Workspaces verstehen

Ein Workspace ist die Grenze um ein Team und seine Arbeit

Ein Workspace ist der Hauptcontainer für Personen, Projekte, Canvases, Ziele/OKRs, Dateien, Abrechnung und Einstellungen in ALLO. Die meisten Teams nutzen einen Workspace für ein Unternehmen, eine Abteilung, einen Kurs, eine Kundengruppe oder ein langfristiges Programm. Wenn Sie mehr als einem Workspace angehören, bestimmt der aktive Workspace, welche Personen, Dateien, Projekte, Canvases, Ziele/OKRs und Abrechnungseinstellungen Sie sehen.

Dies ist wichtig, da viele Support-Fragen, die sich wie fehlende Daten anfühlen, in Wirklichkeit Fragen des Workspace-Kontexts sind. Ein Canvas ist möglicherweise nicht verloren gegangen, sondern befindet sich in einem anderen Workspace. Ein Teammitglied fehlt vielleicht nicht in ALLO, sondern ist ein externer Mitwirkender auf einem einzelnen Canvas anstelle eines Workspace-Mitglieds. Eine Schaltfläche für die Abrechnung oder Einladung ist womöglich nicht defekt, sondern ausgeblendet, weil Ihre Rolle keine Workspace-Administratorberechtigungen enthält.

Für das detaillierte Rollenmodell lesen Sie Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende. Für administrative Abläufe lesen Sie Workspace-Mitglieder verwalten und Eine Mitgliederrolle ändern.

Verfügbarkeit und Berechtigungen

Wo Sie die Workspace-Bereiche finden

Nutzen Sie zuerst Workspaces wechseln, wenn etwas fehlerhaft erscheint. Wenn Sie sich im falschen Workspace befinden, wird jede weitere Suche und Filterung irreführend sein.

Was zu einem Workspace gehört

Ein Workspace besitzt den primären Betriebskontext. Mitglieder, Teams, Projekte, Canvases, Ziele/OKRs, Dateien und die Abrechnung gehören alle zu einem Workspace. Die Suche, die letzten Arbeiten, Aktivitäten, Berechtigungen und Benachrichtigungen sind ebenfalls auf den jeweiligen Workspace beschränkt, damit ALLO private Arbeiten zwischen Teams und Kunden zuverlässig schützen kann.

Der wichtige Unterschied besteht darin, dass die Workspace-Mitgliedschaft nicht dasselbe ist wie die Berechtigung für ein bestimmtes Element. Dem Workspace beizutreten kann Sie zu einem Mitglied des Teams machen, aber ein privates Canvas kann für Sie immer noch schreibgeschützt oder nicht verfügbar sein. Ein Kunde kann zu einem einzelnen Canvas eingeladen werden, ohne Workspace-Mitglied zu werden. Ein deaktiviertes Mitglied kann einen alten Direktlink haben und dennoch blockiert sein, da die Workspace-Grenze an erster Stelle steht.

Nutzen Sie dieses kurze Modell, um zu entscheiden, was Sie ändern müssen:

Workspace-Mitglieder, externe Mitwirkende und Gäste

Ein Workspace-Mitglied gehört dem Workspace an. Mitglieder können unter Personen erscheinen, zu Teams hinzugefügt werden, in der Mitgliedersuche angezeigt werden und Benachrichtigungen erhalten, die auf den Workspace beschränkt sind. Ein Workspace-Administrator ist ein Workspace-Mitglied mit administrativer Verantwortung. Administratoren können in der Regel Einstellungen, Mitglieder, die Abrechnung und sensible Workspace-Optionen verwalten.

Ein externer Mitwirkender ist kein vollwertiges Workspace-Mitglied. Ihm kann Zugriff auf bestimmte freigegebene Arbeiten wie ein Canvas oder ein Projekt gewährt werden. Externe Mitwirkende erscheinen in der Regel nicht unter Personen oder in Teams, da sie nicht Teil des Workspace-Verzeichnisses sind.

Ein Gast tritt über einen Gast- oder Freigabelink-Prozess bei. Gäste können für schnelle Überprüfungen, Workshops, Kundenfeedback oder kurzfristige Zusammenarbeit nützlich sein. Ihre Fähigkeit, Inhalte anzuzeigen, zu kommentieren oder zu bearbeiten, hängt von der jeweiligen Freigabeberechtigung des Elements ab. Die Identität als Gast setzt nicht die Berechtigung außer Kraft, die durch den Freigabelink oder die Einladung festgelegt wurde.

Ein deaktiviertes Mitglied ist eine Person, deren Workspace-Mitgliedschaft blockiert wurde. Dies ist nicht dasselbe wie ein schreibgeschützter Zugriff. Wenn jemand deaktiviert ist, sollten alte Projekt- oder Canvas-Links den Workspace nicht erneut öffnen. Siehe Auf einen deaktivierten Workspace zugreifen zur Wiederherstellung.

Der Zugriff auf Inhaltsebene ist weiterhin wichtig

ALLO verfügt über zwei Zugriffsebenen: die Beziehung der Person zum Workspace und die Berechtigung der Person für die spezifische Arbeit.

Die Workspace-Beziehung beantwortet die Frage: „Ist diese Person Teil des Workspace, ein Administrator, ein externer Mitwirkender, ein Gast oder deaktiviert?“

Die Elementberechtigung beantwortet die Frage: „Kann diese Person dieses Canvas, Projekt, Dashboard, Ziel/OKR-Element, diese Aufgabe oder diese Datei anzeigen, kommentieren, bearbeiten oder besitzen?“

Aus diesem Grund muss ein Workspace-Administrator möglicherweise immer noch den Freigabedialog eines Canvas überprüfen, und die Aufnahme einer Person als Workspace-Mitglied ist nicht immer die richtige Lösung. Wenn das Problem ein einzelnes Canvas betrifft, korrigieren Sie die Canvas-Berechtigung. Wenn das Problem die Team-Mitgliedschaft betrifft, korrigieren Sie die Workspace-Mitgliedschaft. Wenn das Problem administrative Rechte betrifft, korrigieren Sie die Workspace-Rolle.

Workspace-Einstellungen, Sicherheit und Löschung

In den Workspace-Einstellungen verwalten Administratoren den Workspace selbst: Mitgliederverwaltung, Rollen, abrechnungsrelevante Bereiche, Sicherheitsrichtlinien sowie kritische Aktionen wie das Verlassen oder Löschen des Workspace.

Nutzen Sie Workspace-Sicherheitseinstellungen, wenn ein Administrator E-Mail-Domänen für Mitglieder einschränken, Zwei-Faktor-Authentifizierung vorschreiben, Dateiendungen blockieren, Integrations-Apps einschränken oder Workspace-Zugriffsprotokolle überprüfen muss. Nutzen Sie Einen Workspace verlassen oder löschen, wenn jemand den Workspace verlassen oder dauerhaft entfernen muss.

Diese Aktionen sind absichtlich von der normalen Projekt- oder Canvas-Bearbeitung getrennt. Das Bearbeiten eines Canvas bedeutet nicht, dass Sie die Mitgliederliste eines Workspace ändern können. Der Besitz eines Projekts bedeutet nicht, dass Sie den Workspace löschen können. Eine ausgeblendete Option in den Einstellungen weist in der Regel auf eine Rolle, einen Tarif, einen Workspace-Typ oder eine Richtlinie hin, nicht auf eine fehlende Seite.

Beispiele

Wenn ein neuer Mitarbeiter im gesamten Team mitarbeiten soll, laden Sie ihn als Workspace-Mitglied ein. Sobald er die Einladung annimmt, kann er unter Personen erscheinen und zu Teams hinzugefügt werden. Wenn er ein bestimmtes Canvas immer noch nicht bearbeiten kann, überprüfen Sie die Canvas-Berechtigung, anstatt eine weitere Workspace-Einladung zu senden.

Wenn ein Kunde nur ein bestimmtes Design-Canvas überprüfen muss, geben Sie dieses Canvas mit Lese- oder Kommentar-Berechtigung frei. Fügen Sie ihn nicht als Workspace-Mitglied hinzu, es sei denn, er soll in Ihrem Verzeichnis erscheinen und im gesamten Workspace mitarbeiten.

Wenn ein ehemaliges Teammitglied meldet, dass ein alter Canvas-Link nicht mehr geöffnet werden kann, bitten Sie einen Workspace-Administrator zu prüfen, ob der Mitgliedszugriff deaktiviert wurde. Wenn die Person nun nur noch als externer Mitwirkender agieren soll, muss der Administrator möglicherweise den alten Mitgliedsstatus entfernen oder auflösen und die spezifische Arbeit erneut freigeben.

Wenn ein Manager die Abrechnung, Mitgliedereinladungen oder Rollensteuerungen nicht sehen kann, prüfen Sie, ob er als Workspace-Administrator eingerichtet ist. Eine Person kann ein Projekt leiten, ohne Workspace-Administrator zu sein.

Häufige Fehler

• Unnötige Workspace-Einladungen: Einladung einer Person zum gesamten Workspace, obwohl nur ein einzelnes freigegebenes Canvas benötigt wurde.
  • Dies erhöht die Anzahl der genutzten Lizenzen.
  • Die Person wird im Verzeichnis unter Personen für alle sichtbar.
  • Die spätere Berechtigungsbereinigung wird erschwert.
  • Lösung: Nutzen Sie die gezielte Freigabe von Elementen für eine fokussierte Zusammenarbeit.
• Fehlerhafte Annahmen bei Direktlinks: Kopieren eines Direktlinks mit der Annahme, dass dieser automatisch Zugriff gewährt.
  • Ein Link erleichtert nur die Navigation, ersetzt jedoch keine Berechtigungen.
  • Wenn Empfänger einen Zugriffsfehler sehen, müssen die Freigabeeinstellungen des Elements überprüft werden.
• Verwechslung des Personen-Verzeichnisses mit der Kollaborationsliste: Die Annahme, dass alle Mitwirkenden unter Personen aufgeführt sein müssen.
  • Personen zeigt nur das Workspace-Verzeichnis (Mitglieder, Teams, Organigramm).
  • Externe Mitwirkende und Gäste werden direkt über die freigegebene Ressource verwaltet.
• Unzureichende Team-Berechtigungen: Die Erwartung, dass eine Team-Zugehörigkeit automatisch alle Zugriffsrechte regelt.
  • Teams organisieren Mitglieder.
  • Die Freigabe auf Elementebene entscheidet weiterhin über den Zugriff auf private Canvases oder Projekte. Siehe Teams verwalten.

Wiederherstellung bei fehlenden Daten oder Personen

• Falscher Workspace aktiv: Der Suchverlauf, die Startseite oder die Projekte wirken leer oder unpassend.
  • Ursache: Sie befinden sich im falschen Workspace-Kontext.
  • Behebung: Überprüfen Sie den aktiven Workspace. Nutzen Sie Workspaces wechseln und kehren Sie dann zur Startseite, zu Personen, Projekten, Alle Canvases, Dateien oder Zielen/OKRs zurück.
• Suchfilter aktiv: Bestimmte Elemente oder Personen werden nicht in den Listen angezeigt.
  • Ursache: Ein aktiver Filter schränkt die Ansicht ein.
  • Behebung: Löschen Sie alle aktiven Suchanfragen und Filter. Ein gefiltertes Personen-Verzeichnis, ein archiviertes OKR oder der Filter Mit mir geteilt können Daten unsichtbar machen. Siehe Wenn Arbeit verloren scheint.
• Person fehlt im Verzeichnis: Ein Kollege wird nicht unter Personen angezeigt.
  • Ursache: Die Person ist kein reguläres Workspace-Mitglied, sondern ein Gast oder externer Mitwirkender.
  • Behebung: Überprüfen Sie Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende, bevor Sie eine erneute Einladung senden.
• Zugriff verweigert bei vorhandenem Link: Ein Empfänger kann ein Element nicht über einen Link öffnen.
  • Ursache: Die E-Mail-Adresse stimmt nicht überein, die Berechtigung fehlt oder das Mitglied wurde deaktiviert.
  • Behebung: Überprüfen Sie das Konto, die Workspace-Zugehörigkeit und den Deaktivierungsstatus. Siehe Wenn Sie nicht auf Arbeiten zugreifen können.
• Administrative Steuerelemente fehlen: Bestimmte Menüs oder Schaltflächen sind unsichtbar.
  • Ursache: Ihre Workspace-Rolle, der aktuelle Tarif oder Richtlinien schränken die Anzeige ein.
  • Behebung: Bitten Sie einen Workspace-Administrator, Ihre Rolle zu überprüfen. Erstellen Sie keine doppelten Arbeiten, nur weil eine Option ausgeblendet ist.