Usare le chiamate audio/video in una canvas

Le chiamate della canvas mantengono la discussione vicina al lavoro

Utilizzate una chiamata della canvas quando i partecipanti hanno la necessità di parlare mentre esaminano la stessa canvas. Le chiamate sono utili per revisioni dal vivo, workshop, presentazioni ai portatori di interesse, sessioni di assistenza e in tutti i momenti in cui la scrittura rallenterebbe l'attività del gruppo.

La canvas rimane la superficie visiva condivisa. La chiamata fornisce agli utenti il supporto audio ed, eventualmente, video. I commenti, le note, le attività e le modifiche apportate sulla canvas consentono di registrare i risultati emersi.

Per la guida completa sulla collaborazione, consultate Usare le chiamate audio/video.

L'avvio di una chiamata non concede l'accesso alla canvas. Ciascun partecipante deve comunque disporre dei permessi per aprire la canvas affinché la chiamata sia utile. Se qualcuno rimane bloccato sulla schermata di accesso come ospite, su una richiesta di accesso o su un account errato, risolvete il problema di condivisione prima di verificare le impostazioni del microfono o della telecamera.

Disponibilità

Se il controllo di chiamata è mancante, verificate l'accesso alla canvas prima di controllare le impostazioni del dispositivo. I permessi del dispositivo sono importanti una volta avviata la chiamata; l'accesso determina se sia possibile avviare la chiamata o parteciparvi.

Avviare o partecipare a una chiamata

Aprite la canvas e utilizzate il controllo di chiamata nell'intestazione. Se non c'è nessuno nella stanza, avviate la chiamata. Se ci sono già persone all'interno, partecipate.

Quando la stanza è attiva, l'intestazione può mostrare gli avatar dei partecipanti o il loro numero complessivo. Utilizzate questo segnale per decidere se unirvi a una conversazione esistente o avviarne una nuova.

Dopo aver partecipato, mantenete visibile la canvas. Lo scopo di una chiamata della canvas è consentire alle persone di fare riferimento allo stesso lavoro mentre parlano.

Limiti di partecipanti

Le chiamate della canvas di ALLO utilizzano Agora per la gestione dell'audio e del video dal vivo. Per chiamate standard, si consiglia di limitare ciascuna stanza della canvas a un maximum di 32 persone che trasmettono l'audio. Di queste, il numero di partecipanti con telecamera attiva dovrebbe essere pari o inferiore a 17.

Questo non significa che alla diciottesima persona sia impedito l'accesso alla canvas, bensì che la chiamata sta superando la capacità consigliata per una gestione ottimale dei flussi multimediali attivi. Se una sessione di revisione coinvolge più persone, invitate chi si limita all'ascolto a tenere la telecamera spenta, utilizzate i commenti e la chat per porre domande, oppure suddividete la discussione in gruppi più piccoli.

Se gli utenti segnalano la mancanza del riquadro di un relatore o della telecamera in una chiamata affollata, riducete il numero di persone che trasmettono audio o video prima di considerarlo un problema di permessi. L'accesso alla canvas, i commenti e le modifiche possono continue a funzionare regolarmente anche quando la chiamata è sovraccarica.

Gestire microfono, telecamera e dispositivi

Utilizzate il controllo del microfono per attivare o disattivare l'audio. Utilizzate il controllo della telecamera per accendere o spegnere il video. Utilizzate il controllo delle impostazioni del partecipante locale, ove disponibile, per selezionare il microfono o la telecamera corretti.

Le chiamate possono avviarsi in modalità solo audio. Si tratta di una scelta intenzionale. In molte revisioni sulla canvas, il contenuto del lavoro è più importante dei volti dei partecipanti. Tenete la telecamera spenta quando rappresenta una fonte di distrazione, influisce sulle prestazioni o rischia di superare il limite di partecipanti video della stanza.

Se il browser o il sistema operativo richiede l'accesso al microfono o alla telecamera, autorizzatelo per ALLO. Se l'accesso viene negato a livello di browser, la stanza della chiamata risulterà valida ma la trasmissione multimediale non funzionerà.

L'accesso al microfono è il requisito principale per una chiamata. L'accesso alla telecamera è facoltativo. Se il computer non dispone di una telecamera, se l'browser ne blocca l'uso o se un'altra applicazione la sta utilizzando, partecipate solo con l'audio e continuate a lavorare. Potrete attivare la telecamera in un secondo momento, non appena sarà disponibile. Se anche l'accesso al microfono è bloccato, l'utente potrà seguire visivamente la canvas ma non potrà parlare all'interno della chiamata fino a quando non saranno risolti i permessi del microfono o la selezione del dispositivo.

Utilizzate le impostazioni del dispositivo se sono stati selezionati il microfono, l'altoparlante o la telecamera errati. Il malfunzionamento della telecamera non deve interrompere la chiamata. Il riquadro locale dell'utente può mostrare il suo avatar come alternativa mentre l'audio rimane attivo.

Usare il dock di chiamata

Il dock della chiamata dal vivo mostra i riquadri dei partecipanti sovrapposti alla canvas. Trascinate il dock nella posizione più comoda per la sessione. Avvicinatelo al lavoro se i volti aiutano la discussione, oppure spostatelo ai margini se i contenuti della canvas richiedono l'intera schermata.

Il dock non deve intralciare il lavoro in corso. Se la riunione riguarda una singola immagine, evitate di lasciare i riquadri dei partecipanti sopra di essa. Se la discussione si concentra su un thread di commenti, spostate il dock lontano dal pannello dei commenti e dalla relativa nuvoletta. Riposizionare il dock fa parte della gestione della revisione; eseguitelo ogni volta che l'interfaccia della chiamata copre gli elementi che il gruppo deve esaminare.

Il feedback visivo sul relatore attivo aiuta a capire chi sta parlando. Quando un utente parla, il suo riquadro può mostrare un effetto visivo in modo che il gruppo possa seguire la voce senza dover indovinare. Se un relatore non mostra alcuna attività visiva, verificate il suo stato di silenziamento, il microfono selezionato e i permessi del dispositivo.

Usare le chiamate con la presenza e la funzione Segui

Le chiamate funzionano al meglio in combinazione con la collaborazione dal vivo. La presenza in tempo reale, i cursori visibili, gli indicatori di pagina e la funzione Segui aiutano i partecipanti a orientarsi durante la discussione.

Se qualcuno dice "guardate qui" e gran parte del gruppo si trova altrove, utilizzate l'indicatore di presenza o un link al commento. Nelle canvas multipagina, indicate il nome della pagina. Sulle grandi lavagne freeform, utilizzate etichette o aree definite prima dell'inizio della chiamata.

Registrare i risultati durante la chiamata

Non lasciate che le decisioni rimangano confinate alla sola conversazione vocale. Se il gruppo concorda su una modifica, aggiungete un commento, aggiornate la canvas o create l'attività corrispondente mentre le idee sono ancora fresche.

Utilizzate questo schema di lavoro:

1. Discutete l'argomento nella chiamata.
2. Inserite o aggiornate il commento accanto al lavoro pertinente.
3. Menzionate la persona responsabile.
4. Aggiungete una data di scadenza o collegate la canvas di progetto se l'attività richiede un monitoraggio.
5. Risolvete il thread dei commenti solo dopo che la modifica è stata effettivamente completata.

In questo modo, anche i collaboratori assenti disporranno del record storico necessario.

Chiamate con ospiti

Prima di una chiamata con un ospite, verificate che quest'ultimo possa accedere regolarmente alla canvas. La schermata di anteprima dell'ospite o di inserimento del nome non corrisponde all'editor completo. L'ospite deve completare la procedura di accesso e disporre dei permessi corretti affinché la chiamata sia utile.

Gli ospiti potrebbero visualizzare un numero inferiore di controlli dell'area di lavoro. Mantenete la sessione focalizzata sulla canvas condivisa ed evitate di fare riferimento a pagine interne dell'area di lavoro che gli ospiti non sono in grado di aprire.

I collaboratori esterni possono partecipare a una chiamata della canvas senza disporre di un accesso esteso all'area di lavoro. Questa possibilità è molto utile per le revisioni con i clienti e per i workshop, ma comporta anche l'impossibilità per loro di visualizzare le impostazioni di progetto, la sezione Membri, i file o altre aree interne. Condividete esclusivamente il materiale che dovranno utilizzare durante la chiamata.

Risoluzione dei problemi relativi alle chiamate audio/video

Se i pulsanti Chiamata o Partecipa sono mancanti, verificate se le chiamate sono abilitate per l'area di lavoro, se disponete dell'accesso alla canvas, se siete un ospite, se vi trovate su un dispositivo mobile e se l'intestazione dispone dello spazio sufficiente per mostrare il controllo.

Se il microfono o la telecamera non funzionano, verificate i permessi del browser, le impostazioni sulla privacy del sistema operativo, il dispositivo selezionato e se un'altra applicazione stia utilizzando lo stesso hardware.

Se un utente si è collegato tramite l'app mobile nativa, chiedetegli di partecipare tramite browser web o applicazione desktop. La versione mobile consente di esaminare la canvas e i commenti, ma non supporta la partecipazione alle chiamate audio/video integrate.

Se più di 17 persone hanno la telecamera attiva, chiedete a chi si limita ad ascoltare di spegnere il video. Se più di 32 persone tentano di parlare contemporaneamente nella stessa stanza, spostate parte della discussione nei commenti, nella Chat della canvas o avviate una chiamata separata.

Se un utente non riesce a trovare la chiamata, verificate che abbia aperto esattamente la stessa canvas nella stessa area di lavoro. Nomi di canvas simili in progetti diversi possono far credere agli utenti di trovarsi nella stessa stanza mentre sono in realtà separati.

Se le prestazioni diminuiscono, spegnete la telecamera, riducete le attività complesse sulla canvas, chiudete le schede del browser non necessarie e affidatevi ai commenti per registrare gli elementi da salvare.