Suivre un collaborateur

Suivre un collaborateur pour centraliser l'attention du groupe

La fonctionnalité Suivre vous permet de vous déplacer en même temps qu'un autre collaborateur lors d'une session de canvas en direct. Elle est utile lorsqu'une personne présente un canvas et que les autres participants doivent s'orienter facilement, sans avoir à demander leur chemin toutes les quelques secondes.

Utilisez-la pour les révisions de design, les ateliers, les présentations clients, les sessions de planification, l'intégration de nouveaux membres et les transferts de projet. Si la session est plus formelle et que le présentateur doit contrôler le déroulement, privilégiez l'option Présenter un canvas. Si tous les participants continuent de modifier le document, la fonctionnalité Suivre maintient une collaboration active en direct.

Disponibilité et autorisations

Où trouver l'option Suivre

Ouvrez le canvas et recherchez les avatars des collaborateurs, la liste de présence, les étiquettes des curseurs ou le menu des avatars. Lorsque cette option est disponible, sélectionnez le collaborateur que vous souhaitez suivre. Votre écran s'adaptera alors aux mouvements de cette personne lorsqu'elle se déplace, zoome ou navigue à travers les pages.

Arrêtez de suivre cette personne lorsque vous souhaitez inspecter une autre zone de manière autonome. La fonction Suivre doit faciliter l'orientation, et non vous bloquer sur l'affichage d'un autre utilisateur.

Si vous ne voyez pas les commandes de suivi, il est possible que l'espace de travail, l'appareil, l'état du canvas ou vos autorisations ne prennent pas en charge cette action. Utilisez alors les indicateurs de présence, la navigation par page, les commentaires ou un appel en guise d'alternative.

Quand utiliser la fonction Suivre

Suivi, présentation et appel : quelles différences ?

La fonction Suivre déplace votre affichage en même temps que celui d'un autre collaborateur pendant que tout le monde reste actif sur le canvas. Le mode Présentation est préférable lorsque le présentateur souhaite proposer une visite plus structurée. Un Appel audio/vidéo est idéal lorsque le groupe a besoin d'échanger de vive voix. Le chat d'équipe convient mieux aux discussions écrites en direct. Les commentaires sont parfaits pour les retours qui doivent rester rattachés à un objet ou à un élément de canvas spécifique.

Ces outils s'associent très bien. Par exemple, rejoignez un appel, suivez le présentateur, puis laissez des commentaires sur les objets précis qui nécessitent un suivi.

Remarques sur les autorisations et la visibilité

Suivre quelqu'un ne modifie pas vos droits d'accès. Si le présentateur peut modifier un canvas et que vous disposez uniquement d'un accès en lecture, le suivre ne débloquera pas les commandes d'édition.

Vous pouvez suivre un utilisateur uniquement dans les espaces de travail ou projets que vous êtes autorisé à ouvrir. Si cette personne se déplace vers un autre canvas privé ou vers une page à laquelle vous n'avez pas accès, le suivi s'interrompra.

Les invités et les collaborateurs externes peuvent uniquement utiliser le suivi là où leur accès partagé et les fonctionnalités du canvas le permettent. Si un invité ne peut pas suivre un utilisateur, il peut toujours utiliser la navigation par page, les commentaires, le chat ou passer un appel.

Erreurs courantes

N'utilisez pas la fonction de suivi comme substitut à un parcours de révision structuré. Si des personnes doivent effectuer une révision plus tard, laissez des commentaires ou des notes.

Ne supposez pas que le fait de suivre signifie que tout le monde est attentif. Cela indique simplement que leur affichage se déplace avec celui du présentateur.

Ne restez pas en mode suivi si vous devez inspecter un élément de manière indépendante. Arrêtez le suivi, examinez le travail, puis réactivez le suivi si nécessaire.

Ne confondez pas le suivi avec le partage des autorisations. Si un utilisateur ne peut pas effectuer de modifications, modifiez ses autorisations d'accès à l'aide des options de partage. Consultez la page Partager son travail avec des collaborateurs.

Résolution des problèmes liés au suivi

Le collaborateur à suivre n'apparaît pas

• Cause possible : Le collaborateur n'est pas actif sur ce canvas.
• Solution : Vérifiez s'il est présent sur le même canvas et visible dans la liste de présence.

Le suivi est activé mais l'affichage ne bouge plus

• Cause possible : La connexion en direct a été interrompue temporairement.
• Solution : Actualisez la page du canvas ou demandez au présentateur de faire une pause le temps que la connexion se rétablisse.

L'option Suivre est indisponible pour un invité ou un collaborateur externe

• Cause possible : Les droits d'accès ou de partage sont restreints pour ce rôle.
• Solution : Vérifiez les autorisations de partage du canvas. Utilisez un Appel audio/vidéo ou le mode Présentation en guise d'alternative. Pour les réviseurs externes, consultez Inviter des invités et des collaborateurs externes.

Mouvements saccadés ou ralentissements lors du suivi

• Cause possible : Le canvas est très volumineux ou l'appareil est surchargé.
• Solution : Fermez les onglets consommant beaucoup de ressources, utilisez l'application de bureau si elle est disponible, ou utilisez des liens de page directs et des commentaires pour naviguer précisément.