Das Menü der Canvas-Karte nutzen

Das Canvas-Menü ermöglicht Aktionen, ohne jedes Canvas einzeln öffnen zu müssen

Jede Canvas-Karte und jede Zeile unter Alle Canvases kann über ein Menü verfügen. Nutzen Sie es, wenn Sie bereits wissen, welche Aktion Sie ausführen möchten: Öffnen, Link kopieren, Teilen, Verschieben, in ein anderes Projekt kopieren, zu den Favoriten hinzufügen, Archivieren, Zugriff entfernen oder Löschen. Das Menü spart wertvolle Zeit, wenn Sie eine Vielzahl von Canvases organisieren oder wiederherstellen möchten.

Dieses Menü ist berechtigungsabhängig. Daher stehen Ihnen nicht bei jedem Canvas dieselben Aktionen zur Verfügung. Ein Canvas, dessen Eigentümer Sie sind, ein freigegebenes schreibgeschütztes Canvas, ein archiviertes Canvas sowie ein Canvas in einem eingeschränkten Projekt können jeweils unterschiedliche Optionen anzeigen.

Weitere Informationen zur Benutzeroberfläche finden Sie in der Übersicht zu Alle Canvases.

Das Menü öffnen

Öffnen Sie Alle Canvases. Suchen Sie das gewünschte Canvas in der Raster- oder Listenansicht. Öffnen Sie das Menü der Karte oder der Zeile, das in der Regel als Schaltfläche für weitere Aktionen (Drei-Punkte-Symbol) dargestellt wird. Wählen Sie die gewünschte Aktion aus und bestätigen Sie diese, falls ALLO Sie dazu auffordert.

Sollte kein Menü angezeigt werden, befinden Sie sich möglicherweise in einer Ansicht oder einem Zustand, in dem Kartenaktionen nicht verfügbar sind, oder Ihre Rolle schränkt diese Aktionen ein. Öffnen Sie in diesem Fall das Canvas und nutzen Sie das Menü in der Canvas-Kopfzeile. Siehe Canvas-Kopfzeile und Export-Menü.

Ein Canvas öffnen oder den Link kopieren

Verwenden Sie „Öffnen“, wenn Sie das Canvas sofort betreten möchten. Verwenden Sie „Link kopieren“, wenn Sie das Canvas an andere Personen senden oder den Verweis für sich speichern möchten.

Das Kopieren eines Links gewährt an sich noch keinen Zugriff. Der Empfänger muss bereits über die entsprechende Berechtigung verfügen oder das Canvas muss für ihn freigegeben sein. Wenn eine Person den Link nicht öffnen kann, nutzen Sie die Funktionen unter Ein Canvas freigeben oder lesen Sie den Artikel Probleme beim freigegebenen Zugriff beheben.

Sollte das Canvas zu einem späteren Zeitpunkt gelöscht werden, lässt sich ein zuvor kopierter Link nicht mehr öffnen. In diesem Fall ist eine Wiederherstellung aus dem Papierkorb erforderlich.

Ein Canvas freigeben

Nutzen Sie die Option „Freigeben“, wenn Sie andere Personen einladen oder anpassen möchten, wer das Canvas öffnen darf. Die Freigabe eines Canvas ist nicht identisch mit der Freigabe eines Projekts. Wenn das Canvas zu einem Projekt gehört, kann eine Person Zugriff auf das Canvas erhalten, ohne vollen Zugriff auf das Projekt zu besitzen. Ebenso kann eine Person Projektzugriff haben, jedoch aufgrund von Einschränkungen von diesem spezifischen Canvas ausgeschlossen sein.

Geben Sie das Canvas für externe Prüfer nur gezielt frei, während Sie es für Teammitglieder, die am gesamten Workflow beteiligt sind, umfassender freigeben. Informationen zu Gästen und externen Partnern finden Sie unter Gäste und externe Partner einladen.

Wenn die Option „Freigeben“ fehlt, verfügen Sie möglicherweise nicht über die erforderliche Berechtigung zur Verwaltung der Zugriffsrechte.

Ein Canvas verschieben oder kopieren

Mit „Verschieben“ ändern Sie den Speicherort des Canvas. Mit „Kopieren“ erstellen Sie ein Duplikat des Canvas oder platzieren eine Kopie an einem zulässigen Ort. Nutzen Sie die Verschieben-Funktion, wenn sich das aktuelle Canvas im falschen Projekt oder am falschen Ort befindet. Verwenden Sie die Kopieren-Funktion, wenn ein anderes Team eine eigene Version benötigt und das Original nicht verändern soll. Informationen zur Projektzuordnung finden Sie unter Ein Canvas zu einem Projekt hinzufügen.

Berücksichtigen Sie vor dem Verschieben, wer den aktuellen Speicherort nutzt. Das Verschieben eines Canvas kann es für Teammitglieder erschweren, dieses wiederzufinden, wenn sie es im bisherigen Projekt erwarten.

Prüfen Sie vor dem Kopieren, ob ein separates Duplikat zu Versionskonflikten führen könnte. Wenn das Team eine gemeinsame, einheitliche Informationsquelle benötigt, geben Sie stattdessen das Original frei, anstatt es zu kopieren.

Wenn die Optionen zum Verschieben oder Kopieren fehlen, lassen Ihre Rolle, die Projektberechtigungen oder der aktuelle Zustand des Canvas dies eventuell nicht zu.

Zu Favoriten hinzufügen

Nutzen Sie die Option „Zu Favoriten hinzufügen“ für Canvases, die Sie häufig verwenden. Die Favoritenliste ist persönlich und wirkt sich nicht auf die Ansicht Ihrer Teammitglieder aus. Das Entfernen eines Canvas aus den Favoriten löscht das Dokument nicht.

Wenn die Option anzeigt, dass das Canvas bereits zu den Favoriten hinzugefügt wurde, prüfen Sie Ihre Favoritenliste oder einen anderen entsprechenden Bereich. Siehe Favoriten verwenden und Favoriten organisieren.

Archivieren, Zugriff entfernen oder löschen

Mit „Archivieren“ wird das Canvas von den normalen aktiven Arbeitsflächen ausgeblendet, während ein Pfad zur Wiederherstellung oder Verwaltung gemäß den Richtlinien Ihres Workspaces erhalten bleibt. Nutzen Sie die Archivierung, wenn das Canvas nicht mehr aktiv sein, aber auch nicht dauerhaft entfernt werden soll.

Die Option „Zugriff entfernen“ is hilfreich, wenn das Canvas für Sie freigegeben wurde und Sie es in Ihrer Arbeitsübersicht nicht mehr benötigen. Dies löscht das Canvas nicht für dessen Eigentümer.

Mit „Löschen“ wird das Canvas in den Papierkorb verschoben oder eine Löschbestätigung aufgerufen, je nach Zustand des Canvas und Ihren Berechtigungen. Gehen Sie hierbei vorsichtig vor. Gelöschte Inhalte können nur für einen begrenzten Zeitraum wiederhergestellt werden, sofern sie nicht endgültig gelöscht wurden. Siehe Funktionsweise des Papierkorbs.

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie archivieren, den Zugriff entfernen oder das Canvas löschen sollen, wählen Sie die am wenigsten folgenschwere Aktion, die Ihrem Vorhaben entspricht. Für das persönliche Aufräumen reicht es oft aus, das Canvas aus den Favoriten zu entfernen oder den Zugriff zu beenden. Stimmen Sie sich beim Aufräumen im Team vor dem Löschen mit dem Eigentümer ab.

Warum bestimmte Aktionen fehlen

Bestimmte Menüoptionen werden nicht angezeigt oder sind ausgegraut.

Dies ist in der Regel kein Systemfehler, sondern eine gezielte Einschränkung durch das Berechtigungssystem von ALLO. Mögliche Ursachen im Überblick:

• Eingeschränkte Benutzerrolle: Sie greifen als Betrachter, Gast oder externer Partner auf das Canvas zu, oder Sie sind nicht der Eigentümer.
• Status des Canvas: Das Canvas ist bereits archiviert oder gelöscht.
• Eingeschränkter Speicherort: Das Canvas befindet sich in einem eingeschränkten Projekt, basiert auf einer gesperrten Vorlage oder wurde nur für einen sehr engen Personenkreis freigegeben.
• Workspace-Sicherheitsrichtlinien: Die Administratoren Ihres Workspaces haben bestimmte Aktionen global oder für Ihre Rolle deaktiviert.

Ein anderes Teammitglied sieht die Aktion, Sie jedoch nicht.

In diesem Fall liegt meist eine unterschiedliche Rechtevergabe vor.

• Empfehlung: Vergleichen Sie Ihre Rollen im jeweiligen Workspace und Projekt. Überprüfen Sie zudem den genauen Freigabestatus des Canvas. Wenden Sie sich bei Bedarf an den Eigentümer des Canvas oder die Workspace-Administration, um Ihre Zugriffsrechte anzupassen.

Häufige Menü-Szenarien

Wenn Sie ein Canvas an ein Teammitglied senden möchten, kopieren Sie den Link und geben Sie das Canvas frei, falls die Person noch keinen Zugriff darauf hat.

Wenn Sie eine wiederverwendbare Ausgangsbasis benötigen, vermeiden Sie es, dasselbe Canvas wiederholt manuell zu kopieren. Wandeln Sie das Layout stattdessen in eine Vorlage um, sofern Ihre Rolle dies zulässt. Siehe Vorlagen verwenden.

Wenn ein Canvas im falschen Projekt abgelegt wurde, verschieben Sie es an den richtigen Ort, anstatt ein neues Duplikat zu erstellen, es sei denn, die beteiligten Teams benötigen tatsächlich voneinander unabhängige Versionen.

Wenn ein für Sie freigegebenes Canvas Ihre Übersicht unübersichtlich macht, beenden Sie den Zugriff oder entfernen Sie es aus Ihren Favoriten. Löschen Sie keine Dokumente, deren Eigentümer Sie nicht sind.

Sollte ein Canvas versehentlich gelöscht worden sein, können Sie dieses aus dem Papierkorb wiederherstellen, bevor die Aufbewahrungsfrist abläuft.