Buscar e organizar templates

Uma biblioteca de templates útil é fácil de buscar e de confiar

Os templates só economizam tempo quando as pessoas conseguem encontrar o modelo correto e confiar que ele está atualizado. A busca, as tags, os nomes, as visualizações e a limpeza funcionam em conjunto. Se a biblioteca estiver cheia de nomes imprecisos e cópias desatualizadas, os usuários voltarão a duplicar canvases antigos manualmente.

Utilize o gerenciador de templates de canvas para buscar, visualizar, criar a partir de, editar, duplicar, adicionar tags, excluir e gerenciar a visibilidade dos templates quando a sua função permitir essas ações.

Para saber mais sobre o modelo de template, consulte a Visão geral dos templates de canvas.

Buscar templates

Abra os templates de canvas e utilize o campo de busca. Você pode Buscar por fluxo de trabalho, tipo de reunião, equipe, padrão de cliente ou nome do template. Bons termos de busca incluem retro, kickoff, launch, design review, lesson, interview, planning ou brief.

Sugestões ou buscas de templates recentes podem ser exibidas. Utilize-as quando corresponderem ao fluxo de trabalho de que você precisa. Limpe o campo de consulta para retornar à biblioteca completa de templates.

A busca de templates é exclusiva para templates. Utilize a opção Buscar em todo o ALLO quando estiver procurando por um canvas, projeto, arquivo, pessoa, dashboard ou meta real.

Usar tags e categorias

As tags ajudam os usuários a encontrar templates de acordo com o fluxo de trabalho. Grupos de tags úteis incluem tipo de reunião, equipe, processo de negócios, estágio do cliente, turma, fase do projeto ou tipo de revisão.

Mantenha as tags previsíveis. Retrospective e Retro não devem coexistir, a menos que o seu espaço de trabalho tenha um motivo específico para isso. Termos como Launch, Go-to-market e GTM devem ser padronizados para que as pessoas possam realizar a busca com confiança.

Não utilize tags para informações que deveriam estar no nome do template. Um template chamado Weekly planning não precisa de uma tag weekly planning, a menos que as tags direcionem uma experiência de navegação específica.

Nomear templates de acordo com a tarefa do usuário

Os nomes dos templates devem descrever o trabalho que o usuário deseja iniciar. Exemplos como Customer interview, Sprint retrospective, Design critique, Launch brief e Client kickoff são recomendados porque correspondem à intenção de quem vai usá-los.

Evite nomes internos como Team Ops Template v3 copy, Sarah draft, New template ou Canvas template final. Esses nomes prejudicam os resultados de Buscar e geram dúvidas sobre qual template está atualizado.

Se um template estiver vinculado a uma equipe ou processo específico, inclua esse contexto: Marketing launch brief, Product sprint planning ou Sales discovery call.

Visualizar antes de organizar

Antes de renomear, excluir ou duplicar um template, faça uma visualização prévia. O nome pode ser impreciso, mas a estrutura ainda pode ser útil. A visualização permite verificar se o template possui prompts atualizados, exemplos obsoletos, páginas ausentes ou uma estrutura corrompida.

Se a visualização falhar, verifique as permissões e o acesso ao canvas de origem antes de presumir que o template está vazio. Consulte Permissões e visibilidade de templates.

Duplicar templates para variantes reais

Duplique um template quando um fluxo de trabalho exigir uma variação separada e duradoura. Por exemplo, duplique Customer interview para criar Customer interview - enterprise se as entrevistas corporativas precisarem de prompts diferentes.

Não duplique um template apenas para criar um canvas de uso único. Em vez disso, crie um canvas a partir do template. O excesso de templates quase idênticos dificulta a confiabilidade da biblioteca.

Após duplicar, renomeie o novo template imediatamente e atualize as tags, a visibilidade e o conteúdo de visualização para que todos compreendam o motivo de sua existência.

Editar ou descontinuar templates obsoletos

Se um template estiver desatualizado, mas ainda for útil, edite-o. Atualize os prompts, remova exemplos antigos, corrija os nomes das páginas e adapte a estrutura às práticas atuais.

Se um template não deve mais ser utilizado, exclua-o ou restrinja o acesso caso a sua função permita. A exclusão de um template não apaga os canvases que já foram criados a partir dele. Esses canvases continuam sendo trabalhos independentes.

Se você tiver dúvidas se um template ainda é necessário, renomeie-o com informações claras sobre o proprietário ou consulte a equipe antes de excluí-lo. Não deixe um template obsoleto e impreciso na biblioteca principal por tempo indeterminado.

Organizar templates por propriedade

Cada template personalizado deve ter um proprietário ou grupo de proprietários responsável. O proprietário deve mantê-lo atualizado, definir sua visibilidade e gerenciar questões de permissão. Sem uma atribuição de propriedade clara, os templates antigos tornam-se armadilhas silenciosas.

Para templates de uso de toda a equipe, utilize as configurações de visibilidade do espaço de trabalho apenas quando o template estiver pronto para reutilização em ampla escala. Mantenha os rascunhos privados ou restritos até que sejam testados.

Para templates pessoais, utilize nomes e configurações de visibilidade que deixem claro que são de uso individual, e não padrões do espaço de trabalho.

Ações em massa e templates selecionados

O gerenciador de templates pode exibir ações adicionais após você selecionar um ou mais templates. As ações em massa podem ser úteis para adicionar tags, excluir, mover ou alterar a visibilidade, dependendo dos recursos do seu espaço de trabalho.

Tenha cuidado ao realizar exclusões ou alterações de visibilidade em massa. Um erro pode ocultar templates úteis da equipe ou remover o ponto de partida reutilizável incorreto. Visualize ou revise os nomes selecionados antes de confirmar a ação.

Se uma ação em massa não estiver disponível, é possível que a sua função, o estado de seleção, o tipo de template ou as configurações do espaço de trabalho não permitam essa operação.

Se um template estiver ausente

Se você não conseguir encontrar um template específico, siga estas orientações de solução de problemas:

O template não aparece nos resultados de Buscar

• Filtros ou tags ativos: Limpe o campo de Buscar, remova todos os filtros de tags ativos e confirme se você selecionou o espaço de trabalho correto.
• Tipo de recurso incorreto: Certifique-se de que está procurando por um template padrão do ALLO ou por um template personalizado do espaço de trabalho, e não por opções de criação inicial, como um canvas em branco ou importação de PDF.

Um template que era utilizado frequentemente sumiu

• Alterações do proprietário: O proprietário pode ter renomeado, restringido ou excluído o template. Confirme com o criador se houve alguma alteração ou se o template foi substituído.
• Exclusão acidental: Se o template tiver sido excluído por engano, verifique se a recuperação é possível através do canvas original ou por meio da Lixeira.

Outro membro da equipe consegue visualizar o template, mas você não

• Incompatibilidade de permissões ou de conta: É provável que ocorra um problema de permissão de acesso ou de espaço de trabalho. Solicite ao proprietário que verifique as configurações de visibilidade. Para mais detalhes, consulte o checklist completo em Quando um trabalho parece estar ausente.

Exemplos de manutenção

Para uma biblioteca de templates de lançamento, mantenha apenas um Launch brief, um Launch checklist e um Launch retrospective atualizados, gerando variantes distintas apenas quando as equipes realmente precisarem delas.

Para fins de educação ou treinamento, adicione tags por turma, tipo de lição ou formato de facilitação. Utilize nomes intuitivos que instrutores e alunos utilizariam ao Buscar.

Para equipes de design, separe as categorias em Design critique, User interview synthesis e Concept review, em vez de utilizar um único nome impreciso como Design template.