 미리보기에서 구성, 질문, 내용이 맞다면 이 템플릿으로 캔버스 만들기를 선택하세요. 문서 가져오기는 업로드 화면에서 원본 파일을 고르고, 빈 캔버스는 바로 만들어집니다.

캔버스가 열리면 다음을 확인하세요.

1. 실제 회의, 프로젝트, 결과물에 맞게 캔버스 이름을 바꿉니다.
2. 영역 배치나 페이지 순서를 확인합니다.
3. 해당하지 않는 예시 내용을 지웁니다.
4. 예시 문구를 실제 질문으로 바꿉니다.
5. 복사되지 말았어야 할 비공개 내용을 지웁니다.
6. 자유형 화이트보드인지 페이지 캔버스인지에 따라 달라지는 동작을 확인합니다.
7. 진행자, 참여자, 리뷰어, 비회원에게 맞게 공유 권한을 설정합니다.
8. 많은 사람을 초대하기 전에 첫 안내문을 추가합니다.

캔버스를 만드는 방법 전반은 캔버스 만들기를, 템플릿 라이브러리 관리는 캔버스 템플릿 한눈에 보기를 참고하세요.

자유형 화이트보드에 페이지 템플릿 추가하기

새 캔버스를 만들지 않고 템플릿 페이지를 추가하려면, 편집할 수 있는 자유형 화이트보드의 빈 곳을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 페이지 프레임워크를 선택한 뒤 템플릿과 템플릿 페이지를 고르세요.

페이지가 놓이는 위치, 복사되는 내용, 페이지 캔버스에서 쓰는 방법, 선택 화면의 항목, 문제 해결은 페이지 프레임워크 사용하기를 참고하세요.

템플릿 고르는 요령

디자인이 아니라 업무 이름으로 검색하세요. 회고, 킥오프, 디자인 크리틱, 고객 여정 지도, 리서치 정리, 기획, 온보딩, 리뷰, 수업, 워크숍처럼 하려는 작업의 이름을 찾으면 됩니다.

템플릿을 비교할 때는 다음을 확인하세요.

1. 자유형 화이트보드인지, 페이지형인지, 슬라이드형인지
2. 단계 수가 알맞은지
3. 안내문이 참여자에게 맞는지
4. 실제 내용을 넣을 공간이 충분한지
5. 예시 내용이 도움이 되는지, 오히려 방해가 되는지
6. 댓글, 맡은 사람, 날짜, 라벨이 오래된 상태로 남아 있지 않은지
7. 완성된 캔버스를 내보내거나, 인쇄하거나, 발표해야 하는지

미리보기를 쓸 수 있다면 템플릿을 확인하려고 테스트용 캔버스를 여러 개 만들지 마세요. 먼저 미리보기로 확인하고, 캔버스는 한 번만 만든 뒤 고쳐서 쓰세요.

캔버스를 템플릿으로 저장하기

템플릿 생성 권한이 있고 캔버스 유형이 지원한다면 캔버스 헤더 메뉴를 열고 템플릿으로 저장을 선택하세요. 실제 작업에서 한두 번 써 보고 쓸모가 확인된 캔버스를 저장하는 것이 가장 좋습니다.

초안을 모두 템플릿으로 저장하지는 마세요. 한 번 쓰고 만 워크숍, 절반만 진행한 리뷰, 중단한 실험까지 재사용 템플릿이 되면 템플릿 라이브러리는 금방 쓸모없어집니다.

저장하기 전에 캔버스를 정리하세요.

1. 비공개 댓글, 참여자 이름, 고객 데이터, 계정 정보, 한 번만 쓰는 파일을 지웁니다.
2. 작성이 끝난 답변은 빈 영역이나 공개해도 되는 예시로 바꿉니다.
3. 다시 쓸 수 있는 단계를 설명하도록 페이지 이름을 바꿉니다.
4. 지난 마감일, 맡은 사람, 라벨, 결정 사항을 지웁니다.
5. 잠긴 오브젝트, 그룹, 배경이 의도한 대로인지 확인합니다.
6. 다음 사용자가 이해할 수 있도록 페이지 순서와 접힌 페이지를 확인합니다.
7. 복사본마다 따라가면 안 되는 비공개 준비 자료를 지웁니다.
8. 템플릿에 잘못된 원본 자료가 노출되지 않도록 공유 설정을 확인합니다.

자유형 화이트보드도 템플릿과 만들기 선택지에는 표시되지만, 캔버스 헤더에서 재사용 템플릿으로 저장할 수는 없습니다. 템플릿으로 저장하기는 페이지 캔버스에서만 가능합니다. 템플릿으로 저장이 보이지 않는다면 캔버스 유형, 권한, 비회원 여부, 워크스페이스 설정을 확인하세요.

실제로 쓴 뒤 템플릿 다듬기

템플릿은 계속 다듬어 쓰는 팀의 도구입니다. 실제로 사용한 뒤에 다시 검토하세요. 사람들이 매번 건너뛰는 페이지가 있다면 지우고, 진행자가 늘 같은 질문을 추가한다면 템플릿에 넣으세요. 참여자가 같은 질문을 반복한다면 안내문을 고치고, 예시 때문에 사람들이 예전 답을 그대로 따라 쓴다면 중립적인 예시 문구로 바꾸세요.

템플릿 이름은 만든 팀이 아니라 시작하는 작업을 기준으로 지으세요. A팀 템플릿 v3 최종_최종보다 디자인 크리틱, 고객 인터뷰, 스프린트 회고가 훨씬 믿고 고르기 쉽습니다.

템플릿이 오래되었다면 새로 정리한 템플릿을 만들고, 사람들에게 새 버전을 안내한 뒤, 계속 예전 템플릿으로 시작하지 않도록 오래된 템플릿을 삭제하세요.

템플릿을 쓰지 않는 편이 나을 때

자유롭게 탐색해야 하는 작업이라면 무거운 템플릿 없이 자유형 화이트보드를 쓰세요. 전체 그림이 잡히기도 전에 영역을 스무 개씩 만들어 두면 사람들이 너무 일찍 내용을 틀에 맞추게 됩니다.

순서는 중요하지만 다시 쓸 구조가 아직 정해지지 않았다면 빈 페이지 캔버스나 슬라이드 캔버스로 시작하세요.

원본 문서에서 출발하는 작업이라면 문서 가져오기를 사용하세요. 문서 검토는 재사용 캔버스 템플릿과는 다른 작업입니다.

팀이 함께 구조를 찾아가는 중이라면 빈 캔버스로 시작하세요. 템플릿이 너무 이른 시점에 논의의 방향을 정해 버릴 수 있습니다.

맡은 사람, 마감일, 상태, 후속 조치처럼 책임을 관리하는 것이 핵심이라면 템플릿 대신 프로젝트 캔버스를 사용하세요. 시각 작업이 시작되면 프로젝트 안에서 캔버스를 만들 수도 있습니다.

예전 캔버스를 복사해 쓸 때는 주의하세요. 템플릿보다 빠를 수 있지만 오래된 댓글, 예전에 지정한 사람, 비공개 파일, 지난 결정 사항이 함께 따라오는 경우가 많습니다. 예전 캔버스를 자주 복사해 쓴다면 구조만 깔끔하게 정리해 정식 템플릿으로 만드세요.

협업과 공유

템플릿으로 캔버스를 만들면 새 캔버스가 생깁니다. 반면 페이지 프레임워크로 페이지 템플릿을 추가하면 새 캔버스를 만들지 않고 지금 쓰는 자유형 보드에 내용이 더해집니다. 어느 쪽이든 결과물을 봐야 하는 사람에게 읽기, 댓글, 편집 중 알맞은 권한으로 공유하세요.

워크숍이라면 캔버스를 미리 만들어 두세요. 먼저 진행자에게 공유해 질문, 권한, 시간 배분을 검토하게 하고, 실제 안내문이 들어가고 템플릿에 남은 예시가 정리된 뒤에 참여자에게 공유하세요.

외부 비회원이 참여한다면 세션 전에 접근이 되는지 확인하세요. 공유 설정에서 허용하면 비회원도 만들어진 캔버스를 열거나 댓글을 달 수 있지만, 템플릿을 관리하지는 않습니다. 접근 권한은 캔버스 공유하기와 비회원과 협업하기를 참고하세요.

내보내기와 발표

템플릿 형식에 따라 내보내기 방식이 달라집니다. 자유형 화이트보드 템플릿은 공간을 넓게 쓰는 작업에 맞게 만들어졌습니다. 페이지 캔버스 템플릿은 페이지 순서와 이름이 잘 정리되어 있으면 바로 발표하거나 내보낼 수 있습니다. 페이지 단위 내보내기, 인쇄, 발표는 페이지 캔버스에서 쓰는 기능입니다.

실시간 발표 전에는 슬라이드 레일이나 개요에서 페이지 순서를 확인하세요. 쓰지 않는 템플릿 페이지는 지우고, 보이면 안 되는 진행자 메모는 접고, 페이지 제목을 고치세요. 자세한 내용은 슬라이드 레일과 개요 사용하기를 참고하세요.

내보내기 전에는 업로드한 파일과 가져온 파일의 처리가 끝날 때까지 기다리세요. 예시 문구나 오래된 이미지가 남아 있으면 내보낸 결과물에도 그대로 들어갑니다.

활용 예시

스프린트 회고에는 체크인, 메모, 주제, 실행 항목, 후속 조치 페이지로 구성된 페이지 캔버스 템플릿을 쓰세요. 세션 중에 진행자 안내문이 움직이면 안 된다면 잠가 두세요.

디자인 리뷰에는 배경 설명, 결과물을 올릴 영역, 피드백 페이지, 결정 기록, 마지막 실행 항목 페이지가 있는 페이지나 슬라이드 템플릿을 쓰세요. 리뷰어에게 디자인을 직접 고치게 하지 말고 댓글로 피드백을 받으세요.

온보딩에는 팀 소개, 사용하는 도구, 기대하는 역할, 질문 순서로 안내하는 페이지 템플릿을 쓰세요. 자세한 참고 자료는 하위 캔버스로 연결하세요.

리서치 정리에는 원본 메모, 친화도 묶음, 인사이트, 리스크, 다음 실험 영역이 있는 자유형 화이트보드 템플릿을 쓰세요. 진행자 없이도 길을 찾을 수 있도록 크고 잘 보이는 라벨을 붙이세요.

템플릿 문제 해결

템플릿으로 저장이 보이지 않습니다. 비회원인지, 템플릿 생성 권한이 있는지, 캔버스가 자유형 화이트보드인지, 워크스페이스에서 템플릿 만들기를 쓸 수 있는지, 현재 화면에서 저장을 지원하는지 확인하세요.

템플릿으로 만든 캔버스가 너무 복잡합니다. 템플릿을 단순하게 고치세요. 템플릿은 시작할 때의 고민을 줄여 줘야지, 다음에 쓰는 팀이 캔버스의 절반을 지우게 만들면 안 됩니다.

템플릿에 민감한 데이터가 들어 있습니다. 바로 지우고, 정리된 캔버스로 템플릿을 다시 만드세요. 템플릿은 여러 번 재사용되므로 비공개 내용이 생각보다 멀리 퍼집니다.

만든 캔버스에 페이지 관련 버튼이 없습니다. 만들어진 캔버스의 유형을 확인하세요. 자유형 화이트보드 템플릿에서는 페이지 내보내기, 인쇄, 발표, 일반 페이지 메뉴를 쓸 수 없습니다.

페이지 프레임워크가 보이지 않습니다. 페이지 프레임워크 사용하기에서 알맞은 사용 위치를 확인하고, 편집 권한이 있는지 확인하세요. 자유형 화이트보드에서는 선택한 오브젝트를 모두 해제하고 보드의 빈 곳을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하세요.

참여자가 세션 캔버스가 아니라 템플릿을 고치고 있습니다. 작업을 멈추고 어디에서 작업 중인지 확인하세요. 워크숍에서는 템플릿으로 새 캔버스를 만든 뒤, 그 새 캔버스에 참여자를 초대하는 것이 안전합니다.

템플릿을 찾을 수 없습니다. 검색어, 워크스페이스, 템플릿 공개 범위, 태그를 확인하고, 찾는 항목이 저장된 템플릿이 아니라 만들기 방식은 아닌지 확인하세요. 템플릿 관리자에서 찾고 정리하는 방법은 템플릿 검색하고 정리하기를 참고하세요.