Общие сведения о рабочих пространствах
Узнайте, что входит в рабочее пространство, как устроено членство в нем и почему разрешения на уровне элементов все еще имеют значение.
Рабочее пространство: границы команды и ее работы
Рабочее пространство является основным контейнером для работы команды в ALLO. Оно содержит:
- пользователей и команды,
- проекты и холсты,
- Цели/OKR,
- файлы,
- платежные данные,
- настройки рабочего пространства.
Большинство команд используют одно рабочее пространство для компании, отдела, класса, группы клиентов или долгосрочной программы. Если вы состоите в нескольких рабочих пространствах, активное пространство определяет то, какие люди, файлы, проекты, холсты, Цели/OKR и платежные настройки отображаются в данный момент.
Многие вопросы в службу поддержки, связанные с якобы пропавшими данными, на самом деле вызваны особенностями рабочих пространств:
- Холст может быть не удален: возможно, он находится в другом рабочем пространстве.
- Коллега может отсутствовать в ALLO: возможно, он является внешним участником на одном холсте, а не членом рабочего пространства.
- Кнопка оплаты или приглашения может быть недоступна: возможно, ваша роль не включает разрешения администратора рабочего пространства.
Для детального ознакомления с моделью ролей прочитайте статью Члены пространства, гости и внешние участники. Инструкции для администраторов приведены в статьях Управление членами рабочего пространства и Изменение роли члена пространства.
Доступность и разрешения
| Элемент | Подробности |
|---|---|
| Доступно на | Всех рабочих пространствах ALLO. Ограничения тарифного плана могут влиять на количество лицензий, объем хранилища, функции ИИ или некоторые параметры администрирования. |
| Доступно в | Веб-приложении, десктопном приложении и мобильном приложении. |
| Кто может просматривать содержимое рабочего пространства | Члены рабочего пространства могут просматривать разделы рабочего пространства, разрешенные их ролью и правами доступа к элементам. Внешние участники и гости могут просматривать только те общие материалы, к которым им предоставлен доступ. |
| Кто может управлять настройками рабочего пространства | Администраторы рабочего пространства или члены пространства с соответствующими разрешениями на уровне рабочего пространства, если это поддерживается. |
| Кто может управлять доступом к элементам | Владельцы, менеджеры, редакторы или администраторы в зависимости от элемента и интерфейса совместного доступа. Доступ к элементам настраивается отдельно от членства в рабочем пространстве. |
Где найти разделы рабочего пространства
Используйте функцию Переключение рабочих пространств в первую очередь, если вам кажется, что что-то отображается неверно. Если вы находитесь в неправильном рабочем пространстве, любые поисковые запросы и фильтры могут ввести в заблуждение.
| Раздел | Где его найти | Для чего он нужен |
|---|---|---|
| Главная | Переключатель рабочих пространств → Главная | Недавняя работа, Сегодня, предпросмотр активности, предпросмотр папки Входящие и быстрые способы вернуться в рабочее пространство. |
| Люди | Главная → Люди | Члены рабочего пространства, команды и организационная структура. Раздел «Люди» представляет собой справочник, а не полный список прав совместного доступа для каждого холста. |
| Проекты и холсты | Главная, Проекты, Все холсты или прямые ссылки | Ежедневная работа, планирование, воркшопы, файлы и обзоры. Рекомендуем начать со статей Общие сведения о проектах и Общие сведения о холстах. |
| Цели/OKR | Навигация рабочего пространства → Цели/OKR | Цели, Ключевые результаты, Инициативы, Проверки, Сессии и Снимки. См. Общие сведения о Целях/OKR. |
| Файлы | Навигация рабочего пространства → Файлы | Загруженные файлы, связанные с работой в пространстве. См. Обзор файлов. |
| Входящие | Шапка или предпросмотр на Главной → Входящие | Упоминания, запросы доступа, приглашения, напоминания, обновления OKR и другие уведомления, требующие внимания. См. Использование папки Входящие. |
| Настройки и Оплата | Настройки рабочего пространства → Общие, Члены пространства, Администрирование/Безопасность или Оплата | Название рабочего пространства, члены пространства, роли, тарифный план, лицензии, способ оплаты, кредиты ИИ, дополнения для хранилища, политики безопасности и действия из опасной зоны. Рекомендуем начать со статьи Открытие настроек рабочего пространства. |
Что принадлежит рабочему пространству
Рабочее пространство определяет основной контекст работы. Члены пространства, команды, проекты, холсты, Цели/OKR, файлы и оплата относятся к рабочему пространству. Функция Поиск, недавняя работа, активность, разрешения и уведомления также привязаны к рабочему пространству, что позволяет ALLO защищать конфиденциальную работу разных команд и клиентов.
Важное отличие состоит в том, что членство в рабочем пространстве не гарантирует доступ к конкретному элементу:
- Присоединение к рабочему пространству делает вас членом команды, но приватный холст все еще может быть доступен вам только для чтения или скрыт.
- Клиент может быть приглашен на один холст без добавления в качестве члена рабочего пространства.
- Деактивированный член пространства может перейти по старой прямой ссылке, но доступ для него все равно будет заблокирован, так как граница рабочего пространства имеет приоритет.
Используйте эту простую модель для выбора необходимых действий:
| Что вам нужно изменить | С чего начать | Почему |
|---|---|---|
| Пользователь должен войти в команду на длительный срок | Приглашение членов рабочего пространства | Члены рабочего пространства отображаются в поиске пользователей, разделе «Люди», командах и интерфейсе управления пользователями. |
| Пользователю нужно только ознакомиться с одним холстом или проектом | Совместная работа с коллегами или Предоставление доступа к холсту | Совместный доступ к элементу предоставляет точечный доступ без добавления пользователя во все рабочее пространство. |
| Клиент должен открыть один холст без вступления в команду | Приглашение гостей и внешних участников | Доступ для гостей и внешних участников намеренно сделан более ограниченным, чем обычное членство. |
| Члену пространства требуются права администратора | Изменение роли члена пространства | Права администратора влияют на настройки рабочего пространства, управление членами пространства и разделы оплаты. |
| Бывший коллега не должен иметь доступ к рабочему пространству | Доступ к деактивированному рабочему пространству | Деактивация блокирует связь с рабочим пространством до того, как могут быть использованы ссылки на отдельные элементы. |
Члены рабочего пространства, внешние участники и гости
| Отношения | Что это значит | Где это важно |
|---|---|---|
| Член рабочего пространства | Пользователь, который добавлен в рабочее пространство. | Отображается в разделе «Люди», может быть добавлен в команды, доступен в поиске пользователей и получает уведомления на уровне рабочего пространства. |
| Администратор рабочего пространства | Член рабочего пространства с административными обязанностями. | Обычно может управлять настройками, пользователями, оплатой и важными параметрами рабочего пространства. |
| Внешний участник | Пользователь, не являющийся полноценным членом рабочего пространства, но имеющий доступ к конкретной общей работе (например, к одному холсту или проекту). | Обычно не отображается в разделе «Люди» или в командах, так как не входит в общий справочник рабочего пространства. |
| Гость | Пользователь, вошедший через гостевой доступ или по ссылке совместного доступа, часто для быстрого просмотра или участия. | Вход на общий холст, запрос имени гостя, список участников холста во время присутствия. Доступ на просмотр, добавление комментариев или редактирование зависит от настроек ссылки. |
| Деактивированный член пространства | Пользователь, чье членство в рабочем пространстве было заблокировано. | Экраны ошибок доступа и пути восстановления пользователей администратором. Старые ссылки на проекты или холсты не позволяют войти в рабочее пространство. См. статью Доступ к деактивированному рабочему пространству. |
Доступ на уровне контента все еще важен
В ALLO есть два уровня доступа: отношение пользователя к рабочему пространству и разрешения пользователя на конкретную работу.
| Уровень | Ответ на вопрос |
|---|---|
| Отношения с рабочим пространством | Является ли этот пользователь членом рабочего пространства, администратором, внешним участником, гостем или он деактивирован? |
| Разрешение для элемента | Может ли этот пользователь просматривать, комментировать, редактировать или владеть этим холстом, проектом, дашбордом, Целью/OKR, задачей или файлом? |
Именно поэтому администратору рабочего пространства все равно может потребоваться проверить диалоговое окно совместного доступа к холсту, а добавление пользователя в качестве члена рабочего пространства не всегда решает проблему с доступом. Если проблема связана с одним холстом, настройте права доступа к холсту. Если проблема в членстве в команде, настройте членство в рабочем пространстве. Если проблема в правах администрирования, измените роль в рабочем пространстве.
Настройки, безопасность и удаление рабочего пространства
Настройки рабочего пространства позволяют администраторам управлять самим пространством: списками пользователей, ролями, финансовыми операциями, политиками безопасности и критическими действиями (такими как выход из пространства или его удаление).
| Задача | С чего начать |
|---|---|
| Ограничить почтовые домены пользователей, включить обязательную двухфакторную аутентификацию, заблокировать определенные расширения файлов, ограничить интеграции или просмотреть логи доступа к рабочему пространству | Настройки безопасности рабочего пространства |
| Выйти из рабочего пространства или удалить его навсегда | Выход из рабочего пространства или его удаление |
Эти действия намеренно отделены от обычного редактирования проектов или холстов. Возможность редактировать холст не означает, что вы можете изменять список членов рабочего пространства. Владение проектом не дает права удалить рабочее пространство. Если нужный параметр в настройках скрыт, обычно это связано с вашей ролью, тарифным планом, типом рабочего пространства или политикой организации, а не с ошибкой интерфейса.
Примеры
| Ситуация | Оптимальное решение |
|---|---|
| Новый сотрудник должен работать со всей командой. | Пригласите его в качестве члена рабочего пространства. After они примут приглашение, они появятся в разделе «Люди» и смогут быть добавлены в команды. Если они по-прежнему не могут редактировать конкретный холст, проверьте разрешения самого холста вместо отправки повторного приглашения в рабочее пространство. |
| Клиенту нужно только просмотреть один холст с дизайном. | Поделитесь этим холстом с правами на просмотр или комментирование. Не добавляйте его в качестве члена рабочего пространства, если он не должен отображаться в общем справочнике и работать по всему пространству. |
| Бывший коллега сообщает, что старая ссылка на холст больше не открывается. | Попросите администратора рабочего пространства проверить, не был ли деактивирован его доступ. Если теперь ему нужен доступ только в качестве внешнего участника, администратору потребуется разрешить старое состояние членства и заново поделиться конкретной работой. |
| Менеджер не видит раздел «Оплата», приглашения пользователей или управление ролями. | Проверьте, является ли он администратором рабочего пространства. Пользователь может руководить проектом, не являясь администратором рабочего пространства. |
Распространенные ошибки
- Приглашение пользователя в рабочее пространство, когда ему нужен доступ только к одному общему холсту. Это может увеличить количество используемых лицензий, сделать профиль видимым в разделе «Люди» и усложнить последующую очистку прав доступа.
- Копирование прямой ссылки с расчетом, что она автоматически дает доступ. Ссылка лишь указывает путь к работе: она не предоставляет права доступа сама по себе.
- Восприятие раздела «Люди» как списка всех участников совместной работы. Раздел «Люди» представляет собой справочник членов рабочего пространства. Внешние участники и гости обычно управляются непосредственно в настройках совместного доступа к конкретному элементу.
- Ожидание, что команды автоматически решают любые проблемы с правами доступа. Команды помогают упорядочить членов пространства, но доступ к приватному холсту или проекту все равно определяется индивидуальными настройками совместного доступа. О разнице читайте в статье Управление командами.
Восстановление при отсутствии данных или пользователей
- Подтвердите активное рабочее пространство. Используйте функцию Переключение рабочих пространств, затем вернитесь в разделы Главная, Люди, Проекты, Все холсты, Файлы или Цели/OKR.
- Сбросьте поиск и фильтры. Отфильтрованный список раздела «Люди», архивированная сессия, приватный проект, удаленный холст или состояние раздела Доступные мне могут создать ощущение пропажи данных. Используйте чек-лист в статье Если работа кажется утерянной.
- Если пользователь отсутствует в разделе «Люди», уточните, является ли он членом рабочего пространства. Он может быть гостем или внешним участником на одном общем элементе. Ознакомьтесь со статьей Члены пространства, гости и внешние участники перед отправкой повторного приглашения.
- Если пользователь не может открыть работу, проверьте адрес электронной почты его учетной записи, членство в рабочем пространстве, разрешения для элемента и статус его учетной записи (не деактивирован ли он). Если ссылка была открыта из уведомления, также проверьте, не был ли исходный ресурс удален, перемещен или закрыт для совместного доступа. Ознакомьтесь с подробным руководством в статье Если не удается получить доступ к работе.
- Если отсутствует административное действие, попросите администратора рабочего пространства проверить вашу роль. Не создавайте дублирующую работу только потому, что нужный элемент управления недоступен. Недоступность настроек обычно указывает на ограничения роли, прав доступа, тарифного плана или состояния элемента, а не на отсутствие функции в системе.
Связанные статьи
- Что такое проекты
- Поиск участников, команд и организационной структуры
- Переключение рабочих пространств
- Члены пространства, гости и внешние участники
- Открытие настроек рабочего пространства
- Приглашение членов рабочего пространства
- Управление членами рабочего пространства
- Настройки безопасности рабочего пространства
- Выход из рабочего пространства или его удаление
- Если работа кажется утерянной