Créer un tableau de bord

Créer un tableau de bord lorsque l'équipe a besoin d'une vue récurrente

Créez un tableau de bord pour les éléments de travail que les collaborateurs doivent consulter régulièrement :

• l'état d'avancement de l'équipe
• les centres de revue inter-projets
• les synthèses pour les clients
• les espaces de revue récurrents
• les listes de contrôle opérationnelles
• les collections de ressources importantes

Si l'information n'a besoin d'exister qu'une seule fois dans un espace de travail visuel, créez un canvas à la place. Si elle nécessite une attribution claire et un suivi des tâches, utilisez un projet.

Les tableaux de bord les plus pertinents s'adressent à un public cible précis. Un tableau de bord regroupant « tout ce dont nous pourrions avoir besoin un jour » devient rapidement un fourre-tout inefficace. Un titre comme « Revue de lancement hebdomadaire » est bien plus utile.

Disponibilité

Avant de créer un tableau de bord

Déterminez les points suivants :

Si le tableau de bord contient des informations sensibles sur les projets, les clients ou la facturation, définissez les autorisations d'accès avant d'inviter l'ensemble des membres de l'espace de travail.

Créer le tableau de bord

Ouvrez la section Tableaux de bord, puis sélectionnez l'action de création. Donnez un nom clair au tableau de bord et suivez les instructions de visibilité et d'autorisation affichées dans ALLO. Une fois le tableau de bord créé, ajoutez des widgets, connectez des ressources et partagez-le avec les personnes concernées.

Si l'espace de travail ne contient aucun tableau de bord actif, la section Tableaux de bord peut d'abord ouvrir le gestionnaire. Cela est tout à fait normal. Créez votre premier tableau de bord actif à partir de cet écran.

Choisir un nom clair

Utilisez des noms que les membres de l'équipe peuvent facilement identifier lors d'une Recherche, dans les liens ou dans les titres d'onglets. Un bon nom indique clairement l'équipe, le projet, le client ou la réunion récurrente concernée :

Si un tableau de bord est temporaire, mentionnez-le dans son nom afin que les futurs administrateurs puissent l'archiver en toute confiance.

Définir les autorisations initiales

Le partage du tableau de bord détermine qui peut ouvrir ou modifier celui-ci. Il n'accorde pas automatiquement l'accès à l'ensemble des canvases, projets, fichiers ou liens qui y sont épinglés. Si un tableau de bord est destiné à un groupe pluridisciplinaire, vérifiez à la fois l'accès au tableau de bord et l'accès aux ressources individuelles.

Pour configurer les autorisations, consultez les guides Partager un tableau de bord et Rôles et accès.

Ajouter du contenu initial

Après l'avoir créé, ajoutez suffisamment de contenu pour que les premiers visiteurs comprennent immédiatement l'utilité du tableau de bord :

Pour en savoir plus sur les widgets, consultez le guide Utiliser les widgets de tableau de bord. Pour les ressources épinglées, consultez Connecter des ressources à un tableau de bord.

Créer plusieurs tableaux de bord pour différents publics

Un unique tableau de bord géant est généralement moins efficace que plusieurs tableaux de bord ciblés. Créez des tableaux de bord distincts lorsque le public, le modèle d'autorisation ou le rythme de mise à jour diffèrent.

Exemples :

Si l'option de création est désactivée

La création peut être indisponible si votre forfait n'inclut pas l'accès aux tableaux de bord, si votre rôle ne vous permet pas de les créer, si l'espace de travail est restreint pour des raisons de facturation ou de gestion administrative, ou si vous utilisez une interface sur laquelle la configuration des tableaux de bord n'est pas prise en charge.

Demandez à un administrateur de l'espace de travail de vérifier votre rôle ainsi que le forfait actif. Si vous parvenez à créer des tableaux de bord dans un autre espace de travail mais pas dans celui-ci, le problème est propre à cet espace de travail en particulier.

Résolution des problèmes de création

En cas de difficulté lors de la création d'un tableau de bord, passez en revue les situations suivantes :

• Le bouton de création est introuvable ou grisé

  • Causes possibles :
    • Votre rôle ou les politiques de l'espace de travail restreignent cette action.
    • Votre forfait ALLO n'inclut pas l'accès aux tableaux de bord.
    • L'interface ou l'appareil actuel ne prend pas en charge la configuration des tableaux de bord.
  • Solution : Demandez à un administrateur de vérifier vos autorisations et le forfait de l'espace de travail.

• La création du tableau de bord échoue

  • Causes possibles :
    • Une interruption ou une instabilité de la connexion réseau.
    • Vos autorisations ont été modifiées pendant la session.
    • L'espace de travail rencontre un problème temporaire.
  • Solution : Actualisez l'application et réessayez. Si le problème persiste, contactez le support technique.

• Le nouveau tableau de bord s'affiche vide

  • Causes possibles :
    • Aucun widget n'a encore été configuré.
    • Aucune ressource n'a été connectée.
  • Solution : Ajoutez vos premiers widgets et épinglez des ressources utiles pour l'équipe.

• Un collaborateur ne parvient pas à ouvrir le tableau de bord

  • Causes possibles :
    • Le tableau de bord n'a pas été partagé avec lui.
    • Le collaborateur n'a pas accès à l'espace de travail.
  • Solution : Suivez les étapes de partage détaillées dans le guide Partager un tableau de bord.

• Une ressource épinglée sur le tableau de bord refuse de s'ouvrir

  • Causes possibles :
    • Les autorisations de la ressource sous-jacente diffèrent de celles du tableau de bord.
  • Solution : Partagez également la ressource sous-jacente avec le collaborateur concerné.

Quand contacter le support

Contactez l'assistance technique si un administrateur bénéficiant d'un forfait compatible ne peut créer aucun tableau de bord, si la création échoue de manière répétée après avoir actualisé la page, ou si un tableau de bord nouvellement créé disparaît instantanément. Veuillez nous transmettre le nom de l'espace de travail, le nom du tableau de bord, votre rôle, le type d'application utilisé (navigateur web ou application de bureau) ainsi que des captures d'écran de l'erreur rencontrée.