Buscar y organizar plantillas

Una biblioteca de plantillas útil es fácil de buscar y confiable

Las plantillas ahorran tiempo únicamente cuando las personas pueden encontrar la adecuada y confiar en que está actualizada. La búsqueda, las etiquetas, los nombres, las vistas previas y la limpieza funcionan en conjunto. Si la biblioteca está llena de nombres ambiguos y copias obsoletas, los usuarios volverán a duplicar los canvases antiguos manualmente.

Utilice el administrador de plantillas de canvas para buscar, previsualizar, crear a partir de ellas, editar, duplicar, etiquetar, eliminar y gestionar la visibilidad de las plantillas cuando su rol permita realizar estas acciones.

Para conocer el modelo de plantillas, consulte Información general sobre las plantillas de canvas.

Buscar plantillas

Abra las plantillas de canvas y utilice el campo Buscar. Realice búsquedas por flujo de trabajo, tipo de reunión, equipo, patrón de cliente o nombre de la plantilla. Algunos términos de búsqueda útiles incluyen retro, kickoff, launch, design review, lesson, interview, planning o brief.

Es posible que aparezcan sugerencias o búsquedas de plantillas recientes. Utilícelas cuando coincidan con el flujo de trabajo que necesita. Limpie la consulta para volver a la biblioteca de plantillas completa.

La búsqueda de plantillas está destinada exclusivamente a estas. Utilice Buscar en todo ALLO cuando busque un canvas real, un proyecto, un archivo, una persona, un panel o un objetivo.

Utilice etiquetas y categorías

Las etiquetas ayudan a los usuarios a encontrar plantillas por flujo de trabajo. Entre los grupos de etiquetas útiles se incluyen el tipo de reunión, el equipo, el proceso de negocio, la etapa del cliente, la clase, la fase del proyecto o el tipo de revisión.

Mantenga las etiquetas de forma predecible. No deberían existir las etiquetas Retrospective y Retro al mismo tiempo a menos que su espacio de trabajo tenga un motivo para ello. Las etiquetas Launch, Go-to-market y GTM deben estandarizarse para que los usuarios puedan realizar búsquedas con total confianza.

No utilice etiquetas para información que corresponda al nombre de la plantilla. Una plantilla llamada Weekly planning no necesita una etiqueta weekly planning a menos que las etiquetas guíen una experiencia de navegación específica.

Nombre las plantillas según la tarea del usuario

Los nombres de las plantillas deben describir el trabajo que se desea iniciar. Nombres como Customer interview, Sprint retrospective, Design critique, Launch brief y Client kickoff resultan eficaces porque coinciden con la intención del usuario.

Evite nombres internos como Team Ops Template v3 copy, Sarah draft, New template o Canvas template final. Esos nombres dificultan las búsquedas y generan dudas sobre cuál es la plantilla más actualizada.

Si una plantilla está vinculada a un equipo o proceso específico, incluya ese contexto: Marketing launch brief, Product sprint planning o Sales discovery call.

Previsualizar antes de organizar

Antes de cambiar el nombre, eliminar o duplicar una plantilla, previsualícela. El nombre puede ser ambiguo, pero la estructura aún podría resultar de utilidad. La vista previa le permite comprobar si la plantilla cuenta con indicaciones actualizadas, ejemplos obsoletos, páginas faltantes o una estructura dañada.

Si la vista previa falla, verifique los permisos y el acceso al canvas de origen antes de asumir que la plantilla está vacía. Consulte Permisos y visibilidad de las plantillas.

Duplicar plantillas para variantes reales

Duplique una plantilla cuando un flujo de trabajo requiera una variante distinta y duradera. Por ejemplo, duplique Customer interview para crear Customer interview - enterprise si las entrevistas empresariales requieren indicaciones diferentes.

No duplique una plantilla únicamente para crear un canvas de un solo uso. En su lugar, cree un canvas a partir de la plantilla. Un exceso de plantillas casi idénticas dificulta la confianza en la biblioteca.

Después de duplicarla, cambie el nombre de la nueva plantilla de inmediato y actualice las etiquetas, la visibilidad y el contenido de la vista previa para que los usuarios comprendan su propósito.

Editar o retirar plantillas obsoletas

Si una plantilla está desactualizada pero sigue siendo útil, edítela. Actualice las indicaciones, elimine los ejemplos antiguos, corrija los nombres de las páginas y asegúrese de que la estructura se adapte a las prácticas actuales.

Si una plantilla ya no debe utilizarse, elimínela o restrínjala si su rol se lo permite. Eliminar una plantilla no elimina los canvases ya creados a partir de ella, ya que esos canvases constituyen trabajos independientes.

Si no tiene la certeza de si una plantilla aún es necesaria, cámbiele el nombre para incluir el contexto claro del propietario o consulte con el equipo antes de proceder a eliminarla. No deje de forma indefinida una plantilla obsoleta y ambigua en la biblioteca principal.

Organizar las plantillas por propiedad

Cada plantilla personalizada debe tener un propietario o un grupo de propietarios. El propietario es responsable de mantenerla actualizada, decidir su visibilidad y solucionar problemas de permisos. Sin una asignación de propiedad, las plantillas antiguas se convierten silenciosamente en fuentes de error.

En el caso de las plantillas para todo el equipo, utilice la configuración de visibilidad en el espacio de trabajo únicamente cuando la plantilla esté lista para una reutilización generalizada. Mantenga los borradores de forma privada o restringida hasta que hayan sido probados.

Para las plantillas personales, emplee nombres y opciones de visibilidad que dejen claro que son de carácter personal y no estándares del espacio de trabajo.

Acciones por lote y plantillas seleccionadas

Seleccione varias plantillas y el administrador de plantillas mostrará cuántas hay seleccionadas, junto con Limpiar todo, Seleccionar todo y Eliminar. La eliminación es la única acción por lote. Las etiquetas y la visibilidad se cambian de una en una en Configuración de plantilla.

Revise los nombres seleccionados antes de confirmar una eliminación por lote. Las plantillas eliminadas no pasan a la Papelera, así que una selección equivocada borra para siempre puntos de partida reutilizables.

Si falta una plantilla

Limpie la búsqueda, quite los filtros de etiquetas y confirme el espacio de trabajo. Compruebe si busca una plantilla estándar de ALLO, una plantilla personalizada del espacio de trabajo o una opción de creación como un canvas en blanco o una importación de PDF.

Pregunte al propietario de la plantilla si la ha renombrado, la ha hecho privada, la ha eliminado o la ha sustituido. Una plantilla personalizada eliminada no tiene una forma normal de restaurarse: no pasa a la Papelera. Los canvases ya creados a partir de ella no se ven afectados.

Si otra persona puede verla y usted no, lo más probable es que se trate de un problema de permisos o de una discrepancia entre cuentas o espacios de trabajo. Cuando el trabajo parece haber desaparecido reúne la lista de comprobación completa para recuperarlo.

Ejemplos de mantenimiento

En el caso de una biblioteca de plantillas de lanzamiento, mantenga una única versión actualizada de Launch brief, Launch checklist y Launch retrospective. Introduzca variantes específicas únicamente cuando los equipos realmente las necesiten.

Para fines educativos o de capacitación, organice los elementos con etiquetas según la clase, el tipo de lección o el formato de facilitación. Emplee nombres que los instructores y los estudiantes busquen con facilidad.

Para los equipos de diseño, diferencie claramente entre Design critique, User interview synthesis y Concept review, en lugar de utilizar un único nombre ambiguo como Design template.