캔버스 템플릿 사용하기

캔버스 템플릿은 팀이 반복하는 작업을 위해 다시 쓰는 시작 구조입니다. 정기 회의, 디자인 크리틱, 회고, 리서치 취합, 온보딩, 워크숍, 고객 여정 지도, 교육 세션, 계획 회의처럼 매번 비슷한 흐름으로 시작하는 작업에 사용합니다.

템플릿의 가치는 보기 좋게 꾸며져 있다는 데 있지 않습니다. 진짜 가치는 작업에 맞는 형태는 남기고, 매번 다시 정해야 하는 준비 결정을 줄여 주는 데 있습니다. 좋은 템플릿은 사람들이 바로 시작할 만큼의 구조를 주고, 그다음에는 작업을 방해하지 않습니다.

사용 가능 여부와 권한

템플릿은 장식이 아니라 워크플로우입니다

작업의 패턴이 이미 정해져 있다면 템플릿에서 시작하세요. 회고에는 단계가 있습니다. 디자인 리뷰에는 맥락, 결과물, 피드백, 결정 사항, 후속 조치가 있습니다. 워크숍에는 질문, 활동, 시간 배분, 진행자 메모가 필요합니다. 계획 회의에는 입력 자료, 위험 요인, 담당자, 실행 항목이 들어갑니다.

템플릿은 그 패턴을 옮겨 주어야 합니다. 구조가 맞지 않는데 썸네일이 좋아 보인다는 이유로 고르지 마세요. 단계가 맞지 않는 템플릿은 보기에는 좋아도, 결국 정리해야 할 일과 혼란을 남깁니다.

템플릿에서 캔버스를 만든 뒤에는 실제 세션에 맞게 조정합니다. 캔버스 이름을 바꾸고, 필요 없는 섹션을 제거하고, 질문을 고치고, 자리 표시자 예시를 바꾸고, 공유 설정을 맞춥니다. 협업자가 들어왔을 때 캔버스가 아직도 일반 템플릿처럼 보인다면 준비가 끝난 것이 아닙니다.

작업에 맞는 템플릿 형태 고르기

캔버스가 해야 할 일에 따라 템플릿 형태를 고릅니다.

세션에 내보내기나 발표가 필요하면 페이지 캔버스 템플릿을 고르세요. 하나의 넓은 탐색 지도가 필요하다면, 사용할 수 있을 때 자유형 화이트보드 템플릿을 고릅니다. 출발점이 문서라면 그 문서를 템플릿처럼 다루기보다 PDF 및 Office 파일 가져오기를 사용하세요.

형식의 차이를 더 자세히 보려면 페이지 캔버스와 자유형 화이트보드를 참고하세요.

템플릿에서 캔버스 만들기

캔버스 생성 흐름에서 템플릿 선택기를 열고, 작업에 가장 잘 맞는 템플릿을 고른 뒤 새 캔버스를 만듭니다. ALLO는 템플릿을 새 편집 가능한 캔버스로 복사하므로, 새 캔버스에서 수정해도 원본 템플릿은 바뀌지 않습니다.

저장된 템플릿에서 미리보기를 사용할 수 있으면 먼저 확인하세요. 미리보기는 새 캔버스를 만들기 전에 페이지 순서, 질문, 콘텐츠를 확인하는 데 도움이 됩니다. 빈 캔버스, PDF/Office, 자유형 화이트보드 같은 생성 선택지는 저장된 콘텐츠 템플릿이 아니므로 바로 만들어질 수 있습니다.

캔버스가 열리면 다음을 확인합니다.

1. 실제 회의, 프로젝트, 산출물에 맞게 캔버스 이름을 바꿉니다.
2. 페이지 순서나 공간 구역을 확인합니다.
3. 맞지 않는 예시 콘텐츠를 제거합니다.
4. 자리 표시자를 실제 질문으로 바꿉니다.
5. 복사되지 말아야 할 비공개 콘텐츠를 삭제합니다.
6. 페이지 캔버스와 자유형 화이트보드 동작을 확인합니다.
7. 진행자, 참여자, 리뷰어, 비회원에게 맞는 공유 권한을 설정합니다.
8. 큰 그룹을 초대하기 전에 첫 안내 문구를 추가합니다.

전체 생성 흐름은 캔버스 만들기를 참고하세요. 템플릿 라이브러리 자체를 다루는 흐름은 캔버스 템플릿 한눈에 보기를 참고하세요.

템플릿 선택기 잘 쓰기

겉모양이 아니라 워크플로우로 검색하세요. 회고, 킥오프, 디자인 크리틱, 고객 여정 지도, 리서치 취합, 계획, 온보딩, 리뷰, 수업, 워크숍처럼 그 템플릿이 시작할 작업의 이름을 찾습니다.

템플릿을 비교할 때는 다음을 봅니다.

1. 페이지 기반인지, 슬라이드 형태인지, 자유형 화이트보드인지
2. 단계 수가 작업에 맞는지
3. 안내문이 참여자에게 맞는지
4. 실제 입력을 넣을 공간이 충분한지
5. 자리 표시자 예시가 도움이 되는지, 오히려 방해되는지
6. 댓글, 담당자, 날짜, 라벨이 오래된 상태로 남아 있지는 않은지
7. 완성된 캔버스를 내보내기, 인쇄, 발표에 써야 하는지

미리보기를 사용할 수 있다면 템플릿을 확인하려고 테스트 캔버스를 여러 개 만들지 마세요. 먼저 미리보고, 한 번만 만들고, 새 캔버스를 실제 작업에 맞게 수정합니다.

캔버스를 템플릿으로 저장하기

권한이 있고 캔버스 유형이 지원한다면 캔버스 헤더 메뉴를 열고 템플릿으로 저장을 선택합니다. 한 번 쓰고 버린 초안보다, 실제 작업에서 한두 번 유용하다고 확인된 캔버스를 저장할 때 가장 좋습니다.

모든 초안을 템플릿으로 저장하지 마세요. 일회성 워크숍, 절반만 끝난 리뷰, 중단된 실험이 우연히 재사용 항목이 되기 시작하면 템플릿 라이브러리는 빠르게 낡습니다.

저장하기 전에 캔버스를 정리합니다.

1. 비공개 댓글, 참여자 이름, 고객 데이터, 자격 증명, 일회성 파일을 제거합니다.
2. 완료된 답변은 빈 영역이나 안전한 예시로 바꿉니다.
3. 재사용 가능한 단계를 설명하도록 페이지 이름을 바꿉니다.
4. 지난 마감일, 담당자, 라벨, 결정 사항을 제거합니다.
5. 잠긴 오브젝트, 그룹, 배경이 의도된 상태인지 확인합니다.
6. 다음 사용자가 이해하기 쉽도록 페이지 순서와 접힌 페이지를 확인합니다.
7. 매번 복사되면 안 되는 비공개 준비 콘텐츠를 삭제합니다.
8. 템플릿이 잘못된 원본 자료를 노출하지 않도록 공유 설정을 검토합니다.

많은 화면에서 템플릿 저장은 페이지 캔버스 중심의 워크플로우입니다. 자유형 화이트보드가 템플릿이나 생성 선택지로 제공될 수는 있지만, 모든 자유형 화이트보드를 캔버스 헤더에서 재사용 템플릿으로 저장할 수 있다고 가정하지 마세요. 템플릿으로 저장이 보이지 않으면 권한, 비회원 여부, 워크스페이스 설정, 캔버스 유형을 확인합니다.

실제 사용 후 템플릿 관리하기

템플릿은 계속 관리해야 하는 팀 도구입니다. 실제 세션이 끝난 뒤 다시 살펴보세요. 사람들이 반복해서 건너뛰는 페이지가 있다면 제거합니다. 진행자가 늘 같은 질문을 추가한다면 템플릿에 넣습니다. 참여자가 매번 같은 질문을 한다면 안내문을 고칩니다. 예시 때문에 사람들이 예전 답을 따라 쓴다면 중립적인 자리 표시자로 바꿉니다.

템플릿 이름은 만든 팀이 아니라 시작하는 작업을 기준으로 붙입니다. A팀 템플릿 v3 최종 최종보다 디자인 크리틱, 고객 인터뷰, 스프린트 회고가 더 믿고 선택하기 쉽습니다.

템플릿이 낡았다면 깨끗한 새 버전을 만들고 사람들을 새 버전으로 안내하세요. 워크스페이스에서 오래된 템플릿 보관이나 삭제를 지원한다면, 사람들이 계속 낡은 템플릿에서 시작하지 않도록 정리합니다.

템플릿을 쓰지 않는 편이 나을 때

팀이 구조를 함께 발견해야 한다면 빈 캔버스에서 시작하세요. 템플릿은 너무 이른 단계에서 대화의 방향을 고정할 수 있습니다.

열린 탐색이 필요하다면 무거운 템플릿 없이 자유형 화이트보드를 사용합니다. 지도가 아직 보이지 않는데 섹션을 20개부터 만들면, 사람들이 생각을 구조에 억지로 맞추게 됩니다.

가장 중요한 것이 담당자, 마감일, 상태, 후속 조치 같은 책임 관리라면 템플릿보다 프로젝트 캔버스를 사용합니다. 시각적인 작업이 시작될 때 캔버스를 작업에 연결해도 늦지 않습니다.

출발점이 원본 문서라면 PDF/Office 가져오기를 사용하세요. 문서 리뷰는 재사용 캔버스 템플릿과 다릅니다.

이전 캔버스를 복사할 때는 조심하세요. 오래된 캔버스를 복사하는 것이 템플릿보다 빠를 수 있지만, 낡은 댓글, 지난 담당자, 비공개 파일, 오래된 결정 사항이 함께 따라오는 경우가 많습니다. 이전 캔버스를 자주 복사하고 있다면 구조만 깨끗하게 남겨 실제 템플릿으로 만드세요.

협업과 공유

템플릿에서 캔버스를 만들면 새 캔버스가 생깁니다. 그 새 캔버스가 의도한 참여자를 자동으로 가져오지는 않습니다. 보기, 댓글, 편집 권한이 필요한 사람에게 새 캔버스를 공유하세요.

워크숍에서는 캔버스를 일찍 만듭니다. 먼저 진행자에게 공유해 질문, 권한, 시간을 검토하게 하세요. 참여자에게는 실제 안내문이 들어가고 템플릿 잔여물이 정리된 뒤 공유합니다.

외부 비회원이 참여한다면 세션 전에 접근을 테스트합니다. 비회원은 만들어진 캔버스를 열고 댓글을 달 수는 있지만, 보통 템플릿 자체를 관리하지 않습니다. 접근 권한은 캔버스 공유하기를 참고하세요.

내보내기와 발표

템플릿 형태는 내보내기 결과에 영향을 줍니다. 페이지 캔버스 템플릿은 페이지 순서와 이름이 잘 정리되어 있으면 발표하거나 내보내기 좋은 캔버스가 됩니다. 자유형 화이트보드 템플릿은 공간 작업에 더 잘 맞지만, 페이지 단위 내보내기, 인쇄, 발표는 페이지 캔버스 중심의 워크플로우입니다.

실시간 발표 전에는 슬라이드 레일이나 개요에서 페이지 순서를 확인하세요. 쓰지 않는 템플릿 페이지를 제거하고, 보이지 않아야 할 진행자 메모는 접고, 페이지 제목을 업데이트합니다. 슬라이드 레일과 개요 사용하기를 참고하세요.

내보내기 전에는 업로드와 가져온 파일 처리가 끝날 때까지 기다립니다. 자리 표시자나 오래된 이미지가 남은 템플릿 콘텐츠는 출력물에도 그대로 남습니다.

예시

스프린트 회고에는 체크인, 노트, 주제, 실행 항목, 후속 조치 페이지가 있는 페이지 캔버스 템플릿을 사용하세요. 세션 중 진행자 안내문이 움직이면 안 된다면 잠가 둡니다.

디자인 리뷰에는 맥락, 결과물을 놓는 영역, 피드백 페이지, 결정 로그, 마지막 실행 항목 페이지가 있는 페이지 또는 슬라이드 템플릿을 사용합니다. 리뷰어에게 디자인을 직접 고치게 하기보다 댓글로 피드백을 받으세요.

온보딩에는 팀, 도구, 기대 역할, 질문을 차례로 안내하는 페이지 템플릿을 사용합니다. 더 깊은 참고 자료에는 하위 캔버스를 연결합니다.

리서치 취합에는 원자료 메모, 친화도 구역, 인사이트, 위험 요인, 다음 실험 구역이 있는 자유형 화이트보드 템플릿을 사용하세요. 진행자 없이도 이동할 수 있도록 크고 분명한 라벨을 둡니다.

템플릿 관련 문제

템플릿으로 저장이 보이지 않으면 비회원인지, 편집 권한이 있는지, 캔버스가 자유형 화이트보드인지, 워크스페이스에서 템플릿 생성을 사용할 수 있는지, 현재 화면이 저장을 지원하는지 확인합니다.

템플릿에서 만든 캔버스가 너무 복잡하다면 템플릿을 단순하게 고치세요. 템플릿은 시작 전 결정을 줄여야지, 다음 팀이 캔버스 절반을 지우게 만들면 안 됩니다.

민감한 데이터가 템플릿에 보이면 즉시 제거하고 깨끗한 캔버스에서 템플릿을 다시 만듭니다. 템플릿은 재사용되도록 만들어지므로, 비공개 콘텐츠가 예상보다 더 멀리 퍼질 수 있습니다.

템플릿에서 만든 캔버스에 버튼이 보이지 않으면 만들어진 캔버스의 유형을 확인합니다. 자유형 화이트보드 템플릿은 페이지 내보내기, 인쇄, 발표, 일반 페이지 메뉴 동작을 제공하지 않습니다.

참여자가 세션 캔버스가 아니라 템플릿 자체를 고치고 있다면 멈추고 어디에서 작업 중인지 확인합니다. 안전한 워크숍 흐름은 템플릿에서 새 캔버스를 만든 뒤, 그 새 캔버스에 참여자를 초대하는 것입니다.

사람들이 템플릿을 찾지 못하면 검색어, 워크스페이스, 템플릿 공개 범위, 태그, 그리고 그 항목이 저장된 템플릿이 아니라 생성 옵션인지 확인합니다. 템플릿 관리자 쪽 검색과 정리는 별도의 템플릿 검색하고 정리하기를 참고하세요.