Использование меню карточки холста

Меню холста позволяет выполнять действия без необходимости открывать каждый холст

Каждая карточка или строка холста в разделе Все холсты имеет собственное меню. Используйте его, если вы точно знаете, какое действие хотите совершить: открыть холст, скопировать ссылку, настроить совместный доступ, переместить, скопировать в другой проект, добавить в Избранное, архивировать, закрыть доступ или удалить. Это меню помогает экономить время при организации или восстановлении большого количества холстов.

Доступные действия в меню зависят от ваших прав доступа. Набор функций для каждого холста может отличаться. Меню будет выглядеть по-разному для холстов, которыми вы владеете, холстов с доступом только для чтения, архивированных холстов или холстов внутри проектов с ограниченным доступом.

Подробную информацию о работе с разделом Все холсты можно найти в статье Обзор раздела Все холсты.

Как открыть меню

Откройте раздел Все холсты. Найдите нужный холст в режиме сетки или списка. Откройте меню карточки или строки, которое обычно выглядит как кнопка дополнительных действий (три точки). Выберите нужное действие и подтвердите его, если система ALLO запросит подтверждение.

Если меню отсутствует, возможно, вы используете режим отображения или состояние, в котором действия с карточками недоступны, либо ваши права ограничены ролью в системе. В таком случае вы можете открыть холст и воспользоваться меню в заголовке холста. См. раздел Заголовок холста и меню экспорта.

Открытие холста или копирование ссылки

Используйте функцию открытия, чтобы сразу перейти на холст. Используйте функцию копирования ссылки, если вам нужно отправить холст коллеге или сохранить ссылку для себя.

Само по себе копирование ссылки не предоставляет доступ к холсту. У получателя уже должны быть соответствующие права, либо холст должен быть открыт для него. Если пользователь не может открыть ссылку, воспользуйтесь инструкциями в статьях Совместный доступ к холсту или Решение проблем с доступом в разделе Доступные мне.

Если холст будет удален в будущем, ранее скопированная ссылка перестанет работать, и для доступа к нему потребуется восстановить холст из Корзины.

Совместный доступ к холсту

Используйте функцию совместного доступа, если хотите пригласить других пользователей или изменить список тех, кто может открывать этот холст. Предоставление доступа к холсту отличается от предоставления доступа к проекту. Если холст входит в проект, пользователь может иметь доступ к конкретному холсту без доступа ко всему проекту целиком. Также возможна ситуация, когда при наличии ограничений участник проекта не имеет доступа к конкретному холсту.

Предоставляйте точечный доступ для внешних рецензентов и более широкий доступ для коллег, участвующих в основном рабочем процессе. О работе с пользователями со статусом Гость и внешними партнерами читайте в статье Приглашение гостей и внешних участников.

Если кнопка совместного доступа отсутствует, вероятно, у вас нет прав на управление доступом к этому холсту.

Перемещение или копирование холста

Перемещение изменяет проект или расположение холста. Копирование создает дубликат холста в разрешенном месте. Используйте перемещение, если холст находится не в том проекте или месте. Используйте копирование, когда другой команде нужна собственная версия холста, изменения в которой не должны влиять на оригинал. О размещении холстов в проектах читайте в статье Добавление холста в проект.

Перед перемещением подумайте, кто сейчас работает с текущим расположением холста. Перемещение может затруднить поиск холста коллегами, если они ожидают увидеть его в прежнем проекте.

Перед созданием копии убедитесь, что появление дубликата не вызовет путаницы с версиями. Если команде нужен один общий источник достоверной информации, лучше предоставить доступ к оригиналу, а не копировать его.

Если функции перемещения или копирования недоступны, это может быть связано с вашей ролью, правами доступа к проекту или текущим состоянием холста.

Добавление в Избранное

Используйте функцию добавления в Избранное для холстов, к которым вы обращаетесь чаще всего. Список избранного является персональным, добавление холста в него не влияет на списки ваших коллег. Удаление холста из Избранного не приводит к его безвозвратному удалению.

Если система сообщает, что холст уже находится в Избранном, проверьте свой список избранного или соответствующий раздел. Подробнее см. в статьях Использование Избранного и Организация Избранного.

Архивирование, закрытие доступа или удаление

Архивирование скрывает холст с активных рабочих панелей, сохраняя возможность его восстановления или управления им в соответствии с правилами вашего рабочего пространства. Используйте архивирование, когда холст больше не актуален для текущей работы, но его нельзя удалять окончательно.

Функция закрытия доступа полезна, если холст был предоставлен вам другими пользователями, но больше не требуется в работе. Это действие убирает холст из вашего списка, но не удаляет его для владельца.

Удаление отправляет холст в Корзину или открывает окно подтверждения удаления в зависимости от текущего состояния холста и ваших прав. Будьте внимательны при удалении. Удаленный элемент холста можно восстановить только в течение ограниченного времени, после чего он будет удален окончательно. См. статью Принцип работы Корзины.

Если вы сомневаетесь, какое действие выбрать (архивирование, закрытие доступа или удаление), отдавайте предпочтение наименее радикальному варианту. Для личной очистки списка может быть достаточно удалить холст из Избранного или закрыть к нему доступ. Для наведения порядка в командных проектах обязательно проконсультируйтесь с владельцем холста перед его удалением.

Почему действия могут быть недоступны

Отсутствие некоторых действий в меню не всегда означает ошибку. Платформа ALLO скрывает функции, которые недоступны в текущем состоянии холста или при вашем уровне прав.

Если вы столкнулись с этой проблемой, проверьте следующие возможные причины:

• Ваша роль в рабочем пространстве: вы можете иметь статус читателя, обладать ролью Гость, являться внешним участником или не быть владельцем холста.
• Состояние холста: холст заархивирован, удален или создан на основе защищенного шаблона.
• Настройки совместного доступа: холст имеет ограниченный доступ или находится внутри проекта с жесткими ограничениями.
• Глобальные правила: настройки вашего рабочего пространства ограничивают выполнение данного действия.

Если другому пользователю действие доступно, а вам нет, сравните параметры ваших учетных записей, права доступа к конкретному холсту, ваши роли в проекте, а также проверьте, не заархивирован или не удален ли этот холст для одного из вас. Если вам необходимо выполнить скрытое действие, обратитесь к владельцу холста или администратору рабочего пространства для изменения прав доступа.

Типичные сценарии использования меню

• Отправка холста коллеге: скопируйте ссылку и настройте совместный доступ к холсту, если у получателя еще нет прав на его просмотр.
• Создание шаблона для повторяющихся задач: если вам часто требуется один и тот же базовый холст, не копируйте его вручную каждый раз. Сохраните эту структуру в качестве шаблона, если это разрешено вашей ролью. Подробнее см. в статье Использование шаблонов.
• Холст находится в неподходящем проекте: используйте перемещение вместо создания копии, за исключением случаев, когда разным командам действительно требуются независимые версии холста.
• Перегруженный список холстов: если общий холст мешает вам в списке, просто закройте к нему доступ или удалите его из Избранного. Не следует удалять чужую работу, владельцем которой вы не являетесь.
• Случайное удаление: если холст был удален по ошибке, вы можете восстановить его из Корзины, пока не истек срок хранения удаленных файлов.