Previsualizar, editar y duplicar plantillas

Visualice previamente una plantilla antes de crearla o modificarla

La visualización previa le permite inspeccionar la estructura de una plantilla antes de crear un nuevo canvas o de editar la plantilla. Utilice la visualización previa cuando las plantillas tengan nombres similares, cuando no esté seguro de cuál es la versión actual o cuando necesite confirmar que las indicaciones y las páginas coinciden con el trabajo.

Visualizar previamente una plantilla es más seguro que crear canvases temporales solo para inspeccionar un diseño. Esto mantiene el espacio de trabajo más limpio y ayuda a los propietarios de las plantillas a detectar el contenido desactualizado.

Para conocer los aspectos básicos de las plantillas, consulte la Información general sobre las plantillas de canvas.

Visualizar previamente una plantilla

Abra Plantillas de canvas, busque la plantilla y elija Visualización previa en la tarjeta, la fila o el menú. Revise el título de la plantilla, las páginas, las secciones, las indicaciones, el contenido de ejemplo y cualquier nota que explique cómo utilizarla.

Si la visualización previa parece correcta, cree un canvas a partir de ella. Si se aproxima a lo que necesita pero no es del todo adecuada para su uso único, cree un canvas y edite el nuevo canvas después de haberlo creado. Si la plantilla en sí está desactualizada, solicite a un propietario que edite la plantilla.

Si la visualización previa falla, verifique si tiene permisos para ver el contenido de la plantilla. En el caso de las plantillas personalizadas, es posible que el canvas de origen no esté disponible o se encuentre restringido. Consulte Permisos y visibilidad de las plantillas.

Editar una plantilla personalizada

Edite una plantilla cuando la estructura de inicio reutilizable deba cambiar para los futuros canvases. Esto es diferente de editar un canvas creado a partir de la plantilla. Las ediciones de la plantilla afectan al uso futuro; no modifican los canvases que ya han sido creados a partir de la versión anterior.

Abra el menú de la plantilla y elija Editar (o la acción equivalente cuando esté disponible). Actualice el contenido de origen, las indicaciones, las páginas, los ejemplos, el nombre, las etiquetas o la configuración según los controles de la plantilla. Guarde los cambios y, a continuación, visualice previamente la plantilla tal como lo haría un usuario.

Si la opción Editar no aparece, es posible que la plantilla sea una plantilla estándar de ALLO, que usted no disponga de los permisos necesarios, que la plantilla esté restringida o que el canvas de origen no esté disponible.

Decidir si editar o duplicar

Edite la plantilla existente cuando la estructura anterior deba reemplazarse para todos los usuarios en adelante. Por ejemplo, actualice Weekly planning cuando el equipo cambie la agenda estándar.

Duplique la plantilla cuando la estructura anterior siga siendo útil pero usted necesite una variante real. Por ejemplo, duplique Design critique como Design critique - leadership review si las revisiones de liderazgo requieren indicaciones diferentes.

Cree un canvas a partir de la plantilla cuando solo necesite una instancia de un solo uso. No duplique una plantilla únicamente para llevar a cabo una reunión.

Duplicar una plantilla

Abra el menú de la plantilla y elija Duplicar cuando esté disponible. Cambie el nombre de la copia duplicada de inmediato. Actualice las etiquetas, la descripción, el contenido de visualización previa y la visibilidad para que las personas comprendan el motivo de la existencia del duplicado.

Después de realizar la duplicación, visualice previamente tanto la plantilla original como la nueva si tienen nombres similares. Asegúrese de que la nueva plantilla no sea simplemente una copia confusa.

Si la opción Duplicar no aparece, verifique el tipo de plantilla, los permisos, el estado de selección y la configuración del espacio de trabajo. Es posible que las plantillas estándar no permitan la duplicación en todos los espacios de trabajo.

Crear un canvas desde la visualización previa

Muchos flujos de visualización previa le permiten crear un canvas directamente. Utilice esta opción cuando haya inspeccionado la plantilla y sepa que es el punto de partida adecuado. Asigne un nombre claro al nuevo canvas y elija la ubicación correcta del proyecto o espacio de trabajo si el flujo se lo solicita. Si en su lugar está comenzando desde el flujo de creación de canvas, consulte Usar plantillas de canvas.

Después de la creación, edite el nuevo canvas para llevar a cabo el trabajo real. No regrese a editar la plantilla a menos que el propio punto de partida reutilizable deba modificarse.

Consulte Crear un canvas a partir de una plantilla.

Eliminar o retirar una plantilla

Elimine una plantilla únicamente cuando los usuarios ya no deban iniciar nuevos canvases a partir de ella. Eliminar una plantilla no elimina los canvases que ya se han creado a partir de ella. Esos canvases constituyen trabajos independientes.

Antes de proceder a la eliminación, busque duplicados o reemplazos. Si existe un reemplazo, asegúrese de que tenga un nombre claro y de que sea visible para las personas adecuadas. Si un grupo pequeño todavía necesita la plantilla antigua, restrinja la visibilidad en lugar de eliminarla, si su espacio de trabajo admite dicha función.

Si una plantilla se eliminó por error, comuníquese rápidamente con un propietario o administrador. Dependiendo de cómo se haya almacenado la plantilla, la recuperación puede involucrar al canvas de origen o a la Papelera.

Edición masiva y acciones de selección

Es posible que el administrador de plantillas muestre acciones únicamente después de seleccionar una o más plantillas. Las acciones masivas pueden ayudar con las etiquetas, la visibilidad, la eliminación o la limpieza en los casos en que se admita esta opción.

Utilice las acciones masivas con precaución. Seleccione las plantillas por su nombre y visualícelas previamente cuando sea necesario antes de aplicar cambios destructivos. Un cambio masivo de visibilidad puede ocultar plantillas a las personas que dependen de ellas.

Si falta una acción masiva, verifique su rol y si las plantillas seleccionadas son plantillas personalizadas editables.

Permisos y disponibilidad de acciones

Las acciones de las plantillas dependen del tipo de plantilla, su rol, el acceso al canvas de origen y la configuración del espacio de trabajo. Una plantilla estándar puede permitir la creación pero no la edición. Una plantilla personalizada puede permitir la visualización previa y la creación para muchos usuarios, mientras que la edición se limita a los propietarios.

Si puede ver una plantilla pero no puede visualizarla previamente, es posible que el contenido de origen esté restringido. Si puede realizar la visualización previa pero no puede editarla, es probable que tenga permisos de reutilización pero no de administración.

Consulte Permisos y visibilidad de las plantillas.

Evitar la desorganización de la biblioteca de plantillas

Después de editar o duplicar, pruebe la plantilla creando un nuevo canvas a partir de ella. Verifique que el nombre, el diseño, las indicaciones, las páginas y los permisos tengan sentido para un usuario normal.

Informe al equipo cuando una plantilla se convierta en el nuevo estándar. De lo contrario, es posible que las personas continúen utilizando la versión anterior por costumbre.

Si existen múltiples plantillas casi idénticas, decida cuál es la actual, cámbiele el nombre de manera clara y retire el resto. Una biblioteca pequeña y confiable es preferible a una grande y dudosa.