Utilizzare la presenza online

La presenza indica chi sta collaborando in tempo reale

La presenza online rende la collaborazione dal vivo più trasparente ed efficace. Questa funzione mostra chi si trova attualmente nel canvas o nel lavoro condiviso, quale area sta osservando e se qualcuno è attivo al di fuori della vostra schermata attuale. Durante una sessione di revisione, ciò vi consente di verificare se tutti stiano effettivamente guardando la stessa sezione prima di avviare la discussione.

La presenza online è un segnale dello stato corrente. Non rappresenta un registro delle attività e non deve essere utilizzata per dimostrare chi ha effettuato l'accesso a un elemento in passato. Per consultare la cronologia delle modifiche, utilizzate la sezione Attività ove disponibile.

La presenza online esprime il massimo valore se abbinata ad altri strumenti di collaborazione. Utilizzatela per verificare chi sta partecipando al lavoro, utilizzate la funzione Segui per non perdere l'orientamento, utilizzate la chat o una Chiamata audio/video per coordinarvi in tempo reale e inserite i Commenti quando le decisioni prese devono rimanere allegate direttamente al lavoro.

Disponibilità e permessi

Dove appare la presenza online

La presenza online viene visualizzata solitamente all'interno dei lavori collaborativi, in particolare nei canvases. Cercate gli avatar dei collaboratori, le etichette dei cursori, gli indicatori di pagina, i marcatori fuori schermo o l'elenco dei presenti posizionato vicino all'intestazione del canvas o alle funzioni di collaborazione.

La presenza supporta inoltre la funzione Segui, le Chiamate audio/video in tempo reale, la Chat del canvas, i Commenti e i workshop dedicati. Per maggiori dettagli, consultate i seguenti articoli: Segui un collega, Utilizzare la Chat del canvas, Utilizzare le Chiamate audio/video e Utilizzare la collaborazione in tempo reale nel canvas.

Significato dei segnali di presenza

Utilizzare la presenza durante il lavoro dal vivo

Durante un workshop, chiedete ai partecipanti di aprire il canvas e attendete finché non compaiono i loro avatar. Utilizzate la presenza sulla pagina o i cursori per confermare che tutti si trovino nel punto corretto.

Durante una revisione di un progetto grafico o di design, utilizzate gli indicatori del cursore e fuori schermo per seguire la sezione del canvas che l'oratore sta illustrando. Se l'utente si sposta rapidamente all'interno del canvas, utilizzate la funzione Segui ove disponibile.

In una sessione con un cliente, utilizzate la presenza online per verificare che il cliente sia entrato nel canvas condiviso prima di iniziare la presentazione guidata. Se la presenza del cliente non viene mostrata, verificate e risolvete i problemi di accesso prima di supporre che il problema risieda nella chiamata.

In un canvas di grandi dimensioni, la presenza online indica la posizione degli utenti, ma non illustra la struttura del lavoro. Utilizzate i nomi delle pagine, le etichette delle sezioni, i link diretti e i Commenti in modo che i partecipanti possano seguire la discussione senza dover fare affidamento unicamente sui cursori.

Note su privacy e visibilità

La presenza online è visibile esclusivamente agli utenti che si trovano contemporaneamente all'interno del lavoro condiviso e dispongono dell'autorizzazione per aprirlo. Questa funzione non rende i lavori privati visibili a persone prive del relativo accesso.

Gli Ospiti e i collaboratori esterni potrebbero apparire con il nome o l'identità definiti durante la procedura di accesso. Se necessitate di un registro permanente delle decisioni prese, utilizzate i Commenti, le istantanee, la cronologia delle attività o i verbali delle riunioni anziché fare affidamento unicamente sulla presenza online.

La visualizzazione della presenza può subire riduzioni o ritardi a causa delle condizioni di rete, delle prestazioni del dispositivo, del throttling del browser, dell'esecuzione dell'applicazione in background o di una perdita della connessione in tempo reale. Si tratta di uno strumento di supporto alla collaborazione e non di un registro di conformità.

Sui dispositivi con prestazioni inferiori o durante movimenti intensi di scorrimento e zoom, i dettagli dei cursori e fuori schermo potrebbero essere semplificati per garantire la reattività del canvas. Se la presenza appare rallentata o in ritardo, utilizzate il link di una pagina, il link di un Oggetto, il link di un Commento, un messaggio di chat o le indicazioni vocali della chiamata per proseguire i lavori senza interruzioni.

Errori comuni

Non considerate la presenza online come prova che qualcuno abbia effettivamente esaminato il lavoro. L'utente potrebbe aver aperto il canvas solo per pochi istanti o essersi posizionato su un'altra pagina.

Non presumete che un utente disponga dell'accesso solo perché visualizzate il suo nome in un vecchio Commento. La presenza online mostra l'accesso attivo in tempo reale, mentre la cronologia dei Commenti mostra la collaborazione passata.

Non utilizzate la chat del team o una chiamata per domandare "Dove ti trovi?" quando i segnali di presenza possono rispondere direttamente a questa domanda. Verificate prima l'avatar, il cursore, il segnale di pagina o utilizzate la funzione Segui.

Non affidatevi alla presenza online per effettuare verifiche sugli accessi. Utilizzate i dati forniti dall'amministratore e il registro delle attività, ove disponibili.

Risoluzione dei problemi relativi alla presenza online

Se riscontrate problemi con la visualizzazione della presenza online, verificate le seguenti situazioni comuni per risolverli:

• Un collega partecipa alla chiamata ma non appare nel canvas:
  • Chiedete di aprire il link esatto del canvas.
  • Verificate che l'utente abbia effettuato l'accesso con l'account corretto.
• Il cursore o l'avatar di un utente sono bloccati:
  • Chiedete di aggiornare la pagina del canvas.
  • Se l'utente utilizza l'applicazione desktop, un normale aggiornamento o il riavvio dell'applicazione ripristineranno lo stato in tempo reale.
• Un Ospite non appare:
  • Verificate se è effettivamente entrato nel lavoro condiviso.
  • Controllate se l'utente è bloccato in una schermata di richiesta di accesso, di accesso (login) o di inserimento del nome.
  • Per maggiori informazioni sul flusso di accesso esterno, consultate Invitare Ospiti e collaboratori esterni.
• La presenza funziona solo per alcuni utenti:
  • Confrontate lo stato del browser, dell'applicazione, della rete e dei permessi di ciascuno.
  • In caso di segnalazione al supporto tecnico, includete il link del canvas, gli utenti interessati, l'orario del problema e se l'inserimento di Commenti o la modifica funzionavano ancora.