Buscar y organizar plantillas

Una biblioteca de plantillas útil es fácil de buscar y confiable

Las plantillas ahorran tiempo únicamente cuando las personas pueden encontrar la adecuada y confiar en que está actualizada. La búsqueda, las etiquetas, los nombres, las vistas previas y la limpieza funcionan en conjunto. Si la biblioteca está llena de nombres ambiguos y copias obsoletas, los usuarios volverán a duplicar los canvases antiguos de forma manual.

Utilice el administrador de plantillas de canvas para buscar, previsualizar, crear a partir de ellas, editar, duplicar, etiquetar, eliminar y gestionar la visibilidad de las plantillas cuando su rol permita realizar estas acciones.

Para conocer el modelo de plantillas, consulte Información general sobre las plantillas de canvas.

Buscar plantillas

Abra las plantillas de canvas y utilice el campo Buscar. Realice búsquedas por flujo de trabajo, tipo de reunión, equipo, patrón de cliente o nombre de la plantilla. Algunos términos de búsqueda útiles incluyen retro, kickoff, launch, design review, lesson, interview, planning o brief.

Es posible que aparezcan sugerencias o búsquedas de plantillas recientes. Utilícelas cuando coincidan con el flujo de trabajo que necesita. Limpie la consulta para volver a la biblioteca de plantillas completa.

La búsqueda de plantillas está destinada exclusivamente a estas. Utilice Buscar en todo ALLO cuando busque un canvas real, un proyecto, un archivo, una persona, un panel o un objetivo.

Utilice etiquetas y categorías

Las etiquetas ayudan a los usuarios a encontrar plantillas por flujo de trabajo. Entre los grupos de etiquetas útiles se incluyen el tipo de reunión, el equipo, el proceso de negocio, la etapa del cliente, la clase, la fase del proyecto o el tipo de revisión.

Mantenga las etiquetas de forma predecible. No deberían existir las etiquetas Retrospective y Retro al mismo tiempo a menos que su espacio de trabajo tenga un motivo para ello. Las etiquetas Launch, Go-to-market y GTM deben estandarizarse para que los usuarios puedan realizar búsquedas con total confianza.

No utilice etiquetas para información que corresponda al nombre de la plantilla. Una plantilla llamada Weekly planning no necesita una etiqueta weekly planning a menos que las etiquetas guíen una experiencia de navegación específica.

Nombre las plantillas según la tarea del usuario

Los nombres de las plantillas deben describir el trabajo que se desea iniciar. Nombres como Customer interview, Sprint retrospective, Design critique, Launch brief y Client kickoff resultan eficaces porque coinciden con la intención del usuario.

Evite nombres internos como Team Ops Template v3 copy, Sarah draft, New template o Canvas template final. Esos nombres dificultan las búsquedas y generan dudas sobre cuál es la plantilla más actualizada.

Si una plantilla está vinculada a un equipo o proceso específico, incluya ese contexto: Marketing launch brief, Product sprint planning o Sales discovery call.

Previsualizar antes de organizar

Antes de cambiar el nombre, eliminar o duplicar una plantilla, previsualícela. El nombre puede ser ambiguo, pero la estructura aún podría resultar de utilidad. La vista previa le permite comprobar si la plantilla cuenta con indicaciones actualizadas, ejemplos obsoletos, páginas faltantes o una estructura dañada.

Si la vista previa falla, verifique los permisos y el acceso al canvas de origen antes de asumir que la plantilla está vacía. Consulte Permisos y visibilidad de las plantillas.

Duplicar plantillas para variantes reales

Duplique una plantilla cuando un flujo de trabajo requiera una variante distinta y duradera. Por ejemplo, duplique Customer interview para crear Customer interview - enterprise si las entrevistas empresariales requieren indicaciones diferentes.

No duplique una plantilla únicamente para crear un canvas de un solo uso. En su lugar, cree un canvas a partir de la plantilla. Un exceso de plantillas casi idénticas dificulta la confianza en la biblioteca.

Después de duplicarla, cambie el nombre de la nueva plantilla de inmediato y actualice las etiquetas, la visibilidad y el contenido de la vista previa para que los usuarios comprendan su propósito.

Editar o retirar plantillas obsoletas

Si una plantilla está desactualizada pero sigue siendo útil, edítela. Actualice las indicaciones, elimine los ejemplos antiguos, corrija los nombres de las páginas y asegúrese de que la estructura se adapte a las prácticas actuales.

Si una plantilla ya no debe utilizarse, elimínela o restrínjala si su rol se lo permite. Eliminar una plantilla no elimina los canvases ya creados a partir de ella, ya que esos canvases constituyen trabajos independientes.

Si no tiene la certeza de si una plantilla aún es necesaria, cámbiele el nombre para incluir el contexto claro del propietario o consulte con el equipo antes de proceder a eliminarla. No deje de forma indefinida una plantilla obsoleta y ambigua en la biblioteca principal.

Organizar las plantillas por propiedad

Cada plantilla personalizada debe tener un propietario o un grupo de propietarios. El propietario es responsable de mantenerla actualizada, decidir su visibilidad y solucionar problemas de permisos. Sin una asignación de propiedad, las plantillas antiguas se convierten silenciosamente en fuentes de error.

En el caso de las plantillas para todo el equipo, utilice la configuración de visibilidad en el espacio de trabajo únicamente cuando la plantilla esté lista para una reutilización generalizada. Mantenga los borradores de forma privada o restringida hasta que hayan sido probados.

Para las plantillas personales, emplee nombres y opciones de visibilidad que dejen claro que son de carácter personal y no estándares del espacio de trabajo.

Acciones por lote y plantillas seleccionadas

El administrador de plantillas puede mostrar acciones adicionales después de seleccionar una o más plantillas. Las acciones por lote pueden resultar de utilidad para etiquetar, eliminar, mover o modificar la visibilidad de los elementos, según las opciones compatibles con su espacio de trabajo.

Proceda con precaución al realizar eliminaciones por lote o cambios de visibilidad. Un error podría ocultar plantillas útiles para el equipo o eliminar el punto de partida reutilizable equivocado. Previsualice o revise los nombres seleccionados antes de confirmar la acción.

Si no dispone de alguna acción por lote, es posible que su rol, el estado de selección, el tipo de plantilla o la configuración del espacio de trabajo no lo permitan.

Si falta una plantilla

Si no logra encontrar una plantilla, revise los siguientes casos y soluciones comunes:

• La plantilla no aparece en la biblioteca o en los resultados de búsqueda:

  • Filtros activos: Limpie la consulta de búsqueda y elimine los filtros de etiquetas.
  • Espacio de trabajo incorrecto: Confirme que ha iniciado sesión en el espacio de trabajo adecuado.
  • Método de creación diferente: Verifique si busca una plantilla estándar de ALLO, una plantilla personalizada o una opción de creación directa, como un canvas en blanco o una importación de PDF.

• La plantilla existía antes pero ya no está disponible:

  • Cambio de nombre o restricción: Consulte con el propietario de la plantilla si se ha renombrado o si se han restringido sus accesos.
  • Eliminación accidental: Si se eliminó por error, verifique si es posible recuperarla a través del canvas correspondiente o desde la Papelera.

• Otros compañeros pueden ver la plantilla pero usted no:

  • Problemas de permisos: Es probable que se trate de un conflicto de permisos o de una discrepancia entre cuentas o espacios de trabajo. Consulte la lista de verificación completa en la guía Cuando el trabajo parece haber desaparecido.

Ejemplos de mantenimiento

En el caso de una biblioteca de plantillas de lanzamiento, mantenga una única versión actualizada de Launch brief, Launch checklist y Launch retrospective. Introduzca variantes específicas únicamente cuando los equipos realmente las necesiten.

Para fines educativos o de capacitación, organice los elementos con etiquetas según la clase, el tipo de lección o el formato de facilitación. Emplee nombres que los instructores y los estudiantes busquen con facilidad.

Para los equipos de diseño, diferencie claramente entre Design critique, User interview synthesis y Concept review, en lugar de utilizar un único nombre ambiguo como Design template.