Présentation des modèles de canvas

Les modèles offrent une structure de départ aux travaux récurrents

Utilisez un modèle de canvas lorsque votre équipe crée régulièrement le même type de canvas : notes de réunion, briefs de projet, planification de sprint, revues de conception, ateliers, cours, rétrospectives, livraisons clients, plans de lancement ou entretiens de recherche. Un modèle fournit au nouveau canvas une structure, des consignes, des sections, des pages et des exemples afin d'éviter de recréer la même mise en page à chaque fois.

Les modèles sont des points de départ et non des livrables finis. Après avoir créé un canvas à partir d'un modèle, le nouveau canvas est associé à la réunion, au projet, au cours, au client ou au livrable sur lequel vous travaillez. Vous pouvez le modifier sans impacter le modèle d'origine.

Utilisez un canvas vierge lorsque le travail est exploratoire et que la structure doit émerger durant la session. Utilisez un canvas de projet lorsque le travail nécessite des responsabilités, des dates, des sections ou un suivi de l'avancement. Utilisez un modèle lorsque la structure elle-même mérite d'être réutilisée.

Où apparaissent les modèles

Les modèles apparaissent à deux endroits complémentaires : lors de la création de canvas et dans le gestionnaire de modèles de canvas. Pour découvrir le processus côté canvas, consultez Utiliser les modèles de canvas.

L'interface de création est l'endroit où vous commencez un nouveau canvas. Selon votre espace de travail, vous y trouverez des modèles, des options de canvas vierge, des canvas de type tableau blanc ou page, des options d'importation de PDF et d'autres choix de création.

Le gestionnaire de modèles de canvas permet de gérer la bibliothèque de modèles réutilisables. Utilisez-le pour effectuer une Recherche, afficher un aperçu, créer un canvas, modifier, dupliquer, baliser, ajuster la visibilité ou supprimer des modèles si votre rôle vous y autorise.

Si vous recherchez les options de canvas vierge ou d'importation de PDF dans le gestionnaire de modèles et que vous ne les trouvez pas, cela est tout à fait normal. Ces options sont des choix de création directe et non des modèles enregistrés et réutilisables.

Types de modèles

Cette distinction est importante si une action n'est pas disponible. Un modèle standard peut être utilisé mais pas modifié. Un modèle personnalisé peut être modifié par les propriétaires. Une option de canvas vierge peut apparaître lors de la création mais pas dans la bibliothèque de modèles.

Quand utiliser un modèle

Utilisez un modèle lorsque la répétition de la même structure permet d'améliorer la qualité du travail ou de gagner du temps. Par exemple, un modèle d'entretien client peut inclure les objectifs, les détails sur le participant, les questions, les notes, les enseignements tirés et le suivi. Un modèle de brief de lancement peut contenir les objectifs, l'audience, les messages clés, une liste de contrôle de lancement, des notes de relecture et des consignes de rétrospective.

Utilisez un modèle lorsque la cohérence entre les équipes est essentielle. Si chaque chef de projet gère les lancements de manière différente, un modèle de lancement permet d'établir une base commune sans imposer la copie manuelle d'un ancien canvas.

Utilisez un modèle pour faciliter l'intégration de nouveaux collaborateurs. Un bon modèle enseigne la méthode de travail attendue à travers la structure même du canvas.

Évitez d'utiliser des modèles lorsque le travail est totalement inédit, ponctuel ou lorsqu'un simple canvas vierge est plus adapté. Un modèle qui impose un cadre inadapté est plus contre-productif qu'une absence de modèle.

Créer un canvas à partir d'un modèle

La création à partir d'un modèle génère un nouveau canvas. Ce nouveau canvas est totalement distinct du modèle. Les modifications, les Commentaires, les fichiers, les partages et les pages de présentation que vous y ajoutez lui appartiennent exclusivement.

La création à partir d'un modèle n'accorde pas automatiquement un accès général au nouveau canvas. L'accès dépend du lieu et du mode de création. Un canvas créé au sein d'un projet peut hériter du contexte de ce projet. Un canvas indépendant peut nécessiter un partage manuel. Consultez Créer un canvas à partir d'un modèle et Partager un canvas.

Si vous devez associer le nouveau canvas à un projet, créez-le ou connectez-le directement depuis le flux du projet. Consultez Ajouter un canvas à un projet.

Gérer la bibliothèque de modèles

Une bibliothèque de modèles efficace doit être simple d'utilisation lors d'une Recherche et inspirer confiance. Utilisez des noms décrivant clairement l'activité visée, comme Entretien client, Revue de conception, Rétrospective de sprint, Brief de lancement ou Planification hebdomadaire.

Utilisez des balises ou des catégories à mesure que la bibliothèque s'enrichit. Dupliquez un modèle avant de créer une variante importante. Supprimez les anciens modèles uniquement si plus personne ne doit commencer de nouveau travail à partir de ceux-ci.

La suppression d'un modèle ne supprime pas les canvases déjà créés à partir de celui-ci. Ces canvases constituent des travaux indépendants. Si d'anciens canvases doivent être archivés ou supprimés, gérez-les via les flux de travail des canvases et des projets, et non en supprimant le modèle.

Pour en savoir plus sur la Recherche et l'organisation, consultez Rechercher et organiser les modèles. Pour la modification et la duplication, consultez Prévisualiser, modifier et dupliquer des modèles.

Permissions et visibilité

La visibilité du modèle définit qui peut le voir ou créer un canvas à partir de celui-ci. L'autorisation de gestion du modèle définit qui peut le modifier, le dupliquer, le supprimer, le baliser ou en modifier les paramètres. Ce sont deux notions distinctes.

Les modèles personnalisés de l'espace de travail dépendent également du canvas source associé. Si des utilisateurs visualisent la fiche du modèle mais ne peuvent pas en afficher l'aperçu ni l'utiliser pour créer un canvas, l'accès au canvas source doit être vérifié. Consultez Permissions et visibilité des modèles.

Les utilisateurs ayant le statut d'Invité et les collaborateurs externes peuvent voir un ensemble de modèles plus restreint que les membres de l'espace de travail. Les modèles standards du catalogue et les modèles personnalisés de l'espace de travail peuvent également fonctionner différemment. Consultez Membres, invités et collaborateurs externes pour en savoir plus sur le modèle d'accès général.

Problèmes fréquents liés aux modèles

• Modèle introuvable :

  • L'espace de travail sélectionné est incorrect.
  • Les permissions d'accès ne sont pas accordées.
  • Les termes de Recherche ou les balises saisis sont erronés.
  • Il s'agit d'une option de création directe (comme un canvas vierge) et non d'un modèle enregistré.

• Échec de l'aperçu du modèle :

  • Le canvas source d'origine a été supprimé.
  • Les destinataires ne disposent pas des droits de lecture sur le canvas source. Demandez à un propriétaire de vérifier ces accès.

• Canvas créé à partir d'un mauvais modèle :

  • Modifiez directement le nouveau canvas pour corriger sa structure.
  • Créez un nouveau canvas en sélectionnant cette fois le bon modèle. Remarque : modifier le modèle a posteriori ne mettra pas à jour les canvases déjà créés.

• Bibliothèque de modèles encombrée de copies obsolètes :

  • Conservez uniquement le meilleur modèle actuel et renommez-le de manière claire.
  • Archivez ou supprimez les anciennes versions si vos permissions le permettent.
  • Communiquez les nouvelles consignes et standards à votre équipe.