Audio-/Videoanrufe nutzen

Audio-/Videoanrufe dienen Live-Entscheidungen im Rahmen der gemeinsamen Arbeit

Nutzen Sie einen Audio-/Videoanruf auf dem Canvas, wenn Ihre Arbeitsgruppe visuelle Inhalte besprechen möchte, ohne ALLO verlassen zu müssen. Anrufe eignen sich hervorragend für Design-Reviews, Präsentationen für Kunden, Workshops, Übergaben, Support-Sitzungen sowie für alle Diskussionen, bei denen es auf Tonfall oder schnelle Abstimmung ankommt, die in einem langen Kommentar-Thread nur schwer zu erreichen wären.

Ein Anruf ist kein Protokoll für Entscheidungen. Nutzen Sie den Anruf, um eine Entscheidung zu treffen, und halten Sie das Ergebnis anschließend in einem Kommentar, einer Aufgabe, einer Notiz oder einer sichtbaren Canvas-Aktualisierung fest. Personen, die nicht am Anruf teilnehmen konnten, sollten die vorgenommenen Änderungen nachvollziehen können, ohne alle Beteiligten nach ihren Erinnerungen an das Treffen fragen zu müssen.

Informationen zu den canvas-spezifischen Optionen finden Sie unter Audio-/Videoanrufe auf einem Canvas nutzen.

Ein Anruf gewährt zudem keinen Zugriff auf die Inhalte. Alle Beteiligten benötigen weiterhin die erforderlichen Berechtigungen, um das Canvas zu öffnen. Wenn ein Gast oder ein externer Partner das Canvas nicht betreten kann, passen Sie bitte die Freigabeberechtigungen an, bevor Sie das Mikrofon, die Kamera oder den Raumstatus überprüfen.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Gästen kann der Beitritt zu einem Anruf gestattet werden, sofern das freigegebene Canvas und die Zugriffsbeschränkungen des Workspaces dies zulassen. Gehen Sie nicht automatisch davon aus, dass ein Gast nicht an Anrufen teilnehmen kann. Prüfen Sie stattdessen den tatsächlichen Zugriffsstatus des freigegebenen Canvas.

Einen Anruf starten oder ihm beitreten

Öffnen Sie das Canvas und verwenden Sie das Anruf-Symbol im Header. Wenn kein Raum aktiv ist, wird die Schaltfläche zum Starten des Anrufs angezeigt. Wenn bereits ein Raum aktiv ist, kann der Header einen Beitrittsstatus mit Teilnehmer-Indikatoren anzeigen, sodass Sie sofort sehen, wer sich bereits im Raum befindet.

Nach dem Beitritt ändern sich die Bedienelemente von „Starten oder Beitreten“ zu den aktiven Anruffunktionen: Mikrofon, Kamera und Verlassen. Die Geräteeinstellungen befinden sich, sofern unterstützt, direkt bei den Steuerelementen des lokalen Teilnehmers, sodass Sie Ihr Mikrofon oder Ihre Kamera auswählen können, ohne das Canvas verlassen zu müssen.

Planung der Raumgröße

Ein Canvas-Anruf ist ein Arbeitsraum und kein Webinar. ALLO verwendet Agora für Live-Medien. Die empfohlene maximale Auslastung liegt bei bis zu 32 Personen mit Audioübertragung, wobei bis zu 17 Personen gleichzeitig ihr Video übertragen können.

Bei größeren Besprechungen empfiehlt es sich, die Kameras der Zuhörer auszuschalten und das Canvas selbst als gemeinsame visuelle Arbeitsfläche zu nutzen. Verwenden Sie Kommentare für Fragen, die dokumentiert werden müssen, den Team-Chat für Randbemerkungen und weichen Sie auf einen separaten Anruf aus, wenn eine Teilgruppe Details besprechen möchte.

Wenn bei einer hohen Teilnehmerzahl Videokacheln oder Sprech-Indikatoren ausfallen, reduzieren Sie zunächst die aktiven Medienströme. Die Ursache liegt in der Regel an der Raumgröße oder der Auslastung des Geräts beziehungsweise Netzwerks, und nicht daran, dass die Person den Zugriff auf das Canvas verloren hat.

Audio-, Kamera- und Geräteeinstellungen verwenden

Anrufe können standardmäßig rein mit Audio starten. Der Mikrofonzugriff ist die wichtigste Voraussetzung, während der Kamerazugriff optional ist. Dies ist besonders vorteilhaft, da das Canvas meist als gemeinsame visuelle Arbeitsfläche dient. Sie können Ihr Video problemlos ausgeschaltet lassen und dennoch produktiv am Anruf teilnehmen.

Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie gerade nicht sprechen. Schalten Sie Ihre Kamera aus, wenn das Videobild vom Canvas ablenkt, die Verbindung verlangsamt oder nicht benötigt wird. Falls ein falsches Gerät ausgewählt ist, öffnen Sie die Geräteeinstellungen, um das korrekte Mikrofon oder die richtige Kamera auszuwählen.

Wenn Ihr Browser Sie nach den Berechtigungen fragt, erlauben Sie bitte den Zugriff auf Mikrofon und Kamera für ALLO. Wenn Sie den Zugriff ablehnen, blockiert der Browser oder das Betriebssystem die Medienübertragung, selbst wenn die Einstellungen innerhalb von ALLO korrekt konfiguriert sind.

Wenn ein Computer über keine Kamera verfügt oder die Kamera nicht gestartet werden kann, ist ein Beitritt rein über Audio weiterhin möglich, sofern das Mikrofon funktioniert. Sollte auch der Mikrofonzugriff fehlschlagen, können die betroffenen Personen das Canvas weiterhin ansehen und über Kommentare oder den Chat kommunizieren, bis die Geräteberechtigungen korrigiert wurden.

Das Live-Anrufdock verwenden

Die Kacheln der Teilnehmer werden in einem schwebenden Dock über dem Canvas angezeigt. Sie können dieses Dock an eine beliebige Stelle verschieben, um der Besprechung optimal folgen zu können. Platzieren Sie es in der Nähe der Inhalte, wenn Gesichter und Reaktionen wichtig sind, oder verschieben Sie es in eine Ecke, um mehr Platz für die Canvas-Inhalte zu schaffen.

Das Dock soll die Besprechung unterstützen, nicht jedoch die wichtigsten Bereiche des Canvas verdecken. Verschieben Sie es, wenn es ein Canvas-Element, die Seitensteuerung, einen Kommentar-Thread, den Folienbereich oder die besprochene Dateivorschau verdeckt.

Die visuelle Kennzeichnung des aktiven Sprechers erleichtert es zu erkennen, wer gerade spricht. Sobald ein Teilnehmer spricht, zeigt seine Kachel einen entsprechenden Effekt an, sodass die Gruppe der Konversation mühelos folgen kann. Wenn eine Person spricht, aber keine Sprechanzeige erscheint, überprüfen Sie bitte die Stummschaltung, das ausgewählte Mikrofon sowie die Browserberechtigungen, bevor Sie von einem Systemfehler ausgehen.

Anrufe in Kombination mit Kommentaren und Chats nutzen

Nutzen Sie den Anruf für das gesprochene Gespräch. Verwenden Sie den Canvas-Chat für Randnotizen, Links, Navigationsempfehlungen und Fragen im Hintergrund während des laufenden Anrufs. Verwenden Sie Kommentare für eine dauerhafte Dokumentation.

Für Reviews hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

1. Starten Sie den Anruf.
2. Nutzen Sie die Online-Präsenz oder die Funktion Folgen, um die Teilnehmer auf dem Canvas zu orientieren.
3. Besprechen Sie die gemeinsamen Arbeitsinhalte live.
4. Fügen Sie an den Stellen, an denen Änderungen erforderlich sind, Kommentare hinzu.
5. Erwähnen Sie die zuständigen Personen für anstehende Aufgaben direkt über Erwähnungen.
6. Markieren Sie Kommentare erst dann als gelöst, wenn die entsprechende Arbeit vollständig abgeschlossen ist.

Dieses Vorgehen sorgt für ein persönliches Besprechungserlebnis, während alle Ergebnisse auffindbar bleiben.

Anrufe mit Gästen und externen Partnern

Geben Sie vor einem Anruf mit Personen außerhalb des Workspaces das Canvas frei und stellen Sie sicher, dass diese das Canvas erfolgreich betreten können. Ein Gast, der am Anmeldebildschirm festsitzt, kann nicht sinnvoll an einem canvasbasierten Anruf teilnehmen.

Externe Prüfer haben unter Umständen Zugriff auf den Anruf, ohne Zugriff auf den gesamten Workspace zu haben. Dies ist für Kunden-Reviews und Workshops äußerst praktisch. Es bedeutet jedoch auch, dass sie Mitgliederlisten, Projekteinstellungen oder interne Workspace-Bereiche nicht einsehen können. Halten Sie sensible interne Themen aus Anrufen auf freigegebenen Canvases heraus, es sei denn, der Gast soll diese Informationen ebenfalls erhalten.

Senden Sie den Freigabelink bei geplanten externen Sitzungen frühzeitig und bitten Sie den Gast, den Beitrittsprozess bereits vor dem Meeting abzuschließen. Weitere Informationen finden Sie unter Gäste und externe Partner einladen.

Wann ein Anruf das falsche Tool ist

Verwenden Sie keinen Anruf, wenn eine gründliche schriftliche Überprüfung, eine asynchrone Freigabe oder ein präzises Protokoll erforderlich ist. Nutzen Sie stattdessen Kommentare. Verwenden Sie Anrufe nicht, um fehlende Zugriffsberechtigungen zu umgehen, sondern korrigieren Sie stattdessen die Freigabe-Einstellungen. Nutzen Sie einen Anruf auch nicht als einzige Statusaktualisierung für ein Projekt, sondern aktualisieren Sie das Projekt oder die Aufgabe nach dem Gespräch.

Fragen wie „Wer ist dafür zuständig?“ oder „Bis wann muss dies fertig sein?“ gehören in das Projekt, die Aufgabe oder direkt in die Canvas-Informationen und sollten nicht ausschließlich mündlich beantwortet werden.

Fehlerbehebung bei der Anrufsteuerung

Die Anruf-Schaltfläche wird nicht angezeigt

• Ursachen:
  • Der Workspace ist nicht berechtigt oder der gewählte Tarif unterstützt die Funktion nicht.
  • Es fehlen die erforderlichen Berechtigungen für das Canvas oder Sie befinden sich in einer eingeschränkten Gast-Rolle.
  • Sie verwenden ein Mobilgerät (in der nativen App werden Canvas-Anrufe derzeit nicht unterstützt).
  • Der Canvas-Header bietet aufgrund eines zu schmalen Bildschirms nicht genügend Platz.

Die Schaltfläche „Beitreten“ fehlt, obwohl andere Personen bereits im Anruf sind

• Lösungen:
  • Aktualisieren Sie das Canvas im Browser.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie sich im exakt selben Workspace und auf demselben Canvas befinden wie die anderen Beteiligten.

Mikrofon oder Kamera funktionieren nicht

• Ursachen:
  • Fehlende Berechtigungen im Browser oder in den Datenschutzeinstellungen des Betriebssystems.
  • Es ist ein falsches Gerät in den Einstellungen ausgewählt.
  • Das Gerät wird bereits von einer anderen Anwendung blockiert.
  • Tipp: Wenn nur die Kamera Probleme bereitet, treten Sie dem Anruf zunächst rein über Audio bei.

Das Videobild wird in einem großen Raum instabil

• Lösung: Schalten Sie die Kameras aller Beteiligten aus und führen Sie das Gespräch rein über Audio fort, um die Verbindung zu entlasten.

Die Audioverbindung bricht ab oder wird instabil (nahe der Grenze von 32 Sprechern)

• Lösung: Bitten Sie einige Teilnehmer, vorübergehend auf Kommentare, den Chat oder einen kleineren Folgeanruf auszuweichen.

Der Anruf läuft, aber die Teilnehmer verlieren die Orientierung auf dem Canvas

• Lösungen:
  • Nutzen Sie die Online-Präsenz oder die Funktion Folgen.
  • Verweisen Sie auf spezifische Seitennamen, Kommentar-Links oder nutzen Sie den Präsentationsmodus.
  • Hinweis: Ein Anruf löst die Audioübertragung, hilft aber nicht automatisch bei der Orientierung auf einer dicht gefüllten Arbeitsfläche.