Vorlagen suchen und organisieren

Eine nützliche Vorlagenbibliothek ist leicht zu durchsuchen und vertrauenswürdig

Vorlagen sparen nur dann Zeit, wenn Benutzer die passende Vorlage finden und darauf vertrauen können, dass diese aktuell ist. Suche, Tags, Namen, Vorschauen und Bereinigungen greifen hierbei ineinander. Wenn die Bibliothek voller ungenauer Bezeichnungen und veralteter Kopien ist, werden Teammitglieder dazu übergehen, alte Canvases wieder manuell zu duplizieren.

Nutzen Sie den Vorlagen-Manager für Canvases, um Vorlagen zu suchen, eine Vorschau anzuzeigen, neue Canvases daraus zu erstellen, diese zu bearbeiten, zu duplizieren, mit Tags zu versehen, zu löschen und deren Sichtbarkeit zu verwalten, sofern Ihre Rolle diese Aktionen zulässt.

Weitere Informationen zum Vorlagenmodell finden Sie unter Übersicht über Canvas-Vorlagen.

Vorlagen suchen

Öffnen Sie die Canvas-Vorlagen und nutzen Sie das Suchfeld. Suchen Sie nach Workflow, Meeting-Typ, Team, Kundenmuster oder Vorlagenname. Geeignete Suchbegriffe sind beispielsweise Retro, Kickoff, Launch, Design-Review, Lektion, Interview, Planung oder Brief.

Vorschläge oder kürzliche Vorlagensuchen können angezeigt werden. Nutzen Sie diese, wenn sie dem von Ihnen benötigten Workflow entsprechen. Löschen Sie die Suchanfrage, um zur vollständigen Vorlagenbibliothek zurückzukehren.

Die Vorlagensuche ist speziell für Vorlagen gedacht. Nutzen Sie die globale Suche unter ALLO-weit suchen, wenn Sie nach einem tatsächlichen Canvas, Projekt, einer Datei, einer Person, einem Dashboard oder einem Ziel suchen.

Tags und Kategorien verwenden

Tags helfen Benutzern, Vorlagen anhand des Workflows zu finden. Zu den nützlichen Tag-Gruppen gehören Meeting-Typ, Team, Geschäftsprozess, Kundenphase, Unterricht, Projektphase oder Review-Typ.

Halten Sie Tags konsistent. Die Begriffe Retrospektive und Retro sollten nicht beide nebeneinander existieren, es sei denn, in Ihrem Arbeitsbereich gibt es einen bestimmten Grund dafür. Verwenden Sie standardisierte Begriffe wie Launch, Go-to-Market oder GTM, damit Benutzer zuverlässig suchen können.

Verwenden Sie Tags nicht für Informationen, die bereits im Vorlagennamen enthalten sein sollten. Eine Vorlage namens Wöchentliche Planung benötigt keinen Tag Wöchentliche Planung, es sei denn, Tags steuern ein bestimmtes Navigationserlebnis.

Vorlagen nach dem Verwendungszweck benennen

Vorlagennamen sollten die Arbeit beschreiben, die ein Benutzer beginnen möchte. Bezeichnungen wie Kundeninterview, Sprint-Retrospektive, Design-Kritik, Launch-Brief und Kunden-Kickoff sind präzise, da sie direkt der Absicht des Benutzers entsprechen.

Vermeiden Sie interne Namen wie Team Ops Vorlage v3 Kopie, Sarah Entwurf, Neue Vorlage oder Canvas-Vorlage Finale. Solche Namen erschweren die Suche und lassen Zweifel aufkommen, welche Vorlage tatsächlich aktuell ist.

Wenn eine Vorlage an ein bestimmtes Team oder einen bestimmten Prozess gebunden ist, fügen Sie diesen Kontext hinzu: Marketing-Launch-Briefing, Produkt-Sprint-Planung oder Sales-Discovery-Call.

Vorschau vor dem Organisieren nutzen

Bevor Sie eine Vorlage umbenennen, löschen oder duplizieren, sollten Sie sich eine Vorschau davon ansehen. Selbst wenn der Name ungenau ist, kann die Struktur dennoch nützlich sein. Die Vorschau zeigt Ihnen, ob die Vorlage aktuelle Prompts, veraltete Beispiele, fehlende Seiten oder eine fehlerhafte Struktur enthält.

Wenn die Vorschau fehlschlägt, überprüfen Sie die Berechtigungen und den Zugriff auf das Quell-Canvas, bevor Sie davon ausgehen, dass die Vorlage leer ist. Siehe hierzu Vorlagenberechtigungen und Sichtbarkeit.

Vorlagen für echte Varianten duplizieren

Duplizieren Sie eine Vorlage, wenn ein Workflow eine eigene, dauerhafte Variante erfordert. Duplizieren Sie beispielsweise Kundeninterview, um Kundeninterview - Enterprise zu erstellen, falls Enterprise-Interviews andere Prompts erfordern.

Duplizieren Sie Vorlagen nicht nur, um ein einmaliges Canvas zu erstellen. Erstellen Sie stattdessen ein Canvas aus der Vorlage. Zu viele nahezu identische Vorlagen beeinträchtigen das Vertrauen in die Bibliothek.

Benennen Sie die neue Vorlage nach dem Duplizieren sofort um und aktualisieren Sie Tags, Sichtbarkeit sowie den Vorschauinhalt, damit andere Teammitglieder verstehen, warum sie existiert.

Veraltete Vorlagen bearbeiten oder ausmustern

Wenn eine Vorlage veraltet, aber immer noch nützlich ist, bearbeiten Sie diese. Aktualisieren Sie Prompts, entfernen Sie alte Beispiele, korrigieren Sie Seitennamen und passen Sie die Struktur an die aktuelle Arbeitsweise an.

Wenn eine Vorlage nicht mehr verwendet werden soll, löschen Sie diese oder schränken Sie deren Zugriff ein, sofern Ihre Rolle dies erlaubt. Das Löschen einer Vorlage löscht keine bereits daraus erstellten Canvases. Diese Canvases bleiben als eigenständige Arbeiten bestehen.

Wenn Sie sich unsicher sind, ob eine Vorlage noch benötigt wird, benennen Sie diese mit einem klaren Hinweis auf den Eigentümer um oder fragen Sie das Team vor dem Löschen. Lassen Sie keine ungenauen, veralteten Vorlagen unbegrenzt in der Hauptbibliothek liegen.

Vorlagen nach Eigentümerschaft organisieren

Jede benutzerdefinierte Vorlage sollte einen Eigentümer oder eine Eigentümergruppe haben. Der Eigentümer ist dafür verantwortlich, sie aktuell zu halten, über die Sichtbarkeit zu entscheiden und Berechtigungsprobleme zu lösen. Ohne klare Eigentümerschaft werden alte Vorlagen schnell zu einer Fehlerquelle.

Verwenden Sie für teamweite Vorlagen die für den Arbeitsbereich sichtbaren Einstellungen erst dann, wenn die Vorlage für die allgemeine Wiederverwendung bereit ist. Halten Sie Entwürfe privat oder schränken Sie den Zugriff ein, bis sie getestet wurden.

Nutzen Sie bei persönlichen Vorlagen Namen und Sichtbarkeitseinstellungen, die deutlich machen, dass es sich um persönliche Vorlagen und nicht um Standards für den gesamten Arbeitsbereich handelt.

Massenaktionen und ausgewählte Vorlagen

Der Vorlagen-Manager zeigt möglicherweise zusätzliche Aktionen an, nachdem Sie eine oder mehrere Vorlagen ausgewählt haben. Massenaktionen können nützlich sein, um Tags hinzuzufügen, Vorlagen zu löschen, zu verschieben oder die Sichtbarkeit zu ändern, je nachdem, was Ihr Arbeitsbereich unterstützt.

Gehen Sie vorsichtig mit Massenlöschungen oder Änderungen der Sichtbarkeit um. Ein Fehler kann dazu führen, dass nützliche Vorlagen vor dem Team verborgen oder die falschen wiederverwendbaren Ausgangspunkte gelöscht werden. Prüfen Sie die ausgewählten Namen in der Vorschau oder überprüfen Sie diese vor der Bestätigung.

Wenn eine Massenaktion fehlt, liegt dies möglicherweise an Ihrer Rolle, dem Auswahlstatus, dem Vorlagentyp oder den Einstellungen des Arbeitsbereichs.

Wenn eine Vorlage fehlt

Symptom: Eine erwartete Vorlage wird in der Vorlagenbibliothek nicht angezeigt.

Überprüfen Sie in diesem Fall die folgenden möglichen Ursachen:

• Aktive Filter oder Suchbegriffe: Löschen Sie Ihre aktuelle Suche, entfernen Sie Tag-Filter und stellen Sie sicher, dass Sie sich im richtigen Arbeitsbereich befinden.
• Falscher Vorlagentyp: Prüfen Sie, ob Sie nach einer Standard-ALLO-Vorlage, einer benutzerdefinierten Arbeitsbereichsvorlage oder einer Erstellungsoption wie einem leeren Canvas oder einem PDF-Import suchen.
• Änderung durch den Eigentümer: Fragen Sie den Eigentümer der Vorlage, ob diese umbenannt, im Zugriff eingeschränkt, gelöscht oder ersetzt wurde.
• Versehentliches Löschen: Falls die Vorlage versehentlich gelöscht wurde, prüfen Sie, ob eine Wiederherstellung über das entsprechende Canvas oder den Papierkorb möglich ist.
• Berechtigungskonflikt oder falsches Konto: Wenn andere Personen die Vorlage sehen können, Sie jedoch nicht, liegt dies wahrscheinlich an den Berechtigungen oder einem Kontokonflikt. Eine detaillierte Checkliste finden Sie unter Wenn Daten fehlen.

Beispiele für die Pflege

Halten Sie für eine Launch-Vorlagenbibliothek genau ein aktuelles Launch-Briefing, eine Launch-Checkliste und eine Launch-Retrospektive bereit. Erstellen Sie eindeutige Varianten nur dann, wenn Teams diese tatsächlich benötigen.

Versehen Sie Vorlagen im Bildungs- oder Schulungsbereich mit Tags nach Klasse, Lektionstyp oder Moderationsformat. Verwenden Sie Bezeichnungen, nach denen Lehrkräfte und Lernende gezielt suchen würden.

Trennen Sie in Design-Teams Vorlagen wie Design-Kritik, Synthese von Benutzerinterviews und Konzept-Review, anstatt eine einzige ungenaue Design-Vorlage bereitzustellen.