Utiliser le menu des cartes de canvas

Le menu du canvas vous permet d'agir sans ouvrir chaque canvas

Chaque carte ou ligne de canvas dans Tous les canvases peut disposer d'un menu. Utilisez-le lorsque vous connaissez déjà l'action à effectuer : ouvrir, copier un lien, partager, déplacer, copier vers un autre projet, ajouter aux favoris, archiver, retirer l'accès ou supprimer. Ce menu vous fait gagner du temps lors de l'organisation ou de la récupération de plusieurs canvases.

Le menu dépend de vos autorisations. Vous ne verrez pas les mêmes actions sur chaque canvas. Un canvas dont vous êtes propriétaire, un canvas partagé en lecture seule, un canvas archivé et un canvas situé dans un projet restreint peuvent tous afficher des menus différents.

Pour en savoir plus sur l'interface Tous les canvases, consultez la présentation de Tous les canvases.

Ouvrir le menu

Ouvrez Tous les canvases. Recherchez le canvas dans la vue en grille ou en liste. Ouvrez le menu de la carte ou de la ligne, généralement représenté par un bouton d'actions supplémentaires. Choisissez l'action souhaitée et confirmez si ALLO vous le demande.

Si vous ne voyez pas de menu, il est possible que vous consultiez une vue ou un état où les actions de carte ne sont pas disponibles, ou que votre rôle limite les actions possibles. Ouvrez le canvas et utilisez le menu d'en-tête du canvas si nécessaire. Consultez la rubrique Menu d'en-tête et d'exportation de canvas.

Ouvrir ou copier un lien

Utilisez l'option Ouvrir pour accéder immédiatement au canvas. Utilisez l'option Copier le lien lorsque vous devez envoyer le canvas à un autre utilisateur ou enregistrer sa référence.

Le fait de copier un lien ne donne pas accès au document en soi. Le destinataire doit déjà disposer des autorisations nécessaires ou le canvas doit être partagé avec lui. Si un utilisateur ne parvient pas à ouvrir un lien, consultez Partager un canvas ou Résoudre les problèmes d'accès partagé.

Si le canvas est supprimé ultérieurement, un ancien lien copié cessera de fonctionner et nécessitera peut-être une récupération depuis la Corbeille.

Partager un canvas

Utilisez l'option Partager pour inviter d'autres personnes ou pour ajuster les accès au canvas. Partager un canvas est différent de partager un projet. Si le canvas appartient à un projet, un utilisateur peut avoir accès au canvas sans disposer d'un accès complet au projet, ou inversement avoir accès au projet mais pas à ce canvas spécifique si des restrictions s'appliquent.

Limitez le partage aux réviseurs externes concernés et étendez-le aux collaborateurs qui participent pleinement au processus de travail. Pour les invités et les collaborateurs externes, consultez la rubrique Inviter des Invités et des collaborateurs externes.

Si l'option Partager est absente, vous ne disposez peut-être pas des autorisations nécessaires pour gérer les accès.

Déplacer ou copier un canvas

L'action Déplacer modifie l'emplacement du canvas. L'action Copier crée un autre canvas ou place une copie là où cela est autorisé. Utilisez Déplacer lorsque le canvas actuel se trouve dans le mauvais projet ou au mauvais endroit. Utilisez Copier lorsqu'une autre équipe a besoin d'une version distincte et ne doit pas modifier l'original. Pour l'emplacement du projet, consultez Ajouter un canvas à un projet.

Avant tout déplacement, pensez aux personnes qui utilisent l'emplacement actuel. Déplacer un canvas peut compliquer sa recherche pour les collaborateurs s'ils s'attendent à le trouver dans l'ancien projet.

Avant toute copie, évaluez si une version distincte risque de créer une confusion dans les versions. Si l'équipe a besoin d'une source unique et partagée de vérité, partagez plutôt l'original au lieu de le copier.

Si les options de déplacement ou de copie sont absentes, il se peut que votre rôle, vos autorisations de projet ou l'état du canvas ne le permettent pas.

Ajouter aux favoris

Utilisez l'option Ajouter aux favoris pour les canvases que vous ouvrez fréquemment. Les favoris sont personnels : l'ajout d'un canvas à vos favoris ne l'ajoute pas à ceux de vos collaborateurs. Le fait de retirer un canvas des favoris ne le supprime pas.

Si l'action indique que le canvas est déjà dans vos favoris, recherchez-le dans votre liste de favoris ou dans une autre section dédiée. Consultez Utiliser les favoris et Organiser les favoris.

Archiver, retirer l'accès ou supprimer

L'action Archiver masque ou retire le canvas des espaces de travail actifs habituels tout en conservant un moyen de récupération ou de gestion selon le fonctionnement de votre espace de travail. Utilisez l'archivage lorsque le canvas ne doit plus être actif mais ne doit pas être supprimé définitivement.

L'action Retirer l'accès est utile lorsque le canvas a été partagé avec vous et que vous n'en avez plus besoin dans votre espace de travail. Elle ne supprime pas nécessairement le canvas pour son propriétaire.

L'action Supprimer envoie le canvas vers la Corbeille ou demande une confirmation de suppression selon l'état actuel du canvas et vos autorisations. Utilisez cette action avec précaution. Les documents supprimés ne sont récupérables que pendant une période limitée, à moins qu'ils ne soient définitivement supprimés. Consultez Fonctionnement de la Corbeille.

Si vous hésitez entre archiver, retirer l'accès ou supprimer, choisissez l'action la moins destructrice qui correspond à votre intention. Pour un nettoyage personnel, retirer des favoris ou retirer l'accès peut suffire. Pour un nettoyage d'équipe, demandez l'avis du propriétaire avant de supprimer.

Pourquoi des actions sont absentes

Des actions peuvent être absentes car vous disposez d'un rôle de lecteur, d'invité ou de collaborateur externe, ou parce que vous n'êtes pas le propriétaire du canvas. Cela peut également s'expliquer par le fait que le canvas est archivé, supprimé, partagé de manière restreinte, basé sur un modèle ou situé dans un projet restreint, ou encore parce que les paramètres de l'espace de travail limitent cette action.

L'absence d'actions n'est pas toujours une erreur. ALLO masque les actions que vous ne devriez pas utiliser dans l'état actuel. Si vous avez besoin d'une action, demandez au propriétaire du canvas ou à l'administrateur de l'espace de travail d'ajuster vos accès.

Si un autre utilisateur voit une action que vous ne voyez pas, comparez vos espaces de travail, vos comptes, les partages du canvas, vos rôles dans le projet, et vérifiez si le canvas est archivé ou supprimé.

Cas d'utilisation courants du menu

Si vous devez envoyer un canvas à un collaborateur, copiez le lien et partagez le canvas s'il n'y a pas encore accès.

Si vous avez besoin d'un point de départ réutilisable, évitez de copier le même canvas à plusieurs reprises. Transformez-le plutôt en modèle si votre rôle le permet. Consultez Utiliser des modèles.

Si un canvas apparaît dans le mauvais projet, déplacez-le plutôt que de créer une autre copie, à moins que les équipes n'aient réellement besoin de versions distinctes.

Si un canvas partagé encombre votre liste, retirez l'accès ou retirez-le de vos favoris au lieu de supprimer un travail qui ne vous appartient pas.

Si un canvas a été supprimé par erreur, restaurez-le depuis la Corbeille avant la fin de la période de rétention.