Предварительный просмотр, редактирование и дублирование шаблонов

Предварительный просмотр перед созданием или изменением шаблона

Предварительный просмотр позволяет Вам изучить структуру шаблона перед созданием нового холста или редактированием самого шаблона. Используйте предварительный просмотр, если шаблоны имеют похожие названия, если Вы не уверены, какой из них является актуальным, или если Вам необходимо подтвердить, что подсказки и страницы соответствуют решаемой задаче.

Предварительный просмотр безопаснее, чем создание временных холстов только для проверки макета. Это помогает поддерживать чистоту в рабочем пространстве и позволяет владельцам шаблонов вовремя замечать устаревшее содержимое.

Основные сведения о шаблонах приведены в статье Обзор шаблонов холстов.

Предварительный просмотр шаблона

Откройте шаблоны холстов, найдите нужный шаблон и выберите команду предварительного просмотра на карточке, в строке или в меню. Ознакомьтесь с названием шаблона, страницами, разделами, подсказками, примерами содержимого и любыми примечаниями, объясняющими правила работы с ним.

Если макет в окне предварительного просмотра Вам подходит, создайте на его основе холст. Если шаблон близок к желаемому результату, но не полностью соответствует Вашей разовой задаче, создайте холст и отредактируйте уже созданный элемент. Если же устарел сам шаблон, попросите его владельца внести изменения.

Если предварительный просмотр недоступен, проверьте, есть ли у Вас права на просмотр содержимого шаблона. Для пользовательских шаблонов исходный холст может быть недоступен или скрыт настройками приватности. См. раздел Права доступа и видимость шаблонов.

Редактирование пользовательского шаблона

Редактируйте шаблон в тех случаях, когда структуру основы для многократного использования необходимо изменить для всех будущих холстов. Это действие отличается от редактирования отдельного холста, созданного на основе шаблона. Изменения в шаблоне влияют только на его последующее использование и не меняют холсты, которые уже были созданы ранее из старой версии.

Откройте меню шаблона и выберите пункт для редактирования или аналогичное доступное действие. Обновите исходное содержимое, подсказки, страницы, примеры, название, теги или параметры в соответствии с элементами управления шаблоном. Сохраните изменения, а затем просмотрите шаблон в режиме предварительного просмотра, чтобы увидеть его глазами обычного пользователя.

Если кнопка редактирования отсутствует, возможно, Вы пытаетесь изменить стандартный шаблон ALLO, у Вас нет необходимых прав доступа, доступ к шаблону ограничен или исходный холст недоступен.

Выбор между редактированием и дублированием

Редактируйте существующий шаблон, если в будущем старая структура должна быть полностью заменена для всех участников. Например, обновите шаблон «Еженедельное планирование», если команда изменила стандартную повестку встреч.

Дублируйте шаблон, если старая структура все еще полезна, но Вам требуется создать ее вариант. Например, сделайте копию шаблона «Анализ дизайна» и назовите ее «Анализ дизайна: проверка руководством», если для согласования с руководством нужны другие подсказки.

Создавайте холст на основе шаблона, если он нужен Вам только один раз. Не стоит дублировать шаблон ради проведения одной встречи.

Дублирование шаблона

Откройте меню шаблона и выберите пункт для дублирования, если он доступен. Сразу же переименуйте созданную копию. Обновите теги, описание, содержимое для предварительного просмотра и настройки видимости, чтобы другие пользователи понимали назначение этого дубликата.

После дублирования просмотрите оригинальный и новый шаблоны в режиме предварительного просмотра, особенно если у них похожие названия. Убедитесь, что новый шаблон не является просто запутанной копией.

Если команда дублирования отсутствует, проверьте тип шаблона, свои права доступа, состояние выбора элементов и настройки рабочего пространства. Создание копий стандартных шаблонов может быть запрещено в некоторых рабочих пространствах.

Создание холста из окна предварительного просмотра

Многие интерфейсы предварительного просмотра позволяют создать холст напрямую. Используйте эту возможность, если Вы изучили шаблон и уверены, что это подходящая отправная точка. Укажите понятное название для нового холста и выберите правильное местоположение в проекте или рабочем пространстве, если система предложит это сделать. Если вместо этого Вы начинаете с процесса создания холста, ознакомьтесь с разделом Использование шаблонов холстов.

После создания редактируйте новый холст для непосредственного выполнения работы. Не возвращайтесь к редактированию шаблона, если только Вам не требуется изменить саму отправную точку для многократного использования.

См. раздел Создание холста по шаблону.

Удаление или архивация шаблона

Удаляйте шаблон только в том случае, если на его основе больше не нужно создавать новые холсты. Удаление шаблона не приводит к удалению холстов, которые уже были из него созданы. Эти холсты представляют собой полностью независимые результаты работы.

Перед удалением проверьте наличие дубликатов или заменяющих шаблонов. Если замена существует, убедитесь, что она имеет понятное название и видна нужным пользователям. Если старый шаблон все еще требуется небольшой группе людей, ограничьте его видимость вместо удаления, если Ваше рабочее пространство поддерживает такую функцию.

Если шаблон был удален по ошибке, немедленно обратитесь к его владельцу или администратору. В зависимости от способа хранения шаблона восстановление может выполняться через исходный холст или раздел Корзина.

Массовое редактирование и действия с выбранными элементами

В диспетчере шаблонов доступные действия могут отображаться только после выбора одного или нескольких шаблонов. Массовые действия помогают быстро настраивать теги, изменять настройки видимости, выполнять удаление или очистку, если эти функции поддерживаются.

Будьте осторожны при выполнении массовых действий. Выбирайте шаблоны по названиям и при необходимости используйте предварительный просмотр перед применением необратимых изменений. Массовое изменение видимости может скрыть шаблоны от сотрудников, которым они постоянно требуются для работы.

Если массовое действие недоступно, проверьте свою роль в рабочем пространстве, а также убедитесь, что все выбранные шаблоны относятся к редактируемым пользовательским шаблонам.

Права доступа и доступность действий

Действия с шаблонами зависят от их типа, Вашей роли, уровня доступа к исходному холсту и настроек рабочего пространства. Стандартный шаблон может разрешать создание новых элементов, но запрещать редактирование самого шаблона. Пользовательский шаблон может быть доступен для предварительного просмотра и создания новых холстов широкому кругу пользователей, в то время как его редактирование будет ограничено только владельцами.

Если Вы видите шаблон, но не можете запустить его предварительный просмотр, доступ к исходному содержимому может быть ограничен. Если предварительный просмотр работает, но редактирование недоступно, у Вас, скорее всего, есть права на использование шаблона, но нет прав на управление им.

См. раздел Права доступа и видимость шаблонов.

Избегайте хаоса в библиотеке шаблонов

После редактирования или дублирования обязательно протестируйте шаблон, создав на его основе новый холст. Убедитесь, что название, структура, подсказки, страницы и права доступа понятны и удобны для обычного пользователя.

Сообщите команде, когда шаблон станет новым официальным стандартом. В противном случае сотрудники могут по привычке продолжать использовать старый вариант.

Если существует несколько почти одинаковых шаблонов, выберите один актуальный, дайте ему понятное название, а остальные отправьте в архив. Небольшая проверенная библиотека гораздо лучше, чем огромное количество сомнительных копий.